Jak wysłać fakturę: proste kroki fakturowania klientów
Wyobraź sobie, że faktury mają przycisk "Proszę, zapłać mi"... Uwaga spoiler: praktycznie mogą! Za każdym razem, gdy wiele osób myśli o tym, jak wystawiać faktury, po prostu uważają to za regularnie wykonywaną, przydatną funkcję. Jednak celem wysyłania faktur jest nie tylko żądanie zapłaty; chodzi również o to, aby proces otrzymywania pieniędzy był jak najszybszy i jak najbardziej efektywny. W rzeczywistości przycisk płatności znajduje się bezpośrednio na niektórych fakturach wysyłanych za pomocą Enty. Jeśli masz takie myśli, nadszedł czas, aby całkowicie zmienić swój pogląd na temat wysyłania faktur. W tym przewodniku opiszemy, jak tworzyć faktury w taki sposób, aby nie tylko żądały płatności, ale także ją otrzymywały. Nie czekaj więc dłużej - popraw swoją efektywność, wyeliminuj obciążenie, osiągnij wymierne rezultaty. Gotowy do wysyłania faktur, oszczędzania czasu, zmniejszania stresu i zwiększania przepływu gotówki?
Przygotowanie faktury
Aby skutecznie wystawić fakturę, należy stworzyć skuteczny i praktyczny dokument, który będzie zawierał wszystkie niezbędne wymagania. Stworzenie takiego dokumentu jest niezbędne nie tylko dlatego, że zwiększy szanse na terminowe otrzymanie płatności, ale co ważniejsze, pomoże zachować profesjonalizm. Oto jak przygotować taki dokument.
Dołącz wszystkie niezbędne informacje
Procedura windykacyjna na etapie fakturowania powinna być maksymalnie zminimalizowana czasowo. Aby rozpocząć wysyłanie faktur lub ubieganie się o płatności, wszystkie niezbędne informacje muszą być dostarczone z góry. Na przykład podpisany papier firmowy na górze strony, zawierający imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, logo, adres, telefon i adres e-mail. Informacje te pomogą klientom szybko Cię rozpoznać i odpowiedzieć na ewentualne pytania.
Następnie przejdź do podania szczegółów klienta, czyli nazwy firmy klienta i osoby kontaktowej zajmującej się kontem, a także adresu rozliczeniowego. Upewnij się, że utworzyłeś numer faktury i zachowaj ostrożność, podając datę wysłania faktury.
Stwórz obszerną listę świadczonych usług lub sprzedanych produktów lub usług w lepszy sposób. Unikaj sformułowań typu "proszę" i określ, za co wystawiasz opłatę, niezależnie od tego, czy jest to opłata za konkretny projekt, czy za czas spędzony na pracy nad projektem. Na przykład, zamiast mówić "projekt", powiedz "projekt trzech stron statycznej strony internetowej dla działu artykułów sportowych".
Używaj przejrzystego, zorganizowanego układu
Faktura, która nie jest skomplikowana i zawiera wszystkie informacje w jednym obszarze, ułatwia klientom. Stwórz tabelę z opisem usługi, ilością lub liczbą przepracowanych godzin, stawką i sumą częściową poniesionych kosztów. Przyjęcie tej przejrzystej struktury pozwala uniknąć nieporozumień i zmniejsza ryzyko opóźnień w przetwarzaniu płatności.
W razie potrzeby odlicz wszystkie podatki i podaj kwotę salda oraz datę, kiedy należy dokonać płatności. Podaj szczegółowe instrukcje dotyczące płatności w odniesieniu do stosowanych metod płatności oraz tego, czy występują opóźnienia w płatnościach lub opłaty bankowe. Takie informacje pomagają wyjaśnić kwestie związane z oczekiwaniami i promują terminowe dokonywanie płatności.
Dodaj elementy brandingowe
Faktura musi przyciągać wzrok i komponować się z innymi materiałami używanymi przez firmę, ponieważ stanowi część jej brandingu. Użyj logo swojej firmy, kolorów marki i wybranych czcionek, aby wzmocnić swój branding. Taka dbałość o szczegóły świadczy o trosce o profesjonalizm we wszystkich obszarach biznesowych.
