Comment constituer une société en Estonie avec Enty : le guide détaillé
Nous avons déjà publié de nombreux articles sur les différents aspects du processus d'incorporation en Estonie. Aujourd'hui, dans cet article, nous souhaitons nous concentrer sur les étapes spécifiques de l'incorporation avec Enty.
Un petit rappel. Si vous cherchez un endroit approprié pour démarrer votre entreprise, l'Estonie est l'une des meilleures juridictions pour cela : rapide, transparente, hautement numérisée, et excellente en termes de régime fiscal. Enty vous aide à ouvrir une société le plus rapidement possible et à automatiser les opérations de back-office de votre entreprise, telles que la comptabilité, la facturation, les opérations bancaires, les ressources humaines et autres. Explorez notre site web pour en savoir plus sur les services d'Enty qui rendent votre vie professionnelle moins ennuyeuse et moins compliquée.
Étape 1 : S'identifier
Tout d'abord, vous devez vous connecter sur notre site web, créer un mot de passe et confirmer votre adresse électronique. Ensuite, vous aurez accès au profil de l'entreprise, où vous pourrez consulter des informations complètes, des documents et des plans pour les prochaines étapes.
Étape 2 : Choisir l'option de constitution en société et fournir des informations sur votre future entreprise
Il est maintenant temps de choisir si vous voulez procéder à une résidence électronique (la carte d'identité estonienne et la carte d'identité mobile, la carte d'identité mobile lituanienne et la carte d'identité lettone sont également acceptées) ou sans carte d'identité. Notez que ces informations peuvent être modifiées ultérieurement, alors n'ayez pas peur de faire des erreurs :)
Enty propose trois voies d'incorporation :
1) Constitution pour un actionnaire avec e-Residency
Si vous souhaitez devenir un actionnaire unique et procéder à l'e-Residency ou à d'autres Digital IDs, le processus d'incorporation sera rapide et facile, sans appels ni consultations. Vous pourrez ouvrir une société directement sur le site d'Enty, l'ensemble du processus ne prendra que quelques minutes et votre société sera constituée au cours d'un jour ouvrable.
2) Constitution pour plusieurs actionnaires avec e-Residency
Si vous souhaitez ajouter plusieurs actionnaires, l'incorporation se fera directement lors de l'appel avec notre gestionnaire de clientèle. L'ajout de nouveaux membres vous coûtera 100 € pour chacun d'entre eux, car le processus d'ajout de nouveaux actionnaires après la constitution de la société est plus complexe. Si c'est ce que vous souhaitez, choisissez l'option "constitution avec identification numérique", et les autres actionnaires seront ajoutés au cours des étapes suivantes.
3) Incorporation sans identification numérique
Cette voie est plus coûteuse et plus longue car elle nécessite des services notariaux, des opérations supplémentaires à forte intensité de main-d'œuvre et du temps pour l'obtention de la résidence électronique.
Après avoir choisi un mode de constitution approprié, remplissez les informations relatives à votre entreprise :
Nom de l'entreprise
Indiquez le nom de votre future société. Si celui que vous souhaitez est déjà pris, notre système vous le fera savoir, car nous vérifions automatiquement sa disponibilité dans le registre des sociétés estonien. Mais cela ne signifie pas que le tribunal approuvera certainement ce nom. Si nous avons des doutes sur le nom de votre société, notre gestionnaire de clientèle vous contactera au sujet de sa modification.
Téléphone de l'entreprise
Saisissez le numéro de téléphone de votre entreprise. Veuillez tenir compte du fait que si vous constituez une société avec e-Residency, le numéro de téléphone doit coïncider avec le numéro de téléphone lié à votre carte e-Residency ou à votre carte d'identité numérique.
Principal domaine d'activité
Au cours de cette étape, vous devrez choisir l'un des domaines d'activité figurant dans la liste officielle. Vous pouvez faire défiler la liste ou simplement commencer à taper le nom du domaine d'activité recherché. Votre entreprise peut avoir jusqu'à 10 domaines d'activité identifiés. Pour procéder à la constitution de l'entreprise, vous devez en choisir au moins un. Si vous ne savez pas lequel décrit le mieux les activités de votre entreprise, veuillez poser votre question.
Code d'activité
Ensuite, vous devrez choisir un code d'activité à 5 chiffres qui décrit le mieux les activités de votre entreprise. Là encore, vous pouvez toujours nous consulter pour en choisir un.
