Waarom facturen zo belangrijk zijn voor een correcte boekhouding
Elk bedrijf heeft wel eens een factuur uitgeschreven en voor de meeste bedrijven is factureren een routineproces. Ja, in het begin raak je misschien opgewonden. Je staat op het punt om geld te ontvangen. Maar wanneer je de eerste factuur handmatig gaat maken, moet je plotseling je enthousiasme bedwingen.
Welke belastingen moeten worden toegepast? Hoe moet ik de factuur structureren? En als een bedrijf groeit en een boekhoudperiode nadert, moet je beslissen hoe je facturen bewaart en boekhoudt. Uiteindelijk sta je weer met je poten in het moeras van routinetaken. En vergeet niet dat onjuiste facturen leiden tot fouten in boekhoudrapporten die boetes tot gevolg kunnen hebben.
In dit artikel bekijken we waarom een factuur een belangrijk element is voor een correcte boekhouding, wat het doel ervan is en welke alternatieven er zijn. We bespreken ook hoe je het factureren kunt vereenvoudigen om je bedrijf gemakkelijker te beheren... Laten we het uitzoeken!
Wat is boekhouden zelfs voor
Laten we het eerst even hebben over boekhouding. Boekhouden is het vakgebied waarin een bedrijf en een overheid relaties met elkaar opbouwen. Dat is de afspraak: bedrijven betalen belasting en een overheid zorgt ervoor dat de bedrijven veilig zijn en blijft werken aan een beter ondernemingsklimaat.
Een overheid creëert boekhoudregels waaraan elke rechtspersoon of eenmanszaak zich moet houden. Boekhoudkundige rapporten en belastingen zijn een communicatiemiddel tussen de overheid en het bedrijf.
In eenvoudige woorden vraagt de overheid: hoeveel geld heeft het bedrijf ontvangen en verstuurd en waar was dit geld voor. Je facturen worden verondersteld documenten te zijn die al deze informatie bevatten.
Op basis daarvan controleert de overheid de juistheid van de rapporten, past ze belastingen toe en voert ze indien nodig audits uit bij het bedrijf om te controleren of het voldoet aan de boekhoudkundige en wettelijke normen.
Waarom facturen zo belangrijk zijn
Een factuur is in feite een schriftelijk bericht dat het feit van het verzenden of ontvangen van geld omzet in een boekhouding. Het is een primair document dat de goederen of diensten beschrijft waarvoor het geld is ontvangen of uitgegeven.
Ondanks een veel voorkomende misvatting is een factuur op zichzelf geen contract in juridische zin. Het bewijst geen overeenkomst tussen twee partijen. In plaats daarvan vraagt een factuur om betaling voor diensten en is daarom een eenzijdig document.
Facturen tonen de overheid ook het aspect voor de toepassing van exacte belastingen en bevestigen ook je type activiteit. Volgens wereldwijde normen moeten facturen het volgende bevatten
factuurnummer
datum van uitgifte en vervaldatum
naam en contact van de tegenpartijen;
een regel met alle producten of diensten;
kosten per eenheid, het totaal verschuldigde bedrag, toegepaste belastingen en belastingtarieven;
de plaats van dienstverlening (d.w.z. een rechtsgebied).
Een type en een plaats van dienstverlening, evenals klantgegevens kunnen in sommige gevallen van invloed zijn op de belastingtarieven, dus het is erg belangrijk om deze velden in het document in te vullen.
De andere velden helpen om je verkopen en inkomsten nauwkeurig vast te leggen. Nogmaals, voor belastingen en boekhouding. Het hele facturatieproces wordt echter niet alleen gedaan voor de boekhouding, maar ook om de processen van je bedrijf correct te structureren.
Een factuurnummer is bijvoorbeeld geen willekeurige opeenvolgende code. Je moet facturen niet zo eenvoudigweg '1', '2', '3', enz. nummeren, omdat dit verder verwarrend kan werken naarmate de aantallen oplopen tot dubbele of driedubbele cijfers. Je kunt beter een factureringssysteem hebben. Normaal gesproken kan een nummer verwijzen naar het jaar, de naam van de overeenkomst en dan komt er een langer volgnummer.
Een factuurnummer is belangrijk omdat het je helpt betalingen bij te houden en achterstallige facturen te beheren - nogmaals, om je inkomsten goed te documenteren voor belasting- en boekhouddoeleinden, maar ook om op de hoogte te blijven van de cashflow.
