Höhere Effizienz bei Vertragsverhandlungen durch elektronische Unterschriften
Dauert der Vertragsabschluss länger als Ihr Morgenkaffee? Das Unterzeichnen von Verträgen sollte sich nicht so anfühlen, als würde man der Farbe beim Trocknen zusehen. Mit elektronischen Unterschriften wird der gesamte Prozess so schnell wie nie zuvor. Sie müssen keine Dokumente mehr hin- und herschicken, nicht mehr tagelang (oder wochenlang!) auf Unterschriften warten und auch nicht mehr mit Verzögerungen bei Geschäftsabschlüssen rechnen. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern machen Ihre Verhandlungen auch schneller, sicherer und zuverlässiger. Sie können Vereinbarungen von jedem Ort der Welt aus mit nur wenigen Klicks abschließen. E-Signaturen sind die moderne Lösung für uralte Probleme - erfahren Sie, wie sie Ihr Geschäft verbessern können.
Traditionelle vs. digitale Vertragsprozesse
Im täglichen Leben als Unternehmer werden Sie feststellen, dass kein Dokument so dominant ist wie Verträge. Sie regeln die Personen und Sachen, die auszuführenden und zu unterlassenden Handlungen, die Rechte und die Pflichten. Verträge sind so alt wie die Menschheit, aber ihr Erscheinungsbild hat sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt.
Traditionelle Verträge als Hauptform von Vereinbarungen haben sich seit jeher als nützlich erwiesen, um den Geschäftsverkehr zu erleichtern. Es handelt sich dabei um papiergebundene Verträge, deren Unterzeichnung ein persönliches Gespräch erfordert. Sie können sowohl die Authentizität als auch individuelle Zusicherungen garantieren, aber es gibt auch Komplikationen. Es handelt sich um eine langwierige Angelegenheit, da man sich an den Ort der anderen Partei begeben muss, um die Bedingungen zu vereinbaren. Eine weitere Einschränkung, die für herkömmliche Verträge charakteristisch ist, besteht darin, dass sie immer verloren gehen oder beschädigt werden können, was zu fehlenden Dokumenten führt.
Auf der anderen Seite haben digitale Vertragsprozesse das Gesicht des Vertragsabschlusses verändert. Dank der technologischen Entwicklung und der zunehmenden Nutzung des Internets sind elektronische Verträge eine dieser Innovationen. Diese Verträge werden mit Hilfe elektronischer Geräte verfasst, bestätigt und archiviert, so dass keine Papierausdrucke und Unterschriften mit nasser Tinte mehr erforderlich sind. Sie sind praktisch und effizient, da sie die Möglichkeit bieten, von unterwegs aus Verträge abzuschließen, ohne dass es einer physischen Interaktion bedarf.
Vorteile von Verträgen mit elektronischer Unterschrift bei Verhandlungen
E-Signaturen sind ein integraler Bestandteil der Vertragsentwicklung, die zu schnelleren Vertragsabschlüssen und kürzeren Fristen bis zur Erzielung von Einnahmen beigetragen hat. Sie trägt zum reibungslosen Funktionieren des Vertragsablaufs bei; elektronische Signaturen ermöglichen die Unterzeichnung und Übermittlung von Verträgen von jedem Ort der Welt aus mit nur einem Mausklick auf nahezu jedem Gerät. Betrachten wir nun einige der Vorteile, die sie mit sich bringen.
Höhere Geschwindigkeit und Effizienz
Sie können die Geschwindigkeit, mit der Sie Verträge erhalten, die mit elektronischen Signaturen eingefügt wurden, dank der elektronischen Unterschriftsmöglichkeiten beschleunigen. Es ist einfacher für Sie, Verträge schneller abzuwickeln, so dass Sie schneller Chancen wahrnehmen können.
Bedenken Sie: Im Durchschnitt dauert es nur 37 Minuten, bis Sie ein unterschriebenes Dokument mit einer elektronischen Signatur erhalten, verglichen mit der traditionellen Methode, die bis zu 5 Tage oder mehr dauern kann. Dies ist eine beträchtliche Zeitspanne, die Ihrem Unternehmen mit hoher Wahrscheinlichkeit zugute kommt und es Ihnen ermöglicht, innerhalb kurzer Zeit nach der Kontaktaufnahme mit Ihren Kunden Verkäufe abzuschließen und Rekordumsätze zu erzielen. Tatsächlich werden bis zu 80 % der Verträge in weniger als einem Tag abgeschlossen, wobei 44 % weniger als 15 Minuten benötigen.
Plattformen wie Enty kombinieren E-Signatur-Funktionen mit robusten Vertragsmanagement-Funktionen und rationalisieren so Ihren gesamten Vertragsmanagement-Prozess von der Erstellung bis zur Ausführung. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Ihre Verträge effektiver zu verwalten, den Verwaltungsaufwand zu verringern und die Gesamtproduktivität zu steigern.
Kosteneinsparungen
Die Einführung von Lösungen für elektronische Signaturen kann zu erheblichen Kosteneinsparungen für Ihr Unternehmen führen. Unternehmen sparen in der Regel ca. 36 US-Dollar, wenn sie ein Dokument mit Kosten für Papier, Druck, Porto und sogar Lagerung erstellen. Es ist erwähnenswert, dass die Produktivitätssenkungen bei diesen Kosten in Bezug auf die Korditen kumulativ sind.
Darüber hinaus tragen elektronische Signaturen dazu bei, die "versteckten Kosten" solcher menschlicher Fehler zu beseitigen, z. B. unbrauchbare NIGO-Dokumente. Solche Fehler können die Bearbeitung von Verträgen im Durchschnitt um das Vierfache verlängern, weil Dokumente ohne die erforderliche Reihenfolge eingereicht wurden. Sie können sowohl die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler korrigiert werden müssen, als auch die damit verbundenen Kosten verringern, indem Sie die Unterschriften auf digitalem Wege einholen.
