Wanneer je een dienstverlener voor een Ests bedrijf nodig hebt
Yo, we kijken ernaar uit om meer bedrijven te helpen hun weg te vinden in Estland. Als je dat wilt doen, is het kiezen van een serviceprovider voor je bedrijf waarschijnlijk de volgende grote beslissing die je moet nemen.
Enty, het platform dat je helpt bij het beheren van de back-office van je bedrijf, is ook een van de dienstverleners die is goedgekeurd door het e-Residency programma. Met onze uitgebreide ervaring op dit gebied willen we je graag informatie geven die je zal helpen om een redelijke keuze te maken.
Wat is een e-Residency dienstverlener voor
Er is een uitstekend e-Residency programma voor buitenlandse ondernemers om op afstand een eigen bedrijf te starten en te runnen in Estland. Het aanvraagformulier is gebruiksvriendelijk en eenvoudig. Je kunt ook veel handleidingen over dit onderwerp vinden. Alles is online, in het Engels en supergemakkelijk.
Laten we het in een zakelijke planner zetten:
Veel mensen blijven meestal steken bij de tweede alinea. Een bedrijf opgericht door buitenlanders moet een officieel adres en contactpersoon in Estland hebben, wat een uitdaging kan zijn voor een vreemdeling. Deze vereiste is bedoeld om je klanten een betrouwbare plek te bieden om bepaalde juridische zaken toe te passen.
Dit adres en de bijbehorende persoon worden vaak 'virtueel kantoor' genoemd. Het is de meest elementaire pijn die dienstverleners dekken. Andere pijnpunten zijn de administratieve kant van het oprichtingsproces en het dagelijkse beheer.
Het is niet onmogelijk om zelf een bedrijf te registreren of een zakelijke bankrekening te openen. Maar het kost je tijd en energie om winst te maken. Het is dus beter om te delegeren. De keuze van de aanbieders hangt af van hoeveel je wilt delegeren.
Hoe kies ik een serviceprovider? Basis
Regel nummer nul: zoek een dienstverlener die vermeld staat op de e-Residency Marketplace. Een vermelding op de officiële website is geen garantie, maar een keurmerk. De e-Residency afdeling 'kent deze jongens' en controleert hun expertise en business track.
Voor de rest, denk vooruit over de behoeften van je bedrijf. Dienstverleners laten hun klanten niet alleen na de registratie van een rechtspersoon. Uiteindelijk helpen ze nieuwkomers om te voldoen aan de lokale vereisten voor contracten, facturen, btw-aangiften enzovoort.
Ze bieden ondernemers hulpmiddelen om routine-administratie te stroomlijnen, zoals integratie met een bank, facturering, boekhouding, enzovoort. Dit kan in de vorm van a la carte diensten of een abonnement.
Hoe kies je een serviceprovider? Lifehacks
LH #1. Minimale set
Als deze optie je alleen een 'virtueel kantoor' oplevert, is dat bijna altijd een irrelevant aanbod. Het onderhouden van het wettelijke adres (hoeft geen fysiek kantoor te zijn) en het opnieuw versturen van je post (komt eens in de zoveel tijd) kost zelfs nauwelijks 3 koppen koffie.
Daarom breiden goede leveranciers hun minimumset uit met andere waardevolle tools zoals facturatie. Facturatiediensten kunnen onbeperkt zijn of beperkt tot een bepaald aantal facturen per maand.
Iets anders waar je op moet letten zijn de kosten van de standaardset en wat er allemaal bij inbegrepen is. Zelfs als je een lifestylebedrijf runt en geen grote groei nastreeft, kan er op elk moment een 'grote vis' komen. En dan zul je BTW of iets dergelijks moeten afdragen. In dit geval kun je er dus op rekenen dat je dienstverlener een verhoogde administratie zal dekken.
