Elektronische facturen: voordelen en praktijken voor factuurbeheer
"Alexa, stuur mijn facturen!"
In een wereld waarin Alexa wat deuntjes kan afspelen, je lichten kan uitdoen en zelfs je volgende maaltijd kan bestellen, hoe komt het dan dat bedrijven nog steeds papieren facturen afdrukken, versturen en verwerken alsof het 1999 is? Als jij een van die mensen bent die ergens langs de lijn bij jezelf dacht: "Er moet een betere manier zijn!" - die is er en die heet elektronisch factureren! E-facturen zijn net zo eenvoudig als aan je slimme apparaat vragen wat voor weer het buiten is, omdat ze alle informatie bevatten over eerder gegenereerde facturen, betalingen die op deze facturen zijn gedaan en de bedragen die nog openstaan. Eindelijk krijgt je financiële afdeling de technische upgrade waar ze op heeft gewacht zonder dat ze haar personeelsbestand hoeft uit te breiden. Er is dus hoop, en dit is hoe je facturatiesysteem kan worden getransformeerd. Lees door tot het einde, want dan weet je hoe e-facturatie niet alleen je financiën automatiseert, maar je bedrijf ook veel concurrentievoordelen oplevert op de markt.
Wat is een elektronische factuur (e-factuur)?
De belangrijkste vraag: wat is een elektronische factuur? Ook bekend als een e-factuur, is dit een factureringsdocument dat traditionele papieren documenten vervangt. Het is factuurinformatie in een standaard elektronisch formaat dat kan worden verzonden en ontvangen tussen leveranciers en klanten. Hierdoor kan het debiteurenproces volledig worden geautomatiseerd en nauw worden geïntegreerd in uw boekhoudapplicaties of ERP-systemen, waardoor uw factureringsmethoden en betalingsprocessen efficiënter en nauwkeuriger worden.
Belangrijkste onderdelen van een e-factuur
Net als alle papieren documenten bevatten e-facturen dezelfde relevante basisgegevens als een papieren factuur, maar al deze informatie wordt in elektronische vorm gepresenteerd. Dit zijn de naam en contactgegevens van de leverancier en de klant, het factuurnummer, de geleverde goederen en diensten, het te betalen bedrag, de betalingsvoorwaarden, enz. Het belangrijkste verschil is dat e-facturen gebruik maken van standaard gegevensformaten zoals XML (Extensible Markup Language) of EDI (Electronic Data Interchange), waardoor e-facturatie kan worden verwerkt zonder tussenkomst van een persoon.
Soorten e-facturatiesystemen
Er bestaan meerdere e-facturatiesystemen om aan de behoeften van verschillende bedrijven te voldoen:
B2B (Business-to-Business): dit vergemakkelijkt het gebruik van een elektronische factuurinterface voor de uitwisseling van facturen tussen bedrijven.
B2G (Business-to-Government): stelt bedrijven in staat om e-facturen in te dienen bij overheidsinstellingen.
B2C (Business-to-Consumer): heeft betrekking op de uitgifte van elektronische facturen aan individuele consumenten.
Hybride systemen: Deze combineren menselijk leesbare formaten (zoals PDF) met machinaal leesbare gegevens (zoals XML) en bieden flexibiliteit in de overgang naar volledige e-facturatie.
Belangrijkste verschillen tussen papieren en elektronische facturen
Zoals je zult zien, verschilt een digitale factuur van een papieren factuur in structuur, effectiviteit en verwerkingswijze. Papieren facturen zijn de ouderwetse tastbare stukken papier die moeten worden afgedrukt, behandeld en afgeleverd bij de klanten. Ze kunnen door mensen worden gelezen, maar zijn nog steeds moeilijker elektronisch te posten. Elektronische facturen daarentegen, beter bekend als e-facturen, worden aangemaakt en verzonden tussen computers in elektronische formaten zoals XML of EDI.
De doeltreffendheid van de twee genoemde methoden staat in schril contrast met elkaar. Het gebruik van papieren facturen brengt handmatige handelingen met zich mee, waaronder het genereren, afdrukken, distribueren, controleren en afstemmen. Menselijke betrokkenheid bij de procedure maakt het proces gevoelig voor fouten en vertragingen. De processtappen bij e-facturatie zijn efficiënter, waardoor de kosten voor de debiteurenadministratie dalen. Het biedt voordelen zoals verkeerscontrole, belastingadministratie en een geautomatiseerd controlespoor.
