Le panneau de contrôle - une solution pour orchestrer les processus d'arrière-guichet
L'objectif principal d'Enty est d'automatiser tous les processus de back-office de votre entreprise. Aujourd'hui, j'aimerais vous parler du cœur de notre solution - le panneau de contrôle qui aide les entreprises à gérer leurs processus en toute simplicité.
Qu'est-ce que le Back-Office ?
Nous parlons donc souvent de la gestion du back-office. Tout d'abord, examinons le concept de gestion du back-office, en quoi il diffère de la gestion du middle-office et du front-office, et quelle est l'importance de ces processus.
Selon Investopedia
Le back-office est la partie d'une entreprise composée de personnel administratif et de soutien qui n'est pas en contact avec les clients. Les fonctions de back-office comprennent les règlements, les autorisations, la tenue des dossiers, la conformité réglementaire, la comptabilité et les services informatiques. Par exemple, une société de services financiers est divisée en trois parties : le front-office (par exemple, les ventes, le marketing et l'assistance à la clientèle), le middle-office (la gestion des risques) et le back-office (les services administratifs et d'assistance).
Sur cette base, le back-office comprend plus de dix domaines d'activité différents. Nous divisons les opérations de back-office en deux catégories : les opérations générales (obligatoires pour toutes les entreprises) et les opérations facultatives (obligatoires uniquement lorsque les entreprises entament certaines activités, par exemple l'émission d'actions).
Zones générales de back-office :
Comptabilité ;
Déclaration fiscale et conformité ;
RH ;
Juridique ;
Gestion financière.
Zones de back-office optionnelles :
Gestion des risques ;
IT ;
Gestion des fonds propres ;
AML ;
Conformité des données.
Importance d'une maintenance et d'une gestion correctes du back-office
Les opérations correctes et la maintenance du back-office sont vitales pour de multiples raisons. Chaque pièce de ce puzzle couvre une partie importante des opérations des entreprises sans lesquelles aucune entreprise ne peut exister. En même temps, tous ces processus sont profondément liés et si vous échouez dans l'un d'entre eux, cela peut entraîner l'effondrement de la plupart d'entre eux, voire de tous.
Examinons rapidement l'une des connexions les plus évidentes :
LES RESSOURCES HUMAINES. Aucune entreprise ne peut fonctionner sans personnel. Imaginons que vous disposiez d'excellents spécialistes des ressources humaines qui ont recruté la crème de la crème pour votre entreprise. Le département des ressources humaines peut travailler en étroite collaboration avec la direction financière pour comprendre le budget salarial disponible ; il doit travailler en étroite collaboration avec la comptabilité afin de comptabiliser les coûts ; avec le département juridique pour avoir une relation claire et réglementée avec les employés ; pour s'assurer que la propriété intellectuelle créée par une entreprise est transférée correctement, et pour garantir la conformité avec la réglementation du travail. Cet exemple met en évidence l'importance d'opérations de back-office correctes et la manière dont l'une d'entre elles coopère avec les autres.
Processus et problèmes actuels de gestion du back-office
Une petite question. Avez-vous des cauchemars ? Eh bien, nous en avons un pour vous - nous en venons à l'explication de la manière dont le back-office est géré aujourd'hui. Il y a de multiples raisons pour lesquelles les opérations de back-office sont si compliquées.
Tout d'abord, la gestion du back-office est extrêmement coûteuse. Jetons un coup d'œil rapide sur quelques chiffres. 25 millions de micro et petites entreprises dans l'UE dépensent environ 10 millions d'euros par an pour des opérations de back-office. En moyenne, les PME européennes consacrent environ 2,5 % de leur chiffre d'affaires à la seule mise en conformité fiscale (en dehors de l'imposition). Selon une étude de Zenefits, 40 % des chefs d'entreprise considèrent la comptabilité comme le pire aspect de leur activité. Un autre chiffre effrayant provient du Royaume-Uni, où le coût des problèmes juridiques non résolus pour les PME est estimé à 13,6 milliards de livres sterling, tandis que les startups britanniques dépensent en moyenne 22 000 livres sterling en procédures administratives au cours de la première année d'activité.
Pourquoi le back-office est-il en si mauvais état ?
Pas de mesures exactes pour suivre les performances
Ainsi, les employés du front-office voient leurs performances constamment mesurées et, par conséquent, leurs réalisations individuelles sont continuellement reconnues, alors que pour le back-office, c'est un peu différent. La raison en est que la majeure partie du travail effectué par les employés du back-office est plus difficile à caractériser, car leurs tâches sont très variées et impliquent de multiples points de contact. Ces départements sont la pierre angulaire d'une entreprise, mais vous ne pouvez pas mesurer l'absence de poursuites judiciaires, alors que l'équipe de marketing indique les pistes générées. En fin de compte, il est assez difficile de mesurer les performances du back-office et d'avoir une image claire de son état.
