Start KYC en AML: Nalevingscontrole bij oprichting in Estland
Als dienstverlener in Estland moeten we een nalevingscontrole van een klant uitvoeren vlak voor de oprichting van zijn bedrijf. Deze procedure is een must om de basisveiligheid van ons eigen bedrijf, onze klanten en hun contractanten te garanderen.
De nalevingscontrole is snel en onzichtbaar, maar toch hebben nieuwe ondernemers meestal angsten over nalevingscontrole als geheel. Daarom zullen we in dit artikel meer vertellen over hoe de controle verloopt en leren hoe je hem moet voltooien.
Wat de noodzaak van nalevingscontrole
Het idee van een Estlands e-verblijf lijkt op het eerste gezicht misschien ongeloofwaardig. Hoe kan iemand van buitenaf online een bedrijf opzetten zonder Estland ook maar één keer te bezoeken? De vreemdeling krijgt een digitale ID en toegang tot overheidswebsites en andere e-diensten (optioneel). Vervolgens kunnen ze ook een Europese bankrekening aanvragen voor het bedrijf, enzovoort.
Relaties op afstand zijn gebaseerd op nalevingscontroles en toezicht. Normaal gesproken verifiëren we fysieke en rechtspersonen voordat we met hen gaan samenwerken. Door een controle uit te voeren, verzekeren we de digitale onboarding van onze klanten en geven we hen een startgeloofwaardigheid in de nieuwe omgeving.
Vanaf de oprichting van het bedrijf krijgt u bescherming tegen aansprakelijkheid. Aangezien de verstrekte informatie correct is, loopt u geen risico op kosten, boetes en andere straffen. En het belangrijkste: het nieuwe bedrijf zal niet worden ontbonden door de staat.
Het wetgevingskader heeft vooral betrekking op AML- en KYC-procedures. Anti-Money Laundering (AML) procedures beschermen het land tegen mogelijke financiële cybercriminaliteit en helpen ID-diefstal tegen te gaan. Als je de AML-controles doorstaat, kom je in een rechtsgebied van waaruit je verder betrouwbare partners kunt bereiken.
Know Your Customer (KYC) is nog een procedure die voortkomt uit de praktijk van financiële instellingen. KYC gaat over compliance monitoring en risicobeheer van de klantrekening - wat is zijn typische economische gedrag, wat valt op, en voor welke voordelen krijgt hij van het een of ander, enz.
Hoe is de nalevingscontrole ontworpen?
Of je nu wordt gecontroleerd door autoriteiten, dienstverleners of banken, of dat je zelf een potentiële tegenpartij controleert, er zijn gemeenschappelijke principes voor het ontwerpen van een nalevingscontrole. Het moet
alomvattend zijn, d.w.z. alle betrokken personen en risico's op het schenden van verplichtingen dekken;
in verhouding staan tot de omvang, complexiteit en aard van het bedrijf.
Als je bijvoorbeeld een contractant voor webdevelopment moet controleren die een klein of microbedrijf runt, zoals een solopreneur, is het waarschijnlijk voldoende om de belangrijkste informatie over de juridische entiteit en een persoon als ondertekenaar van het contract te identificeren. Voor grotere en complexere aannemers is een grotere inspanning nodig.
Hoe je slaagt voor Pre-Opening Compliance
Voorafgaand aan de oprichting van het bedrijf is de compliance check alleen van toepassing op een fysiek persoon. Een controle vooraf is eenvoudig en wordt uitgevoerd door onze partner Sum&Substance, die gekwalificeerd is om deze procedure op een volledig veilige manier uit te voeren. Het is een kwestie van gespecialiseerde en gecertificeerde service die we onze eindklant willen bieden en ook van automatisering.
Omdat het nog erg vroeg is, bevat de controle twee eenvoudige punten. Beide zijn verplicht volgens de EU-regelgeving:
Verificatie door gebruiker
In principe vergelijken we het gezicht met de foto in het paspoort of een ander identiteitsbewijs.
PEP&Sanctielijsten
We controleren of de persoon niet op bepaalde wereldwijde en Europese zwarte lijsten staat. Een zwarte lijst is een database, dus deze stap wordt uitgevoerd zoals het zoeken naar de naam in meerdere hen om ervoor te zorgen dat de klant niet behoort tot degenen die terrorisme financieren, witwassers zijn, onder internationale sancties vallen of politiek prominente personen (PEP's) zijn.
De controle is geautomatiseerd en neemt slechts een paar minuten in beslag. Daarna krijg je het groene licht om verder te gaan met e-Business Register.
Ter herinnering: de oprichting van een bedrijf duurt 1 werkdag voor houders van een e-Residency Card en in 1-2 weken via een notaris. In deze blogpost kun je lezen hoe je een e-Residency krijgt in Estland.
Tools voor nalevingscontrole
Software voor nalevingscontroles wordt beschouwd als een betere oplossing in vergelijking met handmatige nalevingscontroles. Maar als je net je eigen bedrijf hebt opgezet, ga je geen geld uitgeven voor een heleboel abonnementen of voor compliance officers in dienst. Je zult zelf een nalevingscontrole uitvoeren.
Laten we eens kijken naar de basistools voor nalevingscontrole op basis van de ervaring die we hebben opgedaan bij het opstarten van een bedrijf met Enty:
Identificeer een contractant - een rechtspersoon (zoek bijvoorbeeld zijn naam, registratienummer en details van de bedrijfsactiviteit in het e-Business Register);
een ondertekenaar - een fysiek persoon - identificeren (zoek bijvoorbeeld in de zwarte lijsten);
de relaties met een tegenpartij bijhouden volgens KYC.
Op Enty kun je je geschiedenis met een zakenpartner volgen in de sectie Tegenpartijen. Bedrijven en persoonsnamen worden meestal toegevoegd aan je facturen, maar je kunt daar ook het profiel van een tegenpartij aanmaken en alle transacties in de tijd bekijken.
