Effectieve strategieën voor financiële rapportage en foutafhandeling
Lijkt uw balans meer op een legpuzzel? Cijfers liegen niet... totdat ze verkeerd worden gerapporteerd! Financiële valkuilen kunnen sluipenderwijs je organisatie teisteren, maar dat hoeft niet zo te zijn. Bijvoorbeeld door rapporten te kunnen verwerken zonder paranoïde te zijn over het maken van die boekhoudkundige fouten die ervoor zorgen dat men uitspraken doet die niet de bedoeling waren; in plaats daarvan duidelijkheid brengen door de manier waarop accountants rapporten aanpakken. Dit artikel biedt praktische oplossingen voor het opsporen en corrigeren van elementaire boekhoudkundige fouten en vergissingen, zodat je deze hulpmiddelen kunt gebruiken zonder de soepele werking van het bedrijf te beïnvloeden. Leer hoe u problemen voor kunt blijven!
Veelvoorkomende fouten in de financiële rapportage en hun gevolgen
Niemand staat boven de regels van het werk, en financiële verslaglegging vormt daarop geen uitzondering. Wat zijn de belangrijkste aspecten die je moet volgen om te voorkomen dat je ernstige boekhoudkundige fouten maakt? Laten we eens kijken naar enkele fouten en welke gevolgen ze kunnen hebben.
Fouten bij het invoeren van gegevens komen vaker voor dan je zou verwachten. Deze fouten kunnen leiden tot financiële overzichten die correct zijn, belastingaangiften die correct zijn en zakelijke beslissingen die gebaseerd zijn op onjuiste informatie. Zo leidde een veelvoorkomende databasefout in een van de financiële diensten tot een fout van 6,20 miljard dollar, zoals gerapporteerd. Zulke fouten kunnen ontstaan door vermoeidheid, het uitvoeren van te veel taken tegelijk of door onvoorzichtigheid bij het invoeren van informatie in het systeem.
Om deze fouten tot een minimum te beperken, moet je met een waterdicht mechanisme komen dat voorkomt dat dergelijke misstappen escaleren tot ernstige problemen. Denk in het bijzonder aan het delegeren van gegevensinvoertaken aan externe partners of het gebruik van Enty's Finances service om fouten te beperken tijdens het verzamelen van enorme hoeveelheden onnodige, vervelende gegevens.
Onjuiste classificatie van kosten
Het verkeerd classificeren van uitgaven is nog zo'n blunder waar veel gebruikers aan bezwijken en die je financiële cijfers in de war kan sturen. Dit soort fouten kan op verschillende manieren voorkomen:
Gebruik van kapitaalgoederen als kosten
Verkeerde toewijzing van opstartkostenrekeningen
Foutieve toewijzing van bepaalde uitgaven aan een bepaalde entiteit of een bepaald rekeningnummer
Deze onjuiste classificaties kunnen leiden tot de foutieve rapportering van bepaalde onkostenniveaus, wat de bedrijfsmarges van het bedrijf waarbinnen deze kosten werden uitgegeven kan beïnvloeden of kan leiden tot een overwaardering van de inkomsten. Het kan je uitsluiten van het declareren van bepaalde kosten die aftrekbaar hadden moeten zijn, waardoor je meer belasting betaalt.
Onvolledige openbaarmakingen
Een ander veel voorkomend probleem dat personen maken is het niet verstrekken van substantiële informatie die kan leiden tot nadelige gevolgen. Het gaat hierbij om het niet geven van informatie over mogelijke verplichtingen die afhankelijk zijn van opbrengsten of belangrijke inschattingen die betrekking hebben op de waarde van activa en verplichtingen.
De Financial Accounting Standards Board (FASB) geeft instructies over de reikwijdte van schattingen die in de toelichting moeten worden gemaakt. Deze toelichtingen worden ook belangrijk, vooral in gevallen waarin het binnen een redelijke termijn mogelijk is dat een schatting zal worden gewijzigd en de wijziging op haar beurt materieel zal zijn voor de jaarrekening.
