Efficiëntere contractonderhandelingen door elektronische handtekeningen
Duren contracten langer dan je ochtendkoffie? Het ondertekenen van contracten zou niet moeten lijken op het kijken hoe de verf droogt. Met e-handtekeningen verloopt het hele proces sneller dan ooit. Je hoeft geen documenten meer heen en weer te sturen, dagen (of weken!) te wachten op handtekeningen of te maken te krijgen met vertragingen bij het sluiten van deals. Ze besparen niet alleen tijd, maar maken je onderhandelingen ook sneller, veiliger en betrouwbaarder. Je kunt overeenkomsten overal ter wereld afronden met slechts een paar klikken. E-handtekeningen zijn de moderne oplossing voor eeuwenoude problemen - laten we eens kijken hoe ze jouw bedrijf kunnen verbeteren.
Traditionele versus digitale contractprocessen
Tijdens het dagelijkse leven als bedrijfseigenaar zul je je realiseren dat geen enkel document dominanter is dan contracten. Ze regelen de personen en de dingen, de handelingen die moeten worden verricht en waarvan moet worden afgezien, de rechten en de verantwoordelijkheden. Contracten zijn zo oud als de mensheid, maar hun verschijningsvorm is in de loop der tijd geëvolueerd.
Traditionele contracten, als de belangrijkste manier om overeenkomsten te sluiten, zijn altijd nuttig gebleven bij het zakendoen. Dit zijn papieren contracten die, om ondertekend te worden, één-op-één gesprekken vereisen. Ze kunnen zowel authenticiteit als individuele garanties garanderen, maar er zijn ook complicaties. Het is een vervelende aangelegenheid omdat je naar de andere partij toe moet gaan om de voorwaarden overeen te komen. Een andere beperking die kenmerkend is voor conventionele overeenkomsten is dat ze altijd verloren kunnen gaan of beschadigd kunnen raken, waardoor documenten ontbreken.
Aan de andere kant hebben digitale contractprocessen het maken van afspraken veranderd. Door de technologische ontwikkeling en het ongebreidelde gebruik van internet is de opkomst van elektronische contracten een van deze innovaties. Deze contracten worden opgesteld, bekrachtigd en gearchiveerd door middel van elektronische apparaten; daarom zijn er geen papieren kopieën en handtekeningen met natte inkt nodig. Ze zijn praktisch en doeltreffend omdat ze je de mogelijkheid bieden om contracten af te sluiten terwijl je onderweg bent, zonder fysieke interactie.
Voordelen van contracten met e-handtekening bij onderhandelingen
E-handtekeningen zijn een integraal onderdeel van de contractevolutie, wat heeft bijgedragen tot snellere afsluiting en een kortere doorlooptijd. Het helpt bij het soepel laten verlopen van de contractstroom; e-handtekeningen maken het ondertekenen en verzenden van contracten mogelijk vanuit elke hoek van de wereld met één druk op de knop op bijna elk apparaat. Laten we eens kijken naar een paar voordelen die ze met zich meebrengen.
Hogere snelheid en efficiëntie
U kunt de snelheid waarmee u contracten ontvangt die met elektronische handtekeningen zijn ingevoegd, versnellen dankzij de mogelijkheden voor elektronische ondertekening. Het is gemakkelijker voor u om contracten sneller uit te voeren, dus snellere doorlooptijden voor het vangen van kansen.
Ga maar na: gemiddeld duurt het slechts 37 minuten om een ondertekend document met een e-handtekening te ontvangen, vergeleken met de traditionele methode die tot 5 dagen of meer kan duren. Dit is een aanzienlijke hoeveelheid tijd die hoogstwaarschijnlijk bij uw bedrijf past, waardoor u verkopen kunt sluiten en verkoopbedragen kunt registreren binnen korte perioden nadat u met uw klanten in contact bent gekomen. In feite wordt tot 80% van de overeenkomsten in minder dan een dag afgerond, waarbij 44% minder dan 15 minuten in beslag neemt.
Platformen zoals Enty combineren mogelijkheden voor elektronisch ondertekenen met robuuste functies voor contractbeheer, waardoor uw hele contractbeheerproces van creatie tot uitvoering wordt gestroomlijnd. Dankzij deze integratie kunt u uw overeenkomsten effectiever beheren, de administratieve lasten verminderen en de algehele productiviteit verbeteren.
Kostenbesparingen
Het implementeren van oplossingen voor e-handtekeningen kan leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen voor uw bedrijf. Bedrijven besparen meestal ongeveer US$36 tijdens het verdienen van een document met kosten voor papier, afdrukken, frankering en zelfs opslag. Het is vermeldenswaard dat de vermindering van dergelijke kosten de productiviteit vermindert, zeker in relatie tot cordieten.
