Faktura a rachunek: kluczowe różnice i najlepsze praktyki dla biznesu
Pomyśl o fakturach i rachunkach jak o wrogach świata biznesu - nie zawsze się dogadują, ale potrzebujesz ich obu, aby przetrwać. Jeden jest uprzejmy, przedstawiając każdy szczegół transakcji, podczas gdy drugi chce tylko swoich pieniędzy i to szybko. Mają różne plany, ale ostatecznie rachunek i faktura uzupełniają się nawzajem i pomagają w śledzeniu przychodów uzyskanych z oferowanych usług i odzyskanych kosztów tych usług. Ten artykuł jest przydatny, jeśli kiedykolwiek zdecydujesz się wysłać fakturę lub zestawić rachunek, ponieważ różnice między rachunkiem a fakturą mogą nie być oczywiste na początku. Kontrolowanie korzystania z faktur i rachunków pozwala wyciągnąć porządek z nieładu finansowego, umożliwiając zdrowe zarządzanie operacyjne i zarządzanie relacjami w zakresie przepływów pieniężnych.
Wprowadzenie do faktur i rachunków
Historia fakturowania sięga tysięcy lat. Starożytna cywilizacja Mezopotamii miała kupców, którzy zapisywali transakcje i ilości wraz z umowami handlowymi na glinianych tabliczkach. Ze względu na wczesne wykorzystanie rachunku i faktury, uczciwość i odpowiedzialność na rynku były dość skuteczne. Wraz z rozwojem cywilizacji, postępy w prowadzeniu dokumentacji zmieniały się na przestrzeni dziejów. Egipcjanie często używali papirusu, a Fenicjanie wnieśli swój wkład w postaci tekstu alfabetycznego do rejestrowania wydarzeń.
Historia generowania faktur przybrała nowy obrót wraz z okresem renesansu. Wszystko zaczęło się, gdy Luca Pacioli wynalazł system podwójnego zapisu dla kupców w Wenecji w XV wieku. Był to sposób na systematyczne mierzenie długów i kredytów. Praktyka ta stała się później praktyką dokumentacji biznesowej, która przetrwała do dzisiejszych praktyk finansowych.
Postęp technologiczny
Bez wątpienia pojawienie się rewolucji przemysłowej miało głębszy wpływ na trend fakturowania. Jednak rewolucja komputerowa w latach 50. i 60. była punktem zwrotnym w tworzeniu faktur. Nie ma wątpliwości, że wczesne komputery były prymitywne dla współczesnych ludzi, ale miały ogromną perspektywę uproszczenia procesów biznesowych. W latach 70-tych i 80-tych, kiedy komputery osobiste rozpowszechniły się wśród użytkowników końcowych, powstały wyspecjalizowane programy do fakturowania, które zarządzały całym cyklem od fakturowania do odbioru.
Aktualne trendy w fakturowaniu i rozliczeniach
Każde fakturowanie finansowe stało się dziś złożone samo w sobie, dzięki wtyczkom obecnym w różnych technologiach. Firmy przestawiły się z tradycyjnego sposobu obsługi fakturowania i fakturowania dzięki obawie przed mobilnością i elastycznością na normalny sposób dzięki platformom opartym na chmurze. Obecnie istnieje mniejsza szansa na utratę faktury lub rachunku, ponieważ można je obsługiwać, księgować, a nawet przeglądać ich ogólny stan z innych krajów, ponieważ oprócz Internetu wystarczy tablet lub smartfon.
Proces fakturowania w biznesie został zautomatyzowany, niezależnie od różnic między tymi dwoma dokumentami. Możliwe jest wysyłanie rachunków i faktur, w tym warunków płatności, do klientów bez użycia papieru, dzięki aplikacjom i narzędziom takim jak Enty.
