Jak sprawić, by umowy były bardziej ludzkie
Umowy - słowo, które często brzmi przerażająco, choć znamy je również jako kamień węgielny zamykania transakcji biznesowych, spoiwo wiążące partnerstwa i mapę drogową do sukcesu. Jednak w labiryncie prawniczego żargonu i zawiłych klauzul wiele osób, w tym prawników, jest sfrustrowanych złożonym językiem, uciążliwymi procesami i długimi negocjacjami, które wiążą się z umowami.
W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez IACCM wykazało, że aż 83% osób jest niezadowolonych z procesu zawierania umów. Nadszedł czas na zmiany, a dziś dowiemy się, jak uczynić umowy bardziej humanitarnymi. Postępując zgodnie z tymi krokami, można poprawić jakość umów dla wszystkich zaangażowanych stron, usprawnić proces negocjacji i wzmocnić relacje biznesowe. Zanurzmy się!
Przejrzystość
Dokumenty prawne od dawna znane są z zawiłego języka i nadmiernej długości. Prostota i przejrzystość nie powinny być jednak opcjonalne w procesie tworzenia umów. Długie umowy często zniechęcają osoby, które muszą je przeczytać i zrozumieć. Aby uniknąć przytłoczenia kontrahentów i ułatwić proces podpisywania umów, zawsze staraj się, aby były one krótsze i prostsze.
Chociaż całkowite uniknięcie gęstych informacji prawnych może być wyzwaniem, skomplikowane sformułowania i standardowe klauzule można często wyeliminować bez poświęcania skuteczności umowy. Zmniejszając długość i określając warunki w bardziej zwięzły sposób, można tworzyć umowy, które są bardziej przyjazne dla czytelnika i łatwiejsze do zrozumienia.
Jednym z łatwych rozwiązań jest po prostu skrócenie dokumentów prawnych. Oczywiście, czasami niemożliwe jest uniknięcie gęstych informacji prawnych, ale najczęściej szablonowe sformułowania i standardowe klauzule nie dodają żadnej rzeczywistej wartości i oczerniają doświadczenie kontraktowe
- Richard Mabey
Ponadto warto rozważyć udostępnienie streszczeń lub przeglądów umów, aby pomóc ludziom zrozumieć kluczowe obowiązki i prawa określone w dokumencie. Kondensując złożone terminy prawne w jasny i zwięzły język, można zwiększyć ogólną czytelność, a tym samym szybkość przeglądu umów.
Dostosowywanie szablonów w celu zapewnienia skutecznej komunikacji
W przeszłości umowy były pisane przez prawników, dla prawników, często zaniedbując potrzeby i zrozumienie osób, którym mają służyć. Aby tworzyć naprawdę skuteczne umowy, należy wziąć pod uwagę docelowych odbiorców i odpowiednio dostosować treść. Umowy powinny być użytecznymi i angażującymi instrumentami, które wyrażają relacje biznesowe, a nie sposobem na zmylenie potencjalnych partnerów.
Na przykład, sporządzając umowę o pracę dla kandydata bez wykształcenia prawniczego, kluczowe jest dostarczenie jasnych i prostych informacji o jego obowiązkach i prawach. Przypadkowe odniesienia do prawodawstwa lub złożonej terminologii prawnej mogą utrudniać ich zrozumienie i powodować niepotrzebne zamieszanie.
Przyjmując podejście bardziej zorientowane na użytkownika, można tworzyć umowy, które są dostępne dla osób z różnych środowisk i na różnych poziomach wiedzy prawnej. Rozważ użycie prostego języka, zdefiniowanie kluczowych terminów i zorganizowanie treści w logiczny i przyjazny dla użytkownika sposób. Pozwoli to wszystkim stronom na lepsze zrozumienie i zaangażowanie się w umowę. Na szczęście w dzisiejszych czasach właściciele firm mogą korzystać z narzędzi takich jak usługa kontraktowa Enty, gdzie mogą uzyskać szybkie podsumowanie umowy, a nawet uzyskać ocenę skuteczności umowy.

Ciągłe ulepszanie szablonów na podstawie analizy danych
W wielu organizacjach szablony umów są tworzone przez zewnętrznych doradców, często przy użyciu standardowych klauzul, które mogą nie odpowiadać konkretnym potrzebom klientów wewnętrznych. Aby zwiększyć skuteczność szablonów i usprawnić negocjacje, kluczowe znaczenie ma ich iteracja w czasie. Spostrzeżenia oparte na danych mogą odegrać znaczącą rolę w tym procesie.
