Is het uitbesteden van back-office activiteiten geschikt voor uw bedrijf?
Hebt u het gevoel dat uw backoffice uw bedrijf gegijzeld houdt? Laten we eerlijk zijn: niemand droomt ervan om financiën uit te zoeken, aangiftes in te dienen, de loonlijst bij te houden of documenten te beheren. Een bedrijf runnen is echter niet alleen maar 'grote ideeën' en veel creativiteit, want er is ook een backoffice-belasting die voortdurend moet worden afgehandeld. Door hulp van iemand anders in te roepen voor deze taken, worden de taken minder zwaar en zijn alle hoofden vrij om hun tijd en middelen aan andere gebieden te besteden. Maar werkt het überhaupt wel op die manier? Kom met ons mee om te kijken of het uitbesteden van de administratie van je activiteiten voordelig is of uitdagingen met zich meebrengt die je niet had voorzien.
De belangrijkste gebieden voor back-office outsourcing
Je wilt graag onnodige kosten besparen en misschien is backoffice outsourcing de oplossing. Ik ga nu in op de belangrijkste redenen waarom outsourcing voordelig kan zijn.
Financiën en boekhouding
Wil je flink wat geld besparen? Kijk dan niet verder dan het uitbesteden van sommige financiële en boekhoudkundige taken. Je betaalt alleen voor wat nodig is en vermijdt de buitensporige kosten die komen kijken bij fulltime werknemers die je boekhouding doen. Bovendien profiteer je van de uitstekende vaardigheden en geavanceerde technologie en bespaar je veel geld. Al met al kan sourcing je helpen je capaciteit te vergroten zonder de vervelende uitdaging van het beheren van HR, of het nu gaat om boekhouding of budgettering.
Het beste deel? Dat is allemaal mogelijk met Enty - je beste back-office partner. Je hoeft niet meer naar je boekhouder te glimlachen - je hoeft alleen maar de benodigde informatie te verstrekken en wij dienen alle rapporten voor je in, precies wanneer dat nodig is.
Personeelszaken
HR outsourcing is niet langer een optie; het is de nieuwe norm geworden. Door u te ontlasten van het beheer van de salarisadministratie, de secundaire arbeidsvoorwaarden en het onderhouden van de relaties met werknemers, kunt u uw aandacht richten op de dingen die tellen: het laten groeien van uw bedrijf. Er zijn callcenters die vierentwintig uur per dag werken om alle HR-taken uit te voeren: aanwerving, personeelsbeheer, nalevingsbeheer en zelfs prestatiebeheer.
IT-ondersteuning en gegevensbeheer
Een van de belangrijkste aspecten in de moderne wereld is de IT-afdeling. Het verplaatsen van de IT-helpdeskfunctie naar het buitenland zorgt ervoor dat diensten 24 uur per dag beschikbaar zijn, dat bekwaam personeel van over de hele wereld beschikbaar is en dat snelle veranderingen in de technologie geen uitdaging vormen. Omdat we gegevens nu beheren in plaats van verzamelen, zoekt het naar kilometers. Uitbesteding kan gelijke tred houden met de groeiende hoeveelheid gegevens door ervoor te zorgen dat het gegevensbeheersysteem efficiënt en veilig is.
Voordelen van het uitbesteden van back-officetaken
Klaar om uw bedrijf op te laden? Het uitbesteden van backofficefuncties voor een bedrijf is een van de briljantste ideeën. Het is alsof je een geheim wapen achter de hand hebt. We nemen een kijkje naar de unieke voordelen die je zullen laten zien waarom je je afvraagt waarom je nooit eerder op deze wagen bent gesprongen.
Kostenreductie: neem even de tijd en visualiseer hoe je je overheadkosten kunt verlagen in een tiende van de tijd die een Katana ninja nodig heeft. Dat is min of meer wat outsourcing inhoudt. Je zult veel geld besparen op salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden en zelfs op kantoorruimte. Bovendien zijn de kosten voor de geleverde diensten voor de tijd dat ze nodig zijn. Het is vergelijkbaar met een foodcourt, waar je alleen betaalt voor de paar items die je wilt.
