Cómo gestionar las finanzas de una pequeña empresa
Como propietario de una pequeña empresa, su estrategia de gestión financiera puede ser el factor decisivo de su negocio. En el Reino Unido, cada año se crean unas 400.000 nuevas empresas. Sin embargo, sólo dos tercios de estas empresas sobreviven los tres primeros años, y aún menos -sólo la mitad- sobreviven cinco años. El principal culpable de estos fracasos no es la mala calidad de los servicios ni la falta de clientes. Suele ser, en cambio, la falta de liquidez.
Esta completa guía pretende dotar a los propietarios de pequeñas empresas de los conocimientos y consejos necesarios para gestionar sus finanzas con eficacia. Es para quienes han tenido una idea y han decidido llevarla a cabo, pero ahora necesitan un poco de ayuda para familiarizarse con los aspectos financieros de la gestión de un negocio.
Control y gestión de la tesorería de la pequeña empresa
El flujo de caja se define como la cantidad total de dinero que entra y sale de su empresa durante un periodo determinado. En esencia, es la savia de su empresa, lo que permite que una organización funcione y crezca. Por lo tanto, cualquier empresa de éxito tendrá un sistema sólido para gestionarlo y controlarlo. A continuación le indicamos algunas cosas que debe saber de antemano:
Flujo de caja positivo: se produce cuando la empresa recibe más ingresos que gastos. Mantener un flujo de caja positivo es fundamental para la supervivencia de su empresa, ya que garantiza que pueda pagar sus facturas a tiempo y hacer frente a cualquier gasto imprevisto.
Flujo decaja negativo: puede haber periodos en los que su empresa experimente un flujo de caja negativo, por ejemplo, si invierte en una nueva pieza de maquinaria o se retrasa el pago de un cliente. Durante estos periodos, es posible que tengas que recurrir a un descubierto bancario o a un préstamo a corto plazo para cubrir el déficit. Sin embargo, siempre que lo haya previsto y su empresa vuelva a tener un flujo de caja positivo, no debería suponer un problema importante para su negocio.
He aquí algunas estrategias que le ayudarán a gestionar correctamente el flujo de caja.
Crear un estado y una previsión de tesorería
Un estado y una previsión de tesorería son documentos financieros sencillos que ofrecen una instantánea del flujo mensual de efectivo. Pueden ayudarte a controlar las entradas y salidas de efectivo de tu empresa. Puedes ver fácilmente estos datos con la ayuda del panel de finanzas de Enty, donde todos los ingresos y salidas están convenientemente unificados en un solo lugar. La función de flujo de caja neto proporciona una visión de la instantánea financiera de su empresa al reflejar la diferencia entre las entradas y salidas de dinero. Esto le permite analizar tendencias, identificar patrones y tomar decisiones basadas en datos. El cuadro de mandos puede personalizarse para mostrar datos de distintos periodos de tiempo, lo que le proporciona una visión clara del rendimiento financiero de su empresa.
Establecer condiciones de pago adecuadas
Piense detenidamente en las condiciones de pago que ofrece a sus clientes. Si la concesión de condiciones de pago ampliadas afecta a su flujo de caja, es posible que tenga que reconsiderar sus condiciones o encontrar formas de incentivar el pago más rápido.
Asegúrese de que los clientes entienden sus condiciones de pago desde el principio. Hágalas claras y concisas y póngalas por escrito para evitar confusiones o disputas posteriores.
Sea selectivo con quién hace negocios
Considere la posibilidad de comprobar el crédito de los nuevos clientes antes de aceptar trabajar con ellos. Esto puede proteger a su empresa de problemas de liquidez causados por retrasos o impagos.
Conocer a las personas que gestionan los pagos puede ayudar a reducir la probabilidad de retrasos en los pagos. Asegurarse de que sus facturas se envían al lugar correcto y contienen todos los detalles necesarios es una forma sencilla de minimizar los posibles retrasos.
Comprender los documentos financieros
Para gestionar eficazmente las finanzas de su pequeña empresa, es esencial comprender los documentos financieros clave. Estos documentos proporcionan información valiosa sobre la salud financiera de su empresa y le ayudan a tomar decisiones con conocimiento de causa cuando se trata de la contabilidad.
Los tres documentos financieros principales con los que debe estar familiarizado son:
Balance: un balance ofrece una instantánea de la situación financiera de tu empresa en un momento determinado. Incluye el activo (lo que la empresa posee), el pasivo (lo que la empresa debe) y el patrimonio neto (la diferencia entre el activo y el pasivo). El balance te ayuda a evaluar la capacidad de tu empresa para pagar facturas y tomar decisiones financieras importantes.
Cuenta de pérdidas y ganancias: también conocida como cuenta de resultados, la cuenta de pérdidas y ganancias muestra los ingresos, gastos y beneficios de la empresa durante un periodo concreto. Proporciona información sobre la rentabilidad de los distintos aspectos de la empresa y suele ser revisada por inversores y prestamistas.