Belanghebbenden kunnen verkeerd geïnformeerd worden over de werkelijke toestand van uw bedrijf als gevolg van onvolledige informatie, wat ook kan leiden tot rechtszaken en de kans op sancties van regelgevende instanties.
Tijdfouten in opbrengstverantwoording
Een gebied dat onder de loep is genomen, is het gebied van omzetverantwoording, vooral na de implementatie van ASC 606. Het negeren van deze regels of ze op het verkeerde moment toepassen, leidt echter tot verschrikkelijke fouten die duidelijkheid zouden moeten brengen in je jaarrekening. Het negeren van deze regels of ze op het verkeerde moment toepassen, leidt echter tot verschrikkelijke fouten die duidelijkheid zouden moeten brengen in je jaarrekening.
Omzet die op het verkeerde moment in de boeken wordt opgenomen, kan een negatief effect hebben op hoe het bedrijf zijn financiële resultaten voorspelt. Er is bijvoorbeeld een kloof ontstaan tussen de gerapporteerde inkomsten en de daadwerkelijke kasinstroom, wat een misleidend beeld kan scheppen voor de belanghebbenden en hen kan aanzetten tot het nemen van slechte beslissingen. Soms proberen bedrijven de inkomsten te vroeg in te dammen om hun verkoopcijfers te coaten voor snode doeleinden of als gevolg van slechte systemen.
Strategieën voor effectieve foutafhandeling in financiële rapporten
Hoe consistent en goed een bedrijf ook is, het is altijd nodig om bepaalde beleidsregels op te stellen voor het omgaan met fouten in jaarrekeningen en financiële verslaglegging in het algemeen. Door dit te doen, kun je de verschillen met wat verwacht of bedoeld is beperken en het vertrouwen van je belanghebbenden behouden.
Er moeten specifieke procedures worden opgesteld voor het omgaan met boekhoudkundige fouten of ongeoorloofde transacties om ze aan te pakken wanneer ze zich voordoen. Dergelijke procedures moeten duidelijk maken welke acties moeten worden ondernomen wanneer een fout is gemaakt of opgemerkt:
Onmiddellijke melding: dit houdt in dat het geval aan de klanten wordt gemeld met het verzoek om de fouten die in transacties voorkomen binnen 60 dagen nadat ze op de bankafschriften zijn verschenen, te melden.
Zoeken naar informatie: geef het aantal dagen aan dat de klant verwacht om de foutieve meldingen te onderzoeken, bijvoorbeeld 10 dagen tot ongeveer 45 dagen.
Terugbetalingsbeleid: initieer een tussentijdse terugbetalingsprocedure om de negatieve gevolgen van fouten tijdens de onderzoeksperiode aan te pakken.
Analyse van de oorzaak van terugkerende fouten
Een gedetailleerd onderzoek van root cause analysis (RCA) helpt je bij het begrijpen en oplossen van problemen die worden toegeschreven aan foutieve financiële rapporten. Om een efficiënte RCA uit te voeren:
Verzamel bewijsmateriaal: verzamel materiaal dat personeel, processen, systemen en instellingen waren die bijdroegen aan de fout.
Ontwikkel een duidelijke probleemstelling: stel een one-pager op waarin het probleem wordt genoemd, wanneer het zich voordoet en welke problemen/uitval het veroorzaakt.
Schets oorzaak en gevolg: benadruk het gebruik van oorzaak- en gevolgdiagrammen om het bestaan van meer dan één oorzakelijke factor aan te tonen voor het bedrijf en de factoren die hebben bijgedragen aan de fout.
Corrigerende maatregelen uitvoeren
Na het vaststellen van de oorzaken is de volgende stap het nemen van corrigerende maatregelen
Corrigerende actieplannen bedenken: een samenhangende reeks stappen bedenken die rekening houden met de problemen van Truman.
Controleer de verwachte follow-up: bepaal of de gekozen oplossingen of veranderingen daadwerkelijk een einde zullen maken aan de cyclus en de stappen.
Wees realistisch: werk aan oplossingen die geïmplementeerd kunnen worden en die winst opleveren in plaats van verlies.
Werkverdeling: zorg ervoor dat het werk is toegewezen aan het betrokken lid en dat er een tijdschema is gegeven.