Enty oferuje w pełni zautomatyzowane funkcje fakturowania, które pomagają na każdym etapie procesu, począwszy od tworzenia faktur przy użyciu szablonów lub dostosowywania ich, a skończywszy na wysyłaniu powtarzających się faktur w oparciu o potrzeby biznesowe. Od generowania profesjonalnych, konfigurowalnych rachunków i faktur po wysyłanie automatycznych przypomnień i śledzenie statusów płatności i terminów płatności, Enty zapewnia kontrolę nad finansami bez kłopotów. Ten poziom automatyzacji oszczędza czas i zmniejsza liczbę błędów podczas fakturowania i fakturowania, utrzymując płynny i zdrowy przepływ gotówki. Integrując Enty z procesem, możesz mniej myśleć o różnicach i skupić się na prowadzeniu firmy, zapewniając jednocześnie sprawne otrzymywanie płatności, poprawiając zarówno przepływy pieniężne, jak i ogólne operacje biznesowe.
Co to jest faktura?
Faktura to formalny wniosek sprzedawcy o płatność od kupującego za towary lub usługi. Jest to ważny dokument podczas operacji kupna i sprzedaży w firmie. Wykracza jednak poza zwykły rachunek, ponieważ zawiera szczegółowe informacje o transakcji, które są niezbędne dla operacji biznesowych i zarządzania relacjami z klientami.
Mówiąc bardziej technicznie, faktura to dokument handlowy ze znacznikiem czasu, który wyszczególnia i rejestruje transakcję między kupującym a sprzedającym. Jej główną funkcją jest zapewnienie płatności sprzedawcy, ale zapewnia również inne przydatne funkcje. Możliwe jest wykorzystanie faktur do śledzenia dokonanej sprzedaży i sprzedanych zapasów, w tym szczegółów transakcji biznesowych dotyczących wymiany towarów lub usług, które miały miejsce. Są one wykorzystywane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgłaszania należności podatkowych i unikania przez firmy sporów prawnych.
W przeciwieństwie do wezwania do zapłaty, faktura działa jako skuteczne narzędzie komunikacji z klientami, informując ich, czego mogą się spodziewać w odniesieniu do harmonogramów płatności. Faktura tworzy więź prawną, ponieważ działa jako źródło przychodów, a także jako dokument wskazujący warunki płatności.
Kluczowe składniki faktury
Aby faktura była skuteczna i zgodna z przepisami, musi zawierać kilka kluczowych elementów:
Wyraźny nagłówek oznaczający dokument jako "Faktura".
nazwę, logo i dane kontaktowe firmy
Nazwę i dane kontaktowe klienta
Unikalny numer faktury dla łatwego odniesienia
data wystawienia i termin płatności
Szczegółowy opis dostarczonych towarów lub usług
Ilość i cena jednostkowa każdej pozycji
Całkowita należna kwota, w tym wszelkie obowiązujące podatki lub opłaty
Warunki płatności i akceptowane metody płatności - czy to kartą kredytową, czy w inny sposób
Wszelkie dodatkowe uwagi lub warunki
Uwzględnienie tych elementów pomaga udowodnić każdemu, kto patrzy na fakturę, że została ona prawidłowo przygotowana, ma niezbędny profesjonalizm i jest zgodna z wymogami prawa. Minimalizuje to również ryzyko opóźnienia lub zakwestionowania płatności za towary lub usługi.
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, jak również w toku konkretnej transakcji, można posługiwać się więcej niż jednym rodzajem faktur. Różnią się one od siebie pod względem tego, co mają do zaoferowania. Najważniejszym aspektem w tym kontekście jest wyjaśnienie niejasności co do tego, gdzie jeden typ będzie bardziej odpowiedni niż inne.
Pro tip: Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o fakturze a fakturze proforma lub dowiedzieć się więcej o innych typach faktur - sprawdź więcej bezpłatnych źródeł fakturowania.
Co to jest rachunek?
Chociaż faktury odnoszą się bardziej do sprzedawców zaangażowanych w transakcję, warto wspomnieć, że rachunki są znacznie bardziej postrzegane z punktu widzenia kupujących. Rachunek jest raczej kwotą, którą oczekuje się zapłacić za dostarczone towary lub usługi. Jest to pisemne żądanie od dłużnika uregulowania długu, które jest wykorzystywane w zarządzaniu wydatkami transakcji biznesowych i kontroli przepływów pieniężnych.
