Czy outsourcing operacji back-office jest odpowiedni dla Twojej firmy?
Masz wrażenie, że Twoje zaplecze biurowe jest zakładnikiem Twojej firmy? Spójrzmy prawdzie w oczy - nikt nie marzy o porządkowaniu finansów, składaniu deklaracji, prowadzeniu listy płac czy zarządzaniu dokumentami. Jednak prowadzenie firmy to nie tylko "wielkie pomysły" i wysoki poziom kreatywności, ponieważ istnieje również obciążenie zaplecza, które stale wymaga obsługi. Poszukiwanie pomocy od kogoś innego w tych zadaniach zmniejszy ich głębokość, a wszyscy szefowie będą mogli poświęcić swój czas i zasoby w innych obszarach. Ale czy to w ogóle działa w ten sposób? Przyjrzyjmy się razem z Tobą, czy przekazanie administrowania Twoimi operacjami do outsourcingu będzie korzystne, czy też przyniesie pewne wyzwania, których nie przewidziałeś.
Kluczowe obszary outsourcingu back-office
Chciałbyś ograniczyć niepotrzebne wydatki i być może outsourcing back office jest rozwiązaniem. Zwrócę teraz uwagę na główne powody, dla których outsourcing może być korzystny.
Finanse i księgowość
Chcesz zaoszczędzić trochę gotówki? Nie szukaj dalej niż zlecenie niektórych funkcji finansowych i księgowych na zewnątrz. Zapłacisz tylko za to, co jest wymagane i unikniesz nadmiernych opłat, które wiążą się z pełnoetatowymi pracownikami obsługującymi Twoje potrzeby księgowe. Ponadto z pewnością skorzystasz z godnych pochwały umiejętności i zaawansowanej technologii, a także bardzo zaoszczędzisz. Ogólnie rzecz biorąc, sourcing może pomóc w zwiększeniu wydajności bez irytujących wyzwań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, czy to księgowością, czy budżetowaniem.
A co najlepsze? Wszystko to jest możliwe dzięki Enty - najlepszemu partnerowi back-office. Nie musisz już uśmiechać się do swojego księgowego - po prostu podaj niezbędne informacje, a my złożymy wszystkie raporty za Ciebie, dokładnie wtedy, gdy będzie to potrzebne.
Zasoby ludzkie
Outsourcing HR nie jest już opcją; stał się nową normą. Odciążenie od administrowania listą płac pracowników, procedurami świadczeń pracowniczych i utrzymywaniem relacji z pracownikami pozwala poświęcić uwagę rzeczom, które się liczą: rozwijaniu firmy. Istnieją centra obsługi telefonicznej, które pracują dwadzieścia cztery godziny na dobę, wykonując wszystkie zadania HR: zatrudnianie, zarządzanie pracownikami, zarządzanie zgodnością, a nawet zarządzanie wydajnością.
Wsparcie IT i zarządzanie danymi
Jednym z jego najważniejszych aspektów we współczesnym świecie jest dział IT. Przeniesienie funkcji helpdesku IT za granicę zapewni, że usługi będą dostępne przez całą dobę, dostępny będzie wykwalifikowany personel z całego świata, a szybkie zmiany w technologii nie będą stanowić wyzwania. Odkąd obecnie zarządzamy danymi, a nie je gromadzimy, wymagają one ciągłego rozwoju. Outsourcing może dotrzymać kroku rosnącej ilości danych, upewniając się, że system zarządzania danymi jest wydajny i bezpieczny.
Korzyści z outsourcingu zadań back-office
Gotowy na doładowanie swojej firmy? Outsourcing funkcji back-office dla firmy to jeden z genialnych pomysłów. To jak posiadanie tajnej broni w rezerwie. Przyjrzymy się jednorazowym korzyściom, które pokażą, dlaczego zastanawiasz się, dlaczego nigdy wcześniej nie złapałeś tej mody.
Redukcja kosztów: poświęć chwilę i wyobraź sobie, jak możesz obniżyć koszty ogólne w jednej dziesiątej czasu potrzebnego ninja katanie. Mniej więcej na tym polega outsourcing. Zarobisz dużo pieniędzy, jeśli chodzi o wynagrodzenia, świadczenia pracownicze, a nawet przestrzeń biurową. Ponadto poniesione koszty będą dotyczyły świadczonych usług przez czas, w którym są one wymagane. Jest to podobne do punktu gastronomicznego, w którym płacisz tylko za kilka pozycji, które chcesz.
