El panel de control: una solución para orquestar los procesos administrativos
El principal objetivo de Enty es automatizar todos los procesos administrativos de su empresa. Hoy me gustaría hablarte del corazón de nuestra solución: el panel de control que ayuda a las empresas a gestionar sus procesos con facilidad.
¿Qué es el Back-Office?
Hablamos mucho de la gestión administrativa. En primer lugar, veamos el concepto de gestión de back-office, en qué se diferencia de la gestión de middle-office y front-office, y cuál es la importancia de estos procesos.
Según Investopedia
El back-office es la parte de una empresa formada por el personal de administración y apoyo que no está de cara al cliente. Las funciones de back-office incluyen liquidaciones, autorizaciones, mantenimiento de registros, cumplimiento normativo, contabilidad y servicios informáticos. Por ejemplo, una empresa de servicios financieros se divide en tres partes: el front-office (ventas, marketing y atención al cliente), el middle-office (gestión de riesgos) y el back-office (servicios administrativos y de apoyo).
De acuerdo con esto, el back-office incluye más de 10 áreas diferentes de las actividades de las empresas. Dividimos las operaciones de back-office en generales (que son obligatorias para todas las empresas) y opcionales (las que son obligatorias sólo cuando las empresas inician determinadas actividades, por ejemplo: emitir acciones).
Áreas generales de back-office:
Contabilidad;
Informes fiscales y cumplimiento de la normativa;
RR.HH;
Legal;
Gestión financiera.
Zonas opcionales de back-office:
Gestión de riesgos;
TI;
Gestión del capital;
AML;
Cumplimiento de datos.
Importancia de un correcto mantenimiento y gestión del back-office
El correcto funcionamiento y mantenimiento del back-office es vital por múltiples razones. Cada pieza de este puzzle cubre una parte importante de las operaciones de las empresas, sin las cuales ninguna empresa puede existir. Al mismo tiempo, todos estos procesos están profundamente conectados y si falla uno de ellos, podría colapsar la mayoría o incluso todos.
Echemos un vistazo rápido a una de las conexiones más obvias:
RRHH. Ninguna empresa puede funcionar sin personas. Imaginemos que tiene unos especialistas en RRHH increíbles que han contratado a la crème de la crème para su empresa. El departamento de RRHH puede trabajar en estrecha colaboración con la dirección financiera para conocer el presupuesto salarial disponible; debe colaborar estrechamente con contabilidad para contabilizar los costes; con el departamento jurídico para tener una relación clara y regulada con los empleados; asegurarse de que la propiedad intelectual creada por una empresa se transfiere correctamente, y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral. Sólo este ejemplo pone de manifiesto la importancia de que las operaciones de back-office sean correctas y de cómo una de ellas coopera con las demás.
Proceso y problemas actuales de gestión del back-office
Sólo una pregunta rápida. ¿Tienes pesadillas? Pues tenemos una para usted: llegamos a la explicación de cómo se gestiona ahora el back-office. Hay múltiples razones por las que las operaciones de back-office son tan complicadas.
En primer lugar, la gestión de back-office tiene unos costes extremos. Echemos un vistazo rápido a algunas cifras. 25 millones de microempresas y pequeñas empresas de la UE gastan aproximadamente 10.000.000.000 de euros anuales en operaciones de back-office. Por término medio, las PYME europeas gastan alrededor del 2,5% de sus ingresos sólo en el cumplimiento de las obligaciones fiscales (al margen de tributar). Mientras que cerca del 40% de los propietarios de empresas consideran que la contabilidad es la peor parte del negocio, según la investigación de Zenefits. Otra cifra espeluznante procede del Reino Unido, donde se calcula que el coste de los problemas legales no resueltos para las PYME asciende a 13 600 millones de libras, mientras que las nuevas empresas británicas gastan de media unas 22 000 libras en trámites administrativos durante el primer año de actividad.
¿Por qué el back-office está en tan mal estado?
No hay medidas exactas para seguir el rendimiento
Así, el rendimiento de los empleados del front-office se mide constantemente y, en consecuencia, se reconocen continuamente los logros individuales. Esto se debe a que la mayor parte del trabajo realizado por los empleados de back-office es más difícil de caracterizar porque sus tareas son muy polifacéticas e implican múltiples puntos de contacto. Estos departamentos son la piedra angular de un negocio, pero no se puede medir la falta de demandas, mientras que el equipo de marketing muestra los clientes potenciales generados. En definitiva, es bastante difícil medir el rendimiento del back-office y tener una idea clara de su estado.