Elektronische facturen blinken uit in de invoer van gegevens en de betrouwbaarheid van de verstrekte gegevens. Bij papieren facturen moeten de gegevens soms met de hand in de computer worden ingevoerd, wat kan leiden tot onnauwkeurigheden en extra tijd die nodig is om ervoor te zorgen dat de gegevens correct zijn. Voor e-facturen bestaan er al standaardformaten, waardoor handmatige gegevensinvoer eenvoudig is en standaardformulieren worden omgezet in daadwerkelijke producten, terwijl de nadruk ligt op de nauwkeurigheid van de ingevoerde gegevens. In het bedrijfsleven zijn ze door deze standaardisatie echter gemakkelijk te leveren aan verschillende instanties.
Overdracht en opslag zijn essentieel bij het bepalen van de resultaten. Papieren facturen worden meestal per post verstuurd en meerdere problemen zoals vertraging, verlies en zoekraken zijn onvermijdelijk. Ze zijn niet zo effectief als elektronische middelen als het gaat om het overbrengen van informatie. Elektronische postfacturen worden sneller, betrouwbaarder, handiger en goedkoper verzonden. Dit versnelt de verwerkingstijd, verkort de betalingscyclus, verbetert de operationele efficiëntie en zorgt voor een effectieve opslag en het terugvinden van gegevens.
Het implementeren van e-facturatie biedt de mogelijkheid om kosten te besparen, fouten te verminderen en beter gebruik te maken van cashflow management. Dit is een cruciale stap omdat het helpt om traditionele systemen te transformeren en relevant te zijn voor de veranderende tijden in de huidige concurrerende zakelijke omgeving die gedomineerd wordt door het internet.
Voordelen van het gebruik van elektronische facturen
Elektronische facturen bieden het bedrijf veel voordelen, zoals kostenbesparing en een goede betalingstermijn. Dit is hoe e-facturatie bedrijven kan helpen om efficiënter te werken en geld in te zamelen.
Kostenbesparingen en efficiëntiewinst
Met de implementatie van elektronische facturen zullen kosten- en productiviteitsverbeteringen worden geregistreerd. Er wordt geschat dat de kosten voor het genereren van e-facturen met 60-80% kunnen dalen door het vermijden van papier, afdrukkosten en het verzenden van facturen. Deze automatisering van factureringsprocessen helpt de return on investment te verhogen doordat het bedrijf zijn middelen kan inzetten voor belangrijkere activiteiten. Het is ook kosteneffectief in de zin dat het opslaan van papieren kopieën van de e-facturen niet langer nodig is.
Verbeterde nauwkeurigheid en minder fouten
E-facturatie minimaliseert het risico op menselijke fouten bij handmatige gegevensinvoer. Met geautomatiseerde gegevensvastlegging en -validatie kunt u ervoor zorgen dat alle informatie nauwkeurig wordt vastgelegd. Deze verbeterde nauwkeurigheid leidt tot minder geschillen en snellere betalingen. De gestandaardiseerde formaten die bij e-facturatie worden gebruikt, voorkomen ook discrepanties en misinterpretaties, waardoor de betrouwbaarheid van uw financiële administratie verder toeneemt.
Snellere verwerking en betaling
Een van de meest opvallende voordelen van e-facturatie is de verbetering van de betalingscycli. Het grote verschil met elektronische betaalfacturen is dat er geen wachttijd is voor het verzenden en e-mailen van een e-factuur. Misschien wel het grootste nadeel van elektronische betaalfacturen is dat ze vaak hun eigen goedkeuringsproblemen hebben. Maar dankzij geautomatiseerde processen worden goedkeuringsvertragingen en de overuren die nodig zijn voor de verwerking van betalingen gedurende de hele betalingscyclus tot een minimum beperkt. Dergelijke mogelijkheden zijn voordelig gebleken voor de meeste bedrijven, waardoor ze hun operationele kosten kunnen verlagen. Minder geschillen leiden ook tot snellere betalingstijden omdat er een soepele interactie is met het klantenbestand.
Verbeterde gegevensanalyse en rapportage
E-facturatie geeft direct toegang tot debiteureninformatie, wat helpt bij een beter beheer van liquide middelen en het nemen van beslissingen. Het digitale formaat kan eenvoudig worden aangepast aan uw ERP-systemen of andere boekhoudsoftware, zodat alle financiële analyses worden geconsolideerd. Je kunt in korte tijd rapporten en aansluitingen opstellen, betalingstermijnen bewaken en patronen of afwijkingen in je factureringstrends herkennen. Met dit inzicht kun je financiële stromen plannen en zakelijke beslissingen nemen die redelijk en goed geïnformeerd zijn.