Wybierz odpowiednią metodę fakturowania
Czy znaczenie tego czynnika w procesie fakturowania było oczywiste? Fakturowanie klienta może mieć jeden lub kilka celów. Na przykład, możesz chcieć otrzymać zapłatę za swój produkt lub usługę w odpowiednim czasie lub zminimalizować czas potrzebny na wystawienie rachunku klientom.
Oprogramowanie do fakturowania online
Wybór oprogramowania do fakturowania online pomaga w znacznym uproszczeniu fakturowania. Niektóre z zautomatyzowanych funkcji obejmują śledzenie płatności, obsługę przypomnień przez platformę i korzystanie z gotowych szablonów. Inne programy oferują pomoc w księgowości, co ułatwia nadzorowanie operacji. Ponadto faktura online wystawiona komuś za pośrednictwem Enty umożliwia klientom natychmiastową płatność, zmniejszając odstęp czasu przed zakończeniem.
Jasne informacje są niezbędne, aby szybko otrzymać zapłatę. System fakturowania Enty umożliwia dostosowanie pól i uwzględnienie odpowiednich szczegółów dla każdego klienta. Dzięki spersonalizowanym szablonom faktur tożsamość marki jest wzmocniona, a każda faktura jest przejrzysta, kompletna i profesjonalna.
Faktury wysyłane pocztą elektroniczną
Fakturowanie za pośrednictwem poczty elektronicznej powinno być zasadniczo proste. Wiele firm przyjęło tę metodę. Wszystko to oszczędza czas. Pracownicy firmy mogą przygotowywać profesjonalne faktury, zapisywać je jako pliki PDF i wysyłać faktury jako załączniki do wiadomości e-mail, które następnie wprowadzają. Dzięki temu śledzenie jest niezwykle łatwe. Jednak od czasu do czasu wiadomość e-mail z fakturą może wpaść do skrzynek spamowych, więc bądź ostrożny i NIE przymykaj oczu, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi. Kontynuuj.
Poczta tradycyjna
Takie fakturowanie jest obecnie mniej popularne, jednak inne firmy nadal decydują się na wysyłanie faktur papierowych za pośrednictwem poczty. Takie podejście ma swoje zalety i jest odpowiednie dla klientów, którzy wymagają fizycznych kopii dokumentów lub w przypadku problemów z przepustowością łącza. Z drugiej strony, należy zwrócić większą uwagę na fakt, że istnieją dodatkowe nakłady pod względem kosztów i czasu wykorzystywanego na drukowanie, wysyłkę i dostawę.
E-faktury
Faktury elektroniczne lub e-faktury to sformatowane pliki elektroniczne, które mogą być automatycznie przetwarzane przez specjalistyczne oprogramowanie do fakturowania. Taka opcja fakturowania jest obecnie dość korzystna, zwłaszcza w relacjach B2B. Wysyłanie faktur w ten sposób pomaga na przykład zmniejszyć ryzyko błędów, skrócić czas przetwarzania faktur i ogólnie zoptymalizować cały cykl rozliczeniowy.
Kluczowe informacje, które należy zawrzeć na fakturze
Zaleca się przesłanie faktury wraz z dokumentami uzupełniającymi uzasadniającymi płatność. Rozpocznij od wyraźnego oznaczenia tego konkretnego dokumentu jako "Faktura". Umożliwi to klientowi zrozumienie dokumentu na pierwszy rzut oka.
Informacje biznesowe, takie jak nazwa i dane kontaktowe firmy, adres, numer telefonu i faktury oraz adres e-mail powinny być łatwe do znalezienia. Jeśli posiadasz logo, dołącz je, aby Twoja marka była rozpoznawalna. Następnie podaj dane klienta, w tym nazwę firmy, adres do wysłania rachunku i osobę kontaktową.
Opracuj system przypisywania prawidłowego numeru faktury, z których każda zawiera unikalną sekwencję cyfr, tak aby każdy dokument mógł być podpisany przez inną osobę. Umożliwi to Tobie i Twojemu klientowi odniesienie się do konkretnej transakcji w przyszłości i łatwiejsze uzyskanie zapłaty. Inne szczegóły, które należy podać, obejmują datę wystawienia faktury. Jest to niezbędne do wystawiania faktur i przewidywania sytuacji związanych z zarządzaniem pieniędzmi.
