Wyzwania związane z zarządzaniem umowami i sposoby ich przezwyciężania
Zarządzanie umowami jest istotnym aspektem działalności biznesowej, ale może być również złożonym i wymagającym procesem. Od utrzymywania widoczności kontraktów po radzenie sobie ze sporami z dostawcami, organizacje napotykają różne przeszkody, które mogą wpływać na ich wydajność i rentowność. W tym artykule przeanalizujemy najważniejsze wyzwania związane z zarządzaniem umowami, a co ważniejsze - przedstawimy praktyczne rozwiązania, które pozwolą je przezwyciężyć i usprawnić cały proces.
Zarządzanie umowami: co może pójść nie tak?
Zarządzanie istotnymi dokumentami znanymi jako umowy może być często zniechęcającym zadaniem, prowadzącym do wielu wyzwań, takich jak
Widoczność umowy
Sporządzanie umów
Zgodność z umową
Śledzenie umów
Brak standaryzacji
Niezdefiniowane procesy przekazania
Brak planów awaryjnych
Wzrost kosztów i zakresu
Brak informacji o wydajności dostawcy
Utrata 10-15% wartości kontraktu
Przyjrzyjmy się teraz każdemu z nich bardziej szczegółowo.
Widoczność umowy
Widoczność umów odnosi się do łatwości, z jaką firmy mogą znajdować, przeglądać, śledzić i wydobywać kluczowe informacje ze swoich umów. Jednak wiele firm boryka się z tym aspektem, co skutkuje nieefektywnym zarządzaniem umowami.
Możliwość łatwego dostępu i zrozumienia informacji umownych jest niezbędna do skutecznego zarządzania umowami. Pozwala to firmom pozostać na bieżąco z wymogami zgodności, monitorować zobowiązania umowne i efektywnie zarządzać cyklem życia umowy.
Na przykład, posiadanie jasnego wglądu w cykl życia umowy pomaga firmom zidentyfikować potencjalne wąskie gardła i szybko zająć się tymi kwestiami. Ponadto widoczność umów może zapewnić cenny wgląd w ich wykonanie, pomagając firmom w podejmowaniu świadomych decyzji.
Lepsza widoczność umów dzięki oprogramowaniu do zarządzania umowami
Jednym ze skutecznych sposobów na poprawę widoczności umów jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania umowami. Platformy takie jak Enty konsolidują wszystkie umowy w jednym centralnym panelu, ułatwiając firmom dostęp do nich i zarządzanie nimi. Co więcej, oprogramowanie to oferuje zaawansowane możliwości wyszukiwania, ułatwiając użytkownikom zlokalizowanie konkretnych umów. Dodatkowo, dzięki takim platformom można ustawić automatyczne przypomnienia o odnowieniu lub wygaśnięciu umowy, co dodatkowo zwiększa widoczność umowy.
Sporządzanie umów
Sporządzanie umów jest kolejnym częstym wyzwaniem, przed którym stają firmy. Proces ten obejmuje stworzenie dokumentu prawnego, który określa prawa i obowiązki wszystkich zaangażowanych stron.
Sporządzanie umów może być złożonym procesem, często prowadzącym do kilku potencjalnych problemów:
Brak spójności w języku i klauzulach może powodować zamieszanie i prowadzić do potencjalnych sporów prawnych.
Dokumenty mogą być łatwo zagubione lub używane w nieaktualnych wersjach, co prowadzi do potencjalnych problemów ze zgodnością z przepisami.
Sporządzanie umów w wielu narzędziach może skutkować utratą danych, co utrudnia śledzenie zmian i poprawek.
Jednym ze skutecznych rozwiązań tych wyzwań jest stosowanie standardowych szablonów umów. Szablony Enty zapewniają spójną strukturę umów i innych rodzajów dokumentów, pomagając zapewnić, że wszystkie niezbędne klauzule i warunki zostały uwzględnione. Co więcej, pozwalają one zaoszczędzić czas, eliminując konieczność sporządzania każdej umowy od podstaw.
