Automatización frente a externalización: ¿qué estrategia se adapta mejor a su back-office?
En su afán por racionalizar las operaciones y reducir costes, las empresas se encuentran a menudo en una encrucijada: ¿deben invertir en automatización o subcontratar a proveedores de servicios especializados? Esta decisión es más que teórica: afecta a la eficiencia diaria y a la competitividad a largo plazo. La automatización promete una mayor eficiencia mediante procesos basados en la tecnología, mientras que la externalización aprovecha la experiencia y la flexibilidad externas. La elección correcta entre automatización y externalización puede influir significativamente en su eficiencia operativa, gestión de costes y ventaja competitiva.
Externalización: aprovechar la experiencia externa
La externalización consiste en delegar funciones empresariales no esenciales en proveedores de servicios externos especializados. Al aprovechar la experiencia externa, puede agilizar las operaciones y centrarse en sus competencias básicas.
La externalización de las operaciones administrativas implica subcontratar tareas administrativas como la introducción de datos, el procesamiento de nóminas, la atención al cliente y la contabilidad a un proveedor de servicios de externalización de procesos empresariales (BPO). Este enfoque estratégico le permite delegar en profesionales experimentados actividades cruciales que consumen mucho tiempo. Algunos ejemplos de externalización son el procesamiento de nóminas, la contabilidad, los recursos humanos, etc.
Ventajas de la externalización
Ahorro de costes: la externalización elimina la necesidad de contratar, formar y mantener un equipo interno, reduciendo gastos generales como salarios, prestaciones, equipamiento y espacio de oficina.
Acceso a la experiencia: se obtiene acceso a un grupo de profesionales cualificados especializados en diversas funciones de back-office, lo que garantiza resultados de alta calidad sin necesidad de desarrollar experiencia interna.
Eficiencia operativa: los socios de externalización cuentan con procesos y tecnologías establecidos, lo que permite agilizar las operaciones, agilizar las tareas y mejorar la precisión.
Escalabilidad: asociarse con empresas de externalización le permite ampliar o reducir fácilmente las operaciones en función de la demanda, lo que aporta agilidad y flexibilidad.
Retos y consideraciones
Posibles lagunas de comunicación: trabajar con equipos deslocalizados puede introducir diferencias culturales y variaciones horarias, lo que requiere estrategias de comunicación eficaces.
Control de calidad: mantener una calidad constante en los distintos equipos y ubicaciones puede requerir procesos continuos de supervisión y retroalimentación.
Seguridad de los datos: compartir datos confidenciales con proveedores externos suscita preocupación por la privacidad y seguridad de los datos, por lo que se requieren sólidas salvaguardas.
Automatización: agilizar los procesos con tecnología
La automatización implica aprovechar la tecnología y las soluciones de software para automatizar tareas y procesos repetitivos, aumentar la eficiencia y reducir el trabajo manual. Con tecnologías emergentes como la automatización inteligente (AI), la automatización robótica de procesos (RPA) y el software de automatización de procesos empresariales (BPA), las organizaciones pueden agilizar operaciones administrativas como contratos, firma electrónica, finanzas y gestión de RRHH.
La automatización del back-office tiene como objetivo mejorar y sustituir los procesos manuales que son ineficaces, basados en papel, laboriosos y propensos a errores. Estas soluciones pueden almacenar y organizar fácilmente los datos, minimizando los errores humanos e impulsando la productividad, la agilidad y la eficiencia de los procesos.
Ventajas de la automatización
Ahorro de costes: el aumento de la eficacia y la reducción de los errores humanos en comparación con los procesos manuales permiten reducir los costes operativos.
Mayor precisión de los datos: la automatización elimina las lagunas en los flujos de trabajo, elimina la información errónea y mejora la integridad de los datos para obtener mejores datos de proceso.
Mejora de la gestión de datos: un flujo de datos centralizado e integrado elimina hojas de cálculo e hilos de correo electrónico ineficaces.
Potenciación de los empleados: la automatización de las tareas repetitivas permite a los empleados centrarse en el trabajo estratégico y de valor añadido.
Consideraciones sobre la aplicación y el mantenimiento
Aunque la implantación de la automatización ofrece numerosas ventajas, las organizaciones deben tener en cuenta posibles retos como la integración de las nuevas herramientas con el software existente, abordar las preocupaciones de los empleados sobre la seguridad en el trabajo y garantizar medidas de seguridad sólidas para las tareas delicadas. Un enfoque bien planificado, que incluya el análisis del flujo de trabajo, el establecimiento de objetivos, la selección de herramientas, la participación de los empleados y la supervisión periódica, puede contribuir al éxito de la implantación de la automatización.