ATTENTION ! Le type de société par défaut est PLC (connu sous le nom de OÜ en Estonie). Si vous souhaitez constituer d'autres types de sociétés, veuillez nous contacter directement et nous nous en chargerons. Notez également que le capital social minimum en Estonie est de 2500 EUR. Il est possible de reporter le paiement du capital social dans le futur. Toutefois, dans ce cas, tous les fondateurs de la société seront tenus personnellement responsables du montant différé.
N'ayez pas peur de faire des erreurs : à ce stade, les informations relatives à votre société et le choix du mode de constitution peuvent être modifiés ou complétés ultérieurement. Et n'oubliez pas de vérifier votre adresse électronique :)
Étape 3 : Compléter les informations sur les actionnaires et les administrateurs
Après avoir fourni des informations de base sur votre future entreprise, il est temps de compléter les informations sur les actionnaires et les administrateurs d'une entreprise. Notez que cette étape est l'une des plus importantes, car les documents concernant votre entreprise seront basés sur les informations fournies ici.
Au cours de cette étape, vous devrez indiquer les coordonnées, les rôles dans l'entreprise, les adresses détaillées et d'autres informations légales pour chaque actionnaire/administrateur. En cas de constitution sans résidence électronique, veuillez préparer votre passeport, car nous aurons besoin de son numéro et de sa date d'émission.
Notez que toute société estonienne doit avoir au moins un directeur et un actionnaire. Si vous êtes le seul propriétaire de la société, cela signifie que vous jouez par défaut le rôle d'actionnaire et de directeur et que vous détenez 100 % des actions. Toutefois, si votre entreprise compte plusieurs membres, vous pouvez répartir ces rôles et ces parts entre eux. Dans ce cas, revenez à la première carte et mettez à jour votre rôle et le nombre d'actions après avoir créé les cartes des autres membres.
Notez que si vous avez choisi l'incorporation avec e-Residency, choisissez votre type d'identification numérique au bas du formulaire et entrez votre code d'identification personnel au lieu des informations du passeport (NB ! Le code de l'E-Residency et de la plupart des cartes d'identité numériques se compose de 11 chiffres, et non de 5 comme le veut une idée fausse répandue).
La bonne nouvelle, c'est qu'Enty peut facilement vous ouvrir une société pour plusieurs membres. Dans ce cas, tous les membres doivent avoir leur propre carte de résidence électronique ou leur propre carte d'identité numérique. Cela vous coûtera 100 € supplémentaires pour chaque nouveau membre, car le processus d'ajout de nouveaux actionnaires après la constitution de la société est plus complexe. Pour ce faire, il vous suffit d'appuyer sur le bouton "Ajouter un actionnaire/directeur" et de nous fournir les informations relatives à un autre actionnaire.
Comment réinitialiser une application et repartir de zéro ?
Si quelque chose ne va pas ou si vous avez fait une erreur, vous pouvez facilement réinitialiser votre demande de constitution et repartir de zéro. Par exemple, pour changer le mode d'incorporation de "avec e-Résidence" à "sans e-Résidence". Voyons sur le gif comment procéder.
Étape 4 : Choisir et acheter la formule de constitution en société
Il est maintenant temps de choisir le plan de maintenance de l'entreprise. Vous avez le choix entre les plans Lite, Standard, Pro ou e-Commerce en fonction des besoins de votre entreprise. Notez que vous ne pouvez pas sauter cette étape car, en Estonie, vous êtes obligé d'avoir un bureau virtuel (adresse légale et personne de contact) - ce service est inclus dans tous nos forfaits payants.
En plus du bureau virtuel, vous pouvez obtenir la TVA, l'OSS, l'EORI, l'IBAN, utiliser un grand nombre de guides utiles et gérer d'autres processus commerciaux dans le cadre d'un seul abonnement ! Si vous souhaitez également automatiser votre comptabilité avec Enty, choisissez l'abonnement Standard, Pro ou e-Commerce.
Ensuite, vérifiez que tout ce que vous avez choisi dans les étapes précédentes est correct, puis effectuez le paiement. Une fois le paiement effectué, vous verrez apparaître une fenêtre de succès. Félicitations ! Vous êtes à un pas de la fin !
