Czym jest lista płac i jak nią efektywnie zarządzać?
Kiedy myślisz o HR, pierwszą rzeczą, która może przyjść ci do głowy, jest rekrutacja. W rzeczywistości HR składa się z poszukiwania, szkolenia, rekrutacji przyszłych pracowników i legitymizowania relacji z nimi. Lista płac jest prawdopodobnie najbardziej złożonym procesem związanym z HR. Dzisiaj omówimy znaczenie listy płac dla każdej firmy we wszystkich krajach.
Ten artykuł będzie pierwszym w zestawie treści związanych z HR, więc zapisz się do naszego newslettera, aby być na bieżąco z najnowszymi artykułami na ten temat.
Czym jest lista płac?
Payroll to proces obliczania, formalizowania i wypłacania wynagrodzeń pracowników. Począwszy od śledzenia godzin pracy i liczenia wynagrodzenia netto, a skończywszy na raportowaniu podatkowym.
Osiągnięcie wysokiej jakości listy płac jest złożonym zadaniem. Wiele firm ma trudności z osiągnięciem spójnej funkcji płacowej (przynajmniej w pewnym momencie). Według American Payroll Association, wskaźnik błędów w listach płac wynosi od 1 do 8% w firmach, które zarządzają listami płac w tradycyjny sposób. Oznacza to, że wykonując listę płac ręcznie, firma straci tysiące euro rocznie, nawet biorąc pod uwagę minimalny poziom błędów.
Głównym tego powodem są różne zasady i przepisy. Każda firma, niezależnie od lokalizacji i wielkości, zatrudnia pracowników, a zatem jest prawnie zobowiązana do zarządzania płacami.
Lista płac jest podstawą procesów kadrowych, księgowych i zarządzania zapleczem firmy. Aby zachować zgodność z przepisami i uniknąć błędów, firma musi zwracać szczególną uwagę na listę płac.
Kluczowe elementy listy płac
Raport płacowy jest kluczowym dokumentem w zarządzaniu płacami. Raport ten składa się z różnych danych. Raport płacowy odzwierciedla informacje prawne o firmie i określonym pracowniku: nazwiska, adresy, dane kontaktowe itp. Ponadto wyróżnione są okresy płatności i liczba godzin przepracowanych przez pracownika. Raport płacowy zawiera również informacje o wypłaconych kwotach brutto i netto, które obejmują: regularne płatności, premie i różne zwroty kosztów.
Pole wyboru: Ręczne zarządzanie listą płac
Zbieranie informacji na temat prawa pracy i opodatkowania wynagrodzeń
Zapytaj swojego księgowego lub zapoznaj się ze źródłami internetowymi dotyczącymi procesu zarządzania listą płac. Ustal, kiedy będziesz zobowiązany do wypłaty wynagrodzeń, jakie podatki będziesz musiał zapłacić w swoim kraju i jak prawidłowo ustanowić proces płacowy.
Ustalenie harmonogramu listy płac
W oparciu o spostrzeżenia z poprzedniego kroku, ustal harmonogram listy płac. Określ, kiedy pracownicy będą otrzymywać wynagrodzenie: co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc. Następnie zdecyduj, ile wypłat rocznie otrzyma każdy pracownik: Odpowiednio 12, 26 lub 52. Należy pamiętać, że im krótsze są okresy płatności, tym bardziej skomplikowany jest proces płacowy, zwłaszcza w przypadku dużych firm. Dlatego zalecamy stosowanie płatności miesięcznych.
Obliczanie wynagrodzenia pracowników
Powyższe dane pozwolą ci obliczyć wynagrodzenie netto twoich pracowników. W tym celu możesz skorzystać z kalkulatorów wynagrodzeń netto dla swojego kraju, które można łatwo wyszukać w Google (dla estońskiej firmy możesz skorzystać z naszego estońskiego kalkulatora podatku socjalnego i wynagrodzeń).
Uporządkowanie i prawidłowe przechowywanie wszystkich danych płacowych
Nigdy nie wiadomo, kiedy będą potrzebne stare informacje, a jest to nie tylko obowiązek rządowy, ale także zdrowy rozsądek. Dlatego radzimy zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi danych płacowych.
Formuły wynagrodzenia brutto i netto
Wynagrodzenie brutto = Stawka godzinowa x Łączna liczba godzin przepracowanych w danym okresie + Zwroty kosztów + Premie + Wynagrodzenia jednorazowe
Wynagrodzenienetto = Wynagrodzenie brutto - Wszystkie potrącenia i odliczenia podatkowe
Bolesne punkty listy płac
Kosztowne błędy
Światowe statystyki wskazują, że lista płac jest najtrudniejszym procesem back-office dla większości firm. Przykładowo, według The Workforce Institute, 49% pracowników zaczęłoby szukać nowej pracy po dwóch problemach z wypłatą. Nawet jeden mały błąd na liście płac może wpłynąć na samopoczucie pracowników, a ostatecznie na ich wydajność w miejscu pracy. Każdy chce, aby wynagrodzenie było wypłacane na czas, więc niezwykle ważne jest, aby proces płacowy był absolutnie dokładny.
