Het Control Panel - een oplossing om back-officeprocessen te orkestreren
Het hoofddoel van Enty is het automatiseren van alle backofficeprocessen van je bedrijf. Vandaag wil ik je vertellen over het hart van onze oplossing - het controlepaneel waarmee bedrijven hun processen eenvoudig kunnen beheren.
Wat is Back-Office?
We hebben het dus vaak over back-office management. Laten we eerst eens kijken naar het concept van back-office management, hoe het verschilt van middle- en front-office management en wat het belang is van deze processen.
Volgens Investopedia
De back-office is het deel van een bedrijf dat bestaat uit administratief en ondersteunend personeel dat niet met klanten te maken heeft. Tot de back-office functies behoren afwikkelingen, vereffeningen, het bijhouden van gegevens, naleving van regelgeving, boekhouding en IT-diensten. Een financiële dienstverlener wordt bijvoorbeeld opgedeeld in drie delen: de front-office (bijv. verkoop, marketing en klantenondersteuning), de middle-office (risicobeheer) en de back-office (administratieve en ondersteunende diensten).
Op basis hiervan omvat de back-office meer dan 10 verschillende activiteitengebieden van bedrijven. We verdelen back-office activiteiten in algemene (die verplicht zijn voor alle bedrijven) en optionele (die alleen verplicht zijn als bedrijven bepaalde activiteiten starten, bijvoorbeeld: aandelen uitgeven).
Algemene back-office gebieden:
Boekhouding;
Belastingrapportage en naleving;
HR;
Juridisch;
Financieel beheer.
Optionele back-office ruimtes:
Risicobeheer;
IT;
Vermogensbeheer;
AML;
Naleving van gegevens.
Het belang van correct back-office onderhoud en beheer
Correcte werking en onderhoud van back-office zijn om meerdere redenen van vitaal belang. Elk stukje van deze puzzel beslaat een belangrijk deel van de bedrijfsactiviteiten zonder welke geen enkel bedrijf kan bestaan. Tegelijkertijd zijn al deze processen nauw met elkaar verbonden en als je in een ervan faalt, kunnen de meeste of zelfs alle processen instorten.
Laten we eens kijken naar een van de meest voor de hand liggende verbanden:
HR. Geen enkel bedrijf kan werken zonder mensen. Stel je voor dat je geweldige HR-specialisten hebt die de crème de la crème voor je bedrijf hebben ingehuurd. De HR-afdeling kan nauw samenwerken met het financieel management om inzicht te krijgen in het beschikbare loonbudget; moet nauw samenwerken met de boekhouding om de kosten te verantwoorden; met de juridische afdeling om een duidelijke en gereguleerde relatie met werknemers te hebben; ervoor zorgen dat intellectueel eigendom dat door een bedrijf is gecreëerd op de juiste manier wordt overgedragen en zorgen voor naleving van de arbeidswetgeving. Alleen al dit voorbeeld benadrukt het belang van correcte back-office activiteiten en hoe een van hen samenwerkt met de anderen.
Huidig Back-Office Management Proces en Problemen
Even een snelle vraag. Heb je nachtmerries? Nou, we hebben er een voor je - we gaan uitleggen hoe back-office nu wordt beheerd. Er zijn meerdere redenen waarom back-office operaties zo ingewikkeld zijn.
Ten eerste brengt back-office management extreme kosten met zich mee. Laten we eens naar de cijfers kijken. 25 miljoen micro- en kleine ondernemingen in de EU geven jaarlijks ongeveer 10.000.000.000 euro uit aan back-officeactiviteiten. Gemiddeld besteden Europese KMO's ongeveer 2,5% van hun omzet alleen aan naleving van de belastingwetgeving (buiten het feit dat ze belast worden). Volgens onderzoek van Zenefits beschouwt 40% van de bedrijfseigenaren boekhouding als het slechtste onderdeel van het bedrijf. Een ander afschuwelijk cijfer komt uit het VK, waar de kosten van onopgeloste juridische problemen voor KMO's worden geschat op £13,6B, terwijl startende bedrijven in het VK gemiddeld ongeveer £22.000 uitgeven aan back-office procedures in het eerste jaar dat ze actief zijn.
Waarom is Back-Office in zo'n slechte staat?
Geen exacte metingen om de prestaties te volgen
Dus de prestaties van front-office medewerkers worden voortdurend gemeten en als gevolg daarvan worden individuele prestaties voortdurend erkend. De reden hiervoor is het feit dat het meeste werk dat door back-office medewerkers wordt gedaan moeilijker te karakteriseren is omdat hun taken zo veelzijdig zijn en meerdere raakvlakken hebben. Deze afdelingen zijn de hoeksteen van een bedrijf, maar je kunt het gebrek aan rechtszaken niet meten, terwijl het marketingteam gegenereerde leads laat zien. Uiteindelijk is het heel moeilijk om de prestaties van de back-office te meten en een duidelijk beeld te krijgen van de toestand ervan.