Rachunek to szczegółowe zestawienie sprzedanych towarów lub usług bądź wykonanych prac. Ma on na celu przede wszystkim powiadomienie osoby otrzymującej rachunek o kwocie do zapłaty i okolicznościach, które ją uzasadniają. Dla zaangażowanych stron różnice obejmują fakt, że rachunki są przydatne, ponieważ usprawniają prowadzenie dokumentacji, monitorowanie wydatków i zgodność z terminowym dokonywaniem płatności.
Rachunek ma wiele zastosowań, z których niektóre wymieniono poniżej:
żądanie zapłaty za dostarczone towary lub usługi
Aby zaoferować wyczerpujące rozliczenie rachunku
Prowadzenie dokładnej dokumentacji dotyczącej transakcji
Aby pomóc osobom fizycznym i firmom w śledzeniu ich wydatków
Aby działać jako dowód dla celów księgowych i podatkowych
Kluczowe elementy rachunku
Aby rachunek był skuteczny i zgodny z przepisami, powinien zawierać kilka istotnych elementów:
imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby, firmy lub podmiotu wystawiającego fakturę
Imię i nazwisko oraz adres konkretnej osoby, której ma zostać wystawiona faktura
odrębny numer rachunku jako odniesienie
datę wystawienia faktury i termin płatności
Szczegółowy opis pozycji i usług wraz z ich kwotami i cenami
Kwota należnych pieniędzy, w tym podatki lub opłaty, które mogą mieć zastosowanie
Warunki płatności i akceptowalne środki
Dodatkowe uwagi dotyczące fakturowanych czynności, oferowanych towarów lub usług oraz zawartych umów.
Uwzględnienie tych elementów sprawia, że rachunek jest bardziej formalny, nieskomplikowany i zgodny z prawem. Eliminuje to również ryzyko opóźnień i nieporozumień w zakresie warunków płatności faktury.
Rodzaje rachunków
W zależności od charakteru wymiany towarów lub usług oraz branży, możesz napotkać różne rodzaje rachunków:
Rachunki za media: Takie jak prąd, woda i gaz
Rachunek za usługi medyczne: Za wszelkie usługi opieki zdrowotnej lub leczenie
Rachunek za czynsz: Płacenie za wynajem nieruchomości
Rachunek za usługi: Za usługi profesjonalne
Rachunek abonamentowy: Za usługi oferowane za stałą opłatą cykliczną
Rachunek za restaurację: W odniesieniu do żywności i usług świadczonych w lokalu.
Wszystkie te rachunki mają jedną wspólną cechę. Próbują one uzyskać zapłatę za towary lub usługi, które zostały już dostarczone, co najczęściej ma miejsce, a w wyjątkowych przypadkach depozyt w celu zabezpieczenia usług dostawcy.
Wiedza na temat różnych rodzajów rachunków i ich elementów składowych może pomóc użytkownikowi w efektywnym wydawaniu pieniędzy i skutecznych wzajemnych relacjach z dostawcami usług. W szczególności jest to przydatne dla osoby fizycznej lub firmy, która jest w stanie zrozumieć i zarządzać rachunkami i płatnościami w codziennych transakcjach, a także uniknąć sporów w przyszłości.
Kluczowe różnice między fakturą a rachunkiem
Chociaż rachunek i faktura służą jako wezwania do zapłaty za towary lub usługi, mają one różne cechy, które je odróżniają. Zrozumienie różnicy między rachunkiem a fakturą ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania finansami i utrzymywania pozytywnych relacji z klientami.
Harmonogram emisji
W przypadku rachunków i faktur, te dwa dokumenty różnią się tym, że choć oba pełnią podobną funkcję, czas ich wykorzystania jest inny. Faktury są zwykle obsługiwane później po zaoferowaniu produktów lub usług i zwykle towarzyszy im powiadomienie. Zazwyczaj są one wykorzystywane w transakcjach B2B, w których wymagana jest stała współpraca i skrupulatna dokumentacja. Na przykład grafik zajmujący się projektowaniem logo dostarczy swoją fakturę po zakończeniu ponownego zamówienia projektów logo, która będzie również zawierać termin płatności.
Z drugiej strony rachunek jest dostarczany natychmiast po zaoferowaniu towarów lub usług, a płatności są oczekiwane natychmiast. Takie działania są bardziej charakterystyczne w sytuacji B2C, gdzie takie transakcje są natychmiastowe. Na przykład rachunek wystawiony w restauracji lub warsztacie samochodowym za naprawę gwarantuje, że płatność zostanie dokonana natychmiast.