Zgodność z umową
Zgodność jest kluczowym aspektem zarządzania umowami - zapewnia, że wszystkie zobowiązania umowne są spełnione, a firmy przestrzegają odpowiednich przepisów i regulacji.
Nieprzestrzeganie zobowiązań umownych może prowadzić do sporów prawnych, kar finansowych i uszczerbku na reputacji firmy. Dlatego tak ważne jest, aby firmy posiadały procedury zapewniające zgodność z umowami.
Wybór takiego narzędzia często pada na wdrożenie oprogramowania do zarządzania umowami, takiego jak Enty. Mogą one zautomatyzować kontrole zgodności, oznaczając wszelkie potencjalne kwestie do przeglądu. Dodatkowo, mogą one zapewniać audyty i przeglądy umów AI, ułatwiając firmom wykazanie zgodności podczas audytów lub postępowań sądowych.
Śledzenie umów
Śledzenie umów obejmuje monitorowanie statusu umów w całym ich cyklu życia. Słabe śledzenie kontraktów może jednak prowadzić do różnych problemów, w tym opóźnień w realizacji kontraktów (lub braku realizacji w ogóle) i zwiększonego ryzyka.
Bez skutecznego śledzenia umów, firmy mogą mieć trudności z
monitorować wykonanie umowy i upewnić się, że wszystkie strony wywiązują się ze swoich zobowiązań
Identyfikować i rozwiązywać potencjalne problemy przed ich eskalacją.
Dotrzymywanie terminów umów, takich jak odnowienie lub rozwiązanie.
Dzięki Enty możesz usprawnić procesy zarządzania umowami, zaczynając od określenia rodzaju umowy, która jest dla Ciebie odpowiednia - wykonując szybki quiz, a kończąc na ich podpisaniu - wszystko to w jednym miejscu dzięki wygodnemu systemowi zarządzania. Nie tylko poprawia to wydajność, ale także pomaga firmom ograniczyć ryzyko i zapewnić zgodność z umowami.
Brak standaryzacji umów
Standaryzacja umów może znacznie usprawnić procesy zarządzania umowami, skracając czas poświęcany na negocjacje i realizację kontraktów. Wiele firm boryka się jednak z tym aspektem zarządzania umowami.
Standaryzacja umów może przynieść szereg korzyści, w tym
Skrócenie czasu negocjacji: Korzystając ze standardowych warunków umów, firmy mogą zminimalizować czas poświęcany na negocjacje.
Zwiększona wydajność: Standaryzacja umów może uprościć procesy tworzenia i realizacji umów, zwiększając efektywność.
Niższe ryzyko: Standardowe umowy mogą pomóc zapewnić zgodność z przepisami i zmniejszyć ryzyko sporów prawnych.
Osiągnięcie standaryzacji umów
Usługa zarządzania umowami oferowana przez Enty to wygodny sposób na osiągnięcie standaryzacji, zapewniając firmom konfigurowalne szablony umów. Nie tylko oszczędza to czas, ale także pomaga zapewnić, że wszystkie umowy mają spójny format i zawierają wszystkie niezbędne warunki i klauzule.
Niezdefiniowane procesy przekazywania
Płynne przekazywanie zadań pomiędzy różnymi etapami cyklu życia umowy ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania umowami. Wiele organizacji boryka się jednak z mi procesami przekazywania zadań. Skutkuje to błędną komunikacją, opóźnieniami i nieporozumieniami w zakresie odpowiedzialności.
Aby sprostać temu wyzwaniu, organizacje powinny ustanowić jasne procesy przekazywania, które określają role i obowiązki każdego interesariusza podczas przejścia między fazami kontraktu. Obejmuje to jasne zdefiniowanie punktów przekazania, wymagań dotyczących dokumentacji i kanałów komunikacji. Zapewniając, że wszystkie zaangażowane strony rozumieją swoje role i obowiązki na każdym etapie cyklu życia umowy, organizacje mogą ułatwić płynne przejścia, zminimalizować zakłócenia i utrzymać wysoki poziom realizacji umowy.
