Factuur vs. rekening: belangrijkste verschillen en best practices voor bedrijven
Zie facturen en rekeningen als de vijanden van je bedrijf - ze kunnen niet altijd met elkaar opschieten, maar je hebt ze allebei nodig om te overleven. De ene is beleefd en beschrijft elk detail van de transactie, terwijl de andere gewoon zijn geld wil, en snel. Ze hebben verschillende agenda's, maar uiteindelijk vullen een factuur en een factuur elkaar aan en helpen ze bij het bijhouden van de inkomsten uit de aangeboden diensten en de gerecupereerde kosten van die diensten. Dit artikel is nuttig als je ooit beslist om een factuur te sturen of een verzamelstaat te maken, aangezien de verschillen tussen een factuur en nota in eerste instantie misschien niet duidelijk zijn. Door het gebruik van factuur vs. factuur te beheersen, kun je orde scheppen in de financiële wanorde, waardoor een gezond operationeel en relatiebeheer mogelijk wordt in termen van cashflow.
Inleiding tot facturen en rekeningen
Facturering bestaat al duizenden jaren. De oude beschaving van Mesopotamië had kooplieden die transacties en hoeveelheden samen met handelsovereenkomsten op kleitabletten schreven. Door het vroege gebruik van rekeningen en facturen waren eerlijkheid en verantwoording op de markt heel effectief. Naarmate de beschavingen zich verder ontwikkelden, veranderde de manier waarop gegevens werden bijgehouden in de loop van de geschiedenis. De Egyptenaren gebruikten vaak papyrus en de Feniciërs droegen hun alfabetische tekst bij om de gebeurtenissen vast te leggen.
De geschiedenis van het maken van facturen nam een nieuwe wending met de Renaissance. Het begon allemaal toen Luca Pacioli in de vijftiende eeuw het dubbele grootboeksysteem uitvond voor de kooplieden in Venetië. Dit was een manier om schulden en kredieten systematisch te meten. Deze praktijk werd later de praktijk van zakelijke documentatie, die heeft overleefd tot de financiële praktijken van vandaag.
Technologische vooruitgang
Zonder twijfel heeft de opkomst van de industriële revolutie de factureringstrend dieper beïnvloed. De computerrevolutie van de jaren 1950 en 1960 was echter het keerpunt in de ontwikkeling van facturen. Het lijdt geen twijfel dat de vroege computers primitief waren voor de moderne mens, maar toch hadden ze het immense vooruitzicht om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen. In de jaren '70 en '80, toen personal computers zich wijdverspreidde onder eindgebruikers, werden gespecialiseerde factureringsprogramma's gemaakt die de hele cyclus van facturering tot ontvangst beheerden.
Huidige trends in facturatie en facturering
Elke financiële facturatie is vandaag de dag een complex op zich geworden, dankzij plugins die in verschillende technologieën aanwezig zijn. Bedrijven zijn overgestapt van de traditionele manier van facturatie en facturering dankzij de angst voor mobiliteit en flexibiliteit naar de normale manier dankzij cloud-gebaseerde platformen. De kans dat een factuur of rekening kwijtraakt is nu kleiner omdat deze kan worden verwerkt, de boekhouding kan worden bijgehouden en zelfs de algehele gezondheid ervan kan worden bekeken vanuit andere landen omdat men naast internet alleen een tablet of smartphone nodig heeft.
Het facturatieproces in het bedrijfsleven is geautomatiseerd, ongeacht de verschillen tussen de twee documenten. Het is mogelijk om facturen en een factuur inclusief de betalingsvoorwaarden naar klanten te sturen zonder dat er papier aan te pas komt, omdat software applicaties en tools zoals Enty worden gebruikt.