Procedures voor controle en follow-up
Om de effectiviteit van uw strategieën voor foutenbehandeling te behouden:
Regelmatige controles instellen: stel vast hoe vaak het rapportagesysteem zal werken als controle en strategie voor een beheersbare frequentie waarmee fouten in de financiële processen zullen worden opgespoord.
Automatiseer: in plaats van het handmatig verzamelen, invoeren en afstemmen van gegevens, moeten automatische systemen worden ingevoerd die gebruik maken van de beschikbare technologische prestaties.
Zorg voor aanvullende training: vermijd het risico door de kennis van uw team over de nieuwste procedures voor foutenbehandeling op peil te houden.
Zorg voor een feedback-loop: zorg voor verbetering van de vorige feedback om dezelfde fouten in de toekomst te voorkomen.
Met bovenstaande maatregelen zal de nauwkeurigheid van de rapportage binnen korte tijd toenemen en zal het systeem voor foutbeheersing sterker worden.
Technologie inzetten voor betere financiële rapportage
In de wereld van vandaag is het niet mogelijk om financiële rapportageprocessen te verbeteren zonder gebruik te maken van technologie. Met het gebruik van automatisering in de financiële rapportage kunnen tijd en middelen worden bespaard voor gebruik elders, wat zich uiteindelijk vertaalt in kostenbesparing. De automatisering van de financiële rapportage van Enty biedt een compleet beeld van de financiën van je bedrijf, is verbonden met je bankrekeningen en helpt je bij het beter voorspellen van inkomsten. Met realtime monitoringtools kan het management de activiteit van veel bedrijfsprocessen in realtime volgen. Met behulp van deze dashboards is het eenvoudig om alle benodigde gegevens op één plek te integreren en snel te reageren op klanten door problemen op te lossen. Dergelijke dashboards leveren gegevens in realtime en zorgen ervoor dat alle cruciale besluitvormers beschikken over actuele en nauwkeurige informatie die nodig is voor het besluitvormingsproces.
Wanneer u besluit om uw rapportage te automatiseren, stelt u uw financiële professionals in staat om zich te concentreren op taken zoals het maken van prognoses en analyses in plaats van het samenstellen van rapporten. Met Enty kunnen gegevens uit verschillende bronnen worden gehaald, zoals je bankrekeningen, in plaats van dat je gegevens uit verschillende systemen moet samenvoegen, wat vervelend werk is. Dit bespaart niet alleen tijd, maar het beschermt ook de kwaliteit van de gegevens omdat er zo min mogelijk informatie gekopieerd en geplakt hoeft te worden.
Opzetten van een uitgebreid kader voor financiële rapportage
Om krachtrapporten te kunnen maken die accuraat en geloofwaardig zijn, is er een sterke structuur ontwikkeld. Met deze structuur kun je investeerders snel en nauwkeurig informeren over het succes van je bedrijf. Laten we eens kijken naar de belangrijkste onderdelen van een uitgebreid kader voor financiële rapportage.
Duidelijke rapportagedoelstellingen definiëren
Financiële verslaggeving probeert de prestaties van het bedrijf samen te vatten en geïnteresseerden de juiste informatie en cijfers te geven over de status van het bedrijf. Hiervoor is het belangrijk om enkele doelstellingen van het rapportageproces te formuleren. Bepaal het belang en de frequentie van de informatie die een dergelijk rapport met zich meebrengt. Het vaststellen van dergelijke doelstellingen zal je helpen om je inspanningen te richten op het verstrekken van de meest geschikte, materiële en relevante financiële informatie.
Rapportformaten standaardiseren
Als het gaat om het verstrekken van financiële rapporten, is het belangrijk dat er altijd een grotere mate van consistentie is. Omwille van de uniformiteit zal de presentatie van financiële informatie consistent zijn als elke afdeling dezelfde rapportformaten en procedures hanteert. Dit omvat het vermijden van onstoffelijke factoren die het vaak moeilijk maken voor de gebruikers van een bedrijf om toegang te krijgen tot de financiële rapporten tijdens de periodes die worden gedekt of over verschillende grenzen van de activiteiten van het bedrijf heen. Denk aan de ontwikkeling en het gebruik van verschillende rapporten, zoals sjablonen voor de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht. Ze zullen de rapportageprocessen vergemakkelijken en de kans op rapportagefouten bijna volledig elimineren.