Todos los departamentos y procesos existen por separado
Así pues, aunque hemos hablado de la profunda conexión de todos los procesos de back-office, todos los departamentos siguen existiendo por separado y, en la mayoría de los casos, hablan a distintos niveles. Incluso si todos los departamentos hacen su trabajo correctamente, hay varios casos en los que chocan y algunos procesos permanecen en la sombra. El problema aumenta cuando una empresa contrata a subcontratistas que no están interesados en implicarse a fondo en los procesos, para tener más clientes (esto no significa que hagan mal su trabajo y no se les puede culpar realmente).
Falta de automatización
Incluso en la era digital, faltan instrumentos para la automatización del back-office. Claro que existen instrumentos para la automatización contable o fiscal. Sin embargo, cada herramienta es responsable únicamente de una tarea, por lo que existe de forma aislada sin tener en cuenta otras funciones de back-office.
Los datos están separados
Todos los datos relativos a los procesos de back-office son recopilados, controlados y gestionados por separado por cada departamento. Aunque deben unificarse, ya que influyen en otros procesos.
Al final, la dirección de la empresa no tiene una imagen clara del estado actual del back-office y no existe una solución que unifique todos los procesos.
Cómo debe ser el back-office: un único panel de control para organizar todos los procesos del back-office
Así que, ahora que hemos echado un vistazo a los problemas, nos gustaría hablarte del producto que estamos desarrollando, de lo que nos gustaría conseguir con él y de por qué es importante para nosotros personalmente.
El panel de control de Enty es una herramienta sencilla que permite a los empresarios orquestar todos los procesos administrativos de una empresa desde un único lugar. Con nosotros, puede constituir una sociedad en la UE y luego gestionarla en línea durante todo el ciclo de vida de una empresa. Empezando por los informes fiscales y continuando con tareas más complicadas como las operaciones societarias y la gestión del capital social. Básicamente, nos gustaría cubrir tanto las funciones generales como las opcionales de back-office.
Nuestro principal objetivo es ofrecer a las empresas una imagen clara del estado actual de las operaciones de back-office. Lo conseguimos mediante una mezcla de nuestras soluciones automatizadas y la integración con otros servicios. Así, si existe una herramienta decente para la automatización de algunos procesos, no dedicaremos tiempo a reconstruirla en Enty, sino que la integraremos con nuestro panel de control. De esta manera todos los datos necesarios se reúnen en un solo lugar.
Creemos que una solución para la verdadera automatización del back-office no es una herramienta de IA o de ciencia espacial. En nuestra opinión, la verdadera automatización sólo puede lograrse si todos los procesos de back-office y los datos relativos a estos procesos se gestionan y analizan en un solo lugar. Somos el único equipo del mercado que trata una entidad jurídica como un conjunto de obligaciones: realmente creemos que controlando el nacimiento y la vida de las obligaciones, podemos automatizar fácilmente la mayoría de los procesos de back-office y, por tanto, ahorrar tiempo, energía y dinero a miles de empresarios de todo el mundo.
Nuestro objetivo es abarcar de principio a fin los procesos interfuncionales y crear un estándar industrial para las operaciones de back-office. De este modo, nos gustaría iluminar las partes que ahora están en la sombra
La automatización del back-office no significará que una empresa pueda olvidarse por completo de ello, pero mejorará significativamente los procesos actuales, ahorrando tiempo y dinero a los empresarios. Y, por supuesto, algunos problemas no pueden resolverse sin la intervención de profesionales, por eso ofrecemos ayuda constante y consultas de profesionales.
Otra cosa en la que estamos trabajando es en la construcción de un enfoque verdaderamente humano de las operaciones de back-office. El mercado actual es despiadado y no hay un verdadero enfoque humano allí - es por eso que todo lo que hemos creado un nuevo paradigma - un terapeuta en línea personal que está aquí para navegar a través legal, contable, e incluso las luchas generales de negocios.
En este punto, usted podría tener una pregunta ¿por qué nos importa? La respuesta es simple, nuestro equipo ha estado previamente en ambos lados de la mesa: nuestro equipo ha trabajado en consultoría y ya hemos construido una empresa startup juntos. Utilizando nuestra experiencia, pretendemos crear los productos que solucionen estos fallos con un objetivo: establecer el nuevo estándar del sector para la gestión de operaciones de back-office. Este mercado tiene un enorme potencial de cambio y ha llegado el momento de llevarlo a cabo (en realidad fue hace como 10 años). Traigamos juntos este cambio, le invitamos a trabajar con nosotros o simplemente a compartir su opinión sobre el tema.