Enty biedt volledig geautomatiseerde factureringsfuncties die je helpen in elke fase van het proces, van het maken van facturen met behulp van sjablonen of het aanpassen ervan tot het verzenden van terugkerende facturen op basis van de behoeften van je bedrijf. Van het genereren van professionele, aanpasbare facturen en facturen tot het versturen van geautomatiseerde herinneringen en het bijhouden van betalingsstatussen en vervaldata, Enty zorgt ervoor dat je bovenop je financiële zaken blijft zitten zonder gedoe. Dit niveau van automatisering bespaart tijd en vermindert fouten bij het factureren, waardoor je cashflow soepel en gezond blijft. Door Enty in het proces te integreren, hoef je minder na te denken over verschillen en kun je je richten op het runnen van je bedrijf terwijl je ervoor zorgt dat je efficiënt betaald krijgt, waardoor zowel je cashflow als de algehele bedrijfsvoering verbetert.
Wat is een factuur?
Een factuur is een formeel verzoek van een verkoper om betaling van de koper voor goederen of diensten. Het is een belangrijk document tijdens de koop- en verkoopactiviteiten van een bedrijf. Het gaat echter verder dan alleen een factuur, omdat het gedetailleerde transactie-informatie bevat die essentieel is voor de bedrijfsvoering en het beheer van klantrelaties.
In meer technische termen is een factuur een handelsdocument met tijdstempel waarin een transactie tussen een koper en een verkoper wordt gespecificeerd en vastgelegd. De belangrijkste functie is om de verkoper te betalen, maar er zijn ook andere nuttige functies. Je kunt facturen gebruiken om bij te houden welke verkopen er zijn gedaan en welke inventaris er is verkocht, inclusief de details van zakelijke transacties voor de uitwisseling van goederen of diensten die hebben plaatsgevonden. Ze worden gebruikt bij het bijhouden van de boekhouding, het rapporteren van belastingverplichtingen en om bedrijven te behoeden voor juridische gevechten.
In tegenstelling tot het doel van het betalingsverzoek werkt de factuur als een effectief communicatiemiddel met je klanten, waarbij je hen informeert over wat ze kunnen verwachten met betrekking tot betalingsregelingen. Een factuur schept een juridische band omdat het fungeert als een bron van inkomsten en als een document dat de betalingsvoorwaarden aangeeft.
Belangrijkste onderdelen van een factuur
Om effectief te zijn en aan de regels te voldoen, moet een factuur verschillende belangrijke elementen bevatten:
Een duidelijke kopregel die het document bestempelt als "factuur".
De naam, het logo en contactgegevens van je bedrijf
De naam en contactgegevens van de klant
Een uniek factuurnummer voor gemakkelijke referentie
De datum van uitgifte en de vervaldatum voor betaling
Een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten
De hoeveelheid en eenheidsprijs van elk artikel
Het totale verschuldigde bedrag, inclusief eventuele belastingen of toeslagen
Betalingsvoorwaarden en geaccepteerde betalingsmethoden - creditcard of iets anders
Eventuele aanvullende opmerkingen of voorwaarden
Door deze onderdelen op te nemen kan iedereen die de factuur bekijkt, zien dat de factuur goed is opgesteld, de nodige professionaliteit heeft en voldoet aan de wettelijke vereisten. Dit minimaliseert ook de kans dat de betaling voor goederen of diensten wordt uitgesteld of betwist.
Bij het runnen van je bedrijf en tijdens een specifieke transactie kun je meer dan één type factuur gebruiken. Ze verschillen van elkaar in wat ze te bieden hebben. Het belangrijkste aspect in deze context is dat er geen verwarring ontstaat over waar het ene type geschikter is dan het andere.
Pro tip: Als je meer wilt weten over factuur vs proforma factuur, of als je meer wilt weten over andere soorten facturen - kijk dan gerust eens naar meer gratis bronnen over factureren.
Wat is een factuur?
Hoewel facturen meer betrekking hebben op de verkopers die betrokken zijn bij een transactie, is het de moeite waard om te vermelden dat rekeningen veel meer worden gezien vanuit het oogpunt van kopers. Een factuur is meer een bedrag dat men verwacht te betalen voor de geleverde goederen of diensten. Het is een schriftelijk verzoek aan de debiteur om een schuld te vereffenen, en het wordt gebruikt bij het beheer van de kosten van zakelijke transacties en het controleren van de cashflow.
