Europe

Europe

Europe

Faktury elektroniczne

Faktury elektroniczne

Faktury elektroniczne

Jan 27, 2025

Jan 27, 2025

7 min read

7 min read

Faktury elektroniczne: korzyści i praktyki zarządzania fakturami

Poznaj zalety korzystania z faktur elektronicznych i dowiedz się, jak wdrożyć wydajny system faktur elektronicznych.

Poznaj zalety korzystania z faktur elektronicznych i dowiedz się, jak wdrożyć wydajny system faktur elektronicznych.

"Alexa, wyślij moje faktury!"

W świecie, w którym Alexa może odtwarzać melodie, wyłączać światła, a nawet zamawiać następny posiłek, jak to się dzieje, że firmy nadal drukują, wysyłają i obsługują faktury papierowe, jakby był rok 1999? Jeśli jesteś jedną z tych osób, które gdzieś po drodze pomyślały sobie: "Musi być lepszy sposób!". - istnieje i nazywa się fakturowanie elektroniczne! E-faktury są tak proste, jak zapytanie inteligentnego urządzenia o pogodę na zewnątrz, ponieważ zawierają wszystkie informacje o wcześniej wygenerowanych fakturach, płatnościach dokonanych na podstawie tych faktur oraz kwotach pozostających do zapłaty. Wreszcie, dział finansowy otrzymuje ulepszenie technologiczne, na które czekał, bez konieczności zwiększania zasobów ludzkich. Jest więc nadzieja i oto jak można przekształcić system fakturowania. Przeczytaj do końca, a zdobędziesz wiedzę o tym, jak e-fakturowanie nie tylko zautomatyzuje Twoje finanse, ale także zapewni Twojej firmie wiele przewag konkurencyjnych na rynku.

Czym jest faktura elektroniczna (e-faktura)?

Najważniejsze pytanie: czym jest faktura elektroniczna? Znana również jako e-faktura, jest to dokument rozliczeniowy, który zastępuje tradycyjne dokumenty papierowe. Są to informacje rozliczeniowe w standardowym formacie elektronicznym, które mogą być wysyłane i odbierane między dostawcami i klientami. Pozwala to w pełni zautomatyzować proces obsługi należności i ściśle zintegrować go z aplikacjami księgowymi lub systemami ERP, dzięki czemu metody fakturowania i procesy płatności są bardziej wydajne i dokładne.

Kluczowe elementy e-faktury

Podobnie jak w przypadku dokumentów papierowych, faktury elektroniczne będą zawierać te same podstawowe dane, co faktury papierowe, jednak wszystkie te informacje zostaną przedstawione w formie elektronicznej. Są to nazwa i dane kontaktowe dostawcy i klienta, numer faktury, dostarczone towary i usługi, kwota do zapłaty, warunki płatności itp. Główną różnicą jest to, że e-faktury wykorzystują standardowe formaty danych, takie jak XML (Extensible Markup Language) lub EDI (Electronic Data Interchange), umożliwiając przetwarzanie e-faktur bez udziału człowieka.

Rodzaje systemów e-fakturowania

Można znaleźć wiele systemów e-fakturowania, aby zaspokoić potrzeby różnych firm:

  1. B2B (Business-to-Business): ułatwia korzystanie z interfejsu faktur elektronicznych związanych z wymianą faktur między firmami.

  2. B2G (Business-to-Government): umożliwia firmom przesyłanie e-faktur do departamentów rządowych.

  3. B2C (Business-to-Consumer): odnosi się do wystawiania elektronicznych rachunków indywidualnym konsumentom.

  4. Systemy hybrydowe: Łączą one formaty czytelne dla człowieka (takie jak PDF) z danymi czytelnymi dla maszyn (takimi jak XML), oferując elastyczność w przejściu do pełnego e-fakturowania.

