Hoe werknemers verhuizen naar een ander land in het geval van Estland
Op een dag wordt een werkgever geconfronteerd met de kwestie van de overplaatsing van werknemers. Verhuizing kan tijdelijk of langdurig zijn, binnen een land of naar een ander land. In dit artikel richten we ons op de situatie waarin een bedrijf ervoor kiest om een werknemer voor langere tijd naar Estland te verhuizen.
Verhuizen naar een ander land kan lastig zijn voor zowel een werknemer als een werkgever. Op een bepaald moment zul je waarschijnlijk een verhuisservice inschakelen om het proces te vergemakkelijken. Toch is het goed om je eigen perceptie en objectieve richtlijnen te hebben om met de beperkingen en moeilijkheden om te gaan. Daar gaan we!
Wanneer gevallen van verhuizing plaatsvinden
Laten we de cijfers op het bord rangschikken voordat je een verhuizing doorvoert. Je hebt waarschijnlijk een personeelsafdeling buiten Estland waar je naartoe wilt verhuizen. Maar waar ben je als werkgever fysiek gevestigd? Wie speelt de rol van werknemer?
*werkgever is lid van Estland e-Residentie programma dat toegang biedt tot veel van de e-diensten die beschikbaar zijn voor burgers, digitale ID-kaarten voor de oprichters van een bedrijf, maar geen persoonlijke verblijfsvergunning voor hen.
De redenen voor een verplaatsing variëren van geval tot geval. Wanneer een in Estland gevestigd bedrijf een bestaande werknemer uit het buitenland overplaatst, heeft dat meestal te maken met zakelijke haalbaarheid en een objectief tekort aan personeel op de Estse markt. In de IT, bijvoorbeeld, zal het tekort aan personeel oplopen tot ongeveer 7.000 werknemers in de komende tien jaar, zoals Werk in Estland vermeldt.
Naast het personeelstekort kunnen Estse bedrijven van mening zijn dat een werknemer van buiten, d.w.z. buiten de EU en EER, minder kosten met zich meebrengt, zelfs in combinatie met verhuiskosten, dan een lokale werknemer. Ook hier is het populair onder IT-specialisten. Om af te rekenen: een minimumloon in Estland in 2022 is €654, en een gemiddeld loon in IV van 2021 is €1625.
Het belang van elke ondernemer om de bedrijfskosten te verlagen is natuurlijk. Maar in dit geval moet je bereid zijn om te voldoen aan de wettelijke vereisten om je in Estland te vestigen en de regels ter bescherming van de arbeidsmarkt in gedachten te houden. Hetzelfde geldt voor buitenlandse zakenmensen die Estse bedrijven hebben gekregen via het e-Residency programma en overwegen om hun werknemers of zichzelf te verhuizen.
Startups, niche IT-bedrijven en andere e-residenten van Estland zijn op zoek naar een duurzamere omgeving om in te leven. Geen wonder dat sommigen van hen Estland beginnen te beschouwen als een fysieke woonplaats als ze de handige diensten en veilige omgeving ervaren.
Een verplaatsingsproces vergt meer middelen voor e-resident bedrijven dan voor degenen die al ter plaatse zijn. Maar er zijn bijvoorbeeld preferentiële voorwaarden voor startups om een visum te krijgen en naar Estland te verhuizen.
Hoewel je niet het hele team van een ander land naar Estland gaat verhuizen, denk je er misschien wel over om een paar anderen te verhuizen. Het kan bijvoorbeeld de moeite waard zijn om een vertegenwoordiger van het bedrijf in het land van de juridische verblijfplaats te hebben, voor levenslange gesprekken met je partners in Europa.
Juridische regelingen voor verhuizing
Een verblijfsvergunning is de belangrijkste bureaucratische kwestie waarmee je te maken krijgt in een relocatieproces. Als een werknemer een EU-burger is die langer dan 3 maanden komt werken, moet hij/zij zijn/haar adres in Estland laten opnemen in het bevolkingsregister van Estland.
Als een werknemer een niet-EU-burger is, moet hij een tijdelijke verblijfsvergunning krijgen om in Estland te wonen en werken. Als je een seizoensbaan overslaat, heb je als werkgever twee basisopties: een verblijfsvergunning voor werk en een startvisum.
*voor meer informatie kun je terecht op Verhuizen naar Estland pagina van het e-Residency programma
In de meeste gevallen moet een werkgever voldoen aan het salariscriterium op het niveau van het gemiddelde loon en goedkeuring krijgen van het Estse Werkloosheidsverzekeringsfonds dat een vacante positie niet kan worden opgevuld met de bestaande arbeidskrachten.
Er zijn enkele uitzonderingen zoals hierboven vermeld of bijvoorbeeld voor topspecialisten. Maar wat belangrijker is, is dat deze vergunning onderhevig is aan het immigratiequotum (voor 2022 was dat 1.311) en vaak al in de eerste weken van een jaar wordt ingevuld.
