Estrategias eficaces de información financiera y tratamiento de errores
¿Su balance se parece más a un rompecabezas? Los números no mienten... ¡hasta que se falsean! Los escollos financieros pueden asolar sigilosamente tu organización, pero no tiene por qué ser así. Por ejemplo, poder manejar los informes sin caer en la paranoia de cometer esos errores contables que hacen que uno haga afirmaciones que no pretendía; en su lugar, aportar claridad a través de la forma en que los contables abordan los informes. Este artículo ofrece soluciones prácticas para detectar y corregir errores y fallos contables básicos, dándole la posibilidad de utilizar estas herramientas sin que ello afecte al buen funcionamiento de la empresa. ¡Aprenda a adelantarse a los problemas!
Errores comunes en la información financiera y sus consecuencias
Nadie está por encima de las normas de trabajo, y la información financiera no es una excepción. ¿Cuáles son los principales aspectos que hay que seguir para no cometer errores contables graves? Veamos algunos de los deslices y qué efectos pueden tener.
Los errores de introducción de datos están más extendidos de lo que cabría esperar. Estos errores pueden hacer que los estados financieros no sean correctos, que las declaraciones de impuestos sean correctas y que las decisiones empresariales se basen en información incorrecta. Por ejemplo, un error común en la base de datos de uno de los servicios financieros dio lugar a un error de 6.200 millones de dólares, según se informó. Estos errores pueden producirse por cansancio, por realizar demasiadas tareas a la vez o por despistes al introducir información en el sistema.
Para minimizar estos errores, hay que idear un mecanismo infalible que impida que esos despistes se conviertan en problemas graves. En concreto, piensa en delegar las tareas de introducción de datos en colaboradores externos o en utilizar el servicio Finanzas de Enty para mitigar los errores mientras se recopilan enormes cantidades de datos innecesarios y tediosos.
Clasificación errónea de los gastos
Clasificar mal los gastos es otro error al que sucumben muchos usuarios y que puede sesgar sus cifras financieras. Este tipo de error puede producirse de varias formas:
Utilización de activos fijos como gastos
Asignación errónea de cuentas de gastos de puesta en marcha
Asignación errónea de determinados gastos a una entidad o número de cuenta concretos
Estas clasificaciones inadecuadas pueden dar lugar a la declaración errónea de algunos niveles de gastos, lo que podría afectar a los márgenes operativos de la empresa en la que se gastaron dichos costes o provocar una sobreestimación de los ingresos. Puede excluirle de la declaración de algunos gastos que deberían haber sido deducibles, aumentando así el importe de los impuestos pagados.
Información incompleta
Otro problema habitual es no proporcionar información sustancial que pueda tener efectos adversos. Se trata de no dar información sobre posibles pasivos que dependan de los ingresos o de valoraciones significativas relacionadas con el valor de los activos y pasivos.
El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) da instrucciones sobre el alcance de las estimaciones que deben figurar en la información a revelar. Estas revelaciones también adquieren importancia sobre todo en los casos en que es posible que en un plazo razonable se modifique una estimación y el cambio sea a su vez material para los estados financieros.
Las partes interesadas pueden estar mal informadas sobre la verdadera situación de su empresa debido a una divulgación incompleta, lo que también puede desencadenar litigios y probabilidades de enfrentarse a sanciones reglamentarias.
Errores temporales en el reconocimiento de ingresos
Un área que se ha sometido a escrutinio es la del reconocimiento de ingresos, más aún tras la aplicación de la norma ASC 606. Sin embargo, ignorar esta normativa o aplicarla en el momento equivocado da lugar a terribles errores que deberían aportar claridad a sus estados financieros.
El hecho de que los ingresos se registren en los libros en el momento equivocado puede tener un efecto negativo en la forma en que la empresa predice sus resultados financieros. Se produce, por ejemplo, una desconexión entre los beneficios declarados y la entrada real de efectivo, lo que puede crear una imagen engañosa para las partes interesadas, llevándolas a tomar decisiones equivocadas. A veces, las empresas intentan maquillar los ingresos demasiado pronto para maquillar sus cifras de ventas con fines nefastos o debido a sistemas deficientes.
Estrategias para una gestión eficaz de los errores en los informes financieros
Por muy coherente y bien gestionada que esté la empresa, siempre es necesario incorporar determinadas políticas para hacer frente a los errores en los estados financieros y en la información financiera en general. De este modo, podrá limitar las diferencias con respecto a lo esperado o previsto y preservar la confianza de las partes interesadas.