Kluczowe różnice między fakturami papierowymi i elektronicznymi

Jak można zauważyć, faktura cyfrowa różni się od faktury papierowej swoją strukturą, skutecznością i sposobem przetwarzania. Faktury papierowe to staromodne, namacalne kawałki papieru, które muszą być drukowane, obsługiwane i dostarczane klientom. Mogą być odczytywane przez ludzi, ale nadal trudniej jest je wysyłać drogą elektroniczną. Faktury elektroniczne, bardziej znane jako e-faktury, są tworzone i przesyłane między komputerami w formatach elektronicznych, takich jak XML lub EDI.

Skuteczność obu wspomnianych metod jest ze sobą uderzająco sprzeczna. Korzystanie z faktur papierowych wiąże się z ręcznymi operacjami, które obejmują generowanie, drukowanie, dystrybucję, przegląd i uzgadnianie. Zaangażowanie człowieka w tę procedurę sprawia, że jest ona podatna na błędy i opóźnienia. Etapy procesu związane z e-fakturowaniem są bardziej wydajne, zmniejszając tym samym wydatki związane z należnościami. Obejmuje to takie zalety, jak monitorowanie ruchu, administracja podatkowa i zautomatyzowana ścieżka audytu.

Faktury elektroniczne wyróżniają się pod względem wprowadzania danych, a także wiarygodności dostarczanych danych. Faktury w formie papierowej mogą wymagać ręcznego wprowadzania danych do komputera, co może prowadzić do nieścisłości i dodatkowego czasu potrzebnego na zapewnienie poprawności danych. W przypadku e-faktur istnieją już standardowe formaty, które ułatwiają ręczne wprowadzanie danych, przekształcając standardowe formularze w rzeczywiste produkty, jednocześnie koncentrując się na dokładności wprowadzanych danych. W biznesie są one jednak łatwe do dostarczenia między agencjami ze względu na tę standaryzację.

Transmisja i przechowywanie są niezbędne do określenia wyników. Faktury papierowe są zwykle wysyłane pocztą i nieuniknione są liczne problemy, takie jak opóźnienia, utrata i niewłaściwe umieszczenie. Nie są one tak skuteczne jak środki elektroniczne w zakresie przesyłania informacji. Faktury elektroniczne są wysyłane szybciej, bardziej niezawodnie, wygodniej i taniej. Przyspiesza to czas przetwarzania, skraca cykl płatności, poprawia wydajność operacyjną, a także zapewnia efektywne przechowywanie i wyszukiwanie danych.

Wdrożenie e-fakturowania daje możliwość zaoszczędzenia kosztów, zmniejszenia liczby błędów i lepszego wykorzystania zarządzania przepływami pieniężnymi. Jest to kluczowe posunięcie, ponieważ pomaga w przekształceniu tradycyjnych systemów i dostosowaniu się do zmieniających się czasów w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym, które jest zdominowane przez Internet.

Korzyści z korzystania z faktur elektronicznych

Faktury elektroniczne przynoszą wiele korzyści dla firmy, w tym obniżenie kosztów i dobry termin płatności. W ten sposób e-fakturowanie może pomóc firmom poprawić wydajność operacji, a także cykle gromadzenia gotówki.

Oszczędność kosztów i wzrost wydajności

Zarządzaj swoją codzienną rutyną biznesową z Enty w nowoczesny sposób

Zarządzaj swoją codzienną rutyną biznesową z Enty w nowoczesny sposób

Ok, zaczynajmy

Wdrożenie faktur elektronicznych przyczyni się do poprawy kosztów i produktywności. Szacuje się, że dzięki uniknięciu papieru, kosztów drukowania i wysyłki faktur, koszt generowania e-faktur może spaść o 60-80 procent. Automatyzacja procesów fakturowania pomaga zwiększyć zwrot z inwestycji, umożliwiając firmie przekierowanie zasobów na ważniejsze działania. Będzie to również opłacalne w tym sensie, że przechowywanie papierowych kopii e-faktur nie będzie już konieczne.

