L'externalisation des opérations de back-office est-elle adaptée à votre entreprise ?
Vous avez l'impression que votre back-office tient votre entreprise en otage ? Soyons réalistes : personne ne rêve de s'occuper de ses finances, de ses déclarations, de ses salaires ou de la gestion de ses documents. Cependant, la gestion d'une entreprise ne se résume pas à de grandes idées et à des niveaux élevés de créativité, car il y a aussi une charge de travail administratif qui doit être gérée en permanence. Le fait de demander de l'aide à quelqu'un d'autre pour accomplir ces tâches en atténuera l'ampleur, et tous les chefs d'entreprise seront libres de consacrer leur temps et leurs ressources à d'autres domaines. Mais est-ce vraiment le cas ? Nous allons examiner avec vous si l'externalisation de l'administration de vos opérations vous apportera des avantages ou vous posera des problèmes que vous n'aviez pas prévus.
Domaines clés pour l'externalisation de l'arrière-guichet
Vous souhaitez réduire les dépenses inutiles, et l'externalisation du back-office est peut-être la solution. J'en viens maintenant aux principales raisons pour lesquelles l'externalisation peut être bénéfique.
Finances et comptabilité
Vous voulez économiser de l'argent ? Ne cherchez pas plus loin que la sous-traitance de certaines fonctions financières et comptables. Vous ne paierez que ce qui est nécessaire et éviterez les frais excessifs liés à l'emploi d'un personnel à temps plein pour répondre à vos besoins en matière de comptabilité. De plus, vous bénéficierez certainement de compétences remarquables et d'une technologie sophistiquée, tout en réalisant des économies substantielles. En somme, le sourcing peut vous aider à augmenter votre capacité sans le défi ennuyeux de la gestion des ressources humaines, qu'il s'agisse de la comptabilité ou de la budgétisation.
Et le plus beau, c'est que tout cela est possible avec Enty. Tout cela est possible avec Enty - votre meilleur partenaire back-office. Plus besoin de sourire à votre comptable, il vous suffit de lui fournir les informations nécessaires et nous nous chargeons d'établir tous les rapports pour vous, au moment où vous en avez besoin.
Ressources humaines
L'externalisation des ressources humaines n'est plus une option, elle est devenue la nouvelle norme. En vous déchargeant de la gestion des salaires, des procédures relatives aux avantages sociaux et des relations avec les employés, vous pouvez vous consacrer à ce qui compte le plus : le développement de votre entreprise. Il existe des centres d'appel qui travaillent vingt-quatre heures sur vingt-quatre pour accomplir toutes les tâches liées aux ressources humaines : recrutement, gestion des employés, gestion de la conformité et même gestion des performances.
Assistance informatique et gestion des données
L'un de ses aspects les plus importants dans le monde moderne est le département informatique. La délocalisation du service d'assistance informatique à l'étranger garantira que les services sont disponibles 24 heures sur 24, que du personnel qualifié est disponible dans le monde entier et que l'évolution rapide de la technologie ne pose pas de problème. Depuis que nous gérons les données plutôt que de les collecter, nous cherchons à les faire fructifier. L'externalisation permet de suivre le rythme de la masse croissante de données en veillant à ce que le système de gestion des données soit efficace et sûr.
Avantages de l'externalisation des tâches administratives
Prêt à donner un coup de fouet à votre entreprise ? L'externalisation des fonctions administratives d'une entreprise est l'une des idées les plus brillantes qui soient. C'est comme avoir une arme secrète en réserve. Nous allons examiner les avantages uniques qui vous permettront de vous demander pourquoi vous n'avez jamais pris le train en marche.
Réduction des coûts : prenez une minute et imaginez comment vous pouvez réduire vos frais généraux en un dixième du temps nécessaire à un ninja Katana. C'est plus ou moins ce qu'implique l'externalisation. Vous ferez beaucoup d'économies en ce qui concerne les salaires, les avantages sociaux et même l'espace de bureau. En outre, les coûts encourus correspondent aux services rendus, pour la durée nécessaire. C'est un peu comme dans une aire de restauration, où vous ne payez que pour les quelques articles que vous voulez.