Alle afdelingen en processen bestaan afzonderlijk
Dus, hoewel we het hebben gehad over de diepe verbondenheid van alle back-officeprocessen, bestaan alle afdelingen nog steeds afzonderlijk en spreken ze in de meeste gevallen op verschillende niveaus. Zelfs als alle afdelingen hun werk goed doen, zijn er een aantal hoekgevallen waarin ze botsen en sommige processen in de schaduw blijven. Het probleem wordt groter als een bedrijf outsourcers inhuurt die niet geïnteresseerd zijn om diep betrokken te zijn bij de processen om meer klanten te krijgen (dit betekent niet dat ze hun werk slecht doen en je kunt het ze ook niet echt kwalijk nemen).
Gebrek aan automatisering
Zelfs in het digitale tijdperk is er een gebrek aan instrumenten voor back-office automatisering. Natuurlijk zijn er instrumenten voor boekhoudkundige of fiscale automatisering. Elk instrument is echter slechts verantwoordelijk voor één taak en staat daarom op zichzelf zonder rekening te houden met andere backofficefuncties.
Gegevens worden gescheiden
Alle gegevens met betrekking tot de back-officeprocessen worden door elke afdeling afzonderlijk verzameld, gecontroleerd en beheerd. Terwijl deze gegevens verenigd moeten worden omdat ze andere processen beïnvloeden.
Uiteindelijk heeft het bedrijfsmanagement geen duidelijk beeld van de huidige staat van de back-office en is er geen oplossing die alle processen samenbrengt.
Hoe Back-Office eruit moet zien: één controlepaneel om alle Back-Office processen te beheren
Nu we de problemen onder de loep hebben genomen, willen we je graag vertellen over het product dat we ontwikkelen, wat we ermee willen bereiken en waarom het belangrijk is voor ons persoonlijk.
Enty's control panel is een eenvoudige tool waarmee ondernemers alle back-office processen van een bedrijf vanaf één plek kunnen regelen. Bij ons kun je een bedrijf in de EU oprichten en het vervolgens online beheren gedurende de hele levenscyclus van een bedrijf. Van belastingrapportage tot meer gecompliceerde taken zoals corporate actions en cap table management. In principe willen we zowel algemene als optionele backofficefuncties dekken.
Ons belangrijkste doel is om bedrijven een duidelijk beeld te geven van de huidige status van back-office activiteiten. Dit bereiken we door een combinatie van onze geautomatiseerde oplossingen en integratie met andere diensten. Dus als er een goede tool is voor het automatiseren van bepaalde processen, besteden we geen tijd aan het opnieuw bouwen ervan op Enty, maar integreren we het met ons controlepaneel. Op deze manier worden alle benodigde gegevens op één plek verzameld.
Wij geloven dat een oplossing voor echte back-office automatisering geen AI of rocket science tool is. Naar onze mening kan echte automatisering alleen worden bereikt als alle back-officeprocessen en gegevens met betrekking tot deze processen op één plaats worden behandeld en geanalyseerd. Wij zijn het enige team op de markt dat een juridische entiteit behandelt als een set verplichtingen: wij geloven echt dat we, door het ontstaan en het leven van de verplichtingen te controleren, de meeste back-officeprocessen eenvoudig kunnen automatiseren en zo tijd, energie en geld kunnen besparen voor duizenden ondernemers wereldwijd.
Ons doel is om end-to-end cross-functionele processen af te dekken en een industriestandaard te creëren voor back-office activiteiten. Op deze manier willen we de delen die nu in de schaduw staan verlichten
Back-office automatisering zal niet betekenen dat een bedrijf dat helemaal kan vergeten, maar het zal de huidige processen aanzienlijk verbeteren, waardoor bedrijfseigenaren tijd en geld besparen. En natuurlijk kunnen sommige problemen niet worden opgelost zonder tussenkomst van professionals, daarom bieden we voortdurend hulp en consultaties van professionals.
Iets anders waar we aan werken is het ontwikkelen van een echt menselijke benadering van back-office activiteiten. De huidige markt is meedogenloos en er is geen echte menselijke benadering - daarom hebben we een nieuw paradigma gecreëerd - een persoonlijke Online Therapeut die er is om te navigeren door juridische, boekhoudkundige en zelfs algemene zakelijke problemen.
Op dit punt heb je misschien de vraag waarom wij ons zorgen maken? Het antwoord is simpel, ons team heeft eerder aan beide kanten van de tafel gezeten: ons team heeft gewerkt in consulting en we hebben samen al een startup bedrijf opgebouwd. Met behulp van onze expertise willen we de producten bouwen om deze gebreken te verhelpen met één doel - de nieuwe industriestandaard voor back-office operations management neerzetten. Deze markt heeft een enorm potentieel voor verandering en het is tijd om deze verandering te brengen (dat was eigenlijk 10 jaar geleden al zo). Laten we deze verandering samen tot stand brengen, we nodigen u uit om met ons samen te werken of gewoon uw mening over dit onderwerp te delen.
