Wie man Verträge menschlicher gestalten kann
Verträge - ein Wort, das oft beängstigend klingt, obwohl wir sie auch als Eckpfeiler von Geschäftsabschlüssen, als Klebstoff für Partnerschaften und als Fahrplan zum Erfolg kennen. Doch im Labyrinth des juristischen Jargons und der verworrenen Klauseln sind viele Menschen, auch Anwälte, von der komplexen Sprache, den schwerfälligen Verfahren und den langwierigen Verhandlungen, die Verträge mit sich bringen, frustriert.
Eine Studie der IACCM hat ergeben, dass 83 % der Menschen mit dem Vertragsprozess unzufrieden sind. Es ist Zeit für eine Veränderung, und heute werden wir lernen, wie man Verträge menschlicher gestalten kann. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie das Vertragserlebnis für alle beteiligten Parteien verbessern, den Verhandlungsprozess rationalisieren und stärkere Geschäftsbeziehungen fördern. Tauchen wir ein!
Klarheit schaffen
Juristische Dokumente sind seit langem für ihre verworrene Sprache und übermäßige Länge bekannt. Doch Einfachheit und Klarheit sollten bei der Erstellung von Verträgen keine Option sein. Langatmige Verträge sind oft abschreckend für Personen, die sie lesen und verstehen sollen. Um Ihre Vertragspartner nicht zu überfordern und die Unterzeichnung zu erleichtern, sollten Sie stets versuchen, Ihre Verträge kürzer und übersichtlicher zu gestalten.
Es mag zwar schwierig sein, dichte juristische Informationen ganz zu vermeiden, aber komplizierte Formulierungen und standardisierte Klauseln lassen sich oft vermeiden, ohne dass die Wirksamkeit des Vertrags darunter leidet. Indem Sie die Länge reduzieren und die Bedingungen prägnanter formulieren, können Sie Verträge erstellen, die leserfreundlicher und leichter verständlich sind.
Ein einfacher Gewinn ist es, Rechtsdokumente einfach kürzer zu gestalten. Natürlich ist es manchmal unmöglich, dichte juristische Informationen zu vermeiden, aber in den meisten Fällen bringen Standardformulierungen und -klauseln keinen wirklichen Mehrwert und schmälern das Vertragserlebnis - Richard Mabey
Ziehen Sie außerdem in Erwägung, Zusammenfassungen oder Kurzübersichten von Verträgen bereitzustellen, damit die wichtigsten Pflichten und Rechte, die in dem Dokument festgelegt sind, besser verstanden werden. Indem Sie komplexe Rechtsbegriffe in einer klaren und prägnanten Sprache zusammenfassen, können Sie die Lesbarkeit und damit die Geschwindigkeit der Vertragsprüfung verbessern.
Maßgeschneiderte Vorlagen für effektive Kommunikation
In der Vergangenheit wurden Verträge von Anwälten für Anwälte geschrieben, wobei die Bedürfnisse und das Verständnis der Personen, denen sie dienen sollen, oft vernachlässigt wurden. Um wirklich effektive Verträge zu erstellen, ist es wichtig, die Zielgruppe zu berücksichtigen und den Inhalt entsprechend anzupassen. Verträge sollten nützliche und ansprechende Instrumente sein, die Geschäftsbeziehungen zum Ausdruck bringen, und nicht dazu dienen, Ihre potenziellen Partner zu verwirren.
Wenn Sie z. B. einen Arbeitsvertrag für einen Bewerber ohne juristische Vorkenntnisse aufsetzen, ist es wichtig, dass Sie ihn klar und deutlich über seine Pflichten und Rechte informieren. Zufällige Verweise auf Rechtsvorschriften oder komplexe juristische Terminologie können das Verständnis erschweren und unnötige Verwirrung stiften.
Durch einen stärker nutzerorientierten Ansatz können Sie Verträge erstellen, die für Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und juristischem Kenntnisstand zugänglich sind. Erwägen Sie die Verwendung einfacher Sprache, die Definition von Schlüsselbegriffen und eine logische und benutzerfreundliche Gliederung des Inhalts. So können alle Parteien den Vertrag besser verstehen und sich mit ihm auseinandersetzen. Glücklicherweise können Unternehmen heute auf Tools wie den Vertragsservice von Enty zurückgreifen, mit dem sie eine schnelle Vertragsübersicht erhalten und sogar die Wirksamkeit eines Vertrags bewerten können.
Kontinuierliche Verbesserung der Vorlagen auf der Grundlage von Datenerkenntnissen
In vielen Unternehmen werden Vertragsvorlagen von externen Anwälten erstellt, wobei häufig Standardklauseln verwendet werden, die den spezifischen Anforderungen interner Kunden nicht gerecht werden. Um die Wirksamkeit Ihrer Vorlagen zu verbessern und die Verhandlungen zu rationalisieren, ist es wichtig, sie im Laufe der Zeit zu verbessern. Datengestützte Erkenntnisse können in diesem Prozess eine wichtige Rolle spielen.
