Kan een elektronische handtekening juridisch bindend zijn? Inzichten en best practices
Je hebt vast wel eens gehoord dat piraten deals bezegelden met een bloedeed? Vroeger betekende een deal sluiten meer dan alleen een handdruk. Het ging om bloed, schatten en gevaar. Piraten vroegen niet om handtekeningen; ze eisten eden verzegeld in karmozijnrood. Maar in de moderne wereld hoeven we niet zo dramatisch te doen. E-handtekeningen: geen zwaarden, geen gemorste inkt en zeker geen tetanusrisico. Met een veilige digitale klik worden deals sneller, slimmer en veiliger dan ooit bezegeld. Het is de 21e-eeuwse versie van de "X markeert de plek" van een piraat, maar in plaats van een schat ontsluit je soepelere transacties en een betere cashflow. Klaar om de oude manieren overboord te gooien en te duiken in naadloze, veilige transacties? Pak je digitale pen - je schat wacht!
Wat zijn elektronische handtekeningen en zijn ze legaal?
E-handtekeningen, of elektronische handtekeningen, verwijzen naar alle digitale methoden die worden gebruikt om de intentie van een persoon aan te geven om in te stemmen met de inhoud van een document of deze goed te keuren. In tegenstelling tot traditionele handtekeningen die met een pen worden gezet, gebruiken e-handtekeningen digitale methoden zoals getypte namen, gescande afbeeldingen van handtekeningen of zelfs verificatiehulpmiddelen zoals het tekenen van een handtekening met een muis of stylus.
Voor degenen die zich afvragen hoe e-handtekeningen werken, het proces om ze toe te passen is eenvoudig en omvat meestal een paar belangrijke stappen:
Voorbereiding van het document: het document wordt geüpload naar een platform voor e-handtekeningen, waar de partijen het kunnen bekijken, bewerken of aanpassen indien nodig.
Verificatie van de ondertekenaar: het platform verifieert de identiteit van de ondertekenaar. Afhankelijk van het platform kan dit een e-mailbevestiging, een eenmalig wachtwoord (OTP) of multifactorauthenticatie (MFA) voor extra beveiliging omvatten.
Handtekeningapplicatie: de ondertekenaar typt zijn naam in, uploadt een gescande afbeelding van zijn handgeschreven handtekening of gebruikt een stylus of muis om zijn handtekening elektronisch te tekenen.
Afronding van het document: nadat alle partijen hun handtekening hebben gezet, wordt het document gecodeerd, van een tijdstempel voorzien en wordt er een controlespoor gemaakt. Dit maakt het document veilig en garandeert de integriteit ervan.
Dit kan allemaal zonder problemen op Enty, een platform dat het hele proces van e-handtekeningen vereenvoudigt, van documentvoorbereiding tot veilige authenticatie en ondertekening. Of je nu contracten afsluit, facturen verstuurt of overeenkomsten beheert, Enty stroomlijnt het proces voor snellere, betrouwbaardere resultaten.
Maar zijn elektronische handtekeningen legaal?
Absoluut. E-handtekeningen worden in veel delen van de wereld als wettelijk bindend beschouwd, op voorwaarde dat ze voldoen aan bepaalde wettelijke normen voor authenticiteit, toestemming en betrouwbaarheid. In het verleden was de notie van een geldige handtekening onlosmakelijk verbonden met de fysieke handeling van het schrijven. Naarmate het digitale tijdperk vorderde, werd het echter duidelijk dat technologie efficiëntere en veiligere manieren kon bieden om contracten uit te voeren. Vandaag de dag zijn e-handtekeningen in veel rechtsgebieden wettelijk bindend, op voorwaarde dat de betrokken partijen ermee instemmen ze te gebruiken. Deze kaders richten zich meestal op drie kernprincipes:
Intentie: beide partijen moeten aantonen dat ze akkoord gaan met de voorwaarden van het document, en de handtekening moet die intentie weerspiegelen.
Toestemming: alle partijen moeten instemmen met het gebruik van elektronische handtekeningen, waarbij veel rechtsgebieden een expliciete toestemming vereisen voor het gebruik van digitale methoden voor ondertekening.