Poziom szczegółowości
Kolejna istotna różnica między rachunkiem a fakturą wiąże się z ilością informacji zawartych w każdym z dokumentów. Dokumenty księgowe służą celom handlowym i potrzebom prawnym, dlatego istnieją informacje, których nie należy pomijać w dokumencie:
unikalny numer faktury
dane kontaktowe sprzedawcy i nabywcy
Szczegółowa lista dostarczonych towarów lub usług
Indywidualne ceny i ilości
Całkowita kwota do zapłaty
Warunki i metody płatności
Termin płatności
Rachunki są zazwyczaj prostsze, dostarczając tylko tyle informacji, aby poinformować klienta, co jest winien. Rachunek może zawierać tylko
ogólny opis transakcji
Całkowitą kwotę do zapłaty
Datę wystawienia
Oczekiwania dotyczące płatności
Oczekuje się, że korzystanie z faktur i rachunków będzie się różnić w zakresie płatności. Faktury mają zwykle pewne regulacje dotyczące rozliczeń, które mogą być ustalane indywidualnie między sprzedawcą a kupującym. Mogą one obejmować "Net 30", zgodnie z którym płatność jest dokonywana w ciągu trzydziestu dni po zakończeniu sprzedaży lub "2/10 Net 30", zgodnie z którym kupujący ma dziesięć dni na zapłacenie dwóch procent ceny sprzedaży zamiast czterdziestu procent.
Tradycyjnie jednak większość firm oczekuje, że rachunek zostanie zapłacony natychmiast lub w krótkim czasie. Przykładowo, rachunek za usługi gastronomiczne lub komunalne powinien zostać opłacony w momencie jego otrzymania.
Te terminy płatności i różnice między nimi mają wpływ na zarządzanie przepływami pieniężnymi zarówno w przypadku osób fizycznych, jak i firm. Faktura pozwala na pewien stopień elastyczności w terminach płatności, co jest pomocne w pielęgnowaniu długoterminowych zobowiązań biznesowych. Rachunki, ze swojej strony, umożliwiają firmie posiadanie przepływów pieniężnych w celu utrzymania bieżącej działalności poprzez żądanie płatności na żądanie.
Znajomość tych dwóch głównych różnic między fakturą a rachunkiem pozwala na lepsze zarządzanie finansami zarówno w odniesieniu do wydatków biznesowych, jak i osobistych. Dzięki temu będziesz wiedział, w którym momencie użyć żądania zapłaty, aby zoptymalizować zarządzanie finansami i poprawić relacje z klientami i dostawcami.
Typowe zastosowania faktur
Faktura może służyć nie tylko do żądania zapłaty w transakcjach biznesowych, ale jest również ważna w innych obszarach działalności. Odnoszą się one do kwestii zarządzania, relacji z klientami i zgodności z wymogami prawnymi. Odstępstwa od procedur dotyczących tego, kiedy używać faktur i jak je wypełniać, są szkodliwe dla efektywności działalności firmy.
Faktura powinna zostać wysłana do klienta po dostarczeniu towarów lub usług. Częstotliwość wystawiania faktur może mieć pozytywny lub negatywny wpływ na przepływy pieniężne w firmie, a także na relacje biznesowe. Na przykład, fakturowanie może być wykonywane po zamówieniu usług przez klienta, w określonych momentach w trakcie procesu pracy lub po zakończeniu całej pracy.
Wstępne fakturowanie pomaga w zarządzaniu przepływami pieniężnymi i pomaga w uzyskaniu pewności klientów. Gwarantuje, że zasoby nie zostaną wyczerpane podczas działania bez jego zakończenia. Jednak nie zawsze jest to pomocne i można chcieć otrzymać pewną kwotę zaliczki lub określić więcej szczegółów w warunkach płatności.
Fakturowanie kamieni milowych wiąże się z procesem inicjowania rozliczeń z klientami na określonych etapach projektu. Jest to ważne, ponieważ zapewnia lepszy przepływ gotówki, mniejsze ryzyko strat finansowych, buduje zaufanie klientów i zapewnia szereg warunków płatności.
