Back-office gemakkelijk maken: unieke voordelen van het Control Panel
Wat is een backoffice anders dan een deel van een bedrijf dat buiten het zicht van klanten wordt gehouden? Nou, het is ook een onvermijdelijk onderdeel van elk bedrijf dat meerdere activiteiten omvat zonder welke een bedrijf niet kan bestaan.
Je hebt boekhouding, belastingrapportage, HR, juridisch en financieel beheer nodig, zelfs als je een zelfstandige ondernemer bent. En als je meer mensen bij het bedrijf betrekt, komen daar vermogensbeheer, IT en andere optionele zaken bij.
Wat is een backoffice nog meer? Het meest voorkomende antwoord... is pijn. In dit artikel vertellen we waarom MKB-ondernemers zoveel tijd en geld spenderen aan het beheren van hun back-offices en zich nog steeds verward voelen, en Enty lost het probleem op.
Wat is er mis met de huidige Back-Office?
Pijn #1. Services voor elke backoffice-operatie worden gescheiden
Laten we beginnen met primaire documenten. Je hebt een manier nodig om facturen bij te houden en te controleren. Je googelt dus op 'factuurgenerator' en vindt er gemakkelijk een heleboel.
Er zijn zelfs gratis factuurgeneratoren. Maar omdat je een zakenman bent, heb je waarschijnlijk wat extra functies nodig, zoals de mogelijkheid om facturen te bewerken na uitgifte en een manier om je facturen veilig op te slaan. Dus ga je waarschijnlijk voor een service met die functies en betaal je voor een abonnement.
Dan krijg je een aantal terugkerende overboekingen en besluit je een contract af te sluiten met een zakenpartner. Dan google je waarschijnlijk 'contactgenerator', hè? De papieren sneeuwbal groeit, de belastingvervaldata komen dichterbij - je gaat op zoek naar een 'boekhoudprogramma voor kleine bedrijven'. Nu heb je dus minstens 3 abonnementen, maar waarschijnlijk nog meer, want we hebben nog maar het topje van de ijsberg bekeken.
Het probleem is dat de huidige oplossingen 1-2 delen van de back-office automatiseren. Je kunt facturen uitgeven met deze digitale jongens, ze vervolgens verzamelen om boekhouding te doen met anderen, en digitaal bankieren aanpassen met derden.
Pijn #2. Kosten van back-office tools zijn hoog
Enkele statistieken om in overweging te nemen: Europese KMO's besteden ongeveer 2,5% van hun omzet alleen aan het naleven van de belastingwetgeving, terwijl de gemiddelde Britse startup in zijn eerste jaar ongeveer £22K uitgeeft aan back-office activiteiten.
Waar komen zulke cijfers vandaan? Verschillende afzonderlijke abonnementen zijn in totaal al niet weinig geld. Als je er ook nog menselijk advies bij neemt, zoals voor belastingrapportage, kan het totale bedrag verdubbeld worden.
En dan ga je deze externe diensten met elkaar integreren om bij te dragen aan het profiel van je bedrijf. Hier hebben we inkomend geld dat blijkt uit deze facturen die worden weergegeven in dit rapport, enz. Voor de integratie moet je een team van ontwikkelaars inschakelen, wat weer extra geld kost.
Als alternatief kun je de integratie uitvoeren via Integromat of vergelijkbare software. Maar toch zal het een onbepaalde hoeveelheid van je middelen vergen, aangezien het eindresultaat van de assemblage er als volgt uit kan zien:
Pijnpunt #3. Uw back-office tools geven u geen volledig beeld
Zelfs als je bereid bent om te betalen voor een goede integratie en automatisering van de back-office, heb je geen idee hoe je dit moet bouwen. En dat zou je ook niet moeten doen. Een ondernemer moet zich richten op het runnen van het bedrijf, niet duiken in de fijne kneepjes van back-office operaties en hoe ze te verbinden.
En als je de integratie uitstelt, wordt het nog erger. Stel je voor, je hebt betaald voor verschillende abonnementen, maar uiteindelijk spring je van het ene naar het andere en moet je nog steeds handmatig je gegevens downloaden en verzamelen in een nieuwe map op je pc. Het vooruitzicht ziet er verschrikkelijk uit, toch?
Pijn #4. Marktspelers zijn niet bereid om de bovengenoemde problemen op te lossen
Geen enkele leverancier van backofficeoplossingen dekt alle activiteiten die nodig zijn voor eigenaren van kleine bedrijven. De meeste oplossingen geven de gebruiker 80% van de functies die hij ooit nodig zal hebben in de eerste 20% van hun levenscyclus. In de resterende tijd besteden ze tijd aan kleine productverbeteringen of maken ze een versie voor grotere klanten.
Menselijke professionals zoals accountants, belastingadviseurs of advocaten zijn ook niet gemotiveerd om een bredere blik te werpen op de back-office van het bedrijf. Eén reden is algemeen - alle back-office specialisten hebben gewoon een hekel aan elkaar en begrijpen de waarde en verantwoordelijkheden van de andere partij niet.
Een andere reden is typisch voor kleine bedrijven. Uitbesteders doen hun werk goed, maar ze zijn niet geïnteresseerd om dieper betrokken te raken bij de bedrijfsprocessen. Ze willen hun deel van het werk afmaken en de volgende order aannemen. En je kunt het ze niet echt kwalijk nemen.
Waarom het Enty Control Panel een oplossing is
a. Een enkel abonnement voor 7+ services. Het is het controlecentrum en de gegevensmonitor van de backoffice van je bedrijf. Als je vragen hebt over de backoffice, vind je daar het antwoord.
b. Het ontwikkelt zich samen met je bedrijf. In het begin behandelen we de meest basale functies en dan groeien we verticaal van 0 naar 1.
c. Het is niet zomaar een verzameling van verschillende back-office activiteiten onder één dak, het is een goede optimalisatie. We verminderen het aantal handelingen dat je moet verrichten om de back-office te dekken.
d. Het bevat diepgaande kennis van back-office. Daarom kan het je herinneren aan iets dat wettelijk verplicht is om te doen en op een eenvoudige manier de zaken uitleggen die je niet hoeft te weten.
Je weet bijvoorbeeld misschien niet wanneer het verplicht is om een btw-nummer te krijgen. Maar omdat de activiteit van het bedrijf wordt weergegeven op het Control Panel, zullen we zien dat je het nodig hebt en je erop wijzen.
Nog een voorbeeld: je weet misschien wanneer je je [eerste] werknemer in dienst neemt, maar weten wat je in dit geval moet doen is moeilijker. Dus als dat nodig is, open je gewoon het configuratiescherm en klik je op de knop 'een werknemer aannemen'.
Er zijn wat back-office dingen waar we nog niet aan toe zijn gekomen, maar dat is een kwestie van een beetje tijd. Bedenk dat we een jaar geleden zijn begonnen met het maken van het Сontrol Panel - dat is het tempo dat we aanhouden. Terwijl we daarmee bezig zijn, houden de klantmanagers altijd contact om je te helpen en te navigeren.