Estado de flujos de tesorería: el estado de flujos de tesorería resume las entradas y salidas de efectivo de tu empresa durante un periodo concreto. Te ayuda a comprender de cuánto efectivo dispones para pagar facturas y hacer crecer tu negocio.
Comprender estos documentos financieros le permitirá hacer un seguimiento del rendimiento financiero de su empresa, identificar áreas de mejora y tomar decisiones financieras con conocimiento de causa.
Contabilidad de pequeñas empresas
La contabilidad de una pequeña empresa implica varios elementos esenciales que a veces pueden resultar abrumadores. Sin embargo, estas tareas son cruciales para mantener su negocio en regla y para generar información financiera valiosa.
Ahora que hemos hablado de los documentos clave que puede necesitar, es el momento de conocer los principios y normas básicos de contabilidad. Son los que pueden ayudar a los empresarios a mantener registros financieros precisos y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.
Contabilidad de caja frente a contabilidad de ejercicio
Decida si va a utilizar la contabilidad de caja o la de devengo. La contabilidad de caja registra los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan. La contabilidad por devengo registra los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurren, independientemente del momento en que se produzca el intercambio de efectivo.
Elija el método contable que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. La contabilidad de caja es más sencilla, pero puede no ofrecer una imagen completa de los resultados financieros de su empresa. La contabilidad en valores devengados es más compleja, pero ofrece una representación más exacta de las finanzas de su empresa.
Separar las finanzas empresariales de las personales
Uno de los primeros pasos en la gestión de las finanzas de su pequeña empresa es separar sus finanzas empresariales de las personales. Aunque puede resultar tentador utilizar las cuentas personales para los gastos de la empresa, mezclar ambas puede dar lugar a complicaciones.
Si abre una cuenta bancaria comercial independiente, podrá mantener separadas las transacciones comerciales y disponer de un registro claro de los gastos relacionados con la empresa. Esto facilitará el seguimiento de las finanzas de la empresa, la solicitud de deducciones y la presentación de documentación en caso de auditoría. Si necesitas un lugar donde consultar todos los saldos de las cuentas bancarias de forma cómoda y actualizada en tiempo real, Enty es tu solución.
Utilizar programas de contabilidad
Considere la posibilidad de utilizar un software de contabilidad para agilizar sus procesos de gestión financiera. Los programas de contabilidad permiten hacer un seguimiento de ingresos y gastos, generar informes financieros y gestionar facturas y pagos. Busque un software que ofrezca un acceso rápido, integración con sus cuentas bancarias y funciones personalizables para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.
El servicio Finanzas de Enty ofrece una gestión sencilla de las cuentas bancarias de su pequeña empresa. Con un panel de control sin fisuras, puede vincular hasta 1.500 bancos internacionales y acceder a información en tiempo real sobre los saldos y transacciones de sus cuentas. Esto elimina la necesidad de acceder a varias cuentas bancarias por separado, ahorrándole tiempo y esfuerzo.
Además, puede seleccionar o anular la selección de una cuenta específica para obtener una imagen precisa de las finanzas de su empresa e incluso buscar una transacción concreta o añadirla manualmente si es necesario.
Buscar ayuda profesional
Si no se siente cómodo llevando la contabilidad de su empresa usted solo, considere la posibilidad de contratar a un profesional de la contabilidad. Un contable puede ayudarle a configurar sus sistemas financieros, garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal y ofrecerle un valioso asesoramiento financiero. También puede ayudarle con tareas como la teneduría de libros, la planificación fiscal y las previsiones financieras.
Seguir las mejores prácticas contables le ayudará a mantener registros financieros precisos, tomar decisiones financieras informadas y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.
Planificación y pago de impuestos
Una planificación y un cumplimiento fiscales adecuados son cruciales para las pequeñas empresas. He aquí algunos consejos que le ayudarán a planificar y pagar los impuestos de su empresa:
Reserve fondos para impuestos: reserve una parte de los ingresos de su negocio cada mes para cubrir sus obligaciones fiscales. Esto evitará tensiones financieras cuando llegue el momento de pagar los impuestos.
Conozca sus obligaciones fiscales: conozca las obligaciones fiscales de su empresa en función de su estructura jurídica. Consulte a un profesional fiscal o consulte las directrices del IRS para asegurarse de que conoce todos los impuestos aplicables y los requisitos de presentación.
Realice pagos de impuestos estim ados: si espera deber más de 1.000 dólares en impuestos durante el año, es posible que tenga que realizar pagos de impuestos estimados trimestrales. Consulte con un profesional fiscal para determinar las cantidades de pago requeridas y las fechas de vencimiento.
Mantenga registros precisos: mantenga registros precisos de los ingresos, gastos y deducciones de su negocio. El mantenimiento adecuado de los registros garantizará que pueda justificar sus declaraciones de impuestos en caso de auditoría.