Elegir la estrategia adecuada
Evaluar la estrategia adecuada entre automatización y externalización para sus operaciones de back-office requiere un análisis exhaustivo de diversos factores. Esta decisión debe estar en consonancia con sus objetivos empresariales, sus competencias básicas y su visión a largo plazo. Veamos algunos factores clave a tener en cuenta.
Coste
El coste es una consideración crucial, pero es esencial ir más allá de la inversión inicial y examinar las implicaciones financieras a largo plazo. Realice un análisis exhaustivo de la relación coste-beneficio, sopesando el ahorro potencial frente a los gastos asociados, como la implantación, la formación y el mantenimiento. Además, evalúe el impacto en la eficacia operativa, la productividad y la escalabilidad.
Competencias básicas
Identifique sus competencias básicas y prioridades estratégicas. La externalización de funciones no esenciales puede permitirle concentrar los recursos en sus puntos fuertes, impulsando la innovación y el crecimiento. Por el contrario, la automatización de tareas repetitivas basadas en reglas puede permitir a sus empleados centrarse en actividades de mayor valor.
Escalabilidad
La escalabilidad es otro factor crítico. La externalización puede ofrecer flexibilidad para ampliar o reducir las operaciones en función de las fluctuaciones de la demanda. La automatización, por su parte, permite ampliar o reducir procesos sin necesidad de personal adicional.
Enfoque híbrido: combinar externalización y automatización
En muchos casos, un enfoque híbrido que combine externalización y automatización puede dar resultados óptimos. Puede externalizar funciones específicas para aprovechar la experiencia externa y, al mismo tiempo, automatizar tareas rutinarias dentro de su organización. Esta estrategia le permite aprovechar los puntos fuertes de ambos enfoques, maximizando la eficiencia y la rentabilidad.
Por ejemplo, puede centrarse en automatizar los procesos administrativos. Enty permite a las empresas agilizar diversos servicios, desde la gestión de contratos hasta las finanzas. Cree contratos en minutos, fírmelos electrónicamente y disfrute de plazos de entrega más rápidos. El servicio de finanzas de Enty proporciona un conjunto de herramientas para realizar un seguimiento de las estadísticas de varios saldos, ver transacciones y mantener la supervisión financiera. Mediante la integración de soluciones como Enty, su empresa puede lograr una mayor precisión, una mejor visibilidad financiera y agilidad operativa, todo ello manteniendo las ventajas estratégicas de la externalización de conocimientos específicos.
Ejemplos reales
Consideremos el ejemplo de IBM. Implementó una herramienta de automatización financiera impulsada por IA para sus operaciones financieras, que automatizó el proceso de informes de gastos y conciliación. Utilizaba algoritmos de aprendizaje automático para aprender de informes de gastos anteriores y categorizar y validar automáticamente las nuevas entradas de gastos. Así se redujeron considerablemente los tiempos de procesamiento y los errores. El equipo financiero pudo centrarse más en la planificación y el análisis financieros estratégicos, lo que mejoró la visibilidad financiera y la toma de decisiones.
Amazon ha implantado la automatización en sus operaciones de atención al cliente. Utiliza chatbots para responder a las preguntas más habituales de los clientes, lo que reduce la carga de trabajo de sus representantes humanos de atención al cliente. Esto permite a los representantes centrarse en cuestiones más complejas de los clientes. Los chatbots utilizan el procesamiento del lenguaje natural para entender las consultas de los clientes y ofrecer respuestas precisas. Esto ha mejorado la satisfacción del cliente y la eficiencia de sus operaciones de atención al cliente.
Últimas reflexiones
En un panorama empresarial en constante evolución, la optimización de las operaciones de back-office es crucial para las organizaciones que buscan eficiencia, ahorro de costes y una ventaja competitiva. La decisión entre las estrategias de automatización y externalización debe basarse en un análisis exhaustivo de factores como el coste, las competencias básicas, la escalabilidad y los objetivos a largo plazo. En última instancia, muchas empresas pueden considerar que un enfoque híbrido, que combine la automatización de las tareas rutinarias y la externalización de las funciones no esenciales, ofrece resultados óptimos. Enty ayuda a automatizar una combinación de servicios como la gestión de contratos, la firma electrónica, las finanzas y la gestión de RRHH. Obtenga acceso a experiencia, ahorro de costes y flexibilidad operativa.