Tous les départements et processus existent séparément
Ainsi, bien que nous ayons parlé de la connexion profonde de tous les processus de back-office, tous les départements existent toujours séparément et, dans la plupart des cas, ils parlent à des niveaux différents. Même si tous les départements font leur travail correctement, il existe plusieurs cas de figure où ils se heurtent et où certains processus restent dans l'ombre. Le problème s'aggrave lorsqu'une entreprise engage des sous-traitants qui ne souhaitent pas s'impliquer profondément dans les processus, afin d'avoir plus de clients (cela ne veut pas dire qu'ils font mal leur travail et on ne peut pas vraiment les blâmer).
Manque d'automatisation
Même à l'ère numérique, il y a un manque d'instruments pour l'automatisation du back-office. Certes, il existe des instruments pour l'automatisation de la comptabilité ou de la fiscalité. Cependant, chaque outil n'est responsable que d'une seule tâche et existe donc de manière isolée, sans tenir compte des autres fonctions de l'arrière-boutique.
Les données sont séparées
Toutes les données relatives aux processus d'arrière-guichet sont collectées, contrôlées et gérées séparément par chaque département. Or, elles doivent être unifiées car elles influencent d'autres processus.
Au final, la direction de l'entreprise n'a pas une vision claire de l'état actuel du back-office et il n'existe pas de solution pour unifier l'ensemble des processus.
Comment doit se présenter le back-office : un panneau de contrôle unique pour orchestrer tous les processus de back-office
Maintenant que nous avons examiné les problèmes, nous aimerions vous parler du produit que nous développons, de ce que nous aimerions réaliser et de la raison pour laquelle il est important pour nous personnellement.
Le panneau de contrôle d'Enty est un outil simple qui permet aux entrepreneurs d'orchestrer tous les processus de back-office d'une entreprise à partir d'un seul endroit. Avec nous, vous pouvez constituer une société dans l'UE et la gérer en ligne tout au long de son cycle de vie. Cela va de la déclaration fiscale à des tâches plus complexes telles que les opérations sur titres et la gestion de la table de capitalisation. Fondamentalement, nous souhaitons couvrir les fonctions de back-office générales et optionnelles.
Notre objectif principal est de fournir aux entreprises une image claire de l'état actuel des opérations de back-office. Nous y parvenons en combinant nos solutions automatisées et l'intégration avec d'autres services. Ainsi, s'il existe un outil décent pour l'automatisation de certains processus, nous ne passerons pas de temps à le reconstruire sur Enty, mais nous l'intégrerons à notre panneau de contrôle. De cette manière, toutes les données nécessaires sont rassemblées en un seul endroit.
Nous pensons qu'une solution pour une véritable automatisation du back-office n'est pas un outil d'IA ou de science-fiction. Selon nous, une véritable automatisation ne peut être réalisée que si tous les processus de back-office et les données relatives à ces processus sont traités et analysés en un seul endroit. Nous sommes la seule équipe sur le marché qui traite une entité juridique comme un ensemble d'obligations : nous croyons vraiment qu'en contrôlant la naissance et la vie des obligations, nous pouvons facilement automatiser la plupart des processus de back-office et donc économiser du temps, de l'énergie et de l'argent pour des milliers d'entrepreneurs dans le monde entier.
Notre objectif est de couvrir les processus interfonctionnels de bout en bout et de créer une norme industrielle pour les opérations de back-office. De cette manière, nous souhaitons éclairer les parties qui sont actuellement dans l'ombre.
L'automatisation du back-office ne signifie pas qu'une entreprise pourra l'oublier complètement, mais elle améliorera considérablement les processus actuels, ce qui permettra aux chefs d'entreprise d'économiser du temps et de l'argent. Bien entendu, certains problèmes ne peuvent être résolus sans l'intervention de professionnels, c'est pourquoi nous offrons une aide et des consultations constantes de la part de professionnels.
Nous travaillons également à la mise en place d'une approche véritablement humaine des opérations de back-office. Le marché actuel est impitoyable et il n'y a pas de véritable approche humaine - c'est pourquoi nous avons créé un nouveau paradigme - un thérapeute personnel en ligne qui est là pour naviguer à travers les luttes juridiques, comptables et même les luttes commerciales générales.
À ce stade, vous vous demandez peut-être pourquoi nous nous en préoccupons. La réponse est simple : notre équipe s'est déjà trouvée des deux côtés de la table : nous avons travaillé dans le conseil et nous avons déjà créé une startup ensemble. En utilisant notre expertise, nous visons à construire les produits pour corriger ces défauts avec un objectif - établir la nouvelle norme de l'industrie pour la gestion des opérations de back-office. Ce marché a un énorme potentiel de changement et il est temps d'apporter ce changement (c'était déjà le cas il y a 10 ans). Nous vous invitons à travailler avec nous ou simplement à partager votre opinion sur le sujet.
