Ist die Auslagerung von Back-Office-Aktivitäten das Richtige für Ihr Unternehmen?
Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Backoffice Ihr Unternehmen als Geisel hält? Machen wir uns nichts vor - niemand träumt davon, seine Finanzen zu regeln, Erklärungen abzugeben, Gehaltslisten zu führen oder Dokumente zu verwalten. Ein Unternehmen zu leiten, bedeutet jedoch nicht nur "große Ideen" und ein hohes Maß an Kreativität, sondern auch eine Menge Arbeit im Hintergrund, die ständig erledigt werden muss. Wenn Sie sich bei diesen Aufgaben von jemand anderem helfen lassen, werden die Aufgaben weniger umfangreich, und alle Köpfe können ihre Zeit und Ressourcen anderen Bereichen widmen. Aber funktioniert das überhaupt so? Begleiten Sie uns, wenn wir untersuchen, ob die Auslagerung der Verwaltung Ihrer Betriebe Vorteile bringt oder Herausforderungen mit sich bringt, mit denen Sie nicht gerechnet haben.
Schlüsselbereiche für Back-Office-Outsourcing
Sie möchten unnötige Kosten einsparen, und vielleicht ist Back-Office-Outsourcing die Lösung. Ich möchte nun auf die wichtigsten Gründe eingehen, warum Outsourcing von Vorteil sein kann.
Finanz- und Rechnungswesen
Sie wollen richtig Geld sparen? Dann sollten Sie einige Finanz- und Buchhaltungsaufgaben auslagern. Sie zahlen nur für das, was erforderlich ist, und vermeiden die überhöhten Kosten, die bei einer Vollzeitbeschäftigung für Ihre Buchhaltung anfallen. Darüber hinaus profitieren Sie von ausgezeichneten Fachkenntnissen und hochentwickelter Technologie und können so sehr viel Geld sparen. Alles in allem kann Sourcing Ihnen helfen, Ihre Kapazität zu erhöhen, ohne die lästige Herausforderung der Personalverwaltung, sei es Buchhaltung oder Budgetierung.
Und das Beste daran? All das ist möglich mit Enty - Ihrem besten Back-Office-Partner. Sie müssen Ihren Buchhalter nicht mehr anlächeln - stellen Sie einfach die erforderlichen Informationen zur Verfügung, und wir werden alle Berichte für Sie einreichen, genau dann, wenn sie benötigt werden.
Humanressourcen
HR-Outsourcing ist nicht länger eine Option, sondern die neue Norm. Wenn Sie von der Verwaltung der Gehaltsabrechnung, der Sozialleistungen und der Pflege der Mitarbeiterbeziehungen entlastet werden, können Sie sich den Dingen widmen, die zählen: dem Wachstum Ihres Unternehmens. Es gibt Callcenter, die vierundzwanzig Stunden am Tag arbeiten, um alle Aufgaben der Personalabteilung zu erfüllen: Einstellung, Mitarbeiterverwaltung, Compliance-Management und sogar Leistungsmanagement.
IT-Unterstützung und Datenverwaltung
Einer der wichtigsten Aspekte in der modernen Welt ist die IT-Abteilung. Durch die Verlagerung der IT-Helpdesk-Funktion ins Ausland wird sichergestellt, dass die Dienste rund um die Uhr verfügbar sind, qualifiziertes Personal aus der ganzen Welt zur Verfügung steht und schnelle technologische Veränderungen keine Herausforderung darstellen. Da wir heute Daten nicht mehr sammeln, sondern verwalten, brauchen wir mehr Platz. Outsourcing kann mit der wachsenden Datenmenge Schritt halten, indem es dafür sorgt, dass das Datenverwaltungssystem effizient und sicher ist.
Vorteile der Auslagerung von Back-Office-Aufgaben
Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen auf Vordermann zu bringen? Die Auslagerung von Back-Office-Funktionen für ein Unternehmen ist eine der brillantesten Ideen. Es ist, als hätte man eine Geheimwaffe in Reserve. Wir werfen einen Blick auf die einmaligen Vorteile, die Ihnen zeigen werden, warum Sie sich fragen, warum Sie nicht schon früher auf diesen Zug aufgesprungen sind.
Kostensenkung: Nehmen Sie sich eine Minute Zeit und stellen Sie sich vor, wie Sie Ihre Gemeinkosten in einem Zehntel der Zeit, die ein Katana-Ninja braucht, senken können. Das ist mehr oder weniger das, was Outsourcing mit sich bringt. Sie werden eine Menge Geld sparen, was Gehälter, Sozialleistungen und sogar Büroräume betrifft. Hinzu kommen die Kosten für die Dienstleistungen, die für die Zeit erbracht werden, in der sie benötigt werden. Es ist vergleichbar mit einem Imbiss, bei dem Sie nur für die wenigen Artikel zahlen, die Sie wünschen.
