Rekrutering voor Ests bedrijf: hoe wereldwijd aan te werven
Personeel is het meest fundamentele en centrale concurrentiemiddel van een bedrijf en daarom moet je de verantwoordelijkheid nemen voor het soort personeel dat je aanneemt. Door een goed kader te kiezen voor de relatie met een werknemer, kun je een effectief personeelsbestand opbouwen dat je bedrijf vooruithelpt.
Zodra je een bedrijf hebt in Estland zijn er verschillende voorwaarden waarmee je rekening moet houden bij de werving, zoals of een kandidaat al dan niet een Estse belastinginwoner is, of hij/zij afkomstig is uit de EER of uit een derde land, enz. Laten we eens kijken naar de soorten dienstverbanden, hun valkuilen en hun voordelen.
Werknemers aannemen uit Estland
Estlandse belastingplichtige
werk: voltijds
voordelen: geen vergunningen, bijdrage aan sociale zekerheid, fysieke aanwezigheid in Estland
nadelen: belastingverplichtingen in Estland, absolute regularisatie
De eenvoudigste situatie: Een Ests bedrijf neemt een inwoner van Estland in dienst die natuurlijk het recht heeft om daar te wonen en te werken. De arbeidsvoorwaarden worden bemiddeld door Labour Relations in Estland. Nadat de voorwaarden zijn overeengekomen, moet het bedrijf de werknemer registreren in het arbeidsregister. Dan ben je aansprakelijk voor loonbelasting.
Zowel een werkgever als een werknemer worden belast, maar in feite betaalt de werkgever alle belastingen. Bijvoorbeeld, van het salaris van 1.000 euro, draagt u 128,8 euro af als werknemersbijdrage en betaalt u 338 euro extra als werkgeversbijdrage. De totale kosten voor de werknemer bedragen dus EUR 1,338 per maand.
Werkgeversbijdragen:
Sociale belasting: 33%
Werkloosheidsverzekering (werkgeversdeel): 0.8%
Werknemersbijdragen:
Gefinancierd pensioen: 2%
Werkloosheidsverzekering (werknemersdeel): 1.6%
Inkomstenbelasting: 19,28%
Door belasting te betalen draag je bij aan het socialezekerheids- en pensioenstelsel van Estland. Dat is zeker een voordeel voor de reputatie van je bedrijf. Op deze manier heb je ook een fysieke aanwezigheid in Estland voor bepaalde boekhoudkundige, bancaire, etc. redenen in het geval je online zaken doet vanuit een ander land.
Een van de tekortkomingen van dit type dienstverband is de vereiste om aan verschillende regels voor een voltijdse werknemer te voldoen. Het minimumloon, de werktijden, feestdagen in Estland, verlof en opzegtermijnen lijken vrij liberaal en helpen om je werknemer redelijk tevreden te houden. Sommige starters of online bedrijven kunnen echter behoefte hebben aan flexibelere kaders.
Werknemers van buiten Estland aannemen
EER of Zwitserse belastingplichtige
dienstverband: fulltime
voordelen: geen vergunningen, geen belastingverplichtingen in Estland
nadelen: mogelijke belastingverplichtingen in het land van verblijf, regularisatie in dat land
Kandidaten met de nationaliteit van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER, waartoe de EU, IJsland, Noorwegen en Liechtenstein behoren) of Zwitserland kunnen gemakkelijk in dienst worden genomen door een Ests bedrijf. Er is geen verblijfs- of werkvergunning nodig. Wat je wel moet doen voordat de arbeidsovereenkomst van kracht wordt, is hem/haar inschrijven in het arbeidsregister.
Deze werknemer die op afstand werkt, wordt geen Estlandse fiscaal ingezetene en daarom hoeft je bedrijf geen belastingaangifte te doen en geen belasting te betalen in Estland. Je bedrijf kan echter wel verplicht zijn om belastingaangifte te doen in het land waar de werknemer woont en zich te laten registreren als sociaal belastingplichtige. Zo werkt dat bijvoorbeeld in Frankrijk, Italië, Spanje en Duitsland. In verschillende landen moet je misschien een lokaal filiaal van je bedrijf openen. Hoe dan ook, je betaalt loonbelasting volgens de lokale belastingtarieven.
Inwoners van EER-landen en Zwitserland hebben ook de mogelijkheid om naar Estland te komen en daar fysiek te gaan werken. Voor periodes tot 3 maanden ontstaan er geen nieuwe verantwoordelijkheden voor het bedrijf. Voor een langer verblijf moet de werknemer zijn/haar woonplaats laten registreren in het bevolkingsregister van Estland. Dan wordt hij/zij een Estse belastinginwoner en wordt hij/zij benaderd zoals hierboven vermeld.
Terugkerende onafhankelijke contractant
Elk land Belastinginwoner
dienstverband: terugkerende contactpersoon
voordelen: geen vergunningen, minder overhead, juridische flexibiliteit
nadelen: risico van verkeerde classificatie, meer toezicht
Werknemers van buiten de bovengenoemde rechtsgebieden moeten een tijdelijke verblijfsvergunning aanvragen om op het grondgebied van Estland te mogen werken. Er is een lijst met redenen voor tewerkstelling van een buitenlandse werknemer, bv. het aanwerven van een topspecialist of werken bij een start-up. Maar het hele tewerkstellingsproces brengt in dit geval veel papierwerk met zich mee, zoals het bewijzen van de kwalificaties van buitenlands talent.
Bovendien zijn er voorwaarden die buiten jouw verantwoordelijkheid vallen, zoals een jaarlijks immigratiequotum voor kandidaten uit derde landen die een verblijfsvergunning krijgen in Estland. Zodra het quotum is opgebruikt, kun je geen aanvraag meer indienen tot het volgende jaar. Voor 2022 is het quotum vastgesteld op 1.311.
Een betere oplossing voor alle niet-Estlandse inwoners, inclusief inwoners van EER-landen en Zwitserland, zou daarom een doorlopend dienstverleningscontract kunnen zijn. Het contract geeft meer flexibiliteit met betrekking tot het loon, de werktijd en de beëindiging van het dienstverband. Als een werknemer niet bij je bedrijf past, ga je niet verder met het contract. Als een bedrijf snel kosten moet besparen, moet je geen moeite doen om een werkplek te redden.
En last but not least: een bedrijf betaalt 0% belasting voor een onafhankelijke aannemer. Je declareert terugkerende facturen van een aannemer als kosten, wat betekent dat het geld opnieuw in het bedrijf wordt geïnvesteerd. Het is in principe belastingvrij.
Ondertussen krijgen terugkerende aannemers meer aandacht van belasting- en auditdiensten. Een risico op verkeerde classificatie kan leiden tot hoge boetes en schade aan je bedrijf. Je moet de contracten, facturen en andere begeleidende documenten zorgvuldig opstellen om boetes en onbetaalde belastingen te voorkomen.
Op Enty hebben we samen met professionele advocaten sjablonen gemaakt voor aannemersovereenkomsten. Je kunt nu overeenkomsten afsluiten in Enty HR. Vul de gegevens en algemene voorwaarden van je contractor in, ontvang de serviceovereenkomst, onderteken hem en upload hem terug. Je kunt ook werknemers aannemen, loonfondsen beheren, gegevens synchroniseren met boekhoudrapporten en alle basis HR in een kwestie van minuten!