Beveiliging en authenticatie: het proces van elektronische handtekeningen moet garanderen dat er niet met de inhoud van het document kan worden geknoeid nadat de handtekening is gezet, en de identiteit van de ondertekenaar moet worden geverifieerd.
In de meeste gevallen is de e-handtekening rechtsgeldig zolang hij aan deze criteria voldoet. De specifieke regelgeving voor e-handtekeningen kan echter per jurisdictie verschillen. Dat brengt ons bij het volgende cruciale punt - de wettelijke kaders voor e-handtekeningen.
Wettelijk kader voor elektronische handtekeningen
Verschillende landen hebben specifieke wetgeving aangenomen om het gebruik van e-handtekeningen vast te leggen en te reguleren. Hieronder vindt u enkele van de belangrijkste wettelijke kaders over de hele wereld die de afdwingbaarheid van e-handtekeningen garanderen.
De VS - ESIGN Act en UETA
In de Verenigde Staten wordt de rechtsgeldigheid van e-handtekeningen voornamelijk geregeld door twee wetten: de Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN Act) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA).
De ESIGN Act, aangenomen in 2000, bevestigt dat elektronische handtekeningen en contracten dezelfde juridische status hebben als hun papieren tegenhangers. De wet is van toepassing op de meeste soorten contracten, waaronder commerciële en consumentenovereenkomsten, en zorgt ervoor dat bedrijven en individuen contracten online kunnen afsluiten zonder fysieke handtekeningen nodig te hebben.
UETA, dat door de meeste Amerikaanse staten is aangenomen, beschrijft de vereisten voor elektronische transacties en e-handtekeningen binnen contracten op staatsniveau. Het biedt een kader voor het gebruik van elektronische records en handtekeningen in zowel consumenten- als zakelijke transacties.
Beide wetten hebben een centrale rol gespeeld bij het creëren van een juridische omgeving waarin digitale transacties in de VS kunnen floreren, met name in de context van e-commerce, onroerend goed en financiële overeenkomsten.
De Europese Unie - eIDAS-verordening
De eIDAS-verordening (Electronic Identification and Trust Services), die in 2016 van kracht werd, biedt een uitgebreid wettelijk kader voor elektronische handtekeningen in de hele Europese Unie. Deze verordening maakt specifiek onderscheid tussen drie niveaus van elektronische handtekeningen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd.
Een eenvoudige elektronische handtekening kan een getypte naam, een gescande afbeelding of een met de muis getekende handtekening zijn.
Een geavanceerde elektronische handtekening moet uniek gekoppeld zijn aan de ondertekenaar, in staat zijn deze te identificeren en aangemaakt zijn met veilige tools die de ondertekenaar onder zijn eigen controle kan houden.
Een gekwalificeerde elektronische handtekening is de hoogste standaard en vereist het gebruik van een gekwalificeerd certificaat uitgegeven door een vertrouwde dienstverlener. Dit is gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening wat betreft juridische status binnen de EU.
Deze verordening biedt bedrijven en particulieren binnen de EU een duidelijk, gestandaardiseerd proces voor elektronische handtekeningen, zodat digitaal ondertekende contracten in alle lidstaten worden erkend en afdwingbaar zijn.
Andere rechtsgebieden
Het Canadese wettelijke kader voor elektronische handtekeningen wordt geregeld door de Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), die bedrijven en particulieren toestaat elektronische handtekeningen te gebruiken voor de meeste soorten contracten en overeenkomsten. Onder PIPEDA worden elektronische handtekeningen erkend als rechtsgeldig, op voorwaarde dat ze gepaard gaan met veilige, verifieerbare methoden van authenticatie.
De Australische Electronic Transactions Act (ETA) werd in 1999 aangenomen en legde een wettelijke basis voor het gebruik van elektronische handtekeningen in Australië. Onder de ETA zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig, op voorwaarde dat ze voldoen aan bepaalde criteria, zoals de intentie van de ondertekenaar en de integriteit van het document. ETA staat ook het gebruik van digitale certificaten, encryptie en andere hulpmiddelen toe om de veiligheid van elektronische handtekeningen te garanderen.
