Wanneer je een zakelijk contract afsluit: 7 tips
Het afsluiten van een zakelijk contract is meer dan het opstellen van een formeel papier voor de schijn. In dit proces zijn er ook enkele punten die voorafgaan aan de ondertekening, zoals onderhandelingen; daarnaast moet je zorgen voor opvolging en verlenging.
Bedrijven met meer dan 40.000 contracten huren contractmanagers in die verantwoordelijk zijn voor de contractuele relaties met hun partners en leveranciers.
Kmo-eigenaars zijn zelf verantwoordelijk voor de duurzaamheid van de zakelijke overeenkomst. Als je een klein bedrijf runt, volg dan de tips over hoe je contracten effectief beheert in ons nieuwe artikel.
Waarom contractbeheer belangrijk is
Een schriftelijk contract voert basistaken uit. Je legt de rechten en verantwoordelijkheden van beide partijen vast, dat wil zeggen dat je je overeenkomst verduidelijkt en bedrijfsrisico's beperkt.
Risico's worden vooral beperkt door de juridische handhaving van het contract. Als er iets misgaat en een andere partij de overeengekomen voorwaarden schendt, zul je normaal gesproken juridische stappen ondernemen. Als dit verlies veroorzaakt of als je niet betaald krijgt, zul je als laatste redmiddel compensatie krijgen via de rechtbank.
Tussen de 2 uitersten van het schrijven van een 'noodzakelijk minimum' doc voor het vertrouwen in elkaars partijen en het naar de rechter stappen, zijn er echter nog andere aspecten van zakendoen. Hoe zal het sluiten van het contract uw relaties met deze tegenpartij/ toekomstige klanten beïnvloeden? Hoe wordt het contract nagekomen?
Deze vragen worden beantwoord door contractbeheer. In feite investeert u in de zakelijke relatie rond de ondertekening van het document - de fase vóór en na de gunning - en krijgt u betere prestaties van het contract en uw bedrijf.
Wat te doen in de pre-toekenningsfase
De fase vóór de gunning begint bij de eerste beslissing om samen te werken met een ander bedrijf of een persoon en eindigt bij de ondertekening van het document. Deze fase voordat er een definitieve versie op tafel ligt, berust op opstellen en onderhandelen. Dit zijn de tips:
Stap 1. Initieer een contract
Wanneer een nieuwe zakenrelatie begint, neemt één partij het initiatief voor een contract om de basis te leggen. Het opstellen van een contract vanaf nul lijkt een lange en vervelende taak. Ondertussen kun je een online service voor contractbeheer gebruiken om tijd te besparen.
Er zijn geautomatiseerde systemen, dus je hoeft alleen maar een sjabloon te kiezen en de vragen in het formulier te beantwoorden. Dit ontwerp wordt normaal gesproken meerdere keren bewerkt, maar toch heb je er meer controle over.
Stap 2. Ken uw tegenpartij
Als je op een bepaald moment vastliep bij het opstellen van een contract of als je werd voorgesteld om het ontwerp van de andere partij te ondertekenen, doe dan een achtergrondcontrole. Je kunt online diensten gebruiken om de wettelijke registratie van het bedrijf in de EU of beoordelingssites te controleren.
Er zijn gebiedsspecifieke beurzen en databases. Tenslotte kun je je partner rechtstreeks vragen om informatie over bestaande verplichtingen en gerelateerde documenten om zijn vermogen om een nieuwe overeenkomst na te komen te evalueren.
Stap 3. Bereid je voor op onderhandelingen
Zelfs als een zakelijke overeenkomst ondubbelzinnig lijkt, kunnen er knelpunten optreden. Leer wie de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen over het contract en wie specifieke vragen kan beantwoorden, bijvoorbeeld als u een SLA afsluit, bij uw tegenpartij.
Bepaal uw standpunten en aarzel niet om te onderhandelen over de contractvoorwaarden om de waarde van uw service of upsell te verhogen.
