Panel sterowania - rozwiązanie do organizacji procesów back-office
Głównym celem Enty jest automatyzacja wszystkich procesów back-office Twojej firmy. Dziś chciałbym opowiedzieć o sercu naszego rozwiązania - panelu sterowania, który pomaga firmom z łatwością zarządzać swoimi procesami.
Co to jest Back-Office?
O zarządzaniu back-office mówimy więc dość często. Po pierwsze, przyjrzyjmy się koncepcji zarządzania back-office, czym różni się ono od zarządzania middle-office i front-office oraz jakie jest znaczenie tych procesów.
Według Investopedii
Back-office to część firmy składająca się z personelu administracyjnego i pomocniczego, który nie ma kontaktu z klientem. Funkcje back-office obejmują rozliczenia, rozliczenia, prowadzenie dokumentacji, zgodność z przepisami, księgowość i usługi IT. Na przykład firma świadcząca usługi finansowe jest podzielona na trzy części: front-office (np. sprzedaż, marketing i obsługa klienta), middle-office (zarządzanie ryzykiem) i back-office (usługi administracyjne i pomocnicze).
W oparciu o to, back-office obejmuje ponad 10 różnych obszarów działalności firm. Dzielimy operacje back-office na ogólne (które są obowiązkowe dla wszystkich firm) i opcjonalne (te, które są obowiązkowe tylko wtedy, gdy firmy rozpoczynają określone działania, np. emitują akcje).
Ogólne obszary zaplecza:
Księgowość;
Sprawozdawczość podatkowa i zgodność z przepisami;
HR;
Prawne;
Zarządzanie finansami.
Opcjonalne obszary zaplecza biurowego:
Zarządzanie ryzykiem;
IT;
Zarządzanie kapitałem;
AML;
Zgodność danych.
Znaczenie prawidłowej obsługi i zarządzania zapleczem biurowym
Prawidłowe działanie i utrzymanie zaplecza biurowego jest niezbędne z wielu powodów. Każdy element tej układanki obejmuje ważną część działalności firmy, bez której żadna firma nie może istnieć. Jednocześnie wszystkie te procesy są ze sobą głęboko powiązane i jeśli zawiedzie jeden z nich, może to doprowadzić do upadku większości z nich, a nawet wszystkich.
Rzućmy okiem na jedno z najbardziej oczywistych połączeń:
HR. Żadna firma nie może działać bez ludzi. Wyobraźmy sobie, że masz niesamowitych specjalistów HR, którzy zatrudnili crème de la crème dla Twojej firmy. Dział HR może ściśle współpracować z zarządzaniem finansami, aby zrozumieć dostępny budżet płac; musi ściśle współpracować z księgowością w celu rozliczenia kosztów; z działem prawnym, aby mieć jasne i uregulowane relacje z pracownikami; upewnić się, że własność intelektualna stworzona przez firmę jest prawidłowo przenoszona i zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy. Tylko ten przykład podkreśla znaczenie prawidłowych operacji back-office i tego, jak jeden z nich współpracuje z innymi.
Bieżący proces zarządzania zapleczem biurowym i problemy
Krótkie pytanie. Miewasz koszmary? Cóż, mamy jeden dla ciebie - przechodzimy do wyjaśnienia, jak obecnie zarządza się back-office. Istnieje wiele powodów, dla których operacje back-office są tak skomplikowane.
Po pierwsze, zarządzanie back-office wiąże się z ogromnymi kosztami. Rzućmy okiem na kilka liczb. 25 milionów mikro i małych przedsiębiorstw w UE wydaje około 10 000 000 000 euro rocznie na operacje back-office. Średnio europejskie MŚP wydają około 2,5% swoich przychodów tylko na zgodność z przepisami podatkowymi (poza podatkami). Według badań przeprowadzonych przez Zenefits, około 40% właścicieli firm uważa księgowość za najgorszą część biznesu. Kolejna przerażająca liczba pochodzi z Wielkiej Brytanii, gdzie koszt nierozwiązanych problemów prawnych dla MŚP szacuje się na 13,6 mld funtów, podczas gdy brytyjskie startupy wydają średnio około 22 000 funtów na procedury back-office w pierwszym roku działalności.
Dlaczego Back-Office jest w tak złym stanie?
Brak dokładnych miar do śledzenia wydajności
Tak więc pracownicy front-office'u mają stale mierzoną wydajność i w konsekwencji nieustannie doceniają indywidualne osiągnięcia, natomiast w przypadku back-office'u jest nieco inaczej. Powodem tego jest fakt, że większość pracy wykonywanej przez pracowników back-office jest trudniejsza do scharakteryzowania, ponieważ ich zadania są tak wieloaspektowe i obejmują wiele punktów styku. Działy te są kamieniem węgielnym firmy, ale nie można zmierzyć braku pozwów, podczas gdy zespół marketingowy pokazuje wygenerowane leady. Ostatecznie trudno jest zmierzyć wydajność zaplecza i uzyskać jasny obraz jego stanu.