Met Enty bent u altijd compliant, omdat het voldoet aan deze wereldwijde regelgeving. Met aanpasbare opties die zijn afgestemd op uw juridische behoeften, kunt u erop vertrouwen dat uw contracten voldoen aan de hoogste normen van naleving, waardoor u gemoedsrust hebt, ongeacht waar uw bedrijf actief is.
Voordelen van het gebruik van E-handtekeningen ten opzichte van traditionele handtekeningen
De verschuiving van traditionele handtekeningen naar e-handtekeningen is niet zomaar een "technische trend". Het biedt tastbare voordelen voor bedrijven van elke omvang. Hieronder vindt u de belangrijkste voordelen van het gebruik van e-handtekeningen voor uw organisatie.
Efficiëntie en tijdsbesparing: e-handtekeningen elimineren de vertragingen die gepaard gaan met het afdrukken, scannen en verzenden van documenten. Contracten die vroeger dagen of zelfs weken duurden om af te ronden, kunnen nu in slechts enkele minuten worden ondertekend en afgerond. Dit stroomlijnt ook de workflow door knelpunten uit het proces van het ondertekenen van documenten te halen.
Kosteneffectiviteit: bespaar geld op papier, inkt, enveloppen, porto en opslag voor fysieke bestanden. Handmatige processen zoals afdrukken en mailen zijn ook niet meer nodig, wat tot verdere kostenbesparingen leidt. Deze financiële besparingen kunnen worden doorgesluisd naar andere gebieden van het bedrijf, waardoor de algehele resultaten verbeteren.
Beveiliging en controlesporen: platforms voor e-handtekeningen zijn uitgerust met geavanceerde coderings- en verificatiefuncties om de integriteit van het document te beschermen. Gedetailleerde audittrails, inclusief tijdstempels, IP-adressen en logboeken, volgen het volledige ondertekeningsproces en zorgen zo voor transparantie en verantwoordelijkheid. Deze functies maken e-handtekeningen veiliger dan papieren handtekeningen, waardoor het risico op documentfraude of ongeoorloofde wijzigingen afneemt.
Gemak: Met e-handtekeningen kunnen gebruikers documenten overal ondertekenen, zolang ze een internetverbinding hebben. Ondertekenaars kunnen documenten bekijken en ondertekenen wanneer het hen uitkomt, waardoor het proces sneller verloopt en bedrijven sneller beslissingen kunnen nemen. Dit gemak is vooral handig voor wereldwijde teams of teams op afstand, waar fysieke handtekeningen anders moeilijk of tijdrovend zouden zijn.
Milieuvriendelijk: e-handtekeningen verminderen de afhankelijkheid van papier, wat bijdraagt aan een aanzienlijke vermindering van papierafval en de impact op het milieu. Door het energieverbruik voor printen en mailen te verminderen, verlagen bedrijven ook hun ecologische voetafdruk. Kiezen voor digitale handtekeningen is een stap in de richting van duurzamere bedrijfspraktijken en sluit aan bij de groeiende bezorgdheid over het milieu.
Rechtsgeldigheid en naleving: e-handtekeningen worden wettelijk erkend in veel landen en rechtsgebieden, waardoor ondertekende contracten afdwingbaar zijn in rechtszaken. Ze voldoen aan wetten zoals de ESIGN Act in de VS en de eIDAS-verordening in de EU, waardoor ze geschikt zijn voor internationale zakelijke transacties. Door gebruik te maken van e-handtekeningen verminderen bedrijven het risico op nalevingsproblemen en juridische geschillen met betrekking tot de authenticiteit van documenten.
Verbeterde samenwerking: e-handtekeningen vergemakkelijken samenwerking in realtime, waardoor klanten, leveranciers en partners documenten kunnen ondertekenen zonder de vertragingen die gepaard gaan met fysieke handtekeningen. Dit gebruiksgemak verbetert zakelijke relaties door een vlottere, efficiëntere manier te bieden om overeenkomsten tot stand te brengen. Dit is vooral handig voor bedrijven met wereldwijde teams of klanten, omdat e-handtekeningen fysieke aanwezigheid of coördinatie tussen tijdzones overbodig maken.
