Jak przenieść pracowników do innego kraju na przykładzie Estonii
Pewnego dnia pracodawca staje przed kwestią relokacji pracowników. Relokacja może być tymczasowa lub długoterminowa, w obrębie jednego kraju lub do innego kraju. W tym artykule skupimy się na sytuacji, w której firma decyduje się przenieść pracownika do Estonii na dłuższy okres.
Przeprowadzka do innego kraju może być uciążliwa zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. W pewnym momencie prawdopodobnie skorzystasz z usługi relokacji, aby ułatwić ten proces. Mimo to dobrze jest uzyskać własne postrzeganie i obiektywne wytyczne, aby poradzić sobie z ograniczeniami i trudnościami. Zaczynamy!
Kiedy mają miejsce przypadki relokacji
Uporządkujmy liczby na tablicy przed wykonaniem ruchu. Prawdopodobnie masz jednostkę pracowniczą poza Estonią, do której chcesz się przenieść. Ale gdzie fizycznie znajduje się siedziba pracodawcy? Kto odgrywa rolę pracownika?
*Pracodawca jest członkiem Estonia e-Residency który obejmuje dostęp do wielu e-usług dostępnych dla obywateli, cyfrowe dowody tożsamości dla założycieli firmy, ale bez osobistych zezwoleń na pobyt dla nich.
Powody relokacji różnią się w zależności od przypadku. Kiedy firma z siedzibą w Estonii rozpoczyna relokację obecnego pracownika z zagranicy, zazwyczaj chodzi o wykonalność biznesową i obiektywny niedobór personelu na rynku estońskim. Na przykład w branży IT, brak personelu wyniesie około 7 000 pracowników w ciągu następnej dekady, jak wspomina Work in Estonia.
Oprócz niedoboru personelu, estońskie firmy mogą uznać, że pracownik spoza UE i EOG generuje mniejsze koszty, nawet łącznie z kosztami relokacji, niż pracownik lokalny. Ponownie, jest to popularne wśród specjalistów IT. Dla porównania: minimalne wynagrodzenie w Estonii w 2022 r. wynosi 654 euro, a średnie wynagrodzenie w IV 2021 r. wynosi 1625 euro.
Zainteresowanie każdego przedsiębiorcy obniżeniem kosztów prowadzenia działalności jest naturalne. Ale w tym przypadku trzeba być przygotowanym na spełnienie wymogów prawnych dotyczących relokacji w Estonii i pamiętać o zasadach ochrony rynku pracy. To samo dotyczy zagranicznych przedsiębiorców, którzy mają estońskie firmy w ramach programu e-Residency i rozważają relokację dla swoich pracowników lub dla siebie.
Startupy, niszowe firmy IT i inni e-rezydenci Estonii szukają bardziej zrównoważonego środowiska do życia. Nic dziwnego, że niektórzy z nich zaczynają rozważać Estonię jako miejsce fizycznego zamieszkania, ponieważ doświadczają jej wygodnych usług i bezpiecznego środowiska.
Proces relokacji wymaga więcej zasobów dla firm będących e-rezydentami niż dla tych, którzy są już na miejscu. Istnieją jednak na przykład preferencyjne warunki dla startupów, aby uzyskać wizę i przenieść się do Estonii.
Chociaż nie zamierzasz przenosić całego zespołu z innego kraju do Estonii, przynajmniej na raz, możesz pomyśleć o przeniesieniu kilku innych osób. Warto mieć przedstawiciela firmy w kraju prawnej rezydencji, na przykład w celu prowadzenia rozmów z partnerami w Europie.
Ustalenia prawne dotyczące relokacji
Zezwolenie na pobyt jest główną kwestią biurokratyczną, z którą należy się zmierzyć w procesie relokacji. Jeśli pracownik jest obywatelem UE przyjeżdżającym do pracy na dłużej niż 3 miesiące, będzie musiał zarejestrować swój estoński adres w rejestrze ludności Estonii.
Jeśli pracownik jest obywatelem spoza UE, będzie musiał uzyskać tymczasowe zezwolenie na pobyt, aby mieszkać i pracować w Estonii. Pomijając pracę sezonową, pracodawca ma dwie podstawowe opcje: zezwolenie na pobyt w celu zatrudnienia i wizę startową.
*Więcej informacji można znaleźć na stronie Przeprowadzka do Estonii strona programu e-Residency
W większości przypadków pracodawca powinien spełnić kryterium wynagrodzenia na poziomie średniego wynagrodzenia i uzyskać zgodę estońskiego Funduszu Ubezpieczeń od Bezrobocia, że wolne stanowisko nie może zostać obsadzone z istniejących zasobów pracy.
Istnieją pewne wyjątki, jak wspomniano powyżej lub, na przykład, dla najlepszych specjalistów. Ważniejsze jest jednak to, że zezwolenie to podlega limitowi imigracyjnemu (w 2022 r. wynosił on 1 311) i często jest wypełniane w pierwszych tygodniach roku.