Toegang tot bekwame professionals: met hetzelfde ingehuurde geld verhoogt hulp de productiviteit op één werkplek. Door middel van uitbesteding kun je een reeks experts in dienst nemen in plaats van een manusje-van-alles. In elk van die teams komt een overvloed aan pleitbezorgers, genoeg voor elke functie en structuur. Als uw taken zijn uitbesteed, kunt u er zeker van zijn dat deze sponzen de middelen zullen vinden waar ze zich voordoen om vast te stellen hoe een taak moet worden uitgevoerd.
Efficiëntere werking: deze keer hoeven je werknemers geen saaie taken uit te voeren, maar kunnen ze doen wat belangrijk is, namelijk je bedrijf ontwikkelen. Door te outsourcen kun je je focus weer verleggen naar activiteiten die sneller inkomsten genereren dan je 'ka-ching' kunt zeggen, ook omdat je op die manier onnodige activiteiten verwijdert. En daarna werk je als een soepel lopende machine met processen en geavanceerde technologie.
Nadelen van back-office outsourcing
Hoezeer het uitbesteden van de backofficefuncties ook het antwoord is voor elk bedrijf, er zijn enkele tegenslagen onderweg. Laten we eens kijken naar enkele mogelijke nadelen waar je voorzichtig mee moet zijn.
Problemen met kwaliteitscontrole: als je ooit in zo'n situatie hebt gezeten, weet je dat je dat niet per se leuk vindt. In de meeste gevallen, wanneer je een project verstuurt zonder enig toezicht, wordt het uiteindelijk slecht uitgevoerd, als het al wordt uitgevoerd. Om dit te voorkomen is het beter om specifieke KPI's te gebruiken en een kwaliteitsgerichte mentaliteit te ontwikkelen met je outsourcingbedrijf. Dat is waar begrip en het aantal contactmomenten een rol spelen.
Risico's voor de privacy van gegevens: het binnendringen van gegevens is een van de ernstige veiligheidsproblemen in het huidige digitale tijdperk. Wanneer je gegevens uitbesteedt, geef je gevoelige informatie door aan een andere partij die geen partij is bij de oorspronkelijke gegevens. Een dergelijk intern of extern lek van privégegevens kan leiden tot hacken, lekken, complianceproblemen en andere regelmatige problemen. Om je zakelijke kaders en informatie te beveiligen, moet je altijd voor partners gaan die bekende beveiligingsstandaarden hebben en beleid invoeren zoals multi-factor authenticatie en het bijhouden van activiteiten.
De knoop doorhakken: is het de juiste keuze voor jou?
Klaar om de sprong te wagen naar backoffice outsourcing? Even geduld! Overcommunicatie vindt ook plaats, maar als je eenmaal het concept van de business snapt en een paar vragen in je hoofd hebt: first things first, wat is het eindresultaat waar je naar op zoek bent? Wil je je uitgaven verlagen, je productiviteit verhogen, of wil je een smalle specialisatie? Nadat je je belangrijkste doelstellingen hebt geclassificeerd, is het tijd om je mouwen op te stropen en echt onderzoek te gaan doen.
Uw bedrijfsbehoeften beoordelen
Om te beginnen verzamel je je team en hou je een brainstormsessie over de taken die je wilt uitbesteden. Richt je op functies die je tijd en middelen belasten. Denk eraan dat niet alle backofficefuncties geschikt zijn om uit te besteden. Bepaal welke functies kunnen worden uitbesteed en welke functies je het beste kunt behouden. Deze stap is erg belangrijk omdat het onnodige kosten bespaart en ervoor zorgt dat je focus behouden blijft.