Bewerk het conceptcontract na onderhandelingsrondes en probeer wijzigingen zichtbaar en gemakkelijk te vergelijken te maken. Een service voor contractbeheer kan hier nuttig zijn om de structuur van het document te behouden door het te bewerken.
Stap 4. Start de contractlevenscyclus
Het concept van een contractlevenscyclus laat bedrijven evolueren vanaf het afsluiten van een nieuw contract. In principe leg je vast wat je leert van deze fase van contactbeheer voor de volgende keer.
Zoals welke informatie je moet opvragen bij een tegenpartij voor contact of hoe je bijvoorbeeld het eerste concept dat je verstuurt moet wijzigen. Je beschrijft de praktijk en houdt de gegevens bij in je bibliotheek met dossiers voor klanten. Het helpt je om het proces de volgende keer beter en sneller te organiseren.
Contactbeheer na de toekenningsfase
Nu het papierwerk is afgerond en de definitieve versie is ondertekend, komt het proces in de post-award fase. Post-award is een doorlopende fase gedurende de hele looptijd van het contract. Deze fase gaat over het bijhouden en onderhouden van je contract, terwijl het onderhoud bestaat uit verlengings- en wijzigingsregels.
Stap 5. Het contract volgen en controleren
Hoewel het niet zo gebruikelijk is in kleine bedrijven, verhoogt het bijhouden van de prestaties van het contract je efficiëntie. Zet een aantal punten uit om terug te gaan naar het document en doe regelmatig een audit.
De lat ligt hoog als je wilt controleren of je de maximale winst behaalt en geïnteresseerd bent in het voortzetten van de samenwerking. Zo ja, dan kun je de volgende stappen overwegen, zoals opnieuw je waarde verhogen of upsell.
De lage lat is om te controleren of het contract vertragingen of kleine inbreuken vertoont en je tegenpartij te waarschuwen voor de gevolgen voordat dit extra kosten voor je bedrijf met zich meebrengt.
Stap 6. Overeenkomen over herzieningen
Het spreekt voor zich dat het contract clausules moet bevatten over herzieningen. Je kunt niet alle mogelijke veranderingen intern of extern voorzien, maar je kunt tijd begroten voor beoordeling, discussie en het maken van wijzigingen.
Houd er rekening mee dat revisies gevolgen kunnen hebben voor latere planningen en deadlines. Er moet ook een systeem zijn om het contract te wijzigen, los van de revisietijden, omdat sommige 'open clausules' of gemiste punten op elk moment kunnen worden ontdekt.
Stap 7. Overweeg vooraf te verlengen
Terug naar tip #4, sluit een contractlevenscyclus af door de prestaties van dit contact in het algemeen en een korte samenvatting vast te leggen. Daarna kun je een duidelijke keuze maken - het document verlengen of beëindigen.
Dit gebeurt vaak wanneer je samenwerkt met grotere bedrijven in het bijzonder. Zij hebben een geautomatiseerde workflow en letten niet op het aflopen van een van de duizenden contracten. Zo missen kleine bedrijven verlengingskansen en lopen ze potentiële inkomsten mis.
Oplossing voor contactbeheer in het MKB
Een klein bedrijf wordt vaak geconfronteerd met de noodzaak om contractbeheer te optimaliseren wanneer het samenwerkt met grote of staatsbedrijven of meerdere contracten met freelancers beheert. Omdat volwaardige software voor contractbeheer (CM) niet is toegestaan, combineren ze geautomatiseerde CM-services met handmatige controle.
Op Enty kun je geautomatiseerd contractbeheer gebruiken samen met 7+ essentiële backoffice diensten. Verspil geen tijd met het maken van een sjabloon vanaf nul. Met het kant-en-klare formulier kun je binnen enkele minuten een eerste ontwerp genereren.
Maak een aantal manuren vrij voor papierwerk en investeer die in wat nieuwe waarde toevoegt aan je bedrijf.