Dostęp do wykwalifikowanych specjalistów: przy tej samej kwocie wynajętych pieniędzy, pomoc zwiększa produktywność w ramach jednego miejsca pracy. Spineverised outsourcing pozwala na zatrudnienie szeregu ekspertów, w przeciwieństwie do specjalistów od wszystkiego. Do każdego z tych zespołów trafia wielu rzeczników, wystarczających dla każdej funkcji i struktury. Jeśli twoje zadania zostały zlecone na zewnątrz, możesz być pewien, że ci spongerzy zlokalizują zasoby, gdziekolwiek się pojawią, aby ustalić, w jaki sposób zadanie powinno zostać wykonane.
Zwiększona wydajność operacji: tym razem Twoi pracownicy nie muszą wykonywać nudnych zadań; zamiast tego mogą robić to, co ważne - czyli rozwijać Twój biznes. Outsourcing pozwala skupić się z powrotem na działaniach, które generują dochód szybciej niż można powiedzieć "ka-ching", również jako sposób na usunięcie niepotrzebnych działań. A potem będziesz działać jak sprawnie działająca maszyna z procesami i zaawansowaną technologią.
Wady outsourcingu back-office
Chociaż outsourcing funkcji back office jest odpowiedzią dla każdej firmy, po drodze pojawiają się pewne komplikacje. Przyjrzyjmy się kilku możliwym wadom, na które należy uważać.
Kwestie kontroli jakości: jeśli kiedykolwiek byłeś w takiej sytuacji, wiesz, że niekoniecznie musi ci się to podobać. W większości przypadków, po wysłaniu projektu bez żadnego nadzoru, kończy się on źle wykonany, jeśli w ogóle zostanie wykonany. Aby temu zapobiec, zaleca się stosowanie określonych wskaźników KPI i rozwijanie nastawienia na jakość w firmie outsourcingowej. W tym miejscu do gry wchodzą zrozumienie i liczba punktów styku.
Zagrożenia dla prywatności danych: inwazja danych jest jedną z poważnych kwestii bezpieczeństwa w obecnej erze cyfrowej. Korzystając z outsourcingu, przekazujesz poufne informacje innej stronie, która nie jest stroną oryginalnych danych. Taki wewnętrzny lub zewnętrzny wyciek prywatnych informacji może spowodować włamanie, wyciek, kwestie zgodności i inne regularne kłopoty. Aby chronić swoje struktury biznesowe i informacje, zawsze wybieraj partnerów, którzy mają dobrze znane standardy bezpieczeństwa i wprowadzają zasady, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe i śledzenie aktywności.
Podejmowanie decyzji: czy jest to odpowiednie rozwiązanie dla Ciebie?
Gotowy na outsourcing back office? Wstrzymaj konie! Nadmierna komunikacja również ma miejsce, ale kiedy już zrozumiesz koncepcję biznesu i będziesz miał w głowie kilka pytań: po pierwsze, jaki jest efekt końcowy, którego oczekujesz? Czy chcesz zmniejszyć wydatki, zwiększyć produktywność, czy uzyskać wąską specjalizację? Po sklasyfikowaniu najważniejszych celów, nadszedł czas, aby zakasać rękawy i przygotować się do przeprowadzenia prawdziwych badań.
Ocena potrzeb biznesowych
Na początek zbierz swój zespół i przeprowadź burzę mózgów na temat zadań, które chciałbyś zlecić na zewnątrz. Skoncentruj się na funkcjach, które obciążają Twój czas i zasoby. Pamiętaj, że nie wszystkie funkcje back office nadają się do outsourcingu. Określ, które funkcje można zlecić na zewnątrz, a które najlepiej zachować. Ten krok jest bardzo ważny, ponieważ pozwoli zaoszczędzić niepotrzebne koszty i zapewni utrzymanie koncentracji.