Étape 5 : Processus de conformité
Nous devons également nous assurer auprès des autorités estoniennes que vous ne figurez pas sur les listes de sanctions, que vous n'êtes pas une personne politiquement exposée ou que vous n'êtes pas impliqué dans des activités criminelles. Voici comment cela fonctionne. Il vous suffit de prendre une photo de vous avec vos documents pour vérifier votre identité sur un site web spécial. C'est très simple et cela ne prend que 5 minutes. Néanmoins, cette étape est indispensable - nous ne pourrons pas vous constituer une société sans conformité (de toute façon, vous devrez repasser par cette étape lors de l'ouverture de votre compte bancaire).
Lors de la constitution d'une société avec Digital ID, la conformité sera effectuée après vérification de votre identité. Nous vous enverrons un lien spécial et vous accomplirez cette étape en quelques minutes.
Étape 6 : Le dernier saut
En cas d'incorporation avec e-Residency, il ne vous reste plus qu'à vérifier votre identité à l'aide de l'un des identifiants numériques. Tout d'abord, vous devez authentifier votre carte d'identité à l'aide du code PIN1, en remplissant simplement les codes nécessaires pour un identifiant numérique donné.
Une fois cette étape franchie avec succès, vous devez signer des documents à l'aide du code PIN2. Dans la fenêtre spéciale, téléchargez et vérifiez les documents que vous allez signer, et si tout est OK, terminez la signature en quelques secondes. Bientôt, nous vous enverrons un lien pour la conformité (voir l'étape précédente). Et c'est tout, votre travail est terminé - nous avons reçu vos documents et les avons envoyés au registre.
En général, la constitution d'une société ne prend pas plus d'un jour ouvrable, mais notre équipe de clients reste toujours en contact pour répondre à toutes les questions et régler tous les problèmes. Lorsque votre société sera opérationnelle, vous en serez informé par nos responsables.
Dans le cas d'une incorporation sans résidence électronique, vous devez suivre d'autres étapes. Tout d'abord, vous devez télécharger tous les documents que nous avons générés pour votre entreprise et consulter nos instructions étape par étape sur ce qu'il convient de faire avec ces documents. Téléchargez tous les documents, vérifiez que tout est correct et passez à l'étape suivante.
Ensuite, vous devez imprimer ces documents, les notarier et les faire apostiller par le ministère des affaires étrangères en anglais. Dans le cas contraire, la traduction coûtera plus cher et le processus d'incorporation prendra plus de temps. Notre responsable vous aidera dans cette opération. Veuillez noter qu'une apostille n'est pas nécessaire pour les citoyens de Belgique, d'Irlande, d'Italie, de France, du Danemark, de Russie, de Lettonie, de Lituanie, d'Ukraine et de Pologne.
Une fois la procédure terminée, veuillez envoyer une photo ou une copie des documents à notre équipe pour examen. Si tout est en ordre, nous donnerons le feu vert à l'envoi de ces documents par courrier. Si vous avez des difficultés à recevoir une apostille pour votre document, contactez-nous et nous vous fournirons une assistance à ce sujet.
Étape 7 : Nous envoyer les documents certifiés
uniquement pour la constitution d'une société sans résidence électronique
Lorsque les documents nécessaires sont notariés et apostillés, vous devez nous les envoyer en utilisant un service de messagerie tel que DHL, FedEx (n'envoyez pas les documents par le service postal habituel, par courrier postal, etc.)
N'hésitez pas à nous contacter où vous voulez, votre responsable personnel vous aidera à résoudre tous vos problèmes. Lors de la constitution de votre société, vous aurez un appel et une discussion avec notre directeur concernant votre future société.
Étape 8 : Patientez un peu et constituez votre entreprise en société
uniquement pour la constitution d'une société sans résidence électronique
La mise en œuvre des étapes précédentes ne prend que quelques jours (avec la carte d'identité numérique, quelques minutes) et après réception des documents, votre travail est terminé. Enty s'occupe du reste.
Curriculum vitae
Comme vous avez pu le constater, le processus de constitution est assez simple et direct. Nous avons tout simplifié et automatisé au maximum et avons créé l'interface la plus simple possible pour votre bien. La constitution d'une société avec Enty est rapide, peu coûteuse et hautement personnalisée. Tout au long du processus, vous serez en contact avec votre gestionnaire personnel qui vous aidera à résoudre tous les problèmes liés à votre entreprise. Notre soutien et notre assistance constants sont parmi les principales raisons pour lesquelles nos clients nous font le plus confiance :)
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