Zugang zu qualifizierten Fachkräften: Mit dem gleichen Geldbetrag, der eingestellt wird, erhöht sich die Produktivität an einem einzigen Arbeitsplatz. Das spitzfindige Outsourcing ermöglicht es Ihnen, eine Reihe von Fachleuten zu beschäftigen, im Gegensatz zu einem Alleskönner. Jedes dieser Teams besteht aus einer Vielzahl von Befürwortern, die für jede Funktion und Struktur ausreichend sind. Wenn Ihre Aufgaben ausgelagert wurden, können Sie sicher sein, dass diese Schmarotzer die Ressourcen dort finden, wo sie vorkommen, um festzulegen, wie eine Aufgabe erledigt werden sollte.
Gesteigerte Effizienz der Abläufe: Diesmal müssen Ihre Mitarbeiter keine langweiligen Aufgaben erledigen, sondern können sich auf das Wesentliche konzentrieren, nämlich die Entwicklung Ihres Unternehmens. Durch Outsourcing können Sie sich schneller als Sie "ka-ching" sagen können wieder auf Aktivitäten konzentrieren, die Einkommen generieren, auch weil Sie so unnötige Tätigkeiten entfernen. Und danach werden Sie wie eine reibungslos funktionierende Maschine mit Prozessen und fortschrittlicher Technologie betrieben.
Nachteile des Back-Office-Outsourcing
So sehr die Auslagerung der Back-Office-Funktionen die Lösung für jedes Unternehmen ist, gibt es auf dem Weg dorthin auch einige Rückschläge. Sehen wir uns einige mögliche Nachteile an, auf die Sie achten sollten.
Probleme mit der Qualitätskontrolle: Wenn Sie sich schon einmal in einer solchen Situation befunden haben, wissen Sie, dass Sie das nicht unbedingt mögen. In den meisten Fällen wird ein Projekt, das Sie ohne jegliche Aufsicht in Auftrag geben, schlecht oder gar nicht ausgeführt. Um dies zu verhindern, ist es besser, spezifische KPIs zu verwenden und mit Ihrem Outsourcing-Unternehmen eine qualitätsorientierte Denkweise zu entwickeln. Hier kommen das Verständnis und die Anzahl der Kontaktpunkte ins Spiel.
Risiken für den Datenschutz: Das Eindringen in Daten ist eines der größten Sicherheitsprobleme im heutigen digitalen Zeitalter. Beim Outsourcing geben Sie sensible Informationen an eine andere Partei weiter, die nicht an den ursprünglichen Daten beteiligt ist. Ein solches internes oder externes Durchsickern privater Informationen kann zu Hackerangriffen, Datenlecks, Compliance-Problemen und anderen Problemen führen. Um Ihre geschäftlichen Rahmenbedingungen und Informationen zu schützen, sollten Sie sich immer für Partner entscheiden, die über anerkannte Sicherheitsstandards verfügen und Richtlinien wie die Multi-Faktor-Authentifizierung und Aktivitätsverfolgung einführen.
Eine Entscheidung treffen: Ist es das Richtige für Sie?
Sind Sie bereit, den Sprung ins Back-Office-Outsourcing zu wagen? Immer mit der Ruhe! Es gibt auch Überschneidungen, aber wenn Sie erst einmal das Konzept des Unternehmens verstanden haben und einige Fragen im Kopf haben: Was ist das Endergebnis, das Sie anstreben? Wollen Sie Ihre Kosten senken, Ihre Produktivität steigern oder eine enge Spezialisierung erreichen? Nachdem Sie Ihre wichtigsten Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, die Ärmel hochzukrempeln und sich an die eigentliche Recherche zu machen.
Bewertung Ihres Geschäftsbedarfs
Setzen Sie sich zunächst mit Ihrem Team zusammen und führen Sie ein Brainstorming über die Aufgaben durch, die Sie auslagern möchten. Konzentrieren Sie sich auf die Funktionen, die Ihre Zeit und Ihre Ressourcen beanspruchen. Denken Sie daran, dass nicht alle Back-Office-Funktionen für eine Auslagerung in Frage kommen. Legen Sie fest, welche Funktionen ausgelagert werden können und welche Funktionen am besten beibehalten werden sollten. Dieser Schritt ist sehr wichtig, denn er spart unnötige Kosten und sorgt dafür, dass Sie Ihren Fokus beibehalten.