Usiądź i napisz warunki płatności, termin płatności faktury, bonusy za wcześniejszą płatność, kary za spóźnienie i metody płatności. Zmniejsza to zamieszanie i zwiększa prawdopodobieństwo otrzymania płatności na czas.
Podaj produkty lub usługi, za które wystawiana jest faktura. Należy również podać ich opis, ilość godzin poświęconych na każdy element, cenę za każdy element i całkowity koszt każdego elementu. Ogranicza to nieporozumienia i potencjalne konflikty.
W pierwszej kolejności podlicz sumę częściową bez żadnych podatków lub innych dodatkowych opłat. Następnie należy podać wszelkie kwoty podatków od sprzedaży, wartość dodaną, wszelkie koszty wysyłki lub ewentualne rabaty. Na koniec należy podać kwotę do zapłaty wraz ze wszystkimi szczegółami, która jest kwotą brutto należną klientowi.
Można również podać sekcję notatek, która może zawierać podziękowania, przypomnienia lub dodatkowe informacje. Dodając wszystkie te istotne aspekty, stworzysz przekonującą fakturę, która ułatwi proces pracy i pozwoli uzyskać płatności na czas.
Jak wysłać fakturę przez e-mail
Dla tych, którzy zastanawiają się, dlaczego lub jak wysłać fakturę pocztą elektroniczną - często robi się to, aby ułatwić uzyskanie płatności za dostarczone towary i usługi. Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby uniknąć opóźnień w otrzymywaniu i przetwarzaniu faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Napisz zwięzły temat wiadomości
Temat wiadomości e-mail powinien wyraźnie wskazywać, że jest to faktura i zawierać odpowiednie szczegóły. Na przykład "Faktura nr 1234 dla [nazwa firmy]" lub "Faktura nr 1234 do zapłaty [data]". Jasny temat pomaga klientowi szybko zidentyfikować cel wiadomości e-mail z fakturą i odpowiednio nadać jej priorytet.
Napisz uprzejmą i jasną wiadomość e-mail z fakturą
Tworząc wiadomość e-mail z fakturą, zacznij od przyjaznego powitania i wyraź wdzięczność za biznes klienta. Na przykład, jeśli wysyłasz wiadomość e-mail z fakturą dotyczącą rozliczeń, wyjaśnij, ile wynosi należność i termin płatności, i bądź zwięzły i profesjonalny. Zachowaj prosty język i konkretnie odpowiadaj na zadawane pytania. Bądź uprzejmy, ale nie pozostawiaj miejsca na niepotrzebne tematy w rozmowie.
Używanie służbowego adresu e-mail
Na chwytliwym temacie jednak się nie kończy. Jeśli chcesz zachować profesjonalny wygląd i zdobyć zaufanie klientów, zaleca się korzystanie z biznesowego adresu e-mail podczas wystawiania faktur. Nie wystawiaj faktur za pośrednictwem kont e-mail, takich jak "[email protected]", ale otwórz adres e-mail powiązany z Twoją domeną, np. [email protected]''. Takie podejście zwiększa wiarygodność wiadomości i ogranicza obawy klientów co do autentyczności firmy.
Upewnij się, że faktura jest łatwo dostępna
Podczas wysyłania faktur nie należy zapominać, że jednym z najodpowiedniejszych sposobów na wysłanie faktury jest dokument PDF. Format ten jest odpowiedni dla wszystkich urządzeń i klientów poczty e-mail i pomaga zachować oryginalny format faktury. Ponadto, dla wygody klientów, pomocne może być podawanie w wiadomościach e-mail łącznych sald należności i innych istotnych szczegółów. Wyeliminuje to potrzebę przeglądania wiadomości e-mail i załączników w celu uzyskania kluczowych danych, które nie są trudne do przypomnienia.
Przestrzeganie wszystkich wytycznych pomaga w usprawnieniu procedur fakturowania i zapewnieniu terminowego otrzymywania płatności. Upewnij się, że Twoje interakcje mają profesjonalny charakter i że Twoi klienci nie mają problemów z płaceniem Ci.