Analizując dane dotyczące umów, takie jak często negocjowane klauzule i obszary sporne, można zidentyfikować możliwości poprawy. Następnie można udoskonalić szablony i lepiej dostosować je do potrzeb biznesowych. Skróci to również czas potrzebny na przegląd i pomoże w bardziej efektywnych negocjacjach. Takie podejście gwarantuje, że szablony będą ewoluować, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom organizacji i klientów.
Wspieranie współpracy w przepływach pracy związanych z umowami
Wymiana informacji między zespołami prawnymi i biznesowymi od dawna jest źródłem tarć w procesie zawierania umów. Aby złagodzić napięcie i zbudować lepsze relacje robocze, konieczne jest wspieranie współpracy w całym procesie zawierania umów.
Przejrzystość jest kluczowa. Udostępniając dane kontraktowe wszystkim zainteresowanym stronom, można zapewnić wgląd w postęp negocjacji kontraktowych i zapobiec niepotrzebnym opóźnieniom. Narzędzia takie jak Enty pozwalają efektywniej zarządzać procesami związanymi z umowami, tworząc integracyjne i oparte na współpracy środowisko.
Aby jeszcze bardziej usprawnić współpracę, zintegruj szablony umów z istniejącymi systemami używanymi przez zespoły biznesowe. Na przykład, jeśli Twoja organizacja wykorzystuje Salesforce lub Slack do komunikacji wewnętrznej, rozważ integrację przepływów pracy związanych z umowami z tymi platformami. Dostosowując zarządzanie umowami do istniejących przepływów pracy, można poprawić wydajność i zapewnić płynną współpracę między zespołami prawnymi i biznesowymi.
Wykorzystaj moc ustrukturyzowanych danych kontraktowych
Jednym z największych wyzwań w zarządzaniu umowami jest radzenie sobie z nieustrukturyzowanymi danymi. Umowy zazwyczaj zawierają krytyczne informacje, takie jak nazwy stron, klauzule, daty odnowienia i inne, ale wyodrębnienie i efektywne wykorzystanie tych danych może być trudnym zadaniem.
Aby sprostać temu wyzwaniu, organizacje mogą wykorzystać narzędzia do automatyzacji w celu wyodrębnienia danych z istniejących umów. Zazwyczaj wykorzystują one algorytmy uczenia maszynowego do identyfikacji i kategoryzacji ważnych punktów danych. Alternatywnie, oprogramowanie do zarządzania umowami, takie jak Enty, pozwala na strukturyzację i wyodrębnianie danych podczas tworzenia umów. To przejście od ręcznego przetwarzania do zautomatyzowanych procesów opartych na danych umożliwia organizacjom optymalizację zarządzania umowami i zapewnienie bardziej wydajnego i przejrzystego doświadczenia dla wszystkich zaangażowanych stron.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji do tworzenia i przeglądu umów
Sztuczna inteligencja (AI) może odegrać znaczącą rolę w zwiększeniu wydajności i dokładności tworzenia i weryfikacji umów.
Enty wykorzystuje sztuczną inteligencję do przeglądania, a nawet generowania umów, chociaż możesz również skorzystać z dziesiątek szablonów, które stworzyliśmy wspólnie z profesjonalnymi prawnikami. Wykorzystując nową technologię, organizacje mogą przyspieszyć proces tworzenia umów, zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić spójność różnych umów. Ponadto narzędzia do przeglądu umów oparte na sztucznej inteligencji mogą analizować umowy pod kątem potencjalnego ryzyka, niespójności i kwestii zgodności, oszczędzając czas i zasoby zespołów prawnych.
Włączenie sztucznej inteligencji do przepływu pracy związanego z zarządzaniem umowami pozwala usprawnić procesy, zwiększyć dokładność i poprawić ogólne doświadczenie związane z umowami dla wszystkich zainteresowanych stron.
Opracowanie standardowych przepływów pracy związanych z umowami
Standaryzacja przepływów pracy związanych z umowami jest niezbędna do zapewnienia spójnych procesów i zminimalizowania błędów lub wąskich gardeł. Definiując jasne kroki, role i obowiązki w ramach procesu zarządzania umowami, organizacje mogą usprawnić operacje i poprawić wydajność.
Warto rozważyć utworzenie standardowych przepływów pracy, które określają niezbędne kroki od utworzenia umowy do jej podpisania i nie tylko. Może to obejmować takie etapy, jak sporządzanie umowy, wewnętrzne przeglądy, negocjacje zewnętrzne i ostateczne zatwierdzenie. Ustanawiając jasne wytyczne i automatyzując etapy przepływu pracy, organizacje mogą zmniejszyć opóźnienia, usprawnić współpracę i zwiększyć ogólną produktywność.