Hoe elektronisch factureren werkt
Elektronische facturatie, of e-facturatie, is een tool waarmee de factuurworkflow kan worden beheerd, inclusief het genereren van facturen, de levering en de betalingsprocessen. Deze factureringsmethode elimineert praktisch veel werk omdat het een naadloze elektronische workflow mogelijk maakt. Hoe werkt het?
Het proces begint met het genereren van de factuur. Je maakt een elektronische factuur met behulp van je ERP-systeem of e-facturatieplatform. Dit digitale document bevat alle benodigde informatie, zoals je bedrijfsgegevens, klantgegevens, gespecificeerde lijst van goederen of diensten en betalingsvoorwaarden. Als je Enty gebruikt, krijg je toegang tot krachtige facturatiemethoden die niet alleen helpen bij het genereren en aanpassen van e-facturen, maar ook naadloos integreren met je andere systemen en financiële tools.
Zodra de e-factuuris gegenereerd, wordt deze naar je klant verzonden via een veilige, geïntegreerde oplossing. Het verzenden van de e-factuur gebeurt in een elektronisch formaat dat goed gestructureerd is en de nauwkeurigheid en integrale aspecten van e-facturatie behoudt. Voordat de elektronisch verzonden factuur naar de klant wordt gestuurd, wordt deze onderworpen aan geautomatiseerde controles om na te gaan of deze voldoet aan alle wettelijke en regelgevende drempels.
Zodra de e-factuur gevalideerd is, wordt er een e-factuur verstuurd in de vorm die de ontvanger wenst. Dit type maatwerk komt tegemoet aan de verschillende behoeften op het gebied van factuuruitgifte, omdat het helpt bij het snel en effectief afhandelen van transacties. Omdat e-facturen gestructureerd zijn, kunnen ze direct worden geïntegreerd in de financiële applicatie of het ERP-systeem van de ontvanger, waardoor het invoeren van dergelijke ontvangsten via het toetsenbord overbodig wordt.
Aan de ontvangende kant begint het crediteurenproces zodra de e-factuur is ontvangen. Het systeem verwerkt de factuurgegevens automatisch en maakt interne controle mogelijk. Deze geautomatiseerde controle en beoordeling biedt extra zekerheid dat de gedefinieerde regels zijn nageleefd en helpt zo de integriteit en zichtbaarheid van de transactie te verbeteren.
Na validatie worden de factuurgegevens vervolgens geïntegreerd in het financiële systeem. Dit houdt in dat de crediteurensubsystemen worden herzien en dat de factuur klaar is voor betaling, waardoor de hele cyclus van de transacties wordt voltooid. De hele procedure, van aanmaak tot betaling, is efficiënter en minder tijdrovend in vergelijking met de traditionele methode van factureren via de post of afgedrukte papieren facturen.
Bovendien maakt elektronische facturatie een beter beheer van de cashflow mogelijk. Het werkkapitaal kan worden verbeterd dankzij snellere verwerkings- en betalingstermijnen. Bovendien maakt het elektronische formaat van e-facturen het mogelijk om betalingen gemakkelijker op te volgen en geautomatiseerde meldingen te versturen voor achterstallige facturen.
Juridische en compliance overwegingen voor e-facturatie
Bij de overstap van papieren facturen naar elektronische facturen moet rekening worden gehouden met een aantal juridische en compliance-kwesties. Bij elke zakelijke transactie zijn beveiliging, naleving en een goede administratie vereist voor naadloze processen - laten we eens kijken hoe dit in de praktijk werkt.
Digitale handtekeningen en encryptie implementeren
Een van de belangrijkste aspecten die naleving van e-facturatie mogelijk maken is de digitale handtekening, waarbij de handtekening de identificatie van de afzender vergemakkelijkt en fungeert als een zegel dat als bewijs dient voor wijzigingen die zijn aangebracht in de factuur als er wijzigingen zijn aangebracht na de ondertekening. Met de cloudgebaseerde Digital Signing Service kunt u geavanceerde elektronische handtekeningen gebruiken als onderdeel van uw e-facturatieoplossingen zonder dat u een tijdrovend of duur proces van programmeren of aanschaf van hardware hoeft te doorlopen.