Accès à des professionnels qualifiés : avec la même somme d'argent engagée, l'aide augmente la productivité au sein d'un même lieu de travail. L'externalisation généralisée vous permet d'employer un éventail d'experts plutôt qu'une personne polyvalente. Dans chacune de ces équipes, il y a une pléthore d'avocats, suffisamment pour chaque fonction et chaque structure. Si vos tâches ont été externalisées, soyez assuré que ces spongieux trouveront les ressources là où elles se trouvent afin d'établir comment une tâche doit être effectuée.
Efficacité accrue des opérations : cette fois, vos employés ne sont pas astreints à des tâches ennuyeuses ; ils peuvent se consacrer à l'essentiel, c'est-à-dire au développement de votre entreprise. L'externalisation vous permet de vous recentrer sur les activités qui génèrent des revenus plus rapidement que vous ne pouvez dire "ka-ching", de même que vous supprimez les activités inutiles. Après cela, votre entreprise fonctionnera comme une machine à processus et à technologie de pointe.
Inconvénients de l'externalisation du back-office
Si l'externalisation des fonctions d'arrière-guichet est la solution pour toutes les entreprises, elle n'est pas sans inconvénients. Examinons quelques inconvénients possibles auxquels vous devez faire attention.
Problèmes de contrôle de la qualité : si vous avez déjà été confronté à une telle situation, vous savez que vous ne l'appréciez pas forcément. Dans la plupart des cas, lorsque vous envoyez un projet sans aucune supervision, il finit par être mal exécuté, voire pas du tout. Pour éviter cela, il est préférable d'utiliser des indicateurs de performance clés spécifiques et de développer un état d'esprit axé sur la qualité avec votre société d'externalisation. C'est là que la compréhension et le nombre de points de contact entrent en jeu.
Risques liés à la confidentialité des données : l 'invasion des données est l'un des problèmes de sécurité les plus graves de l'ère numérique actuelle. Lorsque vous externalisez, vous donnez des informations sensibles à une autre partie qui n'est pas concernée par les données d'origine. Une telle fuite interne ou externe d'informations privées peut entraîner des piratages, des fuites, des problèmes de conformité et d'autres problèmes courants. Pour protéger les cadres et les informations de votre entreprise, choisissez toujours des partenaires dont les normes de sécurité sont bien connues et qui mettent en place des politiques telles que l'authentification multifactorielle et le suivi des activités.
Prendre la décision : est-ce que c'est bon pour vous ?
Prêt à franchir le pas de l'externalisation du back-office ? Attendez un peu ! Une fois que vous avez compris le concept de l'entreprise et que vous avez quelques questions en tête : tout d'abord, quel est le résultat final que vous recherchez ? Voulez-vous réduire vos dépenses, augmenter votre productivité ou obtenir une spécialisation étroite ? Une fois que vous avez classé vos objectifs les plus importants, il est temps de retrousser vos manches et de vous préparer à faire de vraies recherches.
Évaluer les besoins de votre entreprise
Pour commencer, réunissez votre équipe et organisez une séance de remue-méninges sur les tâches que vous souhaiteriez externaliser. Concentrez-vous sur les fonctions qui grèvent votre temps et vos ressources. N'oubliez pas que toutes les fonctions d'arrière-guichet ne se prêtent pas à l'externalisation. Déterminez les fonctions qui peuvent être externalisées et celles qu'il est préférable de conserver. Cette étape est très importante car elle vous permettra d'économiser des coûts inutiles et de ne pas perdre de vue votre objectif.
