Znaczenie prawidłowego zarządzania umowami dla firmy
Zarządzanie umowami jest kluczowym aspektem nowoczesnych operacji biznesowych. Odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania organizacji i jej relacji z dostawcami, klientami, pracownikami i innymi stronami trzecimi. Ten kompleksowy przewodnik pomoże ci zrozumieć tajniki zarządzania umowami, jego korzyści, kluczowe kroki i sposób, w jaki można je zoptymalizować dzięki automatyzacji i specjalistycznemu oprogramowaniu.
Czym jest zarządzanie umowami?
Zarządzanie umowami to proces zarządzania tworzeniem, realizacją i analizą umów w celu maksymalizacji wydajności operacyjnej i finansowej organizacji, przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka finansowego. Obejmuje ono nadzorowanie kompleksowego zawierania umów z dostawcami, klientami, pracownikami i innymi stronami trzecimi przez cały cykl życia umowy.
Podstawowym celem zarządzania umowami jest skuteczne wdrażanie umów i nadzorowanie ich od momentu zainicjowania do wykonania, zapewniając, że zobowiązania umowne są spełnione, a obie strony osiągają zamierzone korzyści.
Dlaczego zarządzanie umowami jest ważne?
Skuteczne zarządzanie umowami jest niezbędne dla sukcesu firmy. Pomaga ono organizacjom
Obniżyć koszty i poprawić wyniki firmy
zminimalizować ryzyko i zapewnić zgodność z warunkami umownymi
Usprawnić zadania administracyjne i poprawić wydajność
Zwiększyć widoczność kontraktów i ich wydajności
Monitorować i śledzić kluczowe zobowiązania i kamienie milowe
Nieefektywne zarządzanie umowami może skutkować wyciekiem wartości, stratami finansowymi i napiętymi relacjami biznesowymi. Według International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), niewłaściwe praktyki w zakresie zawierania umów prowadzą do średniego wycieku wartości w wysokości około 9,2% przychodów firmy.
Kluczowe etapy zarządzania umowami w obszarze zakupów
Na wysokim poziomie można wyróżnić siedem głównych etapów procesu zarządzania umowami. Każdy z nich został pokrótce opisany poniżej:
Krok 1: Wniosek lub inicjacja
Proces zarządzania umowami rozpoczyna się od wniosku o zawarcie nowej umowy lub przeglądu istniejącej. Wniosek ten jest kierowany do działów zaopatrzenia i/lub prawnych, zapewniając centralne miejsce do przeglądu i przetwarzania wniosków.
Krok 2: Tworzenie i autoryzacja umowy
Tworzenie i autoryzacja umów polega na złożeniu umowy przy użyciu istniejących i zatwierdzonych szablonów i klauzul w połączeniu z zestawem reguł biznesowych. Ta samoobsługowa funkcja pozwala użytkownikom na niezależne tworzenie umów w granicach określonych przez zespół prawny, poprawiając szybkość i wydajność czasu cyklu umowy.
Krok 3: Negocjacje i przegląd umowy
Na tym etapie umowa jest udostępniana drugiej stronie i rozpoczyna się proces redliningu i negocjacji. Kluczem do tego etapu jest zdolność do współpracy z użytkownikami wewnętrznymi, jak również ze stroną trzecią (np. dostawcą). Dobre porównanie dokumentów, śledzenie zmian, kontrola wersji i ścieżki audytu są niezbędne, aby proces ten przebiegał sprawnie.
Krok 4: Zatwierdzenie i wykonanie umowy
Przepływy pracy związane z zatwierdzaniem umów zapewniają wydajny i skuteczny przebieg procesu, upewniając się, że wszystkie osoby, które muszą dokonać przeglądu i zatwierdzenia, zrobią to. Przepływy pracy można zazwyczaj skonfigurować w oparciu o rodzaj umowy, region, kwotę, podmiot, ryzyko itp. Zawarcie umowy za pomocą podpisu elektronicznego zapewnia płynne zakończenie procesu.
Krok 5: Wydajność i analiza umów
Monitorowanie realizacji umowy po jej podpisaniu ma kluczowe znaczenie, ponieważ jest to moment, w którym umowa zaczyna obowiązywać. Cykl życia umowy może trwać kilka lat i często obejmuje liczne kamienie milowe, zobowiązania, płatności, rabaty, zniżki itp. Zrozumienie, śledzenie, przypisywanie i wypełnianie tych zobowiązań ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia wartości kontraktu. Ocena ryzyka w całym cyklu życia umowy jest również niezbędna, ponieważ wraz ze zmianą przepisów lub ewolucją biznesu niektóre umowy mogą wymagać zmiany w celu odzwierciedlenia nowego środowiska.
Krok 6: Zmiana umowy
Zmiany są częścią cyklu życia umowy. Rzeczy zmieniają się w stosunku do pierwotnej umowy, a poprawki muszą być rozpatrywane sprawnie, bez uszczerbku dla procesu lub obowiązujących wytycznych. Narzędzia do zarządzania umowami ułatwiają ten proces i śledzą wszystkie zmiany.
Krok 7: Wygaśnięcie lub odnowienie umowy
Posiadanie wglądu w to, które umowy wkrótce wygasną lub zostaną odnowione za pomocą automatycznych alertów i powiadomień, może znacznie pomóc zespołom prawnym w ustaleniu priorytetów.
Korzyści z automatyzacji zarządzania umowami
Automatyzacja zarządzania umowami oferuje szereg korzyści, w tym
Szybszy cykl tworzenia umów
Lepsza widoczność umów
Lepsza zgodność z umowami
Proaktywna ocena i ograniczanie ryzyka
Oprogramowanie do zarządzania umowami: Kto z niego korzysta i dlaczego?
Oprogramowanie do zarządzania umowami to elektroniczne rozwiązanie, które pomaga usprawnić i zautomatyzować proces zarządzania umowami. Zespoły HR, prawne i zaopatrzenia to działy, które korzystają z niego najczęściej, ponieważ zajmują się bezpośrednio tworzeniem, śledzeniem i podpisywaniem umów. Z oprogramowania do zarządzania umowami mogą korzystać firmy różnej wielkości i z różnych branż.
Niektóre korzyści płynące z oprogramowania do zarządzania umowami obejmują
Zwiększona efektywność zawierania umów
Lepsza widoczność łańcucha dostaw i zarządzanie zobowiązaniami
Zwiększona zgodność z umowami
Zmniejszona ekspozycja na ryzyko
Podsumowanie
Zarządzanie umowami jest istotnym aspektem nowoczesnych operacji biznesowych. Dzięki zrozumieniu kluczowych kroków, korzyści i potencjału automatyzacji, organizacje mogą lepiej zarządzać swoimi umowami i zapewnić płynne relacje biznesowe. Inwestycja w oprogramowanie do zarządzania umowami może pomóc poprawić wydajność, widoczność i zgodność przy jednoczesnym zmniejszeniu ryzyka i kosztów.
W Enty możesz z łatwością tworzyć umowy dla swojej firmy. Najważniejsze jest to, że nie potrzebujesz do tego żadnych umiejętności prawnych. Wystarczy odpowiedzieć na kilka prostych pytań, a w mgnieniu oka otrzymasz gotową do użycia umowę. Ponadto, możesz przechowywać dokumenty na tej samej platformie i wykorzystywać dane z umów w innych usługach.
Kup subskrypcję Lite za jedyne 14 € miesięcznie i uzyskaj rozwiązanie do tworzenia umów, fakturowania i automatyzacji HR w jednym miejscu!