Deben establecerse procedimientos concretos para tratar los errores contables o las transacciones no autorizadas, con el fin de hacerles frente a medida que surjan. Dichos procedimientos deben dejar claro qué medidas deben tomarse cuando se ha cometido o detectado un error, lo que debe incluir la posibilidad de:
Notificación inmediata: incluye la notificación del caso a los clientes solicitándoles que planteen los errores que aparezcan en las transacciones en un plazo de 60 días desde que se produzcan en los extractos bancarios.
Búsqueda de información: indicar el número de días previstos para que el cliente investigue los informes falsos, como uno de 10 días a unos 45 días.
Política de reembolso: iniciar un procedimiento de reembolso provisional para hacer frente a los efectos negativos de los errores durante el periodo de investigación.
Análisis de las causas profundas de los errores recurrentes
Un examen detallado del análisis de causa raíz (ACR) le ayuda a comprender y resolver los problemas atribuidos a los informes financieros erróneos. Para llevar a cabo un ACR eficaz
Recopilar pruebas: recopilar material sobre el personal, los procesos, los sistemas y los entornos que contribuyeron al error.
Desarrollar un planteamiento claro del problema: preparar un documento de una página en el que se mencione el problema, cuándo surge y qué problemas/resultados causa.
Esbozar la causa y el efecto: hacer hincapié en el uso de diagramas de causa y efecto para demostrar la existencia de más de un factor causal para la empresa y sus factores, que contribuyeron al error.
Aplicación de medidas correctoras
Tras establecer las causas, lo siguiente es adoptar medidas correctoras
Idearplanes de acción correctivos: idear una variedad coherente de pasos que tengan en cuenta los problemas de Truman.
Comprobar el seguimiento previsto: determinar que las soluciones o cambios adoptados realmente pondrán fin al ciclo y los pasos ocurridos.
Ser realista: trabajar en soluciones que puedan aplicarse y produzcan beneficios en lugar de pérdidas.
Asignación de trabajo: asegurarse de que se ha asignado trabajo al miembro afectado y se le ha dado un plazo.
Procedimientos de control y seguimiento
Mantener la eficacia de sus estrategias de tratamiento de errores:
Establezca revisiones periódicas: establezca la frecuencia con la que funcionará el sistema de información como revisión y estrategia para una frecuencia manejable en la que se detectarán errores en los procesos financieros.
Automatizar: en lugar de la recogida manual de datos, la introducción y la conciliación, se pondrán en marcha sistemas automáticos que utilicen los logros tecnológicos disponibles.
Asegúresede que se imparte formación adicional: evite el riesgo manteniendo los conocimientos de su equipo sobre los últimos procedimientos de tratamiento de errores.
Establezca un bucle de retroalimentación: previsión de mejora sobre la retroalimentación anterior para evitar los mismos errores en el futuro.
Si se aplican las medidas anteriores, en poco tiempo mejorará la precisión de los informes y se establecerá un sistema de contención de errores más sólido.
Aprovechar la tecnología para mejorar la información financiera
En el mundo actual, no es posible mejorar los procesos de información financiera sin utilizar la tecnología. Con el uso de la automatización de los informes financieros, el tiempo y los recursos se pueden conservar para su uso en otros lugares, lo que se traduce en un ahorro de costes al final. La automatización de los informes financieros de Enty ofrece una imagen completa de las finanzas de su empresa, está conectada a sus cuentas bancarias y le ayuda a prever mejor los ingresos. Las herramientas de supervisión en tiempo real permiten a la dirección seguir la actividad de muchos procesos empresariales en tiempo real. Con la ayuda de estos cuadros de mando, es fácil integrar todos los datos necesarios en un solo lugar y responder rápidamente a los clientes solucionando los problemas. Estos cuadros de mando proporcionan datos en tiempo real, garantizando que todos los responsables de la toma de decisiones críticas dispongan de información actualizada y precisa necesaria para el proceso de toma de decisiones.
Cuando decide automatizar sus informes, permite a sus profesionales financieros concentrarse en tareas como la previsión y el análisis en lugar de en la compilación de informes. Con Enty, los datos pueden obtenerse de varias fuentes distintas, como sus cuentas bancarias, en lugar de tener que agregar datos de distintos sistemas, lo que supone un trabajo tedioso. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que, lo que es más importante, protege la calidad de los datos, ya que se reduce al mínimo el copiar y pegar información.
Establecer un marco global de información financiera
Para mantener informes de potencia que sean precisos y creíbles, se ha desarrollado una estructura sólida. Esta estructura le permitirá informar con prontitud y precisión a los inversores sobre el éxito de su empresa. Exploremos los componentes clave de un marco integral de información financiera.