Durch die Analyse von Vertragsdaten, z. B. häufig verhandelte Klauseln und strittige Punkte, können Sie Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln. Sie können dann Ihre Vorlagen verfeinern und besser auf Ihre geschäftlichen Anforderungen abstimmen. Auf diese Weise lässt sich auch der Zeitaufwand für die Überprüfung verringern, und die Verhandlungen werden effektiver. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Vorlagen mit den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden Schritt halten.
Förderung der Zusammenarbeit in Vertragsabläufen
Das Hin und Her zwischen Rechts- und Geschäftsteams war lange Zeit eine Quelle der Reibung im Vertragsprozess. Um die Spannungen abzubauen und bessere Arbeitsbeziehungen aufzubauen, ist es wichtig, die Zusammenarbeit während des gesamten Vertragsablaufs zu fördern.
Transparenz ist der Schlüssel. Indem Sie Vertragsdaten für alle Beteiligten leicht zugänglich machen, können Sie den Fortschritt von Vertragsverhandlungen transparent machen und unnötige Verzögerungen vermeiden. Mit Tools wie Enty können Sie vertragsbezogene Prozesse effizienter verwalten und so eine integrative und kollaborative Umgebung schaffen.
Um die Zusammenarbeit weiter zu optimieren, können Sie Vertragsvorlagen in bestehende Systeme integrieren, die von Unternehmensteams genutzt werden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Salesforce oder Slack für die interne Kommunikation nutzt, sollten Sie die Integration von Vertragsworkflows in diese Plattformen in Betracht ziehen. Indem Sie das Vertragsmanagement mit bestehenden Workflows abstimmen, können Sie die Effizienz verbessern und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Rechts- und Geschäftsteams sicherstellen.
Nutzen Sie das Potenzial strukturierter Vertragsdaten
Eine der größten Herausforderungen bei der Vertragsverwaltung ist der Umgang mit unstrukturierten Daten. Verträge enthalten in der Regel wichtige Informationen wie die Namen der Vertragsparteien, Klauseln, Verlängerungsdaten und mehr, aber die effiziente Extraktion und Nutzung dieser Daten kann eine gewaltige Aufgabe sein.
Um diese Herausforderung zu meistern, können Unternehmen Automatisierungstools nutzen, um Daten aus bestehenden Verträgen zu extrahieren. Diese nutzen in der Regel maschinelle Lernalgorithmen, um wichtige Datenpunkte zu identifizieren und zu kategorisieren. Alternativ können Sie mit einer Vertragsverwaltungssoftware wie Enty Daten strukturieren und extrahieren, während die Verträge erstellt werden. Dieser Wechsel von der manuellen Verarbeitung zu automatisierten, datengesteuerten Prozessen ermöglicht es Unternehmen, das Vertragsmanagement zu optimieren und eine effizientere und transparentere Erfahrung für alle beteiligten Parteien zu gewährleisten.
Nutzung von KI für Vertragserstellung und -prüfung
Künstliche Intelligenz (KI) kann eine wichtige Rolle dabei spielen, die Erstellung und Überprüfung von Verträgen effizienter und genauer zu gestalten.
Enty nutzt KI, um Verträge zu prüfen und sogar zu erstellen. Sie können aber auch von 10 Vorlagen profitieren, die wir gemeinsam mit professionellen Anwälten erstellt haben. Durch den Einsatz der neuen Technologie können Unternehmen den Prozess der Vertragserstellung beschleunigen, Fehler reduzieren und die Konsistenz zwischen verschiedenen Verträgen sicherstellen. Darüber hinaus können KI-gestützte Vertragsprüfungstools Verträge auf potenzielle Risiken, Unstimmigkeiten und Compliance-Probleme hin analysieren und so Zeit und Ressourcen für die Rechtsteams sparen.
Durch die Einbindung von KI in den Vertragsmanagement-Workflow können Sie Prozesse rationalisieren, die Genauigkeit verbessern und das gesamte Vertragserlebnis für alle Beteiligten optimieren.
Entwicklung standardisierter Vertragsabläufe
Die Standardisierung von Vertragsabläufen ist wichtig, um einheitliche Prozesse zu gewährleisten und Fehler oder Engpässe zu minimieren. Durch die Festlegung klarer Schritte, Rollen und Zuständigkeiten innerhalb des Vertragsverwaltungsprozesses können Unternehmen ihre Abläufe straffen und ihre Effizienz verbessern.
Ziehen Sie standardisierte Arbeitsabläufe in Erwägung, die die notwendigen Schritte von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung und darüber hinaus umreißen. Dies kann Phasen wie die Vertragsgestaltung, interne Überprüfungen, externe Verhandlungen und die endgültige Genehmigung umfassen. Durch die Festlegung klarer Richtlinien und die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen Verzögerungen verringern, die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität insgesamt steigern.