Een factuur is een gedetailleerd overzicht van de verkochte goederen of diensten of het uitgevoerde werk. Het is in de eerste plaats bedoeld om de persoon die de rekening ontvangt op de hoogte te brengen van het te betalen bedrag en de omstandigheden die het bedrag verklaren. Voor de betrokken partijen zijn er verschillen, zoals dat rekeningen nuttig zijn omdat ze het bijhouden van gegevens, het controleren van uitgaven en het op tijd betalen bevorderen.
Een factuur heeft vele gebruiksmogelijkheden, waarvan er hieronder enkele worden opgesomd:
Om het geld op te eisen voor de geleverde goederen of diensten
Een uitputtende beschrijving van de rekening geven
Een nauwkeurige documentatie bijhouden over de transactie
Om particulieren en bedrijven te helpen bij het bijhouden van hun uitgaven
Om als bewijs te dienen voor boekhoudkundige en fiscale doeleinden
Belangrijkste onderdelen van een wetsvoorstel
Om effectief en compliant te zijn, moet een factuur verschillende essentiële elementen bevatten:
Naam en contactgegevens van de persoon, het bedrijf en de entiteit die de factuur uitreikt
Naam en adres van een bepaalde persoon die gefactureerd moet worden
Een duidelijk factuurnummer als referentie
De datum waarop de factuur is aangemaakt en de uiterste betaaldatum
Een specifieke beschrijving van de artikelen en diensten met hun bedragen en prijzen
Het verschuldigde bedrag, inclusief belastingen of heffingen die van toepassing kunnen zijn
Betalingsvoorwaarden en aanvaardbare middelen
Enkele extra notities met betrekking tot de gefactureerde activiteiten, aangeboden goederen of diensten en gemaakte afspraken
Het opnemen van deze componenten maakt de factuur formeler, ongecompliceerder en juridisch van aard. Het elimineert ook de kans op vertragingen en meningsverschillen over de betalingsvoorwaarden van de factuur.
Soorten rekeningen
Afhankelijk van de aard van de uitwisseling van goederen of diensten en de sector kun je verschillende soorten rekeningen tegenkomen:
Nutsrekeningen: Zoals elektriciteit, water en gas
Medische rekening: Voor een medische dienst of behandeling
Huurrekening: Betalen voor huur van de woning
Dienstrekening: Voor professionele diensten
Abonnementsrekening: Voor diensten die tegen een vast terugkerend bedrag worden aangeboden
Restaurantrekening: Voor voedsel en diensten die in een etablissement worden geleverd
Al deze facturen hebben één ding gemeen. Ze proberen betaling te krijgen voor de goederen of diensten die al geleverd zijn, wat meestal het geval is, en in uitzonderlijke gevallen een aanbetaling om de diensten van de dienstverlener veilig te stellen.
Kennis over de verschillende soorten facturen en hun samenstellende elementen kan een gebruiker helpen bij efficiënte uitgaven en een effectieve wederzijdse relatie met de dienstverleners. Het is met name nuttig voor een individu of bedrijf dat in staat is om rekeningen en betalingen in hun dagelijkse transacties te begrijpen en te beheren en geschillen in de toekomst te voorkomen.
Belangrijkste verschillen tussen een factuur en een rekening
Hoewel factuur en factuur allebei dienen als betalingsverzoek voor goederen of diensten, hebben ze verschillende kenmerken die ze van elkaar onderscheiden. Inzicht in het verschil tussen factuur en nota is cruciaal voor effectief financieel beheer en het onderhouden van positieve klantrelaties.
Tijdstip van uitgifte
Bij rekeningen en facturen verschillen de twee documenten door het feit dat, hoewel ze allebei een vergelijkbare functie hebben, het tijdstip van gebruik verschillend is. Facturen worden meestal later behandeld nadat de artikelen of diensten zijn aangeboden en deze gaan meestal vergezeld van een kennisgeving. Ze worden meestal gebruikt in B2B-transacties waarbij een lopende associatie en een nauwgezette administratie nodig zijn. Een grafisch ontwerper van logo's zou bijvoorbeeld een factuur uitreiken nadat hij een bestelling van logo-ontwerpen heeft voltooid, die ook een vervaldatum zal bevatten.