Definir objetivos claros de información
La elaboración de informes en el ámbito financiero trata de resumir los resultados de la empresa y ofrecer a las personas interesadas información y cifras adecuadas sobre la situación de la empresa. Para ello, es importante articular algunos objetivos del proceso de elaboración de informes. Determine la importancia y la frecuencia de la información que conlleva dicho informe. Establecer esos objetivos le ayudará a orientar sus esfuerzos hacia el suministro de la información financiera más adecuada, material y pertinente.
Normalización de los formatos de los informes
Cuando se trata de la presentación de informes financieros, es importante que haya siempre un mayor nivel de coherencia. En aras de la uniformidad, si todos los departamentos adoptan los mismos formatos y procedimientos de informe, la presentación de la información financiera será coherente. Esto incluye evitar los factores incorpóreos que a menudo dificultan el acceso de los usuarios de cualquier empresa a los informes financieros durante los periodos que se están cubriendo o a través de los diferentes límites de las operaciones de la empresa. Piense en desarrollar la construcción y el uso de diferentes informes, como plantillas para la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujo de caja. Facilitarán los procesos de elaboración de informes y eliminarán casi por completo las posibilidades de cometer errores.
Aplicación de medidas de control de calidad
Para mantener la integridad de sus informes financieros, es crucial aplicar sólidas medidas de control de calidad. Esto incluye el establecimiento de elementos básicos de control de calidad. Esto incluye identificar correctamente las medidas físicas reales que se aplicarán para garantizar que personas competentes y honestas puedan recopilar los datos correctos, gestionarlos y transmitir la información necesaria a otros. Tales medidas mejoran el control de calidad. Por ejemplo:
Separación de funciones para evitar malevolencias y errores
Conciliación frecuente de cuentas
Auditorías/revisiones realizadas por partes externas independientes.
Introducción de datos y comprobación cruzada de datos para una mayor precisión utilizando máquinas.
Aplicando estas medidas, puede reducir significativamente el riesgo de errores e incoherencias en sus informes financieros.
Aprovechar los análisis para detectar y prevenir errores
En el vertiginoso mundo financiero actual, aprovechar la analítica para detectar y prevenir errores se ha convertido en algo crucial. Al aprovechar el poder de las herramientas y técnicas avanzadas, puede mejorar significativamente la precisión y fiabilidad de sus procesos de información financiera.
Aplicación de algoritmos de detección de anomalías
La detección de anomalías cambia las reglas del juego a la hora de identificar patrones o comportamientos irregulares en sus datos financieros. Mediante sofisticados algoritmos y técnicas de aprendizaje automático, puede detectar posibles errores, fraudes u otras irregularidades financieras que, de otro modo, pasarían desapercibidas. Estos sistemas basados en IA analizan grandes volúmenes de datos y señalan las transacciones que se desvían de la norma para investigarlas más a fondo.
Para implantar un sistema eficaz de detección de anomalías
Recopilar datos exhaustivos de transacciones financieras de todas las fuentes pertinentes.
Limpiar y organizar los datos en un formato bien estructurado.
Identifique las características clave más relevantes para la detección de anomalías.
Elegir un modelo adecuado en función de la complejidad de los datos.
Entrenar el modelo utilizando datos financieros históricos
Validar el rendimiento del modelo en un conjunto de datos independiente.
Implantar el modelo en un entorno real para realizar análisis en tiempo real.
Revisión y actualización periódicas de los procesos de elaboración de informes
El panorama financiero evoluciona constantemente, y sus procesos de información deben seguir el ritmo. Revise y actualice periódicamente su marco de información financiera para asegurarse de que sigue siendo eficaz y cumple la normativa vigente. Esto puede implicar
Mantenerse informado sobre los cambios en las normas y reglamentos contables.
Evaluar la eficacia de sus actuales procesos de información.
Identificar áreas de mejora e implementar los cambios necesarios.
Impartir formación continua a su equipo financiero para mantenerlo al día de las mejores prácticas.
Si mantiene un enfoque proactivo en la revisión y actualización de sus procesos de información, puede garantizar que su marco de información financiera siga siendo sólido y fiable a lo largo del tiempo.
Reflexiones finales
Ha llegado el momento de evitar costosos errores financieros y de controlar sus informes. Si adopta un enfoque proactivo de los informes financieros y utiliza la tecnología moderna, podrá eliminar errores y reducir el estrés en la gestión de sus finanzas. Estas estrategias permitirán a su equipo centrarse en tareas de mayor nivel, mejorar la toma de decisiones y, en última instancia, impulsar su negocio hacia un crecimiento seguro y sostenible.
