Het belang van correct contractbeheer voor je bedrijf
Contractbeheer is een cruciaal aspect van de moderne bedrijfsvoering. Het speelt een cruciale rol in het soepel functioneren van een organisatie en haar relaties met leveranciers, klanten, werknemers en andere derde partijen. Deze uitgebreide gids helpt je inzicht te krijgen in de ins en outs van contractbeheer, de voordelen, de belangrijkste stappen en hoe het kan worden geoptimaliseerd door middel van automatisering en gespecialiseerde software.
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer is het proces van het opstellen, uitvoeren en analyseren van contracten om de operationele en financiële prestaties van een organisatie te maximaliseren en tegelijkertijd de financiële risico's te beperken. Het omvat het overzien van end-to-end contractering met leveranciers, klanten, werknemers en andere derde partijen gedurende de gehele contractlevenscyclus.
Het primaire doel van contractbeheer is om contracten effectief te implementeren en er toezicht op te houden vanaf het begin tot de uitvoering, om ervoor te zorgen dat contractuele verplichtingen worden nagekomen en dat beide partijen de beoogde voordelen behalen.
Waarom is contractbeheer belangrijk?
Effectief contractbeheer is essentieel voor het succes van een bedrijf. Het helpt organisaties:
Kosten te verlagen en bedrijfsprestaties te verbeteren
Risico's minimaliseren en naleving van contractvoorwaarden garanderen
Administratieve taken te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren
De zichtbaarheid van contracten en hun prestaties te verbeteren
Belangrijke verplichtingen en mijlpalen bewaken en volgen
Het niet effectief beheren van contracten kan leiden tot het weglekken van waarde, financieel verlies en gespannen zakelijke relaties. Volgens de International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) leiden slechte contracteringspraktijken tot een gemiddeld waardeverlies van ongeveer 9,2% van de bedrijfsinkomsten.
Belangrijkste stappen van contractbeheer voor inkoop
Op een hoog niveau zijn er zeven belangrijke stappen in het contractbeheerproces. Elk van deze stappen wordt hieronder kort beschreven:
Stap 1: Aanvraag of initiatie
Het contractbeheerproces begint met een verzoek voor een nieuw contract of de herziening van een bestaand contract. Dit verzoek wordt doorgestuurd naar de inkoop- en/of juridische afdelingen, die een centrale plek bieden voor het beoordelen en verwerken van verzoeken.
Stap 2: Contracten opstellen en autoriseren
Contractcreatie en authoring omvatten het samenstellen van een contract met behulp van bestaande en goedgekeurde sjablonen en clausules in combinatie met een set bedrijfsregels. Met deze selfservice-mogelijkheid kunnen gebruikers zelfstandig contracten opstellen binnen de door het juridische team gestelde grenzen, waardoor de contractcyclus sneller en efficiënter verloopt.
Stap 3: Onderhandelen over en beoordelen van contracten
In deze fase wordt het contract gedeeld met de andere partij en begint het proces van redlining en onderhandeling. De sleutel tot deze fase is de mogelijkheid om samen te werken met zowel interne gebruikers als de derde partij (bijv. leverancier). Een goede documentvergelijking, het bijhouden van wijzigingen, versiebeheer en controlesporen zijn essentieel om dit proces soepel te laten verlopen.
Stap 4: Goedkeuring en uitvoering van het contract
Goedkeuringsworkflows voor contracten houden het proces efficiënt en effectief door ervoor te zorgen dat iedereen die het moet beoordelen en goedkeuren dat ook doet. Workflows kunnen doorgaans worden geconfigureerd op basis van het type contract, regio, bedrag, entiteit, risico, enz. Uitvoering van het contract via e-handtekening zorgt voor een soepele afsluiting van het proces.
Stap 5: Contractprestaties en -analyse
Het bewaken van de contractprestaties na ondertekening is cruciaal, omdat het contract dan live is. De levenscyclus van een contract kan meerdere jaren duren en omvat vaak talloze mijlpalen, verplichtingen, betalingen, kortingen, enz. Het begrijpen, traceren, toewijzen en voltooien van deze verplichtingen is van cruciaal belang om de waarde binnen een contract te realiseren. Het beoordelen van risico's gedurende de levenscyclus van een contract is ook essentieel, want als de regelgeving verandert of als het bedrijf zich ontwikkelt, moeten bepaalde contracten mogelijk worden aangepast aan een nieuwe omgeving.
Stap 6: Contractwijziging
Wijzigingen maken deel uit van de levenscyclus van een contract. Dingen veranderen ten opzichte van het oorspronkelijke contract en wijzigingen moeten efficiënt worden afgehandeld, zonder het proces of de geldende richtlijnen in gevaar te brengen. Tools voor contractbeheer maken dit proces eenvoudig en houden alle wijzigingen bij.
Stap 7: Contractverloop of -verlenging
Zichtbaarheid op welke contracten binnenkort aflopen of vernieuwd worden via geautomatiseerde waarschuwingen en meldingen kan juridische teams aanzienlijk helpen bij het prioriteren van hun tijd.
Voordelen van automatisering van contractbeheer
Automatisering van contractbeheer biedt verschillende voordelen, waaronder
Snellere cyclustijden voor het opstellen van contracten
Betere zichtbaarheid van contracten
Betere naleving van contracten
Proactieve beoordeling en beperking van risico's
Software voor contractbeheer: Wie gebruikt het en waarom?
Software voor contractbeheer is een elektronische oplossing die helpt bij het stroomlijnen en automatiseren van het contractbeheerproces. HR-, juridische en inkoopteams zijn de afdelingen die er het vaakst gebruik van maken, omdat ze direct te maken hebben met het opstellen, bijhouden en ondertekenen van contracten. Bedrijven van alle groottes en industrieën kunnen profiteren van het gebruik van software voor contractbeheer.
Enkele voordelen van software voor contractbeheer zijn
Efficiënter contracteren
Betere zichtbaarheid van de toeleveringsketen en beheer van verplichtingen
Verbeterde naleving van contracten
Minder blootstelling aan risico's
De kern van de zaak
Contractbeheer is een essentieel aspect van moderne bedrijfsvoering. Door de belangrijkste stappen, voordelen en automatiseringsmogelijkheden te begrijpen, kunnen organisaties hun contracten beter beheren en zorgen voor soepele zakelijke relaties. Investeren in software voor contractbeheer kan helpen om de efficiëntie, zichtbaarheid en naleving te verbeteren en tegelijkertijd de risico's en kosten te verlagen.
Je kunt op Enty heel eenvoudig contracten voor je bedrijf opstellen. Het belangrijkste is dat je daar geen juridische vaardigheden voor nodig hebt. Beantwoord gewoon een paar eenvoudige vragen en je krijgt in een handomdraai een kant-en-klaar contract. Bovendien kun je documenten opslaan op hetzelfde platform en gegevens uit contracten gebruiken in andere diensten.
Koop het Lite-abonnement voor slechts € 14 per maand en krijg een oplossing voor het maken van contracten, facturatie en HR-automatisering op één plek!