Korzystanie z oprogramowania lub platform do fakturowania
Procesy rozliczeniowe w biznesie uległy radykalnej zmianie dzięki oprogramowaniu do fakturowania. Jest to pomocna funkcja, która pomoże również zmniejszyć ilość czasu potrzebnego do ukończenia procesów fakturowania, a nawet błędów. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do fakturowania, fakturowanie jest płynne, powtarzające się faktury są łatwe do skonfigurowania, a odbiór płatności można łatwo śledzić.
Zarządzanie rozliczeniami, które jest jednym z głównych procesów w każdym przedsiębiorstwie, jest lepiej zorganizowane i ustrukturyzowane dzięki oprogramowaniu do fakturowania. Zamiast spędzać godziny na żmudnym ręcznym wprowadzaniu danych, możesz bez wysiłku przygotować i dystrybuować faktury w ciągu kilku minut. Większość platform posiada szereg szablonów, które umożliwiają użytkownikom przesyłanie logo firmy i strategii brandingowych w celu zwiększenia profesjonalnego wyglądu.
Dobre oprogramowanie do fakturowania zapewnia również dodatkowe funkcje raportowania i analizy. Dzięki tym funkcjom jesteś w stanie lepiej zrozumieć finanse swojej małej firmy. Uzyskane przychody, otrzymane płatności oraz najbardziej i najmniej dochodowi klienci i usługi świadczone dla Twojej firmy mogą być śledzone. Informacje te pomogą w strategicznym rozwoju firmy.
Jedną z takich platform jest Enty - kompleksowy zestaw narzędzi, począwszy od finansów lub fakturowania, a skończywszy na tworzeniu umów - wszystko, czego potrzebujesz, aby być na bieżąco z zapleczem. Dzięki Enty fakturowanie staje się płynną częścią operacji biznesowych. Umożliwia tworzenie i wysyłanie markowych faktur w ciągu kilku minut, konfigurowanie automatycznych przypomnień o płatnościach i śledzenie płatności w jednym miejscu. Platforma Enty wykracza poza podstawy, oferując wiele sposobów wysyłania faktur, intuicyjne opcje dostosowywania, które pozwalają dodać logo firmy, wybrać metody płatności, a nawet zaplanować cykliczne faktury dla stałych klientów. Dla wszystkich małych firm, które chcą zaoszczędzić czas i zwiększyć przepływy pieniężne, narzędzia do fakturowania Enty zapewniają proste, wydajne rozwiązanie, które pozwala uzyskać zapłatę i zwiększyć zarówno profesjonalizm, jak i rentowność.
Najlepsze praktyki w zakresie terminowych płatności
Nie wystarczy, że wystawisz fakturę; musisz podjąć odpowiednie działania, aby zagwarantować, że otrzymasz zapłatę na czas. Poniżej przedstawiono niektóre z praktyk, które najlepiej nadają się do terminowego opłacania faktur przez klientów.
Oferowanie wielu opcji płatności
Posiadanie różnych metod płatności ułatwia klientom szybkie rozliczanie faktur. Mogą to być karty kredytowe, przelewy bankowe, PayPal i inne portfele cyfrowe. Będąc elastycznym, usuwasz wszelkie powody, które mogą powodować opóźnienia w dokonywaniu płatności. Pomaga to nie tylko w zwiększeniu przepływu gotówki, ale także poprawia zadowolenie klientów.
Rozważ zachęty do wcześniejszych płatności
Gdy oferowane są rabaty za wczesne płatności, dokonywane są również szybkie płatności. Przykładowo, do szybkich płatności można zachęcić oferując 2% zniżki, jeśli płatność zostanie dokonana w ciągu dziesięciu dni. Taka strategia może zwiększyć przepływy pieniężne i jeszcze bardziej skrócić czas obsługi wszystkich klientów. Upewnij się jednak, że oferowany rabat nie wpłynie negatywnie na marżę zysku z faktury.
Skonfiguruj automatyczne przypomnienia o płatnościach
Pomysł ten bardzo dobrze sprawdziłby się w odniesieniu do zarysowanego problemu - dzięki automatycznym przypomnieniom istnieje większa szansa na otrzymanie płatności w całości na czas. Powinny one być wysyłane na kilka dni przed terminem płatności, w tym dniu, a także kilka kolejnych, jeśli płatność nie została jeszcze dokonana. Te okresowe przypomnienia o płatnościach pomagają upewnić się, że klienci pamiętają o fakturze i nie muszą męczyć się z ręcznym przypominaniem.