Voldoen aan industriespecifieke regelgeving
Verschillende sectoren hebben zeer uiteenlopende niveaus van compliance met betrekking tot e-facturering. Een van deze bepalingen voor het garanderen van authenticiteit van oorsprong en integriteit van inhoud is te vinden in de BTW-richtlijn in de Europese Unie. Om in compliance te zijn, moet aan deze vereisten worden voldaan en moeten ze waar nodig worden bijgewerkt. In sommige gevallen kan het gaan om het gebruik van geavanceerde technologie voor elektronische handtekeningen of andere specifieke methoden om de authenticiteit en integriteit van facturen te garanderen.
Gegevensbescherming en privacy waarborgen
De bescherming van factuurgegevens en gegevensprivacy zou een zorg moeten zijn voor elk bedrijf dat elektronische facturering wil implementeren. Dit omvat ook de encryptie van gevoelige gegevens met behulp van TLS voor gegevens die via de API-interface worden verzonden en AES voor gegevens die in verschillende databases zijn opgeslagen. Er moeten ook effectieve maatregelen zijn om ongeautoriseerde toegang tot het elektronische factureringsplatform te beperken. Er moeten ook periodes zijn waarin beveiligingssoftware en -systemen regelmatig worden bijgewerkt om gaten in de beveiliging te dichten, de crediteurenadministratie te helpen en actieve bescherming te bieden tegen verdere aanvallen.
Controlesporen onderhouden
Bovendien moet er een uitputtend controlespoor zijn om ervoor te zorgen dat aan de factuurvereisten wordt voldaan. De accountants kunnen via financiële activiteiten inzicht krijgen in de activiteiten van de bedrijven, nagaan waar het geld naartoe is gestuurd en zich ervan vergewissen dat er geen onjuistheden zijn met betrekking tot zakelijke transacties. Voor elke activiteit op het gebied van e-facturering is het nodig om een administratie te hebben om te kunnen rapporteren dat de relevante beleidsregels, boekhoudprincipes en wettelijke voorschriften worden nageleefd. Dit controlespoor wordt een andere potentiële bron voor het vinden van bewijs en de vervolging van fraude in de processen Accounts Payable en Accounts Receivable.
Best practices voor het implementeren van een elektronisch facturatiesysteem
Om te beginnen moeten bij de aanschaf van software voor elektronische facturering de bedrijfsbehoeften worden onderzocht. Voordat je aan deze digitale transformatie begint, moet je nadenken over wat je wilt, of het nu gaat om de mogelijkheid om te factureren of om andere functies zoals diepgaandere facturering of projectbeheertools. Denk ook na over hoe de software kan meegroeien met je bedrijf en de groeiende behoefte aan facturatie. En zorg er ten slotte voor dat het nieuwe facturatiesysteem samenwerkt met de boekhoudprogramma's en CRM die al aanwezig zijn in de organisatie om de activiteiten van de organisatie te vergemakkelijken.
Het gebruik van Enty's e-facturatie is een grote stap voorwaarts voor je hele financiële systeem, het brengt ongekende digitale transformatie en mogelijkheden voor allround verbetering voor elk onderdeel van het platform. Krijg snel betaald door elk element van facturatie af te handelen - van het uitgeven van merkconsistente sjablonen tot het beheren van de betalingscyclus van begin tot eind. Het account van een klant kan de details van elke valuta of betalingstype en tijd aanpassen. Enty is een ongelooflijk platform voor het vereenvoudigen van factuurverwerking. Het heeft alles wat je nodig hebt (of waarvan je niet wist dat je het nodig had) op het gebied van factuurbeheer en nog veel meer.
Je huidige facturatieproces beoordelen
Voordat een organisatie overstapt op een e-factureringssysteem, moet de organisatie een analyse uitvoeren van de huidige factureringsworkflow om de zwakke punten en inefficiënties ervan vast te stellen. Werk samen met de crediteurenafdeling om relevante details te verzamelen die het huidige proces documenteren om te bepalen welke geautomatiseerd kunnen worden. Deze analyse helpt je om de integratiemogelijkheden te kennen die de e-factureringssoftware te bieden heeft, evenals three way matching die helpt om te hoge betalingen te voorkomen.