Évaluer les fournisseurs potentiels
Voyons maintenant comment trouver le partenaire d'externalisation idéal. C'est une erreur de débutant que de rechercher simplement l'option la moins chère. Recherchez une entreprise qui comprend et partage vos aspirations et qui a de l'expérience dans votre type d'activité. Renseignez-vous sur sa capacité à gérer des projets, sur la manière dont elle garantit la qualité et sur les types de technologies utilisées. Et voici un conseil de pro : demandez un portfolio ou des études de cas pour avoir une idée plutôt que de faire des suppositions.
Mise en œuvre d'un plan de transition
Lorsque vous avez choisi les membres de votre équipe de rêve, l'étape suivante consiste à "mettre les choses noir sur blanc". Mais attention, prenez toutes les précautions nécessaires et prévoyez un plan de transition concret avant de signer l'accord. Ce plan doit prévoir une stratégie pour le transfert des connaissances et la formation du personnel, ainsi que l'établissement de lignes de communication. Vous devez cependant comprendre que cette capacité est essentielle pour réduire les effets négatifs des processus de changement et, mieux encore, pour lancer l'activité d'externalisation dans un bon état d'esprit.
Surmonter les défis de l'externalisation
Prêt à affronter les obstacles de l'externalisation ? Allons-y, affrontons les difficultés de l'externalisation. Mettons en place les tactiques restantes qui faciliteront le partenariat aussi facilement que le cliquetis de la machine.
Stratégies de communication efficaces
En cas de doute sur les forces ou les faiblesses de l'adversaire, se rappeler que celui qui se tait a tort. Dans ce cas, identifiez les méthodes appropriées pour éviter ou clore les conflits identifiés. Élaborer une bonne structure hiérarchique pour construire et exécuter la stratégie de communication. Mettez en place des systèmes de collaboration, même entre les membres de l'équipe, tels que Slack ou Trello. N'oubliez pas non plus que la communication ne consiste pas seulement à parler, mais aussi à recevoir des informations. Il est nécessaire de créer un retour d'information et de résoudre les problèmes dès que possible.
Contrôle des performances
Accorder de l'attention aux performances de l'entreprise en dit long sur l'organisation. Identifier et spécifier des indicateurs de performance concrets, objectifs et quantifiables qui seront conformes aux objectifs de l'entreprise. Les mises à jour des progrès sont présentées au moyen de tableaux de bord visuels qui facilitent le suivi et l'établissement de rapports. Concentrez-vous également sur les indicateurs de performance, sans vous limiter aux chiffres, mais aussi sur les processus clients et l'efficacité des processus. Oui, si vous ne pouvez pas le mesurer, ne vous attendez pas à le gérer et à le réaliser.
Construire des partenariats solides
Lorsque nous disons que la relation est construite, nous devons avoir la foi et l'assurance qu'avec ou sans projet, la relation se poursuivra. Mettez l'accent sur l'honnêteté et une culture d'ouverture. Prendre l'initiative de comprendre la diversité culturelle et de trouver des moyens de la surmonter. Des mises à jour occasionnelles grâce à des sessions virtuelles et des appels vidéo entre les partenaires peuvent faire des merveilles. Rappelez-vous qu'il ne s'agit pas seulement de satisfaire à la simplicité, mais plutôt d'avancer ensemble.
Dernières réflexions
Dernières réflexions
L'externalisation des opérations de back-office permet de réduire considérablement les coûts, d'améliorer l'efficacité et d'accéder à des compétences spécialisées. Toutefois, le succès dépend d'une évaluation approfondie des besoins de l'entreprise, de la sélection des bons partenaires et de la mise en œuvre d'un plan de transition sans heurts. Il est essentiel de rester flexible, de maintenir une communication claire et d'établir des partenariats solides pour surmonter les difficultés. La question de savoir si l'externalisation est le bon choix pour vous dépend de votre situation particulière, mais elle peut être un puissant outil de croissance.
Comment ? Explorez Enty pour découvrir comment votre entreprise peut devenir la plus efficace possible grâce à l'externalisation de son back-office !