Konsekwencje prawne faktur
Faktura sama w sobie nie stanowi umowy prawnej, ale ma istotną wagę prawną i znaczenie. Jest to dowód sprzedaży, wykazujący, że wykonałeś określoną pracę lub dostarczyłeś określone towary lub usługi za określoną cenę. Faktury zawierają cenne informacje dotyczące przychodów i wydatków działalności gospodarczej dla celów podatkowych.
W przypadku, gdy jedna ze stron nie wywiązuje się z płatności kwoty na fakturze, istnieją wymogi prawne, zgodnie z którymi faktury te mogą być potrzebne do wykazania i zapewnienia wsparcia w sprawie sądowej. Do celów windykacyjnych, w innych częściach świata, rachunki te mogą służyć jako punkt wyjścia do działań windykacyjnych lub służyć do zgłaszania roszczeń dotyczących kwot należnych od ludzi.
Aby zachować zgodność z wymogami prawnymi, należy podać wszystkie istotne szczegóły, w tym nazwę firmy lub nazwy w odniesieniu do faktury, adres firmy i kontakty biznesowe. W przypadku, gdy jesteś spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, oprócz powyższego, pełna nazwa firmy, numer rejestracyjny i adres zarejestrowanego centrum biznesowego.
Jeśli wiesz, w jaki sposób klienci zazwyczaj reagują na fakturę, jakie informacje są niezbędne w dokumencie i jakie są aspekty prawne tego dokumentu, będziesz w stanie prowadzić transakcje biznesowe z klientami, pracownikami i dostawcami, pozostając z nimi w dobrych relacjach i nie spodziewając się problemów z prawem lub finansami.
Typowe zastosowania rachunków
Jednak w praktyce biznesowej rachunek jest przygotowywany z oczekiwaniem natychmiastowej zapłaty za dostarczone towary lub usługi. Taka kruchość jest rzadkością; można ją jednak zaobserwować w handlu detalicznym, restauracjach, barach, hotelach i podobnych firmach. Na przykład, jeśli dana osoba idzie poszukać miejsca na kolację, po zakończeniu jedzenia wystawiany jest rachunek z wyszczególnieniem całkowitej kwoty oraz podziału spożytych produktów i użytych składników.
Rachunek jest najczęściej otrzymywany od przedsiębiorstwa użyteczności publicznej za dostarczanie energii elektrycznej, wody lub gazu do użytku domowego. W takim przypadku na koniec miesiąca wysyłany jest rachunek za korzystanie z tych usług w minionym miesiącu rozliczeniowym. W tym samym kontekście, otrzymane leczenie i wszelkiego rodzaju konsultacje mogą wiązać się z wystawieniem rachunku za wykonaną usługę.
W porównaniu do faktur, rachunki nie są tak szczegółowe i są napisane w prosty sposób. Rachunek zazwyczaj zawiera rodzaj dostarczonych towarów lub usług, należną kwotę i ewentualne podatki. Można oczekiwać, że rachunek z restauracji będzie zawierał numer stolika wraz z zamówionymi posiłkami i napojami, poniesiony podatek VAT oraz całkowity koszt do zapłaty. Taki poziom szczegółowości jest odpowiedni w większości przypadków, gdy ludzie dokonują transakcji natychmiast, chociaż dane klienta lub warunki płatności, jeśli takie istnieją, nie są zbyt obszerne.
Konsekwencje prawne rachunków
Najemcy i dzierżawcy mogą uważać rachunki za mniej formalne niż faktury, choć ma to swoje konsekwencje prawne. Rachunek jest uważany za dowód transakcji, dlatego może być często wykorzystywany do różnych celów księgowych i podatkowych. Jest to dokument obejmujący dostarczone materiały lub usługi oraz pozostałą do zapłaty kwotę, co jest ważne w przypadku sporów lub audytów.
Jednak pomimo ich znaczenia, większość rachunków nie zawiera warunków płatności ani danych klienta, które można znaleźć na fakturach. Wyjaśnienie tego jest proste: w większości sytuacji towary lub usługi są natychmiast opłacane, ponieważ rachunki zostały wystawione po dostarczeniu towarów lub usług.
