Boekhoudkundige routines voor kmo's: hier heb je 5 minuten per maand voor nodig
Als je een bedrijf begint, zul je te maken krijgen met boekhoudkundige taken en verantwoordelijkheden die horen bij het hebben van een bedrijf. En hoewel boekhouden niet echt een spannende bezigheid is, is het cruciaal om hier een systeem op te bouwen dat 'de achterkant' van je bedrijf ondersteunt.
Als je een klein bedrijf begint, huur je meestal geen boekhouder in om deze taken in één keer te delegeren. Meestal is je kleine onderneming alleen verplicht om een jaarverslag in te dienen, wat in principe één keer per jaar is.
Deze gids zal je helpen om de boeken goed bij te houden en deze datum te halen zonder papierproblemen en brandende deadlines. 5 minuten per maand, dat is alles!
Routine controlelijst boekhouding
Stap 1. Registreer alle financiële activiteiten
Al je inkomsten en uitgaven moeten worden bijgehouden. Wanneer je geld ontvangt of verstuurt, moet er een document zijn met financiële informatie over de transactie.
Het meest voorkomende type document om een transactie tussen een bedrijf en een klant vast te leggen is een factuur. Gezien de alternatieven zoals cheques, bonnetjes en rekeningen, wordt een factuur overal in de wet opgenomen, dus dat is optimaal.
Factuurbeheer kan eenvoudig worden georganiseerd door een factuurgenerator. Zorg er wel voor dat je controleert of het formulier alle benodigde informatie bevat. Besteed speciale aandacht aan nummers (moeten opeenvolgend zijn) en data van een factuur. Dit is cruciaal voor het bijhouden van betalingen en het beheren van achterstallige facturen.
Stap 2. Bewaar alle gegevens
Uiteraard moet het worden bewaard tot de volgende verslagperiode. Maar in de meeste landen moet een bedrijf alle documenten 7 jaar bewaren.
Als je een service voor factureringsbeheer gebruikt, wordt de taak van het bewaren eenvoudiger, omdat de gegenereerde documenten meestal in je profiel worden opgeslagen (als je tenminste niet de gratis proefversie gebruikt). En als je een gratis proefgenerator hebt of facturen handmatig maakt, dan moet je een map maken om ze te bewaren.
Hetzelfde geldt voor inkomende facturen. Omdat ze meestal via e-mail worden verstuurd, kun je een speciale mailbox aanmaken om facturen van je leveranciers en aannemers op één plek te ontvangen. Het is ook handig om kopieën van de documenten op te slaan in een map voor cloudopslag. Je kunt instellen dat de bestanden automatisch vanuit de mailbox naar Google Drive worden gestuurd via deze applicatie.
Stap 3. Financiële transacties analyseren
Het boekhoudproces begint met het analyseren van financiële transacties. Voer eenvoudigweg je bankrekeningprofiel in en controleer of je facturen overeenkomen met je inkomende en uitgaande betalingen.
Voor elke transactie moet een brondocument worden gevonden als basis voor de registratie. Als sommige documenten ontbreken, neem je indien nodig contact op met je tegenpartij om de leemte op te vullen zonder de chronologische volgorde te verbreken.
Stap 4. Aanpak van het jaarverslag
Dan gaan bedrijfstransacties naar de journaals, zoals verkoopjournaals, enzovoort, en dan naar een grootboek. Je krijgt de balans, controleert of het totaal van de debiteringen gelijk is aan het totaal van de crediteringen en stelt een financieel overzicht op - dat wordt een boekhoudtaak genoemd.
Je kunt hiervoor boekhoudsoftware gebruiken of een beroep doen op een eenmalige service van een professionele boekhouder. Hoe dan ook, het zal een fluitje van een cent zijn om een jaarverslag op te stellen van georganiseerde facturen die aan alle transacties voldoen.
De boekhoudkundige gezondheid is vergelijkbaar met elke andere gezondheidsroutine die je doet. Stel je voor, je gaat naar de tandarts en het is een gewone controle. Je betaalt geen extra kosten voor behandelingen en je bent geen uren bezig met het zoeken en oplossen van al lang bestaande problemen.
Hoe je de tijd voor boekhoudhygiëne kunt verkorten
Hygiëne in het algemeen gaat over het inbouwen van noodzakelijke routines in je leven.
Heb je een dienst verleend? - Maak een factuur
Heb je een factuur? - Bewaar het in een bepaalde map
Geld ontvangen? - Controleer de cijfers
Het is niet moeilijk om te beheren, tenminste als je geen drukke factureringsworkflow hebt (10+ facturen per maand). Toch verwaarlozen veel zakenmensen de boekhoudkundige hygiëne, omdat het tijd kost om in te loggen op je factuurgenerator, vervolgens - op je mobiele bankrekening, om inkomende documenten te uploaden, enzovoort.
Enty Control Panel is een oplossing om tijd en energie te besparen. Gebruik een geïntegreerde facturatieservice, verbind uw bankrekening met Control Panel, upload hier alle externe documenten en ze worden automatisch verzonden naar een gecertificeerde accountant die namens u een jaarverslag indient.
0 achterstallige facturen, 0 verloren documenten, 0 boetes, 5 minuten van uw tijd per maand en +500 voor uw managementcapaciteit met één enkel abonnement!