Kwaliteitscontrolemaatregelen implementeren
Om de integriteit van je financiële rapporten te behouden, is het cruciaal om robuuste kwaliteitscontrolemaatregelen te implementeren. Om de integriteit van de financiële overzichten te beschermen, is het belangrijk om de basiselementen van kwaliteitsborging in acht te nemen. Dit omvat het correct identificeren van daadwerkelijke fysieke maatregelen die ervoor zorgen dat competente, eerlijke mensen de juiste gegevens kunnen verzamelen, de gegevens kunnen beheren en de vereiste informatie aan anderen kunnen doorgeven. Zulke maatregelen verbeteren de kwaliteitscontrole. Bijvoorbeeld:
Scheiding van taken om kwaadwillendheid en fouten te voorkomen
Frequente afstemming van rekeningen
Audits/beoordelingen door onafhankelijke externe partijen.
Data-invoer en cross-checking van gegevens voor meer nauwkeurigheid met behulp van machines.
Door deze maatregelen te implementeren kun je de kans op fouten en inconsistenties in je financiële rapporten aanzienlijk verkleinen.
Analyses inzetten voor foutdetectie en -preventie
In de snelle financiële wereld van vandaag is het van cruciaal belang om analyses te gebruiken voor het opsporen en voorkomen van fouten. Door gebruik te maken van de kracht van geavanceerde tools en technieken kunt u de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van uw financiële rapportageprocessen aanzienlijk verbeteren.
Anomaliedetectiealgoritmen implementeren
Anomaliedetectie is een game-changer bij het identificeren van onregelmatige patronen of gedrag in je financiële gegevens. Door gebruik te maken van geavanceerde algoritmen en machine learning-technieken kun je potentiële fouten, fraude of andere financiële onregelmatigheden opsporen die anders misschien onopgemerkt zouden blijven. Deze AI-systemen analyseren enorme hoeveelheden gegevens en markeren transacties die afwijken van de norm voor verder onderzoek.
Om een effectief detectiesysteem voor afwijkingen te implementeren:
Verzamel uitgebreide financiële transactiegegevens uit alle relevante bronnen
De gegevens opschonen en organiseren in een goed gestructureerd formaat
De belangrijkste kenmerken identificeren die het meest relevant zijn voor het detecteren van afwijkingen
Kies een geschikt model op basis van de complexiteit van uw gegevens
Train het model met behulp van historische financiële gegevens
Valideer de prestaties van het model op een onafhankelijke dataset
Implementeer het model in een live omgeving voor real-time analyse
Regelmatig herzien en bijwerken van rapportageprocessen
Het financiële landschap verandert voortdurend en uw rapportageprocessen moeten gelijke tred houden. Herzie en actualiseer regelmatig je financiële rapportagekader om ervoor te zorgen dat het effectief blijft en voldoet aan de huidige regelgeving. Dit kan het volgende inhouden
Op de hoogte blijven van wijzigingen in boekhoudstandaarden en regelgeving
De effectiviteit van uw huidige rapportageprocessen beoordelen
Identificeren van gebieden die voor verbetering vatbaar zijn en implementeren van noodzakelijke veranderingen
Voortdurende training voor uw financiële team om hen op de hoogte te houden van best practices
Door uw rapportageprocessen proactief te herzien en bij te werken, kunt u ervoor zorgen dat uw financiële rapportagekader na verloop van tijd robuust en betrouwbaar blijft.
Laatste gedachten
Het is nu tijd om kostbare financiële fouten te vermijden en controle te krijgen over uw rapportage. Door uw financiële rapportage proactief aan te pakken en moderne technologie te gebruiken, kunt u fouten elimineren en de stress bij het beheren van uw financiën verminderen. Deze strategieën stellen je team in staat zich te concentreren op taken van een hoger niveau, de besluitvorming te verbeteren en uiteindelijk je bedrijf te sturen in de richting van zelfverzekerde, duurzame groei.