Volgens onderzoek van Sharespace is 61% van de late betalingen te wijten aan onjuiste facturen.
Op dezelfde manier gaan acties zoals het bijwerken of verwijderen van een factuur verder dan een beetje handmatig werk. Het verandert je inkomsten, daarom moet het worden geïntegreerd in het facturatiesysteem en dienovereenkomstig worden aangepast.
Facturen moeten naar de klant worden gestuurd. Volgens de Estse wet moet je ze minstens 7 jaar na het einde van het boekjaar bewaren.
Extra doeleinden van facturen
Facturen worden elke dag uitgegeven en geven een basisindicatie van wat een bedrijf goed doet. Accountants onderzoeken facturen om er zeker van te zijn dat er niets illegaals op staat of om de directeur te informeren. Financiële instellingen vragen bedrijven om de factuur om te zien waarvoor het geld wordt overgemaakt en waarom. Naast interne en externe controles kun je altijd facturen overleggen om je crediteuren en zakenpartners te verzekeren van de financiële positie van het bedrijf.
Een ander doel van facturen is verkoop. Facturen kunnen worden verstuurd als een aanbod om een dienst uit te voeren voor de exacte prijs. Daarom is het beter om de vervaldatum aan te geven. Als je een factuur stuurt die binnen de komende 2 maanden moet worden betaald, bied je de klant aan om de prijs van deze dienst voor deze periode voor haar/hem te houden.
Factuur alternatieven
Facturen zijn niet altijd nodig. Er zijn verschillende alternatieven die we in twee groepen verdelen. De eerste groep is die waarbij de overheid de regels kan versoepelen. Nederland staat bijvoorbeeld toe dat je geen facturen uitreikt als je een van de activiteiten uit de lijst uitvoert .
Sommige landen introduceren gevallen waarin je vereenvoudigde facturen kunt uitgeven - met minder gegevens erop. In Nederland mag je een vereenvoudigde vorm gebruiken als het totale bedrag niet hoger is dan € 100 met btw, of als het een factuur is om een eerder verzonden factuur te corrigeren.
De tweede groep factuuralternatieven bestaat uit cheques, rekeningen, kwitanties e.d. Deze soorten documenten verschillen op een aantal punten van een factuur. Het wordt algemeen beschouwd als ontvangstbewijzen die de betaling bevestigen, in tegenstelling tot facturen, en inkooporders die de intentie om diensten of goederen te kopen melden.
Cheque wordt gebruikt om een papieren initieel document te beschrijven dat alles heeft van een factuur, behalve de klantgegevens. Deze wordt gebruikt om een factuur uit te reiken aan de fysieke persoon in je eigen land.
Bovendien zijn cheques, ontvangstbewijzen en facturen niet altijd aanwezig in de regelgeving van sommige landen. Om bronnen voor sync te besparen, is het daarom nog steeds beter om een factuur te vragen.
Factuurbeheer organiseren
Als we het erover eens zijn dat facturen van vitaal belang zijn voor bedrijven, laten we het dan eens hebben over hoe je het facturatieproces in je bedrijf goed kunt organiseren. De belangrijkste oplossingen zijn al besproken in onze blog:
Om de vereisten te leren kennen en facturen zorgvuldig handmatig uit te voeren - hier is de gids
Om een factureringsservice te gebruiken en je eigen factureringssysteem op te zetten - handleiding voor het opzetten van een factureringssysteem met Typeform en Zapier
Of gewoon lid worden van Enty's Control Panel en het handmatig doen vergeten. Maak facturen, stuur ze naar je klanten en synchroniseer facturen met boekhouding en andere bedrijfsprocessen.
Alle sjablonen op Enty zijn gemaakt door professionele accountants en gecontroleerd door juristen. BTW wordt automatisch toegepast wanneer dat nodig is.
Maar het belangrijkste is dat als je Enty's boekhoudabonnement aanschaft, boekhoudkundige en fiscale rapporten automatisch worden aangemaakt op basis van je facturen. Markeer een factuur als betaald en de gegevens worden automatisch weergegeven in de rapporten. En ja, het kost je ongeveer 1-2 minuten om een factuur uit te schrijven en te versturen :)
Automatiseer je boekhouding en facturatie met Enty en relax, terwijl wij voor de routines zorgen.