Dla biznesu posiadanie historii wystawionych i rozliczonych rachunków jest niezbędne. Takie dokumenty umożliwiają śledzenie sprzedaży, zarządzanie zapasami i przestrzeganie przepisów podatkowych. Mimo że rachunek nie zawsze jest tak szczegółowy jak faktura, ma on istotne znaczenie, jeśli chodzi o prowadzenie działalności gospodarczej na co dzień lub z perspektywy finansowej.
Jak faktury i rachunki wpływają na zarządzanie finansami
Niezależnie od tego, czy mówimy o fakturze, czy rachunku, oba odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu finansami, znacząco wpływając na przepływy pieniężne i ogólną kondycję firmy. Zrozumienie wpływu tych żądań zapłaty jest niezbędne do utrzymania dynamicznego przepływu gotówki, który jest siłą napędową każdej firmy.
Najbardziej bezpośrednim skutkiem niezapłaconych faktur i rachunków jest zakłócenie przepływu gotówki. Kiedy klienci nie płacą za towary lub usługi na czas, tworzy to efekt domina, utrudniając inwestowanie w nowe projekty, płacenie pracownikom, a nawet utrzymywanie włączonego światła. Niezależnie od różnic między nimi, taki wpływ na przepływy pieniężne może być szczególnie dotkliwy dla małych firm i startupów, gdzie liczy się każdy dolar. Aby zoptymalizować go poprzez fakturowanie, należy rozważyć ustalenie warunków płatności, które są zgodne z potrzebami w zakresie przepływów pieniężnych.
W przypadku średnich i dużych firm słabe przetwarzanie faktur może prowadzić do prawie 1 miliona dolarów opóźnionych płatności miesięcznie. Sytuacja ta pogarsza się w przypadku firm o przychodach przekraczających 250 milionów dolarów rocznie, co kosztuje je 4,5 miliona dolarów każdego miesiąca. Opóźnienia te nie tylko wpływają na natychmiastowy przepływ gotówki, ale także zakłócają prognozy przepływów pieniężnych, utrudniając menedżerom finansowym planowanie przyszłych wydatków i inwestycji.
Wysiłek włożony w zarządzanie niezapłaconymi fakturami i rachunkami jest często niedoceniany. Zespoły ds. należności spędzają dużo czasu na rozpatrywaniu sporów, a 54% dyrektorów finansowych zauważa, że ich zespół AR spędza ponad jedną czwartą dnia na tym zadaniu. Czas poświęcony na dochodzenie płatności to czas, którego nie przeznacza się na rozwój i innowacje, co stanowi pomijany koszt, który może stać się znaczny.
Co więcej, niezapłacone faktury i rachunki mogą mieć długoterminowe reperkusje. Mogą one wpływać na zdolność kredytową firmy, potencjalnie prowadząc do wyższych stóp procentowych lub ograniczonego dostępu do niezbędnego finansowania. Z finansami związanymi z niezapłaconymi fakturami pomimo terminów płatności, Twoja zdolność do inwestowania w nowe możliwości jest ograniczona, co powoduje, że tracisz możliwość ekspansji na nowe rynki lub wykorzystania możliwości biznesowych w odpowiednim czasie.
Końcowe przemyślenia
Faktura czy rachunek - oto jest pytanie.
Niezależnie od tego, czy decydujesz się na wystawienie faktury, czy rachunku, znaczenie tego jest jasne: od tego zależy kondycja finansowa, relacje z klientami, a nawet długoterminowy sukces Twojej firmy. Prawidłowo stosowane faktury i rachunki to znacznie więcej niż tylko wezwania do zapłaty - to narzędzia, które zapewniają płynne działanie firmy. Opanowując te narzędzia i rozumiejąc różnicę między rachunkiem a fakturą, możesz zapewnić, że przepływy pieniężne pozostaną spójne, dokumentacja pozostanie czysta, a klienci pozostaną zadowoleni. Teraz, gdy masz już wiedzę na temat faktur i rachunków, następny krok jest prosty: wprowadź ją w życie dzięki Enty i obserwuj, jak Twoja firma się rozwija!
