Jak przestałem się martwić i pokochałem back-office: Misja Enty
Każda firma, która chce długo żyć, musi zdefiniować swoją misję, prawda? W przeciwieństwie do korporacji, małe firmy zazwyczaj nie publikują wielostronicowych deklaracji misji. Jednak myślimy o tym, ponownie myślimy i dzielimy się naszymi misjami na konferencjach, akceleratorach startupów, rundach inwestycyjnych itp.
Yo, tu Enty na mikrofonie! Oto dlaczego istniejemy i co nas wyróżnia.
Po co robić rzeczy, na które nie ma się ochoty?
Firma nie może funkcjonować bez zaplecza biurowego. Dla uproszczenia, wyobraźmy sobie tę część biznesu jako wynik pracy trzech specjalistów - księgowego, prawnika i kadrowca. Działają oni za kulisami i rozwiązują mnóstwo rutynowych zadań związanych z podatkami, przepisami itp.
Nowoczesny back-office boryka się z wieloma problemami, które szczegółowo omówiliśmy tutaj. Krótko mówiąc, wszystkie problemy wynikają z podstawowego faktu - back-office nie przynosi zysków firmie.
Najlepszym sposobem na zarządzanie back-office jest jego optymalizacja i nie pozwalanie mu na generowanie wydatków. Ale i tak nie przyniesie to żadnego dochodu. Dlatego przedsiębiorca nie jest zainteresowany prowadzeniem back-office. Prowadzą biznes, aby osiągać zyski, prawda?
Nie lubisz operacji back-office, ale nadal robisz to głównie samodzielnie. Ponieważ na tym etapie zatrudnianie specjalistów na pełny etat jest w rzeczywistości zbyt kosztowne, podczas gdy firma jest zwykle zobowiązana do udokumentowania przelewów pieniężnych, składania podatków, ubiegania się o podatek VAT i wielu innych rzeczy.
Zwykle więc robi się to minimalnie, starając się nie wydawać na to mnóstwa pieniędzy i energii. Abonament na fakturowanie tu, porada outsourcingowego prawnika tam - strategia większości przedsiębiorców polega w końcu na gonieniu terminów i łataniu dziur. Dlatego back-office jest w tak kiepskiej kondycji.
Co się dzieje, gdy wykonujesz minimalną pracę back-office?
Uważamy, że to całkowicie normalne, aby nie wiedzieć nic o back-office, gdy jest się biznesmenem. Jednocześnie jednak zaplecze musi działać jak w zegarku. W przeciwnym razie sytuacja będzie stwarzać wiele zagrożeń: grzywny, ryzyko utraty aktywów lub pracowników lub otrzymania roszczeń od klientów.
I to właśnie dzieje się, gdy zaniedbujesz operacje back office. Za ~40% właścicieli małych firm w USA narzekających, że księgowość jest najgorszą częścią biznesu i przedsiębiorców z sektora MŚP w Wielkiej Brytanii, którzy mają problemy prawne na kwotę ~13,6 mld funtów, stoi brak organizacji na zapleczu.
Ale w jaki sposób wiele firm na całym świecie wciąż przetrwało? Cóż, korporacje mają kupę pieniędzy, więc mogą sobie pozwolić na wydawanie pieniędzy na zaplecze, zatrudnianie księgowych, doradców podatkowych, specjalistów ds. zgodności itp. W końcu mogą zadzwonić do jednej z firm księgowych z "wielkiej czwórki".
Tymczasem małe firmy stosują pewne rozwiązania kulowe, ale zawsze coś może pójść nie tak. Wyobraź sobie, że raz wyślesz do swojego księgowego outsourcingowego nie najnowszą wersję edytowanej faktury lub przegapisz jeden z wielu terminów. Spowoduje to grzywnę lub zabije wiele zasobów.
A jeśli odłożysz integrację, okaże się jeszcze gorzej. Wyobraź sobie, że zapłaciłeś za kilka subskrypcji, ale ostatecznie przeskakujesz z jednej do drugiej i nadal wykonujesz ręczną pracę, pobierając dane i gromadząc je w nowym folderze na komputerze. Perspektywa wygląda okropnie, prawda?
Jak znaleźliśmy rozwiązanie
Założyciele Enty pracowali w Deloitte, gigancie back-office, dzięki czemu znamy każdy element back-office i wiemy, jak ze sobą współdziałają.
Następnie pracowaliśmy w startupach i doświadczyliśmy na własnej skórze, jak skomplikowane może być prowadzenie back-office'u. Po Deloitte musieliśmy przyzwyczaić się do ładnie zorganizowanych operacji back-office i nie byliśmy gotowi na kompromis w tak złym stanie tylko dlatego, że jesteśmy startupem, a nie firmą zatrudniającą 2 tysiące pracowników.
Naszą misją jest zapewnienie przedsiębiorcom z sektora MŚP prawidłowego, niezawodnego i dobrze zorganizowanego zaplecza biurowego, jakie mają duże firmy. Bez kłopotów i kar. Wyobraź sobie, że Twoje zaplecze jest teraz zautomatyzowane i płynne, po prostu nie odwraca Twojej uwagi od generowania przychodów.
Traktujemy back-office jako całość. Nie wybieramy jednej jego części, na przykład księgowości lub zarządzania umowami. Przedsiębiorca może nadal pobierać oddzielne subskrypcje na księgowość, fakturowanie, kontrole prawne itp. Jesteśmy jednak przekonani, że patchworkowa automatyzacja jest czasem nawet gorsza niż brak automatyzacji w ogóle.
Back-office to złożony problem, który musi być rozwiązany przy minimalnych kosztach transferu informacji i interakcji. I to właśnie robimy w Enty - zbieramy dane dotyczące działalności operacyjnej firmy i potrzebnych usług pod jednym dachem i łączymy je między sobą.
I nie jest to jedyna rzecz, która wyróżnia nasze podejście. Robimy zarówno reaktywne, jak i proaktywne rzeczy dla Twojej firmy. Wyobraź sobie, że masz smartwatch. Idziesz pobiegać i chcesz, aby Twoja trasa została zarejestrowana. To działanie jest reaktywne.
Następnie, na przykład, bierzesz udział w wyścigu, a Twój puls zbytnio wzrasta. Smartwatch wykrywa to i wysyła powiadomienie "zwolnij, istnieje ryzyko" - to działanie proaktywne.
Enty działa w następujący sposób. Kiedy trzeba wystawić fakturę, stworzyć umowę lub zatrudnić pracownika, reaguje - daje rozwiązanie. Ale także, ponieważ Control Panel utrzymuje profil Twojej firmy, tj. czuje puls Twojej firmy, może być proaktywny i płynnie nawigować Cię do księgowości, prawa i HR.
"Cześć! Zaczynamy przygotowywać raport roczny. Wygląda na to, że brakuje dokumentów 1-3. Pls, przejrzyj je i wyślij do nas" Lub, "za dwa tygodnie wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące handlu elektronicznego. Oto, jak może to wpłynąć na Twoją firmę". Albo: "Dziś jest przedostatni dzień miesiąca. Zróbmy listę płac dla twoich kontrahentów" itp.
Pewnego dnia przedsiębiorca z sektora MŚP pozbędzie się rutynowych czynności na zapleczu. Będzie to po prostu niewidoczne dla Ciebie: profesjonalny księgowy, prawnik i HR są do Twojej dyspozycji w razie potrzeby (tak, mamy też wsparcie ludzkie!), ale generalnie nie widzisz nawet "brudnej roboty". Jest ona pod maską.
Enty dba o zaplecze, podczas gdy Ty prowadzisz biznes i zmieniasz świat.