Numerowanie faktur po kolei
Twoje faktury muszą być wyposażone w niezależny i stały numer faktury. Ta łatwa praca umożliwia śledzenie płatności i uporządkowanie raportów. Ponadto sprawia, że jesteś bardziej profesjonalny i wiarygodny, co może być zaletą w przypadku jakichkolwiek audytów. Użyj dowolnego numeru faktury na początek, ale wszystkie pozostałe muszą być logicznie uporządkowane w tej samej kolejności chronologicznej.
Wskazówka: Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak radzić sobie ze skomplikowanymi numerami faktur? Sprawdź ten przewodnik!
Działania następcze po wysłaniu faktury
Po wysłaniu paragonu za fakturę, odpowiedzialność nie spoczywa wyłącznie na kliencie. Najważniejszym aspektem jest to, że monitorowanie klientów w odniesieniu do faktur jest niezbędne, aby upewnić się, że płatności są dokonywane na czas, a przepływy pieniężne w małych firmach pozostają w zdrowych granicach. W ten sposób można ożywić procedurę monitorowania.
Ustaw przypomnienia o niezapłaconych fakturach
Aby zachować półki z niezapisanymi fakturami, opracuj ujednolicony format rejestrowania tych, które nie zostały jeszcze wypisane. Zaplanowanie serii kontroli w celu zakreślenia dat dotyczących terminu płatności faktury również byłoby wystarczające. Wykorzystaj kolumnę płatności, aby sprawdzić, czy płatność została dokonana przed ustaloną datą. Wreszcie, wyślij sobie alert, aby zobaczyć, na jakim etapie jest płatność. Jest to lepszy sposób, który może pozwolić na wczesne rozwiązanie potencjalnych zagrożeń i umożliwić firmie otrzymanie płatności, zanim faktury będą już dawno przeterminowane.
Zaplanuj z wyprzedzeniem, jak śledzić niezapłacone faktury. Na kilka dni przed upływem terminu płatności wyślij delikatne przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności faktury. Po upływie terminu płatności, gdy faktura nie została opłacona, nie wahaj się skontaktować z firmą za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. Pamiętaj, aby wspomnieć o wszystkich ważnych faktach, takich jak szczegóły faktury dotyczące jej numeru i kwoty płatności. Stopniowo, w miarę upływu czasu, może być konieczne zwiększenie częstotliwości przypomnień i agresywności tonu.
Po wystawieniu faktury należy zawsze sprawdzić jej status, niezależnie od tego, czy faktura jest nadal wystawiona, dokonano częściowej płatności, czy też nie dokonano żadnej płatności i jest ona przeterminowana. Pomaga to skupić się na kolejnym odbiorcy płatności i jak najlepiej sobie z nim poradzić. Status płatności nie zajmuje dużo czasu, ponieważ oprogramowanie do fakturowania automatycznie aktualizuje status płatności.
Wykorzystanie tych strategii może znacznie przyczynić się do zapewnienia terminowych płatności bez zrażania klientów. Najważniejszym aspektem otrzymywania płatności jest śledzenie i wysyłanie faktur w odpowiednim czasie. Działania następcze to przede wszystkim konsekwencja i profesjonalizm. A także cierpliwość.
Końcowe przemyślenia
Od brandingu na fakturze po oferowane metody płatności, każdy aspekt fakturowania przyczynia się do płynniejszego i bardziej niezawodnego doświadczenia płatniczego. Jeśli jesteś w stanie z powodzeniem przyswoić sobie tę specyfikę biznesu i opanować sztukę wysyłania faktur, Twoja struktura organizacyjna prawdopodobnie będzie zaawansowana i uzyska stabilne przepływy pieniężne, a także solidne relacje z klientami. W obu przypadkach zalecenia zawarte w tym krótkim przewodniku pomogą ci podążać we właściwym kierunku. Nie chodzi tylko o wykonanie zadania wysłania faktury, zalecenia te posłużą również do wzmocnienia Twojej pozycji i zwiększenia rentowności. Nie pozwól, aby Twoje faktury dłużej marnowały się, działaj teraz z oprogramowaniem do fakturowania Enty, a zobaczysz dużą różnicę w swojej rentowności.