Facturen daarentegen worden verstrekt zodra goederen of diensten worden aangeboden en betalingen worden onmiddellijk verwacht. Dergelijke activiteiten worden meer gekenmerkt in een B2C-situatie waar dergelijke transacties onmiddellijk plaatsvinden. Bijvoorbeeld een rekening die wordt uitgeschreven bij een restaurant of een garage voor reparatie garandeert dat er onmiddellijk zal worden betaald.
Mate van detail
Een ander belangrijk verschil tussen een rekening en een factuur heeft te maken met de hoeveelheid informatie die elk document bevat. Boekhoudkundige documenten dienen commerciële doeleinden en juridische behoeften, dus er is informatie die niet mag worden weggelaten in een document:
Een uniek factuurnummer
Contactgegevens van verkoper en koper
Een gespecificeerde lijst van geleverde goederen of diensten
Individuele prijzen en hoeveelheden
Het totaal verschuldigde bedrag
Betalingsvoorwaarden en -methoden
Vervaldatum voor betaling
Rekeningen zijn meestal eenvoudiger en geven net genoeg informatie om de klant te informeren wat hij verschuldigd is. Een factuur kan alleen het volgende bevatten
Een algemene beschrijving van de transactie
Het totaal verschuldigde bedrag
De datum van uitgifte
Betalingsverwachtingen
Het gebruik van facturen en rekeningen zal naar verwachting verschillen wat betreft de betaling. Facturen hebben meestal bepaalde regels met betrekking tot betaling, en dit kan per geval verschillen tussen verkoper en koper. Dit kan bijvoorbeeld "Net 30" zijn, waarbij binnen dertig dagen na afronding van de verkoop wordt betaald, of "2/10 Net 30", waarbij de koper tien dagen de tijd krijgt om twee procent van de verkoopprijs te betalen, in plaats van veertig procent.
Traditioneel zullen de meeste bedrijven echter verwachten dat je de rekening onmiddellijk of binnen een korte periode betaalt. Een restaurantrekening of een rekening van een nutsbedrijf moet bijvoorbeeld worden betaald op het moment dat je hem ontvangt.
Deze betaaltermijnen en hun verschillen hebben gevolgen voor het beheer van geldstromen, zowel voor personen als voor bedrijven. Een factuur biedt een zekere mate van flexibiliteit in de betalingstermijnen, wat nuttig is bij het onderhouden van langdurige zakelijke relaties. Een factuur zorgt er op zijn beurt voor dat een bedrijf over geldstromen beschikt om de bedrijfsvoering te ondersteunen, omdat er op verzoek betaald moet worden.
Als je deze twee belangrijke verschillen tussen een factuur en een rekening kent, kun je je financiën beter beheren, zowel wat betreft zakelijke als persoonlijke uitgaven. Zo weet je op welk moment je welk betalingsverzoek moet gebruiken om je financieel beheer te optimaliseren en je relaties met klanten en leveranciers te verbeteren.
Vaak gebruikte facturen
Een factuur kan niet alleen dienen om betaling te vragen bij zakelijke transacties, maar is ook belangrijk op andere gebieden van het bedrijfsleven. Ze hebben betrekking op managementkwesties, relaties met klanten en naleving van wettelijke vereisten. Afwijken van de procedures over wanneer facturen te gebruiken en hoe ze in te vullen, gaat ten koste van de efficiëntie in de bedrijfsvoering.
Een factuur moet naar je klant worden gestuurd zodra je de goederen of diensten hebt geleverd. De frequentie van het uitgeven van facturen kan de cashflow van het bedrijf positief of negatief beïnvloeden en ook de zakelijke relaties. Facturering kan bijvoorbeeld plaatsvinden nadat een klant diensten heeft besteld, op specifieke momenten tijdens het werkproces of wanneer het hele werk is voltooid.
Vooraf factureren helpt bij het beheer van de cashflow en helpt bij het verkrijgen van zekerheid van de klanten. Het zorgt ervoor dat de middelen niet uitgeput raken tijdens een activiteit zonder dat deze voltooid is. Dit is echter niet altijd nuttig en het kan wenselijk zijn om een voorschot te ontvangen of meer details in de betalingsvoorwaarden op te nemen.