Większa dokładność i mniej błędów

E-fakturowanie minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego związanego z ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki zautomatyzowanemu przechwytywaniu i walidacji danych można zapewnić, że wszystkie informacje są dokładnie rejestrowane. Zwiększona dokładność prowadzi do mniejszej liczby sporów i szybszych płatności. Standardowe formaty stosowane w e-fakturowaniu eliminują również rozbieżności i błędne interpretacje, dodatkowo zwiększając wiarygodność dokumentacji finansowej.

Szybsze przetwarzanie i czas płatności

Jedną z najbardziej zauważalnych korzyści płynących z e-fakturowania jest usprawnienie cykli płatności. Elektroniczne faktury płatnicze różnią się w znacznym stopniu tym, że nie ma czasu oczekiwania na wysłanie i przesłanie e-mailem e-faktury. Być może największą wadą elektronicznych faktur płatniczych jest to, że często wiążą się one z własnymi wyzwaniami związanymi z zatwierdzaniem. Niemniej jednak, dzięki zautomatyzowanym procesom, opóźnienia w zatwierdzaniu, a także nadgodziny w przetwarzaniu płatności potrzebne w całym cyklu płatności są znacznie zminimalizowane. Takie możliwości okazały się korzystne dla większości firm, pozwalając im obniżyć koszty operacyjne. Mniejsza liczba sporów prowadzi również do szybszego czasu płatności, ponieważ istnieje płynne zaangażowanie w bazę klientów.

Ulepszona analiza danych i raportowanie

E-fakturowanie umożliwia natychmiastowy dostęp do informacji o należnościach, co pomaga w lepszym zarządzaniu środkami pieniężnymi i podejmowaniu decyzji. Format cyfrowy można łatwo dostosować do systemów ERP lub dowolnego oprogramowania księgowego, zapewniając w ten sposób konsolidację wszystkich analiz finansowych. Możesz przygotowywać raporty i uzgodnienia w krótkim czasie, monitorować terminy płatności, a także rozpoznawać wzorce lub anomalie w trendach fakturowania. Taki wgląd umożliwia planowanie przepływów finansowych, a także podejmowanie rozsądnych i świadomych decyzji biznesowych.

Jak działa fakturowanie elektroniczne

Elektroniczne fakturowanie lub e-fakturowanie to narzędzie, które pozwala na zarządzanie obiegiem faktur, w tym generowaniem faktur, dostawą i procesami płatności. To narzędzie do fakturowania praktycznie eliminuje wiele pracy, ponieważ pozwala na płynny elektroniczny przepływ pracy. Jak to działa?

  1. Proces rozpoczyna się od wygenerowania faktury. Tworzysz fakturę elektroniczną za pomocą systemu ERP lub platformy e-fakturowania. Ten cyfrowy dokument zawiera wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane firmy, informacje o kliencie, szczegółową listę towarów lub usług oraz warunki płatności. Jeśli korzystasz z Enty, zyskujesz dostęp do zaawansowanych metod fakturowania, które nie tylko pomagają generować i dostosowywać e-faktury, ale także płynnie integrują się z innymi systemami i narzędziami finansowymi.

  2. Po wygenerowaniu e-faktura jest przesyłana do klienta za pośrednictwem bezpiecznego, zintegrowanego rozwiązania. Podczas przesyłania e-faktury odbywa się to w formacie elektronicznym, który jest dobrze ustrukturyzowany i zachowuje dokładność oraz integralne aspekty e-fakturowania. Przed wysłaniem do klienta, elektronicznie przesłana faktura jest poddawana automatycznym kontrolom w celu upewnienia się, że spełnia wszystkie ustawowe i regulacyjne progi.

  3. Pozatwierdzeniu e -faktura jest wysyłana w żądanej przez odbiorcę formie. Ten rodzaj personalizacji zaspokaja różnorodne potrzeby związane z wystawianiem faktur, ponieważ pomaga w szybkiej i skutecznej realizacji transakcji. Ponieważ e-faktury są ustrukturyzowane, można je zintegrować bezpośrednio z aplikacją finansową odbiorcy lub systemem ERP, co eliminuje wprowadzanie takich paragonów za pomocą klawiatury.