Verbeterd documentbeheer: platforms voor e-handtekeningen bevatten vaak ingebouwde tools voor documentopslag en -beheer, waardoor het gemakkelijker wordt om ondertekende documenten te organiseren en terug te vinden. Bedrijven kunnen snel ondertekende contracten opzoeken en openen, waardoor ze minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar fysieke bestanden of het beheren van complexe archiveringssystemen. Deze gestroomlijnde aanpak vermindert de administratieve overhead en maakt het makkelijker om belangrijke documenten bij te houden.
Minder risico op zoekraken van documenten: digitale documenten zijn minder gevoelig voor verlies of beschadiging in vergelijking met papieren dossiers, die zoekraken of vernietigd kunnen worden. Cloudopslag zorgt ervoor dat ondertekende contracten en andere belangrijke documenten veilig worden opgeslagen en op elk moment gemakkelijk toegankelijk zijn. Dit vermindert vertragingen door zoekgeraakt papierwerk en zorgt ervoor dat overeenkomsten niet worden opgehouden door ontbrekende of beschadigde documenten.
Door gebruik te maken van e-handtekeningen kunnen bedrijven hun activiteiten stroomlijnen, kosten besparen, de veiligheid waarborgen en voldoen aan wettelijke normen, terwijl ze tegelijkertijd duurzamere praktijken toepassen en de samenwerking verbeteren. Met Enty ben je altijd compliant, omdat het voldoet aan wereldwijde voorschriften. Enty is gemaakt door professionele juristen en biedt maatwerk dat is afgestemd op uw juridische behoeften. U kunt er dus op vertrouwen dat uw contracten voldoen aan de hoogste normen van naleving, wat u gemoedsrust geeft.
Veelvoorkomende gebruikssituaties en voorbeelden van E-handtekeningen
E-handtekeningen hebben een revolutie teweeggebracht in de manier waarop documenten in verschillende sectoren worden ondertekend, waardoor bedrijfsprocessen sneller, veiliger en efficiënter verlopen. Hieronder vindt u enkele veelvoorkomende scenario's waarin e-handtekeningen bijzonder nuttig zijn, waarbij wordt benadrukt hoe ze in verschillende bedrijfsfuncties kunnen worden gebruikt.
Contracten
Arbeidsovereenkomsten: e-handtekeningen stroomlijnen het proces van het ondertekenen van arbeidsovereenkomsten en zorgen zo voor een snellere en efficiëntere onboarding. Door gebruik te maken van e-handtekeningen kunnen werkgevers arbeidsovereenkomsten naar kandidaten sturen, die ze onmiddellijk kunnen ondertekenen en terugsturen, waardoor wachttijden en administratieve rompslomp worden beperkt. Dit is vooral gunstig voor externe of internationale aanwervingen, waarbij het versturen van fysieke contracten anders een tijdrovende klus zou zijn.
Non-disclosure agreements (NDA's): e-handtekeningen worden vaak gebruikt voor het snel ondertekenen van NDA's, die van vitaal belang zijn in sectoren die met gevoelige informatie werken. Juridische teams en bedrijven kunnen direct NDA's naar de betrokken partijen sturen, zodat de vertrouwelijkheid vanaf het begin van een zakelijke relatie wordt gewaarborgd.
Verkoopovereenkomsten
Snellere afsluiting van deals: e-handtekeningen helpen verkoopovereenkomsten te versnellen door snelle digitale handtekeningen van prospects mogelijk te maken. Verkoopteams kunnen overeenkomsten per e-mail naar potentiële klanten sturen en binnen enkele minuten ondertekende documenten terugkrijgen, waardoor de lange wachttijden van traditionele papieren handtekeningen worden verkort. Dit kan vooral handig zijn in snel veranderende sectoren zoals de technische industrie, waar het snel sluiten van deals cruciaal is om concurrerend te blijven.
B2B- en B2C-transacties stroomlijnen: of je nu een deal afrondt met een groot bedrijf of met een individuele klant, met e-handtekeningen kunnen bedrijven een naadloze en professionele ervaring bieden. In plaats van te wachten tot papierwerk is ondertekend en per post is verstuurd, kunnen bedrijven online handtekeningen verzamelen, waardoor verkoopcycli sneller verlopen en het risico op omzetverlies door vertragingen afneemt.