LH #2. Boekhouding
Het grootste verschil is of je bedrijf btw-plichtig is of niet. Afhankelijk hiervan heb je maandelijks (btw-aangifte) of jaarlijks (jaarverslag) een boekhouding nodig.
Je kunt ook nevenvragen hebben zoals btw-registratie, OSS, het uitkeren van dividenden, etc. Het is dus beter om een gesprek met een accountant te hebben. Er is ook een standaardlimiet voor het aantal facturen/transacties dat kan worden overhandigd - controleer dit.
Sommige aanbieders presenteren boekhouden in meerdere valuta als een voordeel, maar wij zijn van mening dat het hebben van meerdere valuta en bankrekeningen essentieel is voor internationale bedrijven en zorgen ervoor dat dit 'de standaard is'.
Natuurlijk zul je een functie waarderen waarmee je facturen kunt maken en je transacties, inkomsten en uitgaven op één plek kunt bijhouden.
LH #3. Bancaire en geavanceerde diensten
Zolang je een zakelijke bankrekening nodig hebt voor je Estse bedrijf, bieden veel serviceproviders ondersteuning om deze te krijgen. Sommige aanbieders werken zelfs samen met Estse banken, maar er zijn veel redenen om een fintech-aanbieder te verkiezen boven een traditionele bank.
Kijk of een dienstverlener gewend is om samen te werken met Wise, Revolut, Paysera en andere online topbanken. Ze helpen meestal om de rekening daar te openen en te integreren met andere back-office tools.
Waar bankieren en boekhouden samenkomen, ontstaat salarisbeheer. Sommige serviceproviders bieden een loonlijsttool om een salarisbetaling te genereren en de toegepaste belastingen te verantwoorden. Als je jezelf als aandeelhouder inhuurt, is dat ook het geval.
Abonnementsplannen beperken de payrollservice meestal tot het aantal werknemers of belastingrapporten per periode. Verruimde aanbiedingen van serviceproviders kunnen werving, marketing en marktanalyses, visumdiensten, enzovoort omvatten.
Met een Enty-abonnement krijg je een extra hulpmiddel om juridisch correcte contracten op te stellen voor je Estse bedrijf. Ook krijg je toegang tot eenmalige diensten zoals merkregistratie of juridisch advies.
LH #4. Speciale behoeften
Sommige serviceproviders ondersteunen geen e-commerce (dropshipping, Amazon FBA, enz.) en cryptocurrency-bedrijven. Ze vermelden het meestal op de websites, maar het is altijd beter om het te verduidelijken.
Ondertussen zijn er veel aanbiedingen voor e-commercebedrijven. Enty heeft bijvoorbeeld een abonnementsplan met e-com accounting. Verkopers van fysieke producten zijn daarentegen een zeldzaam geval, dus er zijn 1-2 dienstverleners in deze niche.
Anti-slavernijclausule. Sommige serviceproviders nemen geen diensten aan van mensen die een bedrijf hebben geopend via een andere provider. Sommige providers kunnen kosten in rekening brengen voor het overstappen naar een andere provider. Wij doen dat niet ;)
Waarom kiezen voor Enty
Onze missie is het creëren van een naadloze en goed georganiseerde backoffice voor MKB-bedrijven in Estland en breder in Europa. We bieden nu facturatie, boekhouding, contractbeheer, HR, bankieren en andere diensten aan in één enkel abonnement.
We dagen backofficeroutines uit door repetitieve handmatige taken om te zetten in geautomatiseerde tools. Soms is er echter menselijk advies dat door niets kan worden vervangen. Daarom zijn boekhoudconsulten al inbegrepen in de abonnementen en kun je meer aanvragen als dat nodig is.
Enty verwelkomt zowel nieuwkomers als bestaande bedrijven in Estland. En ja, we brengen geen kosten in rekening als je van serviceprovider wilt veranderen. We willen dat onze klanten zaken met ons doen vanwege de beste service, niet vanwege een pijnlijke afkoopsom.