Evaluierung potenzieller Anbieter
Nun wollen wir uns damit befassen, wie Sie Ihren idealen Outsourcing-Partner finden. Es ist ein Anfängerfehler, einfach nach der billigsten Option zu suchen. Suchen Sie nach einer Firma, die Ihre Ziele versteht und teilt und die Erfahrung mit Ihrer Art von Geschäft hat. Erkundigen Sie sich nach der Fähigkeit des Unternehmens, Projekte zu managen, wie es die Qualität sicherstellt und welche Technologien es einsetzt. Und hier noch ein Profi-Tipp: Verlangen Sie ein Portfolio oder Fallstudien als Anhaltspunkt, statt nur Vermutungen anzustellen.
Umsetzung eines Übergangsplans
Wenn Sie sich entschieden haben, wer die Mitglieder Ihres Dreamteams sein werden, besteht der nächste Schritt darin, es "schwarz auf weiß" zu schreiben. Aber Vorsicht: Denken Sie an alle Vorsichtsmaßnahmen und erstellen Sie einen konkreten Übergangsplan, bevor Sie die Vereinbarung unterzeichnen. Dieser Plan sollte eine Strategie enthalten, wie der Wissenstransfer und die Schulung der Mitarbeiter durchgeführt und die Kommunikationswege festgelegt werden sollen. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass diese Fähigkeit von entscheidender Bedeutung ist, um die negativen Auswirkungen von Veränderungsprozessen zu verringern und - noch besser - das Outsourcing-Geschäft mit der richtigen Einstellung zu starten.
Outsourcing-Herausforderungen meistern
Sind Sie bereit, die Hürden des Outsourcings zu meistern? Los, stellen wir uns den Schwierigkeiten des Outsourcings. Lassen Sie uns die verbleibenden Taktiken anwenden, die die Partnerschaft so reibungslos wie das Klopfen der Maschine machen.
Wirksame Kommunikationsstrategien
Bei Zweifeln über die Stärken oder Schwächen des Gegners sollte man sich daran erinnern, dass derjenige, der schweigt, im Unrecht ist. Ermitteln Sie in diesem Fall die geeigneten Methoden, um die festgestellten Konflikte zu vermeiden oder zu lösen. Entwickeln Sie eine gute Berichtsstruktur, um die Kommunikationsstrategie aufzubauen und auszuführen. Implementieren Sie kollaborative Systeme auch unter den Teammitgliedern, wie z. B. Slack oder Trello. Vergessen Sie auch nicht, dass Kommunikation nicht nur das Sprechen, sondern auch das Empfangen von Informationen bedeutet. Es ist notwendig, so schnell wie möglich Feedback zu geben und Bedenken auszuräumen.
Leistungsüberwachung
Die Aufmerksamkeit für die Leistung des Unternehmens spricht Bände über die Organisation. Identifizieren und spezifizieren Sie konkrete, objektive und quantifizierbare Leistungsindikatoren, die mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Aktualisierungen des Fortschritts werden durch die Verwendung visueller Dashboards dargestellt, um die Verfolgung und Berichterstattung zu erleichtern. Konzentrieren Sie sich auch auf Leistungsindikatoren, aber nicht nur auf Zahlen, sondern auch auf Kundenprozesse und Prozesseffizienz. Ja, wenn man es nicht messen kann, kann man auch nicht erwarten, es zu verwalten und durchzuführen.
Aufbau starker Partnerschaften
Wenn wir sagen, dass die Beziehung aufgebaut ist, müssen wir das Vertrauen und die Gewissheit haben, dass die Beziehung mit oder ohne Projekt fortbestehen wird. Legen Sie Wert auf Ehrlichkeit und eine Kultur der Offenheit. Ergreifen Sie die Initiative, um die kulturelle Vielfalt zu verstehen und Wege zu finden, sie zu überwinden. Gelegentliche Aktualisierungen durch virtuelle Sitzungen und Videoanrufe zwischen den Partnern können Wunder bewirken. Denken Sie daran, dass es nicht nur um die Erfüllung der Einfachheit geht, sondern darum, gemeinsam voranzukommen.
Abschließende Gedanken
Abschließende Überlegungen
Die Auslagerung von Back-Office-Aktivitäten kann die Kosten erheblich senken, die Effizienz steigern und den Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten ermöglichen. Der Erfolg hängt jedoch von einer gründlichen Bewertung Ihrer Geschäftsanforderungen, der Auswahl der richtigen Partner und der Umsetzung eines reibungslosen Übergangsplans ab. Der Schlüssel zur Bewältigung von Herausforderungen liegt darin, flexibel zu bleiben, eine klare Kommunikation zu pflegen und starke Partnerschaften aufzubauen. Ob Outsourcing für Sie die richtige Wahl ist, hängt von Ihrer individuellen Situation ab, aber es kann ein wirksames Instrument für Ihr Wachstum sein.
Wie? Entdecken Sie Enty, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen durch Back-Office-Outsourcing seine höchste Effizienz erreichen kann!