Wszystkie działy i procesy istnieją oddzielnie
Tak więc, chociaż mówiliśmy o głębokim powiązaniu wszystkich procesów back-office, wszystkie działy nadal istnieją oddzielnie i w większości przypadków mówią na różnych poziomach. Nawet jeśli wszystkie działy wykonują swoją pracę poprawnie, istnieje kilka narożnych przypadków, w których kolidują one ze sobą, a niektóre procesy pozostają w cieniu. Problem wzrasta, gdy firma zatrudnia outsourcerów, którzy nie są zainteresowani głębokim zaangażowaniem w procesy, aby mieć więcej klientów (nie oznacza to, że wykonują swoją pracę źle i nie można ich za to winić).
Brak automatyzacji
Nawet w erze cyfrowej brakuje instrumentów do automatyzacji back-office. Oczywiście, istnieją narzędzia do automatyzacji księgowości lub podatków. Jednak każde narzędzie jest odpowiedzialne wyłącznie za jedno zadanie, dlatego istnieje w izolacji, nie biorąc pod uwagę innych funkcji back-office.
Dane są rozdzielone
Wszystkie dane dotyczące procesów back-office są gromadzone, kontrolowane i zarządzane oddzielnie przez każdy dział. Muszą one zostać ujednolicone, ponieważ wpływają na inne procesy.
Ostatecznie kierownictwo firmy nie ma jasnego obrazu aktualnego stanu back-office i nie ma rozwiązania, które łączyłoby wszystkie procesy.
Jak musi wyglądać back-office: pojedynczy panel kontrolny do zarządzania wszystkimi procesami back-office
Teraz, gdy przyjrzeliśmy się problemom, chcielibyśmy opowiedzieć o produkcie, który rozwijamy, co chcielibyśmy osiągnąć i dlaczego jest to dla nas ważne.
Panel kontrolny Enty to proste narzędzie, które pozwala przedsiębiorcom zaaranżować wszystkie procesy back-office firmy z jednego miejsca. Dzięki nam możesz założyć firmę w UE, a następnie zarządzać nią online przez cały cykl życia firmy. Począwszy od sprawozdawczości podatkowej, a skończywszy na bardziej skomplikowanych zadaniach, takich jak działania korporacyjne i zarządzanie tabelą kapitałów. Zasadniczo chcielibyśmy objąć zarówno ogólne, jak i opcjonalne funkcje back-office.
Naszym głównym celem jest zapewnienie firmom jasnego obrazu aktualnego stanu operacji back-office. Osiągamy to dzięki połączeniu naszych zautomatyzowanych rozwiązań i integracji z innymi usługami. Jeśli więc istnieje przyzwoite narzędzie do automatyzacji niektórych procesów, nie będziemy tracić czasu na jego przebudowę w Enty, ale zintegrujemy je z naszym panelem sterowania. W ten sposób wszystkie niezbędne dane są gromadzone w jednym miejscu.
Wierzymy, że rozwiązanie do prawdziwej automatyzacji back-office nie jest narzędziem AI lub rocket science. Naszym zdaniem prawdziwą automatyzację można osiągnąć tylko wtedy, gdy wszystkie procesy back-office i dane dotyczące tych procesów są obsługiwane i analizowane w jednym miejscu. Jesteśmy jedynym zespołem na rynku, który traktuje podmiot prawny jako zbiór zobowiązań: naprawdę wierzymy, że kontrolując narodziny i życie zobowiązań, możemy z łatwością zautomatyzować większość procesów back-office, a tym samym zaoszczędzić czas, energię i pieniądze tysięcy przedsiębiorców na całym świecie.
Naszym celem jest objęcie kompleksowych procesów cross-funkcjonalnych i stworzenie standardu branżowego dla operacji back-office. W ten sposób chcielibyśmy oświecić części, które są teraz w cieniu
Automatyzacja back-office nie oznacza, że firma będzie mogła całkowicie o tym zapomnieć, ale znacznie usprawni obecne procesy, oszczędzając czas i pieniądze właścicieli firm. Oczywiście niektórych problemów nie da się rozwiązać bez zaangażowania profesjonalistów, dlatego oferujemy stałą pomoc i konsultacje ze strony specjalistów.
Kolejną rzeczą, nad którą pracujemy, jest budowanie prawdziwie ludzkiego podejścia do operacji back-office. Obecny rynek jest bezwzględny i nie ma na nim prawdziwie ludzkiego podejścia - dlatego stworzyliśmy nowy paradygmat - osobistego terapeutę online, który jest tutaj, aby nawigować przez prawne, księgowe, a nawet ogólne zmagania biznesowe.
W tym momencie możesz mieć pytanie, dlaczego nas to obchodzi? Odpowiedź jest prosta, nasz zespół był wcześniej po obu stronach stołu: nasz zespół pracował w konsultingu i już razem zbudowaliśmy firmę startupową. Korzystając z naszej wiedzy, chcemy stworzyć produkty, które naprawią te wady, mając jeden cel - ustanowić nowy standard branżowy w zakresie zarządzania operacjami back-office. Ten rynek ma ogromny potencjał zmian i nadszedł czas, aby je wprowadzić (tak naprawdę było to 10 lat temu). Wprowadźmy tę zmianę razem, zapraszamy do współpracy lub po prostu podzielenia się swoją opinią na ten temat.