Presente la declaración a tiempo: presente la declaración de la renta a tiempo para evitar sanciones e intereses. Marque en su calendario los plazos de presentación de impuestos y establezca recordatorios.
Si planifica y prepara los impuestos de su empresa, evitará el estrés de última hora y garantizará el cumplimiento de la normativa fiscal.
Explorar las opciones de financiación de su pequeña empresa
Tanto si necesita fondos para poner en marcha una nueva empresa como para ampliar la que ya tiene, explorar las opciones de préstamos para pequeñas empresas puede proporcionarle el apoyo financiero que necesita.
Hay una gran variedad de opciones de financiación disponibles para las pequeñas empresas, como préstamos bancarios, crowdfunding, financiación de facturas, tarjetas de crédito para empresas, subvenciones para pequeñas empresas, capital riesgo, etc. Considera detenidamente los distintos escenarios para encontrar el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. He aquí algunas consideraciones clave:
Investigue a los prestamistas: investigue a los diferentes prestamistas y sus productos de préstamo. Considere los bancos tradicionales, los prestamistas en línea y los programas de préstamos respaldados por el gobierno. Compare los tipos de interés, las condiciones del préstamo y los requisitos de elegibilidad para encontrar la mejor opción para su empresa.
Prepare los documentos financieros: reúna los documentos financieros necesarios para las solicitudes de préstamo. Esto puede incluir estados financieros de la empresa, declaraciones de impuestos, extractos bancarios y planes de negocio. Disponer de estos documentos agilizará el proceso de solicitud del préstamo.
Mejore su solvencia: mantenga una buena puntuación crediticia y demuestre unas prácticas de gestión financiera sólidas para aumentar sus posibilidades de que le aprueben el préstamo. Pague las facturas puntualmente, gestione sus deudas de forma responsable y mantenga registros financieros precisos.
Busque asesoramiento profesional: considere la posibilidad de pedir consejo a un asesor financiero o contable cuando explore las opciones de préstamos para pequeñas empresas. Pueden orientarle a la hora de seleccionar el producto de préstamo adecuado, ayudarle en el proceso de solicitud y asegurarse de que toma decisiones financieras con conocimiento de causa.
Explorar las opciones de préstamos para pequeñas empresas puede proporcionarle el capital necesario para impulsar el crecimiento de su negocio y apoyar sus objetivos financieros.
¿Salario o no salario?
Como propietario de una pequeña empresa, es importante pagarse un sueldo. Aunque puede resultar tentador reinvertir todos los beneficios en la empresa, pagarse un salario regular tiene varias ventajas. Te permite cubrir tus gastos personales, aumentar tus ahorros y garantizar tu estabilidad financiera.
Consulta con tu contable o investiga para determinar la mejor forma de pagarte a ti mismo, ya sea mediante un salario o un sorteo. Pagarte a ti mismo, aunque sea una pequeña cantidad, desde el principio te ayudará a establecer buenos hábitos financieros y te garantizará una seguridad económica personal.
Consejos para gestionar la deuda de la pequeña empresa
La deuda puede ser una herramienta útil para poner en marcha y hacer crecer tu pequeña empresa, pero es esencial gestionarla con eficacia para evitar que se descontrole.
Crear un fondo para imprevistos
Reservar unos ahorros para gastos imprevistos puede ayudar a proteger tu empresa de los problemas de liquidez.
Recorte los gastos innecesarios
Si la deuda se está convirtiendo en un problema, puede haber áreas en las que puede reducir el gasto sin afectar negativamente a las operaciones de su empresa.
Aumente sus ingresos
Puede haber formas sencillas de aumentar sus ingresos que no haya tenido en cuenta. Por ejemplo, ofrecer un descuento por pronto pago a los clientes podría aumentar su flujo de caja.
Considere la posibilidad de refinanciar
Si está pagando un préstamo empresarial a un tipo de interés superior al del mercado, la refinanciación podría ayudarle a reducir las cuotas mensuales.
Negociar con los proveedores
Negociar descuentos o condiciones de pago más flexibles con los proveedores puede ayudarle a mejorar su flujo de caja.
Gestione y mejore su puntuación crediticia
Una mejor puntuación crediticia puede ayudarle a acceder a créditos más asequibles, lo que puede ser beneficioso si necesita pedir dinero prestado.
Últimas reflexiones
Como podemos ver, la gestión de las finanzas de una pequeña empresa requiere una planificación cuidadosa, atención al detalle y el cumplimiento de las mejores prácticas contables. Siguiendo los consejos y estrategias descritos en esta guía, podrás gestionar eficazmente las finanzas de tu empresa, tomar decisiones financieras con conocimiento de causa y encaminar tu negocio hacia el éxito.
Con el servicio Finanzas de Enty, puede agilizar la gestión de sus cuentas bancarias, obtener información sobre su salud financiera y simplificar la gestión de las transacciones. Empieza a tomar el control de las finanzas de tu pequeña empresa hoy mismo.