Personeelszaken
Onboarding-papierwerk: de HR-afdeling kan veel tijd besparen door e-handtekeningen te gebruiken voor verschillende onboarding-formulieren, zoals belastingdocumenten, werknemershandboeken en beleidsovereenkomsten. Nieuwe werknemers kunnen al het benodigde papierwerk voor hun eerste dag elektronisch ondertekenen, zodat ze zich op hun werk kunnen richten in plaats van formulieren ter plekke in te vullen. Dit zorgt er ook voor dat documenten snel worden geretourneerd, waardoor de integratie van werknemers minder vertraging oploopt.
Functioneringsgesprekken en werknemersovereenkomsten: e-handtekeningen kunnen worden gebruikt voor het ondertekenen van functioneringsgesprekken, werknemersovereenkomsten en andere belangrijke HR-documenten die door zowel managers als werknemers moeten worden ondertekend. Dit vermindert het heen-en-weergeloop dat gepaard gaat met fysieke handtekeningen, waardoor de werknemersrelaties soepel blijven verlopen.
Juridische documenten
Volmachten: juridische documenten zoals volmachten kunnen elektronisch worden ondertekend, wat vooral waardevol is voor cliënten die ver weg wonen of elkaar niet persoonlijk kunnen ontmoeten. Met elektronische handtekeningen kan de opdrachtgever een agent machtigen om namens hem of haar op te treden, zodat kritieke juridische processen geen vertraging oplopen.
Schikkingsovereenkomsten: e-handtekeningen worden vaak gebruikt voor schikkingsovereenkomsten in zowel civiele als commerciële zaken. Aangezien schikkingen vaak snel moeten worden afgehandeld, zorgen elektronische handtekeningen voor een snelle goedkeuring door alle betrokken partijen, waardoor de zaak sneller en efficiënter kan worden afgesloten.
Trusts en testamenten: in sommige gevallen kunnen elektronische handtekeningen worden gebruikt om documenten te ondertekenen die betrekking hebben op het creëren van trusts, testamenten en estate planning. Dit is een handige optie voor mensen die juridische beslissingen moeten nemen, maar geen afspraak kunnen maken met een advocaat.
Gezondheidszorg en medische formulieren
Formulieren voor toestemming van patiënten: zorgverleners gebruiken vaak e-handtekeningen voor het verkrijgen van toestemming van patiënten, of het nu gaat om medische procedures, operaties of het vrijgeven van medische dossiers. E-handtekeningen maken het makkelijker voor patiënten om toestemmingsformulieren op afstand te ondertekenen, wat de workflow verbetert en de administratieve last voor medisch personeel vermindert.
Zorgverzekeringsdocumenten: e-handtekeningen stellen patiënten in staat om zorgverzekeringsdocumenten digitaal te ondertekenen, wat vaak nodig is bij het indienen van claims of het inschrijven voor een nieuw plan. Dit voorkomt vertragingen en zorgt ervoor dat verzekeringsformulieren efficiënter worden verwerkt.
Overeenkomsten voor telegeneeskunde: met de opkomst van telegeneeskunde worden e-handtekeningen vaak gebruikt om overeenkomsten voor online consulten, privacybeleid en toestemming voor behandeling te ondertekenen. Dit stelt zorgverleners in staat om diensten aan te bieden aan patiënten in een groot geografisch gebied, zonder dat persoonlijke bezoeken nodig zijn.
Overheid en publieke sector
Belastingformulieren: overheden hebben elektronische handtekeningen omarmd voor het indienen van belastingen en vereiste formulieren, waaronder aangiften inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en andere openbare documenten. Hierdoor is een persoonlijk bezoek niet meer nodig en kunnen formulieren en documenten sneller worden verwerkt.
Vergunningen en licenties: veel lokale, staats- en federale instanties gebruiken elektronische handtekeningen voor aanvragen met betrekking tot vergunningen, licenties en regelgevende documenten. Dit zorgt voor snellere goedkeuringsprocessen en vermindert vertragingen die gepaard gaan met traditionele papieren aanvragen.