Bovendien helpen elektronische handtekeningen bij het elimineren van de 'verborgen kosten' van menselijke fouten, zoals onbruikbare NIGO-documenten. Dergelijke fouten kunnen zelfs leiden tot een langere verwerking van contracten, doordat documenten gemiddeld vier keer worden ingediend zonder de vereiste volgorde. U kunt zowel de kans dat u de fouten moet corrigeren als de kosten daarvan verminderen door over te stappen op een digitale manier om de handtekeningen te verkrijgen.
Verbeterde beveiliging en compliance
Contracten met elektronische handtekeningen bieden ook een betere bescherming dan wat zijn papieren methodes zouden bieden. In plaats daarvan maken ze gebruik van componenten zoals encryptie en andere beveiligingstechnieken voor gevoelige informatie, waardoor je informatie beter beveiligd blijft. Aangezien informatie zich steeds meer online verplaatst, is dit gunstig.
Als je e-handtekening bijvoorbeeld met Enty is uitgegeven, kun je een audit trail aanvragen. In wezen betekent dit een registratie van elke actie die is ondernomen op het document, inclusief wanneer het is geopend, bekeken en ondertekend. Dit is geweldig voor nalevingsdoeleinden, waardoor het gemakkelijker wordt om aan wettelijke vereisten te voldoen.
Oplossingen voor e-handtekeningen implementeren
De keuze van het juiste platform is vaak een topprioriteit voor bedrijven bij het implementeren van oplossingen voor e-handtekeningen. Deze beslissing brengt opmerkelijke gevaren met zich mee en daarom moeten alle nodige maatregelen worden genomen. Als van je partner voor e-handtekeningen wordt verwacht dat hij ervoor zorgt dat dit werkt zonder de zaken abrupt te verstoren, moet je verwachten dat de partner voor e-handtekeningen goed samenwerkt met je huidige softwaresystemen. Dit is belangrijk voor de juridische, verkoop-, inkoop- en andere afdelingen die dagelijks verschillende soorten software gebruiken.
Training en adoptiestrategieën
Goede adoptie- en trainingsstrategieën behoren tot de meest kritieke factoren voor een succesvolle implementatie. Hier zijn enkele aanvullende basispunten die nuttig kunnen zijn:
Creëer een beleid voor e-handtekeningen en zorg ervoor dat dit wordt nageleefd door het team en de klanten: alle leden van het team en alle klanten moeten op de hoogte zijn van dit beleid en zich er allemaal aan houden, anders heeft het geen zin.
Implementeer kwaliteitstraining voor al het personeel; dit helpt om het niveau van zelfverzekerdheid en de kwaliteit van de uitvoering van de nieuwe toepassing te verhogen, waardoor het efficiënter wordt.
Wees efficiënt met processen: zorg ervoor dat uw medewerkers en klanten op de hoogte zijn van wijzigingen in de wetgeving voor elektronische handtekeningen en hoe deze van invloed zijn op managementprocessen.
Bied alternatieven voor hun ondertekenmethodes; respecteer digitale gelijkheid door gebruikers met verschillende mate van toegang tot technologie te laten deelnemen.
Bekijk in detail hoe u uw e-handtekeningplatform gaat implementeren en welke criteria u gaat gebruiken om het succes van uw e-handtekening te meten.
Door deze suggesties toe te passen, kunnen de problemen bij de aanvaarding van e-handtekeningen worden opgelost en kunnen de voordelen van de optie die men kiest volledig worden gerealiseerd. Er moet worden opgemerkt dat programma's zoals Enty niet alleen gebruikers voorzien van diensten voor e-handtekeningen; ze bevatten en voorzien gebruikers ook van contractbeheer, inclusief best practice CRM, waarbij dergelijke tools worden gebruikt om de productiviteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen te verbeteren.
Gebruikmaken van e-handtekeningen voor succesvol onderhandelen
In de huidige concurrentieomgeving kunt u niet wachten tot sommige potentiële zakelijke kansen loom in de inbox van iemand blijven liggen. Elektronische handtekeningen helpen u een einde te maken aan het heen-en-weergeloop, zelfs bij de meest ingewikkelde aspecten van een contract, wat resulteert in veel kortere besluitvormingsperiodes. Je zult de doorlooptijden snel verkorten als je functies voor elektronisch ondertekenen integreert met geavanceerd documentbeheer en backoffice-werk. Alle partijen kunnen contracten binnen enkele seconden elektronisch ondertekenen in plaats van het oude proces van afdrukken, ondertekenen en scannen te doorlopen.