Potentiële leveranciers evalueren
Laten we nu eens kijken hoe je de meest ideale outsourcingpartner kunt vinden. Het is een beginnersfout om gewoon op zoek te gaan naar de goedkoopste optie. Ga op zoek naar een bedrijf dat jouw ambities begrijpt en deelt en dat ervaring heeft met jouw type bedrijf. Informeer naar hun vermogen om projecten te beheren, hoe ze de kwaliteit waarborgen en welke technologieën ze gebruiken. En hier is een pro-tip: vraag om een portfolio of casestudy's als hint in plaats van aannames te doen.
Een overgangsplan implementeren
Als je hebt besloten wie de leden van je dreamteam worden, is de volgende stap om het 'zwart op wit te zetten'. Maar wacht - overweeg alle voorzorgsmaatregelen en zorg voor een concreet overgangsplan voordat je de overeenkomst tekent. Dit plan moet een strategie bevatten voor de overdracht van kennis en het trainen van personeel, evenals het opzetten van communicatielijnen. Je moet echter begrijpen dat een dergelijke bekwaamheid van cruciaal belang is om de negatieve effecten van veranderingsprocessen te beperken en, beter nog, om het outsourcingbedrijf in de juiste gemoedstoestand te lanceren.
Uitdagingen bij uitbesteding overwinnen
Klaar om de hindernissen van outsourcing aan te pakken? Kom op, laten we de confrontatie aangaan met de moeilijkheden van outsourcing. Laten we de overgebleven tactieken die de samenwerking zo soepel als de klop van de machine laten verlopen.
Effectieve communicatiestrategieën
Als je twijfelt over de sterke of zwakke punten van je tegenstander, bedenk dan dat wie zwijgt het bij het verkeerde eind heeft. Identificeer in dit geval de juiste methoden om de geïdentificeerde conflicten te vermijden of te beëindigen. Ontwikkel een goede rapportagestructuur om de communicatiestrategie op te bouwen en uit te voeren. Implementeer samenwerkingssystemen, zelfs onder teamleden, zoals Slack of Trello. Vergeet ook niet dat communicatie niet alleen spreken is, maar ook informatie ontvangen. Er is behoefte aan feedback en het zo snel mogelijk oplossen van problemen.
Prestatiebewaking
Aandacht besteden aan de prestaties van het bedrijf spreekt boekdelen over de organisatie. Identificeer en specificeer concrete, objectieve en kwantificeerbare prestatie-indicatoren die in overeenstemming zijn met de doelstellingen van het bedrijf. Voortgangsupdates worden gepresenteerd door het gebruik van visuele dashboards om het volgen en rapporteren te vergemakkelijken. Focus ook op prestatie-indicatoren, maar niet alleen op cijfers, maar ook op klantprocessen en procesefficiënties. Ja, als je het niet kunt meten, verwacht dan niet dat je het kunt beheren en uitvoeren.
Sterke partnerschappen opbouwen
Als we zeggen dat de relatie is opgebouwd, moeten we er vertrouwen in hebben en er zeker van zijn dat de relatie, met of zonder project, zal blijven bestaan. Benadruk eerlijkheid en een cultuur van openheid. Neem het initiatief om culturele diversiteit te begrijpen en manieren te vinden om deze te overwinnen. Af en toe bijpraten via virtuele sessies en videogesprekken tussen de partners kan wonderen doen. Onthoud dat het niet alleen gaat om het vervullen van de eenvoud, maar om samen verder te gaan.
Laatste gedachten
Laatste gedachten
Het uitbesteden van back-office activiteiten kan de kosten aanzienlijk verlagen, de efficiëntie verbeteren en toegang bieden tot gespecialiseerde vaardigheden. Succes hangt echter af van een grondige evaluatie van uw bedrijfsbehoeften, het selecteren van de juiste partners en het implementeren van een soepel overgangsplan. Flexibel blijven, duidelijke communicatie en het opbouwen van sterke partnerschappen zijn de sleutel tot het overwinnen van uitdagingen. Of outsourcing voor jou de juiste keuze is, hangt af van je unieke situatie, maar het kan een krachtig hulpmiddel zijn om te groeien.
Hoe? Ontdek bij Enty hoe jouw bedrijf het meest efficiënt kan worden door back-office outsourcing!