Brak planów awaryjnych
Zarządzanie umowami powinno obejmować plany awaryjne i plany ograniczania ryzyka w celu przeciwdziałania nieprzewidzianym zdarzeniom lub potencjalnym zagrożeniom. Jednak wielu właścicieli nie uwzględnia tych planów w swoich procesach zarządzania umowami, co naraża ich na zakłócenia i straty finansowe.
Aby sprostać temu wyzwaniu, organizacje powinny proaktywnie identyfikować potencjalne zagrożenia i opracowywać plany awaryjne na etapie negocjacji i sporządzania umów. Rozważając różne scenariusze i nakreślając strategie łagodzące, organizacje mogą zminimalizować wpływ nieprzewidzianych zdarzeń na wykonanie umowy. Plany te powinny być jasno udokumentowane w umowie oraz regularnie przeglądane i aktualizowane w razie potrzeby. Posiadając solidne plany awaryjne i plany ograniczania ryzyka, firmy mogą skutecznie zarządzać niepewnością i chronić swoje interesy.
Pełzanie kosztów i zakresu
Pełzanie kosztów i zakresu może stanowić poważne wyzwanie dla zarządzania umowami. Pierwszy z nich odnosi się do stopniowego wzrostu kosztów wykraczających poza początkowo uzgodniony budżet, podczas gdy wzrost zakresu wiąże się z rozszerzeniem zakresu projektu bez odpowiednich dostosowań warunków umowy i cen.
Aby sprostać temu wyzwaniu, organizacje powinny wdrożyć skuteczne procesy kontroli zmian, które wymagają formalnego zatwierdzenia wszelkich zmian zakresu umowy lub budżetu. Obejmuje to dokumentowanie wniosków o zmianę, ocenę ich wpływu na umowę i uzyskanie niezbędnych zgód przed wdrożeniem jakichkolwiek zmian. Poprzez ścisłe zarządzanie zmianami i zapewnienie, że są one zgodne z warunkami umowy, firmy zapobiegają wzrostowi kosztów i zakresu, utrzymują kontrolę budżetu i unikają sporów z dostawcami.
Brak informacji o wydajności dostawcy
Innym powszechnym wyzwaniem w zarządzaniu umowami jest brak informacji o wydajności dostawców. Bez dokładnych i aktualnych danych na temat wydajności dostawców, organizacje mogą mieć trudności z oceną i skutecznym zarządzaniem swoimi dostawcami. Może to prowadzić do słabych wyników, niedotrzymania zobowiązań umownych i zwiększonego ryzyka.
Aby sprostać temu wyzwaniu, organizacje powinny wdrożyć solidny system zarządzania wydajnością dostawców. System ten powinien obejmować kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i umowy o gwarantowanym poziomie usług (SLA), które są ściśle dostosowane do wymagań kontraktowych. Regularne monitorowanie i ocena wydajności dostawców w odniesieniu do tych wskaźników pozwala zidentyfikować obszary wymagające poprawy, szybko rozwiązać wszelkie problemy i zapewnić, że dostawcy wywiązują się ze swoich zobowiązań. Ponadto wykorzystanie narzędzi analitycznych i raportujących może zapewnić cenny wgląd w trendy wydajności dostawców i pomóc w podejmowaniu decyzji opartych na danych.
Utrata wartości kontraktu: 10-15%
Ostatnim, ale nie mniej ważnym wyzwaniem w zarządzaniu umowami jest utrata ich wartości. Badania wykazały, że organizacje mogą stracić 10-15% wartości umowy z powodu różnych czynników, takich jak niewykorzystane możliwości oszczędności, niezgodność z przepisami i nieefektywność w administrowaniu umowami.