Voor een Startup-visum is geen salarisniveau of goedkeuring van een fonds vereist. Je hoeft ook geen rekening te houden met de immigratiequota. In dit geval moet je je concentreren op de kwalificatie als Startup-bedrijf en vervolgens gebruikmaken van het vereenvoudigde proces voor het verkrijgen van visa voor werknemers.
Aanbieders van verhuisservices
Omdat een verblijfsvergunningwet een mijnenveld is met beperkingen die een arbeidsmarkt beschermen en vrijstellingen die nieuwe talenten aantrekken, kun je het relocatieproces gewoon uitbesteden aan een van de dienstverleners. De e-Residency Marketplace biedt verschillende bedrijven voor HR&Relocation diensten.
Rechten en verantwoordelijkheden van verhuisde personen
Terwijl we het relocatieproces op eigen houtje voortzetten, is een volgende halte een arbeidscontract. Daarin kan een 'mobiliteitsclausule' zijn opgenomen die de rechten van een werknemer op overplaatsing specificeert of niet. Als de clausule niet in het contract staat, heeft een werknemer het recht om een verhuizing te weigeren.
Ondertussen kan een werknemer met een mobiliteitsclausule in zijn/haar contract een verhuizing weigeren als de werkgever geen redelijke voorwaarden biedt. Het komt erop neer dat je in elk geval van tevoren moet waarschuwen voor een gewenste overplaatsing en compensatie moet bieden voor waarschijnlijk verlies in geld of vrije tijd.
De verhuizing mag niet leiden tot een verslechtering van de levenskwaliteit van de werknemer.
Een ander punt is het soort werk. Om toe te voegen, het onderwerp dat hier wordt besproken is dat je Estse bedrijf eigenlijk een onafhankelijke aannemer kan hebben die in Estland woont.
Zo'n achterdeur is echter niet geschikt voor de meeste verhuizende werknemers die een verblijfsvergunning nodig hebben. Het is dus aan te raden om bij een verhuizing over te stappen van een vast contract naar een voltijds dienstverband.
De verantwoordelijkheden van een verhuisde werknemer vormen een lijst van bureaucratische taken die in de eerste weken van een verblijf in Estland moeten worden voltooid. Een werknemer kan een tijdelijke verblijfsvergunning aanvragen in zijn eigen land en vervolgens naar Estland reizen. Of een werknemer kan eerst naar Estland komen met een reisvisum en dan een verblijfsvergunning aanvragen.
Hoe dan ook, daarna moet een werknemer zijn Estse adres registreren, een bankrekening openen, zijn fiscale woonplaats wijzigen door een formulier R in te dienen en zich inschrijven bij een huisarts. Je kunt gebruik maken van de checklist in de Relocatiegids.
Verhuispakket voor werknemers
Zelfs jonge singles verhuizen meestal niet met lege handen naar een ander land. Wist je bijvoorbeeld dat een volwaardige pc meer dan 25 kg kan meenemen door de luchtvaartmaatschappij standaard 20-23 kg bagage betaald?
Elke verhuizing gaat gepaard met een aantal verliezen: een comfortabel appartement waar je jaren in hebt gewoond, een weekend dat je kwijt bent aan zakendoen, enz. Van een werkgever wordt dus verwacht dat hij een 'relocation package' aanbiedt om dit te compenseren.
Eerst en vooral gaat een relocatiepakket over financiële bijstand. Het omvat meestal een vergoeding voor vervoer, tijdelijke huisvesting en enkele salarisaanpassingen of bonussen. Voor KMO's zijn er twee basisbenaderingen van relocatiepakketten:
Trapsgewijze pakketten - een relocatiepakket is afgestemd op de werknemer, zijn/haar senioriteitsniveau en woonomstandigheden.
Managed Budget Packages - een relocatiepakket is ontworpen rond de limiet van wat een werkgever bereid is uit te geven aan de verhuizing van een werknemer.
Laten we de niet-financiële hulp niet vergeten! Het is eigenlijk minder pijnlijk voor je boekhouder, en bovendien is het een eenvoudige manier om je bezorgdheid voor een werknemer te tonen. Populaire niet-financiële maatregelen zijn
flexibele startdatum,
aanpassingsperiode,
familiale steun,
steun van de gemeenschap (zoals Tallinn's Expat Community),
en andere.
Uiteindelijk is de overplaatsing van een werknemer uit een ander land geen gemakkelijk proces. Het vereist veel planning en het nemen van financiële beslissingen, maar achteraf resulteert het in bedrijfsgroei en een grotere tevredenheid onder de werknemers.
Wat kan een MKB-oprichter doen om uit te blinken in het relocatieproces? U kunt veel energie besparen door essentiële bedrijfsdiensten te automatiseren en in te stellen op het enige configuratiescherm.