Hoe ik leerde me geen zorgen meer te maken en van back-office te houden: Enty's missie
Elk bedrijf dat lang gaat bestaan moet zijn missie definiëren, toch? In tegenstelling tot bedrijven geven kleine bedrijven meestal geen missieverklaringen van meerdere pagina's uit. Maar we denken er wel over na, heroverwegen en delen onze missies op conferenties, startup accelerators, investeringsrondes, enz.
Yo, het is Enty aan de microfoon! Dit is waarom we bestaan en wat ons anders maakt.
Waarom dingen doen die je niet wilt doen?
Een bedrijf kan niet functioneren zonder back-office. Om het eenvoudig te houden, stellen we ons dit deel van een bedrijf voor als het resultaat van het werk van drie specialisten - een accountant, een advocaat en een personeelsfunctionaris. Zij schitteren achter de schermen en lossen een heleboel routinetaken op met belastingen, regelgeving, enzovoort.
De moderne backoffice heeft veel problemen die we hier in detail hebben besproken. Kort samengevat komen alle problemen voort uit een fundamenteel feit - de back-office levert het bedrijf geen winst op.
De beste manier om de back-office te beheren is om deze te optimaliseren en geen kosten te laten genereren. Maar hoe dan ook, het zal je geen inkomsten opleveren. Daarom is een ondernemer niet geïnteresseerd in back-office. Ze runnen hun bedrijf om winst te maken, toch?
Je houdt niet van back-office werkzaamheden, maar toch doe je dit grotendeels zelf. Want het is eigenlijk overdreven om in dit stadium fulltime professionals in dienst te nemen, terwijl een bedrijf normaal gesproken verplicht is om geldoverschrijvingen te bewijzen, belastingen in te dienen, btw aan te vragen en nog veel meer.
Dus doe je het normaal gesproken minimaal en probeer je er niet veel geld en energie aan uit te geven. Een factuurabonnement hier, advies van een outsource-advocaat daar - de strategie van de meeste ondernemers draait uiteindelijk om het najagen van deadlines en het dichten van gaten. Daarom is de back-office in zo'n slechte staat.
Wat gebeurt er als je een minimale back-office doet?
Wij vinden het heel normaal dat je als ondernemer niets van de backoffice afweet. Maar tegelijkertijd moet de backoffice op rolletjes lopen. Anders brengt de situatie meerdere risico's met zich mee: boetes, het risico om activa of werknemers te verliezen of claims van klanten te ontvangen.
En dat is wat er gebeurt als je de backoffice-activiteiten laat schieten. Achter de ~40% eigenaren van kleine bedrijven in de VS die klagen dat de boekhouding het slechtste onderdeel van het bedrijf is en MKB-ondernemers in het VK die juridische problemen hebben voor ~£13.6B, schuilt een gebrek aan organisatie in de backoffice.
Maar hoe kunnen veel bedrijven over de hele wereld nog steeds overleven? Nou, bedrijven hebben een berg geld, dus ze kunnen het zich veroorloven om iets uit te geven aan de back-office, het inhuren van accountants, belastingadviseurs, compliance-specialisten, enz. Ze kunnen tenslotte een beroep doen op een van de 'Big four' accountantskantoren.
Ondertussen gebruiken kleine bedrijven wel wat krukoplossingen, maar er kan altijd iets misgaan. Stel je eens voor dat je naar je outsource accountant stuurt, niet de laatste versie van de factuur bewerkt, of een van de vele deadlines mist. Het zal een boete veroorzaken of veel van je middelen kosten.
En als je de integratie uitstelt, wordt het nog erger. Stel je voor, je hebt betaald voor verschillende abonnementen, maar uiteindelijk spring je van het ene naar het andere en moet je nog steeds handmatig je gegevens downloaden en verzamelen in een nieuwe map op je pc. Het vooruitzicht ziet er verschrikkelijk uit, toch?
Hoe we de oplossing vonden
De oprichters van Enty hebben gewerkt bij Deloitte, een back-office gigant, en dus kennen we elk onderdeel van de back-office en hoe ze op elkaar inwerken.
Daarna hebben we in startups gewerkt en op de harde manier ervaren hoe rommelig het kan zijn om een backoffice te runnen. Na Deloitte moesten we eraan wennen dat de back-office activiteiten netjes georganiseerd waren en we waren niet bereid om zo'n slechte staat op het spel te zetten, alleen maar omdat we een startup zijn en geen bedrijf met 2K werknemers.
Onze missie is om MKB-ondernemers te voorzien van de juiste, betrouwbare en goed georganiseerde back-office zoals grote bedrijven die hebben. Zonder gedoe en boetes. Stel je voor, je back-office is nu geautomatiseerd en naadloos, het leidt je alleen niet af van het verdienen van omzet.
We beschouwen een back-office als een geheel. We kiezen er niet één onderdeel uit, bijvoorbeeld de boekhouding of contractbeheer. Een ondernemer kan nog steeds aparte abonnementen afsluiten voor boekhouding, facturatie, juridische controles, enz. We zijn er echter van overtuigd dat lappendekenautomatisering soms nog erger is dan helemaal geen automatisering.
De backoffice is een complex probleem dat moet worden opgelost met minimale kosten voor de overdracht van informatie en interactie. En dat is wat we doen op Enty - we verzamelen de gegevens over de bedrijfsactiviteiten en diensten van het bedrijf die nodig zijn onder één dak en verbinden deze met elkaar.
En dit is niet het enige dat onze aanpak onderscheidt. We doen zowel reactieve als proactieve dingen voor je bedrijf. Stel je voor, je hebt een smartwatch. Je gaat joggen en je wilt dat je route wordt vastgelegd. Deze actie is reactief.
Vervolgens doe je bijvoorbeeld een wedstrijd en je hartslag neemt te veel toe. De smartwatch detecteert dit en stuurt je een melding 'vertraag, er is een risico' - dat is proactief.
Enty werkt als volgt. Als je een factuur wilt uitschrijven, een contract wilt opstellen of een werknemer wilt aannemen, reageert het - het biedt een oplossing. Maar omdat het Control Panel het profiel van je bedrijf bijhoudt, d.w.z. de hartslag van je bedrijf voelt, kan het ook proactief zijn en je soepel navigeren naar boekhouding, juridische zaken en HR.
Hallo, we beginnen met de voorbereiding van het jaarverslag. Het lijkt erop dat document #1-3 ontbreekt. Kijk er even doorheen en stuur het ons" Of, "over twee weken worden de nieuwe e-comregels van kracht. Dit is hoe het uw bedrijf kan beïnvloeden". Of, "vandaag is het de voorlaatste dag van de maand. Laten we een loonlijst maken voor uw aannemers" enz.
Op een dag zal een mkb-ondernemer zich ontdoen van de backofficeroutines. Het zal gewoon onzichtbaar voor je zijn: een professionele accountant, advocaat en HR staan tot je beschikking wanneer dat nodig is (ja, we hebben ook menselijke ondersteuning!), maar over het algemeen zie je het 'vuile werk' niet eens. Het zit onder de motorkap.
Enty zorgt voor de back-office, terwijl jij zaken doet en de wereld verandert.