  4. Po stronie odbiorcy, proces płatności rozpoczyna się w momencie otrzymania e-faktury. System automatycznie przetworzy szczegóły faktury i umożliwi przeprowadzenie audytu wewnętrznego. Ten zautomatyzowany przegląd i ocena zapewnia dodatkową pewność, że zdefiniowane zasady były przestrzegane, pomagając w ten sposób poprawić integralność i widoczność transakcji.

  5. Po zatwierdzeniu dane faktury są następnie integrowane z systemem finansowym. Wiąże się to z rewizją podsystemów zobowiązań i przygotowaniem faktury do płatności, kończąc w ten sposób cały cykl transakcji. Cała procedura, od utworzenia do płatności, jest bardziej wydajna i mniej czasochłonna w porównaniu z tradycyjną metodą fakturowania za pośrednictwem poczty lub drukowanych faktur papierowych.

Dodatkowo, elektroniczne fakturowanie umożliwia lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi. Możliwe jest poprawienie kapitału obrotowego dzięki szybszemu przetwarzaniu i terminom płatności. Ponadto elektroniczny format e-faktur pozwala na łatwiejsze monitorowanie dokonanych płatności i automatyczne powiadamianie o zaległych fakturach.

Uwarunkowania prawne i dotyczące zgodności z przepisami dla e-fakturowania

Istnieje szereg kwestii prawnych i zgodności, które wymagają rozważenia przy przejściu z fakturowania papierowego na elektroniczne. W każdej transakcji biznesowej bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i prawidłowe prowadzenie dokumentacji są niezbędne do zapewnienia płynnych procesów - zobaczmy, jak działają one w praktyce.

Zarządzaj swoją codzienną rutyną biznesową z Enty w nowoczesny sposób

Zarządzaj swoją codzienną rutyną biznesową z Enty w nowoczesny sposób

Ok, zaczynajmy

Wdrażanie podpisów cyfrowych i szyfrowania

Jednym z najważniejszych aspektów umożliwiających zgodność e-fakturowania jest podpis cyfrowy, który ułatwia identyfikację nadawcy i działa jak pieczęć, która jest dowodem zmian dokonanych na fakturze, jeśli jakiekolwiek zmiany zostały wprowadzone po podpisaniu. Oparta na chmurze usługa podpisu cyfrowego umożliwia korzystanie z zaawansowanych podpisów elektronicznych w ramach rozwiązań e-fakturowania bez konieczności przechodzenia przez czasochłonny lub kosztowny proces programowania lub zakupu sprzętu.

Spełnianie przepisów branżowych

Różne sektory mają bardzo zróżnicowane poziomy zgodności w zakresie e-fakturowania. Jeden z tych przepisów dotyczących zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści znajduje się w dyrektywie VAT w Unii Europejskiej. Aby zachować zgodność, wymogi te muszą być spełnione i aktualizowane zgodnie z wymaganiami. W niektórych przypadkach może to wymagać zastosowania zaawansowanej technologii podpisu elektronicznego lub innych określonych metod mających na celu zapewnienie autentyczności i integralności faktur.

Zapewnienie ochrony danych i prywatności

Ochrona danych na fakturach i prywatność danych powinny być przedmiotem troski każdej firmy, która chce wdrożyć elektroniczne fakturowanie. Obejmuje to również szyfrowanie wrażliwych danych przy użyciu TLS dla danych przesyłanych przez interfejs API i AES dla danych przechowywanych w różnych bazach danych. Należy również wdrożyć skuteczne środki w celu ograniczenia nieautoryzowanego dostępu do platformy fakturowania elektronicznego. Powinny również istnieć okresy regularnych aktualizacji oprogramowania i systemów bezpieczeństwa, aby pomóc zamknąć luki w zabezpieczeniach, wspomóc zobowiązania i utrzymać aktywną ochronę przed dalszymi atakami.