W przypadku wizy startupowej nie jest wymagany poziom wynagrodzenia ani zatwierdzenie funduszu. Nie trzeba też brać pod uwagę kwoty imigracyjnej. W takim przypadku należy skoncentrować się na zakwalifikowaniu się jako startup, a następnie skorzystać z uproszczonego procesu uzyskiwania wiz dla pracowników.
Dostawcy usług relokacji
Ponieważ prawo dotyczące zezwoleń na pobyt jest polem minowym z ograniczeniami chroniącymi rynek pracy i wyjątkami przyciągającymi nowe talenty, można po prostu zlecić proces relokacji jednemu z usługodawców. e-Residency Marketplace oferuje kilka firm świadczących usługi w zakresie HR i relokacji.
Prawa i obowiązki osób relokowanych
Podczas gdy my kontynuujemy proces relokacji na własną rękę, kolejnym przystankiem jest umowa o pracę. Może ona zawierać "klauzulę mobilności" określającą prawa pracownika do relokacji lub nie. Jeśli umowa nie zawiera takiej klauzuli, pracownik ma prawo odmówić relokacji.
Z kolei pracownik, który posiada klauzulę mobilności w swojej umowie, może odmówić relokacji, jeśli pracodawca nie zapewni mu rozsądnych warunków. Zasadniczo oznacza to, że w każdym przypadku powinieneś z wyprzedzeniem ostrzec o planowanej relokacji i zaoferować rekompensatę za prawdopodobne straty finansowe lub czas wolny.
Należy pamiętać, że relokacja nie powinna skutkować obniżeniem jakości życia pracownika.
Kolejną kwestią jest rodzaj zatrudnienia. Należy dodać, że omawiany tutaj temat dotyczy tego, że estońska firma może mieć niezależnego kontrahenta mieszkającego w Estonii.
Jednak taka furtka podatkowa nie byłaby odpowiednia dla większości przemieszczających się pracowników, którzy muszą uzyskać pozwolenie na pobyt. W związku z tym zaleca się przejście z umowy okresowej na zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin poprzez relokację.
Obowiązki przeniesionego pracownika stanowią listę biurokratycznych zadań do wykonania w pierwszych tygodniach pobytu w Estonii. Pracownik może ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy w swoim kraju, a następnie udać się do Estonii. Pracownik może też najpierw przyjechać do Estonii z wizą podróżną, a następnie ubiegać się o zezwolenie na pobyt.
Tak czy inaczej, pracownik będzie musiał zarejestrować swój estoński adres, otworzyć konto bankowe, zmienić rezydencję podatkową poprzez złożenie formularza R i zarejestrować się u lekarza ogólnego. Możesz skorzystać z listy kontrolnej przygotowanej w Przewodniku po relokacji.
Pakiet relokacyjny dla pracowników
Nawet młodzi single zazwyczaj nie przeprowadzają się do innego kraju z pustymi rękami. Czy wiesz, że na przykład pełnowartościowy komputer PC może zająć ponad 25 kg przy standardowym opłaconym bagażu 20-23 kg firmy lotniczej?
Każda przeprowadzka wiąże się z szeregiem strat: wygodnym mieszkaniem, w którym mieszkało się latami, weekendem straconym na pakowanie torby itp. W związku z tym oczekuje się, że pracodawca zaoferuje "pakiet relokacyjny", aby to zrekompensować.
Przede wszystkim pakiet relokacyjny obejmuje pomoc finansową. Zazwyczaj obejmuje on zwrot kosztów transportu, tymczasowe zakwaterowanie oraz pewne korekty wynagrodzenia lub premie. Odnosząc się do MŚP, istnieją dwa podstawowe podejścia do pakietów relokacyjnych:
Pakiety wielopoziomowe - pakiet relokacyjny jest dopasowany do pracownika, jego poziomu stażu pracy i warunków życia.
Pakiety z zarządzanym budżetem - pakiet relokacyjny jest zaprojektowany wokół limitu tego, co pracodawca jest skłonny wydać na przeprowadzkę pracownika.
Nie zapominajmy o pomocy pozafinansowej! Będzie to mniej bolesne dla księgowego, a także jest to prosty sposób na okazanie troski pracownikowi. Popularne działania pozafinansowe to m.in:
elastyczna data rozpoczęcia pracy,
okres adaptacyjny,
wsparcie rodzinne,
wsparcie społeczności (jak Tallinn's Expat Community),
i inne.
Ostatecznie relokacja pracownika z innego kraju nie jest łatwym procesem. Wymaga dużo planowania, podejmowania decyzji finansowych, ale później skutkuje rozwojem biznesu i większą satysfakcją pracowników.
Co więc może zrobić założyciel MŚP, aby wyróżnić się w procesie relokacji? Możesz zaoszczędzić wiele energii, automatyzując podstawowe usługi biznesowe i ustawiając je w jedynym panelu sterowania.