Mijlpaalfacturatie is het proces waarbij facturen aan klanten worden gestuurd bij bepaalde mijlpalen van het project. Dit is belangrijk omdat het zorgt voor een betere cashflow, minder kans op financieel verlies, vertrouwen wekt bij de klanten en een reeks betalingsvoorwaarden biedt.
Juridische implicaties van facturen
Een factuur is op zichzelf geen juridische overeenkomst, maar heeft een aanzienlijk juridisch gewicht en betekenis. Het is een bewijs van een verkoop, waaruit blijkt dat je bepaalde werkzaamheden hebt verricht of bepaalde goederen of diensten hebt geleverd voor de vermelde prijs. Facturen bevatten waardevolle informatie over de inkomsten en uitgaven van een bedrijf voor belastingdoeleinden.
In het geval dat een partij in gebreke blijft met de betaling van het bedrag op de factuur, zijn er wettelijke vereisten die deze facturen nodig kunnen hebben om aan te tonen en te ondersteunen in een rechtszaak. Voor incassodoeleinden kunnen deze facturen in andere delen van de wereld als uitgangspunt dienen voor incassomaatregelen of dienen om vorderingen in te stellen over bedragen die mensen verschuldigd zijn.
Om aan de wettelijke vereisten te voldoen, moeten alle relevante gegevens worden vermeld, inclusief de bedrijfsnaam of -namen in verwijzing naar de factuur, het bedrijfsadres en bedrijfscontacten. Als je een naamloze vennootschap bent, moet je naast het bovenstaande ook de volledige naam van het bedrijf, het registratienummer en het adres van het geregistreerde bedrijfscentrum vermelden.
Als je weet hoe klanten meestal reageren op hun factuur, welke informatie nodig is in het document en wat de juridische aspecten van dit document zijn, kun je zakelijke transacties uitvoeren met klanten, werknemers en leveranciers terwijl je een goede relatie met hen houdt en geen problemen met de wet of met financiën verwacht.
Gebruikelijke toepassingen voor facturen
In de praktijk wordt een rekening echter opgesteld in de verwachting dat er onmiddellijk wordt betaald voor geleverde goederen of diensten. Een dergelijke broosheid is zeldzaam, maar kan wel worden waargenomen in de detailhandel, restaurants, bars, hotels en soortgelijke bedrijven. Als iemand bijvoorbeeld op zoek gaat naar een plek om te dineren, volgt na het eten een rekening met het totaalbedrag en een specificatie van de geconsumeerde artikelen en gebruikte ingrediënten.
Een rekening wordt meestal ontvangen van een nutsbedrijf voor de levering van elektriciteit, water of gas voor huishoudelijk gebruik. In dit geval krijg je aan het einde van de maand een rekening voor het gebruik van deze diensten in de afgelopen factureringsmaand. In dezelfde context kan er voor een medische behandeling en elk soort consult een rekening worden uitgedeeld voor de geleverde dienst.
Vergeleken met facturen zijn rekeningen niet zo gedetailleerd en worden ze in eenvoudige bewoordingen opgesteld. Een rekening vermeldt meestal het type geleverde goederen of diensten, het verschuldigde bedrag en eventuele belastingen. Je zou verwachten dat een rekening van een restaurant zijn tafelnummer vermeldt, samen met de bestelde maaltijden en drankjes, de gemaakte btw en de totale te betalen kosten. Een dergelijke mate van detail is voldoende voor de meeste gelegenheden waarbij mensen direct transacties uitvoeren, hoewel de klantgegevens of de eventuele betalingsvoorwaarden niet erg uitgebreid zijn.
Juridische implicaties van wetsvoorstellen
Huurders en pachters kunnen rekeningen als minder formeel beschouwen dan een factuur, hoewel er juridische implicaties zijn. Een factuur wordt beschouwd als bewijs van een transactie en kan daarom vaak worden gebruikt voor verschillende boekhoudkundige en fiscale doeleinden. Het is een document dat het geleverde materiaal of de verleende diensten en het uitstaande bedrag omvat, wat belangrijk is bij geschillen of audits.