Deze haast in het proces stelt je op je gemak in situaties met weinig tijd. Er wordt veel sneller geld verdiend met uw deals, omdat u gemakkelijk de tijd kunt overbruggen tussen het nemen van een beslissing en de uitvoering ervan.
Onderhandelingen op afstand vergemakkelijken
De introductie van e-handtekeningen heeft de manier waarop je onderhandelingen voert veranderd, vooral wanneer die onderhandelingen grensoverschrijdend zijn. De introductie van authenticatie op afstand betekent dat het hele contractbeheer in één omgeving kan worden gedaan, ongeacht waar je belanghebbenden of handelspartners zich bevinden. Het maakt een transactie mogelijk zonder de noodzaak om documenten te reizen, omdat de plaats van handeling geen beperking is.
Enty's holistische benadering van contract- en backofficebeheer erkent dat alle diensten nog waardevoller zijn als ze verbonden zijn met andere systemen die uw organisatie gebruikt. Deze onderlinge verbondenheid verbetert de algehele bedrijfseffectiviteit, waardoor u efficiënter kunt samenwerken met meerdere belanghebbenden.
Transparantie en vertrouwen vergroten
Transparantie en betrouwbaarheid zijn krachtige factoren in succesvolle onderhandelingen. Oplossingen voor elektronische handtekeningen dragen aanzienlijk bij aan het opbouwen van vertrouwen en loyaliteit in uw zakelijke relaties. Door een uitgebreid controlespoor te bieden, bieden deze oplossingen een transparante registratie van elke actie die op een document is ondernomen, inclusief wanneer het is geopend, bekeken en ondertekend. Deze mate van transparantie vermindert de noodzaak om informatie dubbel te controleren en verbetert de besluitvorming voor alle betrokken partijen.
Bovendien laat het gebruik van e-handtekeningen zien dat je streeft naar efficiëntie en innovatie, wat je reputatie bij klanten en partners kan verbeteren. Naarmate het een patroon wordt binnen je relaties, dient deze transparantie als zekerheid dat partijen zich niet zullen misdragen of zullen proberen weg te komen met stiekeme trucjes.
Uitdagingen bij het gebruik van e-handtekeningen overwinnen
Beveiligingsproblemen aanpakken: wanneer je contracten voor elektronische handtekeningen omarmt, is het cruciaal om potentiële beveiligingsrisico's aan te pakken. Authenticatie is een belangrijk aandachtspunt - ervoor zorgen dat de persoon die ondertekent, is wie hij beweert te zijn. Wees op je hoede voor phishing-aanvallen en oplichtingspraktijken waarbij verzoeken voor elektronische handtekeningen als lokaas worden gebruikt.
Zorgen voor naleving van de wet- en regelgeving: het is van essentieel belang voor de rechtsgeldigheid van e-handtekeningen om door het complexe web van voorschriften te navigeren. Maak jezelf vertrouwd met specifieke wetten voor e-handtekeningen in jouw regio en wees je ervan bewust dat bepaalde documenten, zoals testamenten of vastgoedtransacties, aanvullende vereisten kunnen hebben.
Omgaan met weerstand tegen verandering: de introductie van nieuwe technologie stuit vaak op weerstand van werknemers. Ga hier proactief mee om. Communiceer duidelijk de voordelen van elektronische handtekeningen en benadruk hoe ze processen stroomlijnen en de efficiëntie verhogen. Zorg voor uitgebreide training en ondersteuning om je team te helpen zich aan te passen aan het nieuwe systeem. Overweeg om "kampioenen" binnen je organisatie aan te wijzen die de invoering van de technologie voor e-handtekeningen kunnen helpen bevorderen.
Door deze uitdagingen frontaal aan te pakken, kun je contracten voor e-handtekeningen met succes implementeren in je bedrijf.
Laatste gedachten
Het lijkt erop dat de digitale handdruk een blijvertje is. Als je ervoor kiest om een document elektronisch te ondertekenen, verkort je niet alleen de tijd die nodig is om een contract af te ronden. Je versnelt het proces om deals rond te krijgen, elimineert veiligheidsrisico's, bespaart op uitgaven - alle voordelen van e-handtekeningen geven je bedrijf een voorsprong in de huidige wereld. Of het nu gaat om het sluiten van deals binnen enkele uren of het veiligstellen van noodzakelijke documentatie voor archivering, één ding is zeker: de toekomst is niet perfect zonder papieren documenten, maar digitaal. Klaar om je efficiëntie een boost te geven en voorop te blijven lopen met Enty?