Utrzymywanie ścieżek audytu

Ponadto musi istnieć wyczerpująca ścieżka audytu w celu zapewnienia zgodności z wymogami dotyczącymi faktur. Audytorzy mogą zrozumieć przedsięwzięcia firm poprzez działania finansowe, śledzić, gdzie zostały wysłane pieniądze i upewnić się, że nie ma żadnych nieprawidłowości w odniesieniu do transakcji biznesowych. Dla każdej wykonanej czynności e-fakturowania konieczne jest posiadanie zapisów w celu zgłoszenia, że przestrzegane są odpowiednie polityki, zasady rachunkowości i przepisy prawne. Ta ścieżka audytu staje się kolejnym potencjalnym źródłem pozyskiwania dowodów i ścigania oszustw w procesach zobowiązań i należności.

Najlepsze praktyki w zakresie wdrażania elektronicznego systemu fakturowania

Na początek, przy zakupie oprogramowania do faktur elektronicznych, należy zbadać potrzeby biznesowe. Przed rozpoczęciem tej cyfrowej transformacji należy zastanowić się, czego się chce, czy jest to po prostu możliwość wystawiania faktur, czy też inne funkcje, takie jak bardziej szczegółowe fakturowanie lub narzędzia do zarządzania projektami. Zastanów się również, w jaki sposób oprogramowanie może rozwijać się wraz z Twoją firmą i rosnącym zapotrzebowaniem na fakturowanie. I wreszcie upewnij się, że nowy system fakturowania będzie współpracował z narzędziami księgowymi i CRM już istniejącymi w organizacji, aby ułatwić operacje organizacji.

Korzystanie z e-fakturowania Enty to duży krok naprzód dla całego systemu finansowego, przynosi bezprecedensową transformację cyfrową i możliwości wszechstronnego ulepszenia każdego elementu platformy. Uzyskaj szybką płatność, obsługując każdy element fakturowania - od wydawania spójnych z marką szablonów po kompleksowe zarządzanie cyklem życia płatności. Konto klienta może mieć szczegóły dotyczące dowolnej waluty lub typu płatności i czasu. Enty to niesamowita platforma upraszczająca przetwarzanie faktur. Ma wszystko, czego potrzebujesz (lub nie wiedziałeś, że potrzebujesz) w zakresie zarządzania fakturami i wiele więcej.

Ocena bieżącego procesu fakturowania

Zanim organizacja przejdzie na system fakturowania elektronicznego, musi przeprowadzić analizę bieżącego przepływu pracy w celu określenia jego słabości i nieefektywności. Współpracuj z działem zobowiązań, aby zebrać odpowiednie szczegóły dokumentujące bieżący proces w celu zidentyfikowania tych, które można zautomatyzować. Analiza ta pomaga poznać możliwości integracji, jakie ma do zaoferowania oprogramowanie do e-fakturowania, a także trójstronne dopasowanie, które pomaga uniknąć nadpłat.

Standaryzacja formatów faktur i danych

Musi istnieć pewien poziom spójności wszystkich formatów faktur i danych faktur w całej organizacji w celu zapewnienia zgodności i synergii. Należy korzystać z wymaganych formatów faktur, takich jak dokumenty XML lub PDF, i upewnić się, że odpowiednie dane, takie jak numer faktury, data, nazwy sprzedawców i nabywców, katalog dostarczonych towarów lub usług oraz podatki, są kompletne. Standaryzacja takich praktyk ułatwia firmom i agencjom udostępnianie informacji, śledzenie zobowiązań, poprawę integralności danych i minimalizację nieścisłości w systemie finansowym.

Automatyzacja procesów przetwarzania faktur

Utwórz zautomatyzowane przepływy pracy, aby zwiększyć wydajność przetwarzania faktur w swojej organizacji. Ustanowienie wstępnie zatwierdzonych ścieżek przepływu pracy pozwala uniknąć opóźnień w wysyłaniu faktur do urzędnika, który powinien je zatwierdzić. Automatyzacja zadania oszczędza czas podczas przetwarzania, zmniejsza ryzyko ludzkich błędów w trakcie działania i optymalizuje efektywność działu zobowiązań w organizacji. Jednocześnie pozwala na bardziej zwinne zarządzanie pozycjami gotówkowymi, ponieważ użytkownik może śledzić status faktur w czasie rzeczywistym.