Aby sprostać temu wyzwaniu, organizacje powinny przyjąć zautomatyzowane rozwiązanie do zarządzania umowami, które usprawnia procesy związane z umowami i poprawia widoczność. Wykorzystując oprogramowanie do zarządzania umowami, można zoptymalizować wydajność kontraktów, zidentyfikować potencjalne możliwości oszczędności i zapewnić zgodność z warunkami i zobowiązaniami umownymi. Takie proaktywne podejście pozwala organizacjom zminimalizować utratę wartości kontraktów, zmaksymalizować oszczędności i poprawić ogólną wydajność operacyjną.
Jak przejąć kontrolę nad zarządzaniem umowami
Aby przejąć kontrolę nad zarządzaniem umowami, organizacje muszą wdrożyć kompleksowe podejście, które obejmuje kluczowe obszary administrowania umowami i ich realizacji. Oto kilka praktycznych kroków do ustanowienia skutecznego zarządzania umowami:
Ustanowienie spójnej funkcji monitorowania
Spójna funkcja monitorowania jest niezbędna do śledzenia realizacji kontraktów. Obejmuje to monitorowanie wskaźników KPI, umów SLA, ryzyka i ogólnej zgodności z umową. Ustanawiając solidny system monitorowania, firmy mogą identyfikować odchylenia, szybko rozwiązywać problemy i zapewniać wypełnianie zobowiązań umownych.
Wdrożenie funkcji zarządzania zmianami i sporami
Zarządzanie zmianami i rozstrzyganie sporów to kluczowe elementy skutecznego zarządzania umowami. Funkcje te pomagają aktualizować umowy, skutecznie zarządzać zmianami i rozwiązywać spory w odpowiednim czasie. Wdrażając dedykowane procesy zarządzania zmianami i sporami, organizacje mogą zachować integralność umów i zminimalizować zakłócenia.
Kategoryzacja umów według wartości i złożoności
Kategoryzacja umów w oparciu o ich wartość i złożoność umożliwia organizacjom efektywną alokację zasobów. Umowy o wysokiej wartości mogą wymagać dedykowanych zasobów i ściślejszego monitorowania, podczas gdy umowy o niższej wartości mogą skorzystać na automatyzacji i ustandaryzowanych procesach. Kategoryzując umowy, organizacje mogą nadać priorytet swoim wysiłkom i odpowiednio przydzielić zasoby.
Wdrożenie narzędzi informatycznych do zarządzania umowami
Wdrożenie narzędzi IT specyficznych dla zarządzania umowami (i resztą zaplecza biurowego!) może usprawnić procesy i poprawić wydajność. Narzędzia te mogą obejmować repozytoria umów, systemy zarządzania dokumentami i zautomatyzowane systemy powiadomień. Wykorzystując usługi Enty, organizacje mogą scentralizować informacje związane z umowami, zautomatyzować rutynowe zadania i usprawnić współpracę między zainteresowanymi stronami.
Podejście do ciągłego doskonalenia
Ciągłe doskonalenie jest podstawową zasadą skutecznego zarządzania umowami. Przyjmując kulturę ciągłego doskonalenia, organizacje wspierają innowacje, zwiększają wydajność i poprawiają wyniki kontraktów. Wiąże się to z poszukiwaniem informacji zwrotnych, analizowaniem danych dotyczących wydajności i wdrażaniem ulepszeń procesów w celu ciągłej optymalizacji praktyk zarządzania umowami.
Ostatnie przemyślenia
Podsumowując, zarządzanie umowami stawia przed organizacjami różne wyzwania, ale dzięki proaktywnym strategiom i odpowiednim narzędziom można je pokonać. Wdrażając zautomatyzowane usługi zarządzania umowami, takie jak Enty, ustanawiając jasne procesy i wykorzystując technologię, organizacje mogą zmaksymalizować wartość wynikającą z ich umów. Co więcej, Enty oferuje innowacyjne funkcje, takie jak przegląd umów AI, a także zaawansowane narzędzia usprawniające pozostałe procesy back-office.