Ocena potencjalnych dostawców
Zajmijmy się teraz tym, jak znaleźć najbardziej idealnego partnera outsourcingowego. Błędem debiutanta jest po prostu szukanie najtańszej opcji. Poszukaj firmy, która rozumie i podziela Twoje aspiracje, a także ma doświadczenie z Twoim rodzajem działalności. Zapytaj o ich możliwości w zakresie zarządzania projektami, w jaki sposób zapewniają jakość i jakie rodzaje technologii są obecne. A oto profesjonalna wskazówka: poproś o portfolio lub studia przypadków jako wskazówkę, zamiast przyjmować założenia.
Wdrażanie planu przejścia
Kiedy już zdecydujesz, kto będzie członkiem Twojego wymarzonego zespołu, następnym krokiem jest "przedstawienie tego czarno na białym". Ale wstrzymaj się - rozważ wszystkie środki ostrożności i przygotuj konkretny plan przejścia przed podpisaniem umowy. Plan ten powinien obejmować strategię transferu wiedzy i szkolenia pracowników, a także ustanowienie linii komunikacyjnych. Powinieneś jednak zrozumieć, że taka umiejętność ma kluczowe znaczenie dla zmniejszenia negatywnych skutków procesów zmian, a jeszcze lepiej - dla rozpoczęcia działalności outsourcingowej we właściwym nastroju.
Pokonywanie wyzwań związanych z outsourcingiem
Gotowy, by stawić czoła przeszkodom związanym z outsourcingiem? Chodźmy i stawmy czoła trudnościom związanym z outsourcingiem. Przedstawmy pozostałe taktyki, które ułatwią współpracę tak gładko, jak stukot maszyny.
Skuteczne strategie komunikacji
W przypadku wątpliwości co do mocnych lub słabych stron przeciwnika należy pamiętać, że ten, kto milczy, nie ma racji. W takim przypadku należy zidentyfikować odpowiednie metody, aby uniknąć lub zakończyć zidentyfikowane konflikty. Opracuj dobrą strukturę raportowania, aby budować i realizować strategię komunikacji. Wdrażaj systemy współpracy nawet wśród członków zespołu, takie jak Slack lub Trello. Nie zapominaj również, że komunikacja to nie tylko mówienie, ale także otrzymywanie informacji. Istnieje potrzeba tworzenia informacji zwrotnych i rozwiązywania problemów tak szybko, jak to możliwe.
Monitorowanie wydajności
Zwrócenie uwagi na wydajność firmy mówi wiele o organizacji. Zidentyfikuj i określ konkretne, obiektywne i wymierne wskaźniki wydajności, które będą zgodne z celami firmy. Aktualizacje postępów są prezentowane za pomocą wizualnych pulpitów nawigacyjnych, aby ułatwić śledzenie i raportowanie. Skoncentruj się również na wskaźnikach wydajności, ale nie tylko na liczbach, ale także na procesach klientów i wydajności procesów. Tak, jeśli nie możesz tego zmierzyć, to nie oczekuj, że będziesz w stanie tym zarządzać.
Budowanie silnego partnerstwa
Kiedy mówimy, że relacja jest zbudowana, musimy mieć wiarę i pewność, że z projektem lub bez niego, relacja będzie nadal trwała. Kładź nacisk na szczerość i kulturę otwartości. Podejmij inicjatywę, aby zrozumieć różnorodność kulturową i znaleźć sposoby na jej przezwyciężenie. Okazjonalne aktualizacje w postaci wirtualnych sesji i rozmów wideo między partnerami mogą zdziałać cuda. Pamiętaj, że nie chodzi tylko o spełnienie prostoty; raczej chodzi o to, aby razem iść naprzód.
Końcowe przemyślenia
Końcowe przemyślenia
Outsourcing operacji back-office może znacznie obniżyć koszty, poprawić wydajność i zapewnić dostęp do specjalistycznych umiejętności. Sukces zależy jednak od dokładnej oceny potrzeb biznesowych, wyboru odpowiednich partnerów i wdrożenia płynnego planu przejścia. Zachowanie elastyczności, utrzymywanie jasnej komunikacji i budowanie silnego partnerstwa są kluczem do pokonywania wyzwań. To, czy outsourcing jest właściwym wyborem dla Ciebie, zależy od Twojej wyjątkowej sytuacji, ale może być potężnym narzędziem rozwoju.
W jaki sposób? Poznaj Enty, aby dowiedzieć się, jak Twoja firma może stać się najbardziej wydajna dzięki outsourcingowi back-office!