Zapewnienie zgodności z przepisami

Zawsze bądź na bieżąco z nowymi wymogami dotyczącymi e-fakturowania w jurysdykcjach, w których działasz. Ponadto należy wdrożyć rygorystyczne protokoły bezpieczeństwa danych, takie jak szyfrowanie i ograniczenie dostępu w celu ochrony informacji poufnych. Upewnij się, że prowadzona jest dokładna dokumentacja zarządzania ścieżkami audytu, aby zapewnić dowody zgodności z polityką organizacyjną, a także przepisami prawa. Zapewnia to nie tylko zgodność z wymogami prawnymi, ale także poprawia bezpieczeństwo i niezawodność systemu e-fakturowania.

Przyszłe trendy w e-fakturowaniu

AI i ML wpływają na praktyki firm w dziedzinie e-faktur, czyniąc je bardziej produktywnymi i dokładnymi. Technologie te mogą rozwijać przepływy pieniężne, prowadzić badania historyczne, a nawet wykorzystywać warunki płatności w zależności od tempa danego rynku. Oznacza to, że firmy są w stanie elastycznie przesuwać terminy płatności, optymalizując w ten sposób kapitał obrotowy i dbając o dostawców.

Kluczowe korzyści AI i ML w e-fakturowaniu:

  • Zautomatyzowane przechwytywanie danych z faktur upraszcza proces i prowadzi do mniejszej liczby błędów.

  • Planowanie finansowe uwzględniające najlepsze praktyki firm opartych na AI

  • Usprawnione procesy biznesowe dzięki dostępowi do krytycznych informacji w miarę ich aktualizacji.

Technologie mobilne coraz bardziej zyskują na popularności, umożliwiając ekosystemowi e-biznesu przejście na fakturowanie mobilne. Korzystanie z aplikacji mobilnych pozwala użytkownikom tworzyć faktury, wysyłać je do zamierzonego odbiorcy i sprawdzać status faktury, ułatwiając w ten sposób szybsze zatwierdzanie i otrzymywanie płatności, zwiększając tym samym przepływy pieniężne.

Jakie jest uzasadnienie dla fakturowania mobilnego i dlaczego jest ono potrzebne:

  • Możliwość zatwierdzania faktur w podróży.

  • Płatności są dokonywane szybko, co pomaga zmniejszyć opóźnienia.

  • Możliwość opłacania e-faktur nawet w odległej lokalizacji.



Końcowe przemyślenia

O ile przyjęcie elektronicznego fakturowania może wydawać się usprawnieniem procesów, jest to raczej ewolucja firmy, a raczej biznesu. Mniej stosów papierkowej roboty, niekończące się luzy w pobieraniu płatności i koniec z ręcznym wprowadzaniem danych, ponieważ wszystkie transakcje zostaną zautomatyzowane. E-fakturowanie umożliwia zespołom finansowym przejście od starych procesów fakturowania, które ciągnęły się za organizacjami, do nowych, bardziej konkurencyjnych sposobów, które przyspieszają napływ płatności, przeprojektowują podstawowe procesy i pozwalają zespołowi skoncentrować się na tym, co naprawdę ważne - na rozwoju organizacji. Jednym z nich jest próba pozbycia się dyskomfortu związanego z nowoczesnym zarządzaniem finansami. Pytanie nie brzmi, czy powinieneś dokonać cyfrowej transformacji, ale jak szybko możesz zacząć?



Zarządzaj swoją codzienną rutyną biznesową z Enty w nowoczesny sposób

Zarządzaj swoją codzienną rutyną biznesową z Enty w nowoczesny sposób

Ok, zaczynajmy

Nie przegap wskazówek dla Twojej firmy w newsletterze