Door gebruik te maken van e-handtekeningen kunnen bedrijven en professionals in verschillende sectoren hun processen stroomlijnen, tijd besparen, kosten verlagen en de veiligheid verbeteren. Of je nu een vastgoeddeal sluit, een verkoopovereenkomst afrondt of juridische documenten verwerkt, e-handtekeningen bieden een snelle, handige en wettelijk bindende oplossing om je processen te verbeteren.
Beste praktijken om de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen te garanderen
Om ervoor te zorgen dat uw e-handtekeningen rechtsgeldig en afdwingbaar zijn, is het cruciaal om best practices te volgen die niet alleen voldoen aan de wettelijke vereisten, maar ook de veiligheid en betrouwbaarheid van uw digitale overeenkomsten verbeteren. Hieronder vindt u de belangrijkste stappen die u moet nemen om de integriteit van uw e-handtekeningen te waarborgen en ervoor te zorgen dat ze rechtsgeldig zijn.
1. Gebruik een vertrouwd platform
Kies een gerenommeerd e-handtekeningplatform zoals Enty om je e-handtekeningprocessen te beheren. Betrouwbare leveranciers zorgen ervoor dat je documenten beveiligd zijn met encryptie, verificatie en verificatiemethoden, zodat zowel de identiteit van de ondertekenaars als de integriteit van het ondertekende document beschermd zijn.
Deze platforms bieden meestal audit trails, tijdstempels en logboeken om de authenticiteit van het ondertekende document te garanderen. Vertrouwen op een veilig en betrouwbaar platform is essentieel om het risico op fraude te verminderen en ervoor te zorgen dat uw elektronisch ondertekende documenten afdwingbaar zijn in de rechtbank.
2. Toestemming en intentie verifiëren
Zorg er altijd voor dat beide partijen expliciet toestemming geven voor het gebruik van e-handtekeningen en de intentie hebben om het document te ondertekenen. Dit kan worden gedaan door een duidelijke en beknopte openbaarmakingsovereenkomst te verstrekken tijdens het ondertekeningsproces.
Zorg ervoor dat het platform dat je gebruikt de ondertekenaar vraagt om de voorwaarden te erkennen en ermee akkoord te gaan, zodat ze het proces begrijpen en de overeenkomst vrijwillig aangaan. Deze expliciete overeenkomst ondersteunt de rechtsgeldigheid van het document.
3. Een duidelijk controlespoor onderhouden
Een van de sterkste beschermingen voor de juridische afdwingbaarheid van elektronisch ondertekende documenten is de mogelijkheid om te bewijzen dat de handtekening legaal is verkregen. Zorg ervoor dat uw platform voor e-handtekeningen een controlespoor biedt dat kritieke details van het ondertekeningsproces vastlegt.
Dit omvat tijdstempels, gebruikers-ID's, IP-adressen en andere identificerende informatie. Een gedetailleerd en transparant controlespoor helpt de authenticiteit van de handtekening aan te tonen en kan cruciaal zijn in geval van geschillen. Met Enty kunt u een audit trail aanvragen voor elk document dat u nodig hebt, en wij leveren het in een mum van tijd - volg elke fase van het ondertekeningsproces, zorg voor naleving en verkrijg bewijs van de transactie.
4. Naleving van wetten garanderen
Verschillende rechtsgebieden hebben verschillende wettelijke vereisten voor e-handtekeningen. Maak jezelf vertrouwd met de toepasselijke wettelijke kaders voor e-handtekeningen in jouw regio, zoals de ESIGN Act in de VS of de eIDAS-verordening in Europa.
Enty zorgt voor naleving van de wereldwijde wetgeving voor e-handtekeningen en past de processen automatisch aan om te voldoen aan de vereisten van de jurisdictie. Controleer altijd de wetten in de regio waar het document zal worden afgedwongen om ervoor te zorgen dat je e-handtekeningproces voldoet aan de lokale normen.
5. Beveilig het document
Nadat een document is ondertekend, is het essentieel om de integriteit ervan te beschermen. Gebruik de encryptiemethoden van Enty om je ondertekende documenten te beveiligen en wijzigingen door onbevoegden te voorkomen. Encryptie verzekert de nauwkeurigheid en legitimiteit van de overeenkomst, beschermt het tegen knoeien en behoudt het vertrouwen en de betrouwbaarheid van je digitale overeenkomsten.