Zainwestuj w przyjazne dla użytkownika oprogramowanie do zarządzania umowami
Aby w pełni zoptymalizować proces zarządzania umowami, organizacje powinny zainwestować w wysokiej jakości oprogramowanie, które pomaga zarządzać procesem zawierania umów. Platformy takie jak Enty oferują szereg funkcji i funkcjonalności zaprojektowanych w celu uproszczenia i usprawnienia działań związanych z umowami. Na przykład, możesz nawet dowiedzieć się, jaka umowa jest potrzebna dla Twojej firmy i utworzyć ją za pomocą kilku kliknięć.
Usługa zarządzania umowami Enty zapewnia intuicyjne interfejsy, konfigurowalne szablony i solidne możliwości raportowania. Nie zapomnij upewnić się, że wybrane oprogramowanie płynnie integruje się z innymi istotnymi narzędziami biznesowymi, takimi jak systemy CRM lub platformy do zarządzania projektami. Taka integracja pozwala na bardziej spójny i wydajny przepływ pracy, zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania danych i poprawiając ich dokładność.
Priorytet bezpieczeństwa i zgodności
Podczas pracy z umowami, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami powinny być zawsze najważniejszymi priorytetami. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie do zarządzania umowami jest zgodne ze standardowymi protokołami bezpieczeństwa i przestrzega najlepszych praktyk w zakresie ochrony danych. Obejmuje to takie funkcje, jak szyfrowanie danych, bezpieczne przechowywanie i kontrola dostępu użytkowników.
Co więcej, bądź na bieżąco z odpowiednimi przepisami i wymogami zgodności w swojej branży. Dzięki proaktywnemu podejściu do zobowiązań prawnych i regulacyjnych organizacje mogą ograniczyć ryzyko i zapewnić zgodność procesów zawierania umów z obowiązującymi przepisami i wytycznymi.
Oferuj sesje szkoleniowe lub warsztaty, aby zapoznać użytkowników z oprogramowaniem do zarządzania umowami, standardowymi przepływami pracy i najlepszymi praktykami. Zapewnienie stałego wsparcia i zasobów, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania lub problemy, które mogą się pojawić. Wyposażając użytkowników w niezbędną wiedzę i narzędzia, można zapewnić płynne i skuteczne zarządzanie umowami.
Ciągły rozwój i adaptacja
Krajobraz zarządzania umowami stale ewoluuje, napędzany postępem technologicznym i zmieniającymi się potrzebami biznesowymi. Aby nie pozostać w tyle, organizacje muszą stale ewoluować i dostosowywać swoje procesy zarządzania umowami.
Regularnie przeglądaj i oceniaj przepływy pracy związane z umowami, szablony i rozwiązania programowe. Przyjmuj informacje zwrotne od użytkowników i wykorzystuj wgląd w dane, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Przyjmując kulturę ciągłego doskonalenia, organizacje mogą ulepszyć swoje praktyki zarządzania umowami i zapewnić lepsze doświadczenia wszystkim zaangażowanym stronom.
Wspieranie kultury zawierania umów skoncentrowanej na człowieku
Ostatecznie tworzenie umów przyjaznych człowiekowi nie polega tylko na optymalizacji procesów lub wykorzystaniu technologii - chodzi o wspieranie kultury zawierania umów skoncentrowanej na człowieku. Wiąże się to z uznaniem znaczenia umów jako kluczowych punktów styku w relacjach biznesowych oraz priorytetowym traktowaniem potrzeb i doświadczeń wszystkich zaangażowanych stron.
Przyjmując podejście skoncentrowane na użytkowniku, upraszczając język oraz przyjmując przejrzystość i współpracę, organizacje mogą tworzyć umowy, które zwiększają zrozumienie, budują zaufanie i sprzyjają silniejszym relacjom biznesowym. Pamiętaj, że umowy to nie tylko dokumenty prawne - to potężne narzędzia do skutecznej komunikacji i zarządzania relacjami.
Ostatnie przemyślenia
Tworzenie przyjaznych dla człowieka umów prawnych ma zasadnicze znaczenie dla poprawy doświadczenia związanego z umowami dla wszystkich zaangażowanych stron. Stawiając na zwięzłość i przejrzystość, dostosowując szablony do skutecznej komunikacji i stosując inne strategie opisane w tym artykule, można w krótkim czasie przekształcić procesy zarządzania umowami w organizacji.
Usprawnienie procesu zawierania umów, poprawa współpracy, zmniejszenie ryzyka i budowanie silniejszych, bardziej produktywnych relacji z klientami, dostawcami i pracownikami. Nadszedł czas, aby zrewolucjonizować sposób tworzenia i zarządzania umowami - Enty ma wszystko, czego potrzeba, aby skuteczniejsze umowy stały się rzeczywistością!