Investition in eine benutzerfreundliche Vertragsverwaltungssoftware
Um den Vertragsverwaltungsprozess vollständig zu optimieren, sollten Unternehmen in hochwertige Software investieren, die sie bei der Verwaltung des Vertragsprozesses unterstützt. Plattformen wie Enty bieten eine Reihe von Merkmalen und Funktionen, die vertragsbezogene Aktivitäten vereinfachen und rationalisieren. So können Sie beispielsweise herausfinden, welcher Vertrag für Ihr Unternehmen erforderlich ist, und diesen mit wenigen Klicks erstellen.
Der Enty-Vertragsverwaltungsdienst bietet intuitive Schnittstellen, anpassbare Vorlagen und zuverlässige Berichtsfunktionen. Vergessen Sie nicht, darauf zu achten, dass die von Ihnen gewählte Software nahtlos mit anderen wichtigen Geschäftswerkzeugen wie CRM-Systemen oder Projektmanagement-Plattformen integriert werden kann. Diese Integration ermöglicht einen kohärenteren und effizienteren Arbeitsablauf, der die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe verringert und die Datengenauigkeit verbessert.
Sicherheit und Konformität haben Vorrang
Bei der Arbeit mit Verträgen sollten Sicherheit und Compliance immer oberste Priorität haben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vertragsverwaltungssoftware den branchenüblichen Sicherheitsprotokollen entspricht und bewährte Verfahren für den Datenschutz befolgt. Dazu gehören Funktionen wie Datenverschlüsselung, sichere Speicherung und Benutzerzugriffskontrollen.
Halten Sie sich außerdem über die einschlägigen Vorschriften und Compliance-Anforderungen in Ihrer Branche auf dem Laufenden. Durch eine proaktive Auseinandersetzung mit rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen können Unternehmen Risiken mindern und sicherstellen, dass ihre Vertragsprozesse mit den geltenden Gesetzen und Richtlinien übereinstimmen.
Bieten Sie Schulungen oder Workshops an, um die Benutzer mit der Vertragsmanagement-Software, den Standard-Workflows und bewährten Verfahren vertraut zu machen. Bieten Sie fortlaufenden Support und Ressourcen an, um alle auftretenden Fragen oder Probleme zu lösen. Indem Sie den Anwendern das nötige Wissen und die erforderlichen Werkzeuge an die Hand geben, können Sie eine reibungslose und erfolgreiche Vertragsverwaltung gewährleisten.
Sich ständig weiterentwickeln und anpassen
Die Landschaft des Vertragsmanagements entwickelt sich ständig weiter, angetrieben von technologischen Fortschritten und sich ändernden Geschäftsanforderungen. Um die Nase vorn zu haben, müssen Unternehmen ihre Vertragsmanagementprozesse kontinuierlich weiterentwickeln und anpassen.
Überprüfen und bewerten Sie regelmäßig Ihre Vertragsabläufe, Vorlagen und Softwarelösungen. Nutzen Sie das Feedback der Benutzer und die Erkenntnisse aus den Daten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Durch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung können Unternehmen ihre Vertragsmanagementpraktiken verbessern und allen Beteiligten eine bessere Erfahrung bieten.
Förderung einer auf den Menschen ausgerichteten Vertragskultur
Letztlich geht es bei der Gestaltung menschenfreundlicher Verträge nicht nur um die Optimierung von Prozessen oder die Nutzung von Technologien, sondern um die Förderung einer menschenzentrierten Vertragskultur. Dazu gehört es, die Bedeutung von Verträgen als entscheidende Berührungspunkte in Geschäftsbeziehungen zu erkennen und die Bedürfnisse und Erfahrungen aller beteiligten Parteien in den Vordergrund zu stellen.
Durch einen benutzerzentrierten Ansatz, eine vereinfachte Sprache und die Förderung von Transparenz und Zusammenarbeit können Unternehmen Verträge erstellen, die das Verständnis verbessern, Vertrauen schaffen und stärkere Geschäftsbeziehungen fördern. Denken Sie daran, dass Verträge nicht einfach nur juristische Dokumente sind - sie sind mächtige Werkzeuge für effektive Kommunikation und Beziehungsmanagement.
Letzte Gedanken
Die Erstellung menschenfreundlicher juristischer Verträge ist von entscheidender Bedeutung, um die Vertragsbedingungen für alle Beteiligten zu verbessern. Indem Sie sich für Kürze und Klarheit einsetzen, Vorlagen für eine effektive Kommunikation anpassen und andere in diesem Artikel beschriebene Strategien anwenden, können Sie die Vertragsmanagementprozesse eines Unternehmens in kürzester Zeit umgestalten.
Rationalisieren Sie den Vertragsprozess, verbessern Sie die Zusammenarbeit, reduzieren Sie Risiken und bauen Sie stärkere, produktivere Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern auf. Es ist an der Zeit, die Art und Weise, wie Verträge erstellt und verwaltet werden, zu revolutionieren - Enty hat alles, was Sie brauchen, um effektivere Verträge zu verwirklichen!