Ondanks hun belang bevatten de meeste facturen echter geen betalingsvoorwaarden of klantgegevens zoals die op facturen te vinden zijn. De verklaring hiervoor is eenvoudig: in de meeste situaties worden de goederen of diensten onmiddellijk betaald omdat de facturen werden uitgeschreven nadat de goederen of diensten werden geleverd.
Voor bedrijven is het noodzakelijk om een geschiedenis te hebben van de facturen die zijn uitgegeven en betaald. Dergelijke documenten maken het mogelijk om verkopen te volgen, voorraden te beheren en belastingen na te leven. Ook al zijn facturen niet altijd even gedetailleerd als facturen, ze zijn wel van groot belang voor de dagelijkse gang van zaken in een bedrijf of vanuit financieel perspectief.
Hoe facturen en rekeningen het financieel beheer beïnvloeden
Of we het nu hebben over een factuur of een rekening, ze spelen allebei een cruciale rol in het financieel beheer en hebben een aanzienlijke invloed op de cashflow en de algehele gezondheid van het bedrijf. Inzicht in de impact van deze betalingsverzoeken is essentieel voor het behouden van een levendige cashflow, het levensbloed van elk bedrijf.
Het meest directe effect van onbetaalde facturen en rekeningen is de verstoring van de cashflow. Wanneer klanten niet op tijd betalen voor goederen of diensten, creëert dit een domino-effect, waardoor je vermogen om te investeren in nieuwe projecten, werknemers te betalen of zelfs het licht te laten branden wordt belemmerd. Ongeacht de verschillen tussen de twee, kan een dergelijke impact op de cashflow bijzonder ernstig zijn voor kleine bedrijven en starters, waar elke dollar telt. Om dit te optimaliseren door middel van facturering, kun je overwegen om betalingstermijnen in te stellen die zijn afgestemd op je cashflowbehoeften.
Voor middelgrote tot grote bedrijven kan een slechte factuurverwerking leiden tot bijna 1 miljoen dollar aan uitgestelde betalingen per maand. Deze situatie verergert voor bedrijven met een omzet van meer dan $250 miljoen per jaar, wat hen elke maand $4,5 miljoen kost. Deze vertragingen hebben niet alleen invloed op de onmiddellijke cashflow, maar verstoren ook de cashflowprognoses, waardoor het voor financiële managers een uitdaging wordt om toekomstige uitgaven en investeringen te plannen.
De moeite die het kost om onbetaalde facturen en rekeningen te beheren, wordt vaak onderschat. Debiteurenteams besteden veel tijd aan het afhandelen van geschillen. 54% van de CFO's geeft aan dat hun AR-team meer dan een kwart van hun dag aan deze taak besteedt. Deze tijd die wordt besteed aan het najagen van betalingen is tijd die niet wordt besteed aan groei en innovatie en vertegenwoordigt een over het hoofd geziene kostenpost die aanzienlijk kan worden.
Bovendien kunnen onbetaalde facturen en rekeningen langetermijngevolgen hebben. Ze kunnen de kredietwaardigheid van je bedrijf aantasten, wat kan leiden tot hogere rentetarieven of verminderde toegang tot noodzakelijke financiering. Als financiële middelen vastzitten in onbetaalde facturen ondanks betalingstermijnen, wordt je vermogen om te investeren in nieuwe kansen beperkt, waardoor je expansie naar nieuwe markten of het benutten van tijdige zakelijke kansen misloopt.
Laatste gedachten
Factureren of factureren, dat is de vraag.
Of je nu besluit om te factureren of te factureren, het belang om het goed te doen is duidelijk: je financiële gezondheid, de relatie met je klanten en zelfs het succes van je bedrijf op de lange termijn hangen er vanaf. Als ze goed worden gebruikt, zijn facturen en facturen veel meer dan een betalingsverzoek: het zijn hulpmiddelen die ervoor zorgen dat je bedrijf soepel blijft draaien. Door deze hulpmiddelen te beheersen en het verschil tussen een factuur en een rekening te begrijpen, kun je ervoor zorgen dat je cashflow consistent blijft, je administratie schoon blijft en je klanten tevreden blijven. Nu je de kennis over facturen en rekeningen hebt, is de volgende stap eenvoudig: breng het in praktijk met Enty en zie hoe je bedrijf floreert!