6. Maak documenten alleen-lezen na ondertekening
Zodra een document is ondertekend, moet het worden vergrendeld om toekomstige wijzigingen te voorkomen. Dit zorgt ervoor dat beide partijen kunnen verwijzen naar exact dezelfde versie van het document gedurende de gehele levenscyclus. Door het document na ondertekening te vergrendelen, wordt het beschermd tegen wijzigingen, blijft de integriteit behouden en worden geschillen over wijzigingen aan de inhoud na ondertekening voorkomen.
7. Zorg voor duidelijke instructies voor ondertekenaars
Zorg voor duidelijke en gemakkelijk te volgen instructies voor ondertekenaars om ervoor te zorgen dat ze het e-tekenproces begrijpen. Als ondertekenaars verward zijn of niet zeker weten hoe ze elektronisch moeten ondertekenen, kan dit leiden tot fouten of vertragingen.
Met Enty krijgen gebruikers een intuïtieve en eenvoudige interface die hen door het e-signingproces leidt, zodat ze precies begrijpen wat ze moeten doen en elk document correct wordt ondertekend.
8. Herzie en update je e-handtekeningproces regelmatig
Herzie regelmatig je e-handtekeningproces om ervoor te zorgen dat het blijft voldoen aan de veranderende regelgeving en industrienormen. Door op de hoogte te blijven van nieuwe wettelijke ontwikkelingen of verbeteringen aan het platform, zorg je ervoor dat je altijd de best practices voor rechtsgeldige e-handtekeningen volgt.
9. Houd ondertekende documenten toegankelijk
Het is essentieel om een veilige en toegankelijke methode te hebben voor het opslaan van ondertekende documenten voor toekomstig gebruik. Als er een geschil ontstaat, kan het nodig zijn om het ondertekende document als bewijs te presenteren. Enty biedt een gecentraliseerde oplossing voor het opslaan van documenten, zodat al je ondertekende overeenkomsten veilig worden opgeslagen en gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.
10. Je team opleiden
Zorg ervoor dat alle belanghebbenden, inclusief werknemers, partners en klanten, het belang begrijpen van het gebruik van e-handtekeningen en het volgen van best practices. Het aanbieden van training over veilig en compliant digitaal ondertekenen helpt fouten of vergissingen te voorkomen die de geldigheid van je elektronisch ondertekende documenten in gevaar kunnen brengen.
Het opleiden van je team zorgt voor consistentie in de manier waarop e-handtekeningen worden behandeld, wat helpt om de naleving te handhaven en juridische problemen in de toekomst te voorkomen.
Door deze best practices te volgen, kun je ervoor zorgen dat je e-handtekeningen rechtsgeldig, veilig en afdwingbaar blijven. Enty biedt een alles-in-één oplossing waarmee je het hele proces van e-handtekeningen, van documentvoorbereiding tot ondertekening, kunt stroomlijnen. Met aanpasbare sjablonen en veilige verificatiemethoden kun je ervoor zorgen dat je overeenkomsten snel en betrouwbaar worden uitgevoerd, waar ter wereld je ook bent. Enty integreert ook facturatie en financieel beheer, zodat bedrijven facturen kunnen verzenden, traceren en beheren en het innen van betalingen kunnen automatiseren. En met het extra voordeel van veilige e-handtekeningen kunnen bedrijven vol vertrouwen en sneller deals sluiten met een hoger niveau van compliance, waardoor de administratieve kosten dalen en de algehele financiële transparantie verbetert.
Laatste gedachten
Er is een wereld van verschil tussen een gewone dealmaker en een top closer. De eerste jongleert met papierwerk, wacht op handtekeningen en hoopt er het beste van. De laatste gebruikt e-handtekeningen om hun workflow te vereenvoudigen, betalingen sneller veilig te stellen en hun technologie het zware werk te laten doen. Wil je je aansluiten bij de elite van dealmakers die nooit een slag missen of een betaling? Dat kan in een mum van tijd, met Enty.