Zróżnicowane ustawodawstwo
Jeśli chodzi o listę płac, istnieją władze federalne i lokalne z różnymi, specyficznymi dla danego kraju przepisami i poważnymi karami. Co więcej, europejskie prawo pracy jest dość zawiłe - trudno jest być stale na bieżąco z przepisami. Tak więc działy HR i prawne znajdują się pośrodku i muszą spełniać wszystkie wymagania na różnych poziomach.
Czasochłonny proces
Kolejną złożonością listy płac jest to, że jest to wielka strata czasu dla działu HR i jedna z najdroższych operacji dla firmy. Źródło pokazuje, że przeciętny zespół HR poświęca 35% czasu na listę płac i korektę błędów. Jedna trzecia godzin pracy działu HR jest poświęcana na ten przytłaczający proces, który obecnie można łatwo zlecić na zewnątrz i wysoce zautomatyzować.
Różne rodzaje pracowników i skomplikowane opodatkowanie
W dzisiejszych czasach zespół może składać się nie tylko z regularnych pracowników, ale także z różnych wykonawców (cyfrowych nomadów, freelancerów). Kolejną istotną przeszkodą, szczególnie dla firm IT, jest fakt, że wiele firm jest obecnie rozproszonych i działa zdalnie. W związku z tym firmy muszą znaleźć sposób na współpracę z osobami niebędącymi obywatelami i zachować zgodność z przepisami. Łatwo jest pogubić się w różnych stawkach podatkowych i zasadach mających zastosowanie do pracowników, którzy mogą wykonywać te same zadania. Wszystkie powyższe kwestie z pewnością wpłyną na proces zarządzania listą płac i staną się dodatkowym bólem głowy dla działu HR.
Stałe zmiany w składnikach płacowych
Kolejnym wyzwaniem jest to, że stawka wynagrodzenia każdego pracownika, podatki i potrącenia stale się zmieniają. Oznacza to, że nie można raz obliczyć listy płac i użyć tych samych danych ponownie. Twoi pracownicy mogą niespodziewanie udać się na urlop, zwolnienie chorobowe lub rodzicielskie, zmienić liczbę godzin pracy lub otrzymać podwyżkę - wszystko to wymaga formalizacji. Wszystko to na stałe odbija się na liście płac - jest to niekończący się i niezwykle pracochłonny proces.
Różne źródła danych
Jak zaznaczyliśmy powyżej, aby ręcznie przetwarzać listę płac, będziesz musiał zagregować ogromną ilość danych z różnych źródeł. Będziesz musiał sprawdzić ważność prawa pracy, odświeżyć dane swoich pracowników, śledzić godziny pracy, obliczyć wynagrodzenie netto i wiele więcej. I będziesz musiał odwiedzić dziesiątki źródeł informacji i spędzić cenne godziny na przygotowywaniu listy płac - nie ma tu żadnej automatyzacji, uproszczenia ani integracji.
Jak zautomatyzować proces płacowy
Nic dziwnego, że prawie wszystkie firmy zarządzają swoją listą płac ręcznie. Jak podaje Deloitte, tylko 6% firm zaczęło już korzystać z automatyzacji w swoich procesach płacowych. Ręczne zarządzanie listą płac jest bardzo ryzykowną operacją - zautomatyzowane oprogramowanie obliczy wszystkie płatności i dokładniej zajmie się wszystkimi podatkami. Jest to sfera, w której jeden błąd może skutkować wysokimi karami.
Z automatyzacji można skorzystać tylko wtedy, gdy jak najwięcej procesów biznesowych zostanie usprawnionych i zjednoczonych w jednym miejscu. Nieefektywne jest posiadanie dziesiątek rozwiązań programowych dla każdej operacji bez śladu integracji. W przypadku listy płac, powinna ona być ściśle połączona z procesem księgowym, aby uprościć i przyspieszyć raportowanie, a ostatecznie zaoszczędzić czas na to, co najważniejsze.
Nasz panel sterowania pomoże Ci w procesach kadrowych. Na razie nasze rozwiązanie pozwala zarządzać księgowością, bankowością, płacami i korzystać z dziesiątek innych usług rządowych w Estonii - wszystko w ramach jednej subskrypcji i w jednym profilu firmy. Wkrótce wydamy nasze rozwiązanie HR dla estońskich firm, które pozwoli zapomnieć o wszystkich wyzwaniach wymienionych w tym artykule - koniec z Excelem i ręcznymi obliczeniami, tylko automatyzacja i przejrzysty interfejs. Bądź na bieżąco z naszymi nowościami, subskrybując nasz newsletter.
Jak działa rozwiązanie HR firmy Enty
Nasze dogłębne rozwiązanie HR gromadzi wszystkie potrzebne informacje o pracownikach, pozwala automatycznie generować dokumenty, akty i umowy, generować listy płac i raporty podatkowe, obliczać wynagrodzenie netto. Z pewnością zbierzemy wszystkie potrzebne dokumenty.
Naszym celem jest umożliwienie firmom skupienia się na najważniejszych operacjach, podczas gdy my zajmiemy się nudnymi sprawami back-office. Mając to na uwadze, opracowujemy kompleksowe rozwiązanie umożliwiające zarządzanie kluczowymi procesami back-office w jednym miejscu w ramach jednej subskrypcji. Poznaj nasze rozwiązanie z planem startowym już teraz za darmo!