Standaardiseren van factuurformaten en gegevens
Alle factuurformaten en factuurgegevens in de organisatie moeten consistent zijn om naleving en synergie te ondersteunen. Gebruik de vereiste factuurformaten, zoals XML- of PDF-documenten en zorg ervoor dat de relevante gegevens zoals factuurnummer, datum, namen van verkopers en kopers, een catalogus van geleverde goederen of diensten en de belastingen volledig zijn. Door dergelijke praktijken te standaardiseren wordt het voor bedrijven en instanties eenvoudig om informatie te delen, crediteurenadministratie bij te houden, gegevensintegriteit te verbeteren en onnauwkeurigheden in het financiële systeem te minimaliseren.
Workflows voor factuurverwerking automatiseren
Maak gebruik van geautomatiseerde workflows om de factuurverwerking binnen je organisatie efficiënter te laten verlopen. Stel vooraf goedgekeurde workflowroutes in zodat er geen vertraging optreedt bij het verzenden van de factuur naar de functionaris aan wie deze ter goedkeuring moet worden voorgelegd. Automatisering van een taak bespaart tijd tijdens de verwerking, vermindert de kans op menselijke fouten tijdens het proces en optimaliseert de effectiviteit van de crediteurenadministratie van je organisatie. Tegelijkertijd maakt het een wendbaarder beheer van kasposities mogelijk, omdat de gebruiker de status van facturen in realtime kan volgen.
Zorgen voor naleving van regelgeving
Zorg dat je altijd op de hoogte bent van de nieuwe vereisten voor e-facturatie in de rechtsgebieden waar je actief bent. Implementeer daarnaast strikte protocollen voor gegevensbeveiliging zoals encryptie en toegangsbeperking om de vertrouwelijke informatie te beschermen. Zorg ervoor dat er nauwkeurige records management of audit trails worden bijgehouden om bewijs te leveren van naleving van het beleid van de organisatie en de wet- en regelgeving. Dit zorgt niet alleen voor naleving van wettelijke eisen, maar verbetert ook de veiligheid en betrouwbaarheid van het e-facturatiesysteem.
Toekomstige trends in e-facturatie
AI en ML beïnvloeden de praktijken van bedrijven op het gebied van e-facturen, waardoor ze productiever en nauwkeuriger worden. Deze technologieën hebben de capaciteit om cashflow te ontwikkelen, historisch onderzoek te doen of zelfs in te spelen op betalingsvoorwaarden die afhankelijk zijn van het tempo van de relevante markt. Dit betekent dat bedrijven de timing van betalingen flexibel kunnen verschuiven en zo het werkkapitaal optimaliseren en leveranciers koesteren.
Belangrijkste voordelen van AI en ML bij e-facturatie:
Geautomatiseerde vastlegging van factuurgegevens vereenvoudigt het proces en leidt tot minder fouten
Financiële planning waarin best practices van AI-gebaseerde bedrijven zijn opgenomen
Verbeterde bedrijfsprocessen door toegang tot kritieke informatie wanneer deze wordt bijgewerkt
Mobiele technologieën worden steeds populairder, waardoor het e-business ecosysteem zich meer en meer richt op mobiele facturatie. Het gebruik van mobiele applicaties stelt gebruikers in staat om facturen te maken, ze naar de beoogde ontvanger te sturen en de status van een factuur te controleren, waardoor goedkeuring en ontvangst van betaling sneller verlopen en de cashflow wordt gestimuleerd.
Wat is de achterliggende gedachte van mobiel factureren en waarom is er behoefte aan?
Heeft de potentie om goedkeuringen onderweg mogelijk te maken.
Betalingen worden snel gedaan waardoor vertragingen worden beperkt.
Mogelijkheid om e-facturen te betalen, zelfs als men zich op een afgelegen locatie bevindt.
Laatste gedachten
Hoezeer het invoeren van elektronische facturatie ook lijkt op een verbetering van processen, het is eerder een evolutie van een bedrijf of liever van een onderneming. Minder stapels papierwerk, eindeloze speling in betalingen die worden geïnd en geen handmatige gegevensinvoer meer omdat alle transacties worden geautomatiseerd. E-facturatie maakt het mogelijk voor financiële teams om over te stappen van facturatieprocessen in oude stijl die de organisaties voortsleepten naar nieuwe, meer concurrerende manieren die de instroom van betalingen versnellen, kernprocessen re-engineeren en het team in staat stellen zich te concentreren op wat echt belangrijk is - het laten groeien van de organisatie. Men probeert echt een einde te maken aan veel ongemak met modern financieel management. De vraag is niet of je de digitale transformatie moet maken, maar hoe snel kun je beginnen?