Verbesserte Sicherheit und Konformität
E-Signatur-Verträge bieten auch einen höheren Schutz als seine papiergestützten Methoden. Stattdessen werden Komponenten wie Verschlüsselung und andere Techniken zur Sicherung sensibler Informationen eingesetzt, so dass Ihre Daten sicherer bleiben. Da Informationen immer mehr online übertragen werden, ist dies von Vorteil.
Wenn Ihre elektronische Unterschrift beispielsweise mit Enty ausgestellt wurde, können Sie einen Prüfpfad anfordern. Im Wesentlichen bedeutet dies eine Aufzeichnung jeder Aktion, die an dem Dokument vorgenommen wurde, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem es geöffnet, angesehen und unterzeichnet wurde. Dies ist von großem Nutzen für die Einhaltung von Vorschriften und erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
Implementierung von e-Signatur-Lösungen
Die Wahl der richtigen Plattform hat für Unternehmen bei der Einführung von Lösungen für elektronische Signaturen oft oberste Priorität. Diese Entscheidung birgt erhebliche Gefahren, und deshalb sollten alle geeigneten Maßnahmen ergriffen werden. Wenn von Ihrem E-Signatur-Partner erwartet wird, dass er dies ohne abrupte Unterbrechung des Geschäftsbetriebs bewerkstelligt, sollten Sie erwarten, dass er sich gut in Ihre derzeitigen Softwaresysteme einfügt. Dies ist wichtig für die Rechtsabteilung, den Vertrieb, den Einkauf und andere Abteilungen, die täglich mit verschiedenen Arten von Software arbeiten.
Schulungs- und Einführungsstrategien
Gute Einführungs- und Schulungsstrategien gehören zu den wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Umsetzung. Hier sind einige weitere grundlegende Punkte, die nützlich sein könnten:
Erstellen Sie eine E-Signatur-Richtlinie und sorgen Sie dafür, dass sie vom Team und den Kunden eingehalten wird: Alle Teammitglieder und alle Kunden müssen über diese Richtlinie informiert sein und sie einhalten, sonst ist sie nutzlos.
Führen Sie Qualitätsschulungen für alle Mitarbeiter durch; dies trägt dazu bei, das Selbstvertrauen und die Qualität der Ausführung der neuen Anwendung zu steigern und sie effizienter zu machen.
Sorgen Siefür effiziente Prozesse: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Kunden über die Änderungen der Gesetze zur elektronischen Signatur und deren Auswirkungen auf die Verwaltungsprozesse informiert sind.
Bieten Sie Alternativen für ihre Unterschriftsmethoden an; achten Sie auf digitale Gleichberechtigung, indem Sie Benutzern mit unterschiedlichem Zugang zur Technologie die Teilnahme ermöglichen.
ÜberlegenSie genau, wie Sie Ihre E-Signatur-Plattform einführen und welche Kriterien Sie zur Messung des Erfolgs Ihrer E-Signatur verwenden werden.
Mit diesen Vorschlägen lassen sich die Probleme bei der Akzeptanz der elektronischen Unterschrift lösen, und die Vorteile der gewählten Option können voll ausgeschöpft werden. Es sei darauf hingewiesen, dass Programme wie Enty den Nutzern nicht nur E-Signatur-Dienste zur Verfügung stellen, sondern auch Vertragsmanagement, einschließlich Best-Practice-CRM, beinhalten und bereitstellen, wobei solche Tools zur Verbesserung der Produktivität und Effizienz der Geschäftsprozesse eingesetzt werden.
E-Signaturen für den Verhandlungserfolg nutzen
Das heutige Wettbewerbsumfeld erlaubt es Ihnen nicht mehr, darauf zu warten, dass eine potenzielle Geschäftsmöglichkeit im Posteingang eines anderen verbleibt. Elektronische Signaturen helfen Ihnen, das Hin und Her selbst bei den kompliziertesten Aspekten eines Vertrags zu beenden, was zu wesentlich kürzeren Zeiträumen für die Entscheidungsfindung führt. Sie werden die Durchlaufzeiten rasch verkürzen, wenn Sie die Funktionen für elektronische Unterschriften mit fortschrittlichem Dokumentenmanagement und Back-Office-Arbeiten kombinieren. Alle Parteien können Verträge innerhalb von Sekunden elektronisch unterschreiben, anstatt sie wie bisher auszudrucken, zu unterschreiben und zu scannen.
Durch diese Beschleunigung des Prozesses wird man in zeitlich begrenzten Situationen entlastet. Sie kommen viel schneller zu Geld, da Sie die Zeit zwischen Entscheidung und Ausführung bequem überbrücken können.
Erleichterung von Fernverhandlungen
Die Einführung elektronischer Signaturen hat die Art und Weise, wie Sie Verhandlungen führen, verändert, insbesondere wenn diese Verhandlungen über die Grenzen hinausgehen. Die Einführung der Fernauthentifizierung bedeutet, dass die gesamte Vertragsverwaltung in einer einzigen Umgebung durchgeführt werden kann, unabhängig davon, wo sich Ihre Interessenvertreter oder Handelspartner befinden. Sie ermöglicht eine Transaktion ohne die Notwendigkeit von Reisedokumenten, da der Ort der Transaktion keine Einschränkung darstellt.
Der ganzheitliche Ansatz von Enty für das Vertrags- und Back-Office-Management erkennt an, dass alle Dienstleistungen noch wertvoller sind, wenn sie mit anderen Systemen Ihres Unternehmens verbunden sind. Diese Vernetzung steigert die allgemeine Geschäftseffektivität und ermöglicht Ihnen eine effizientere Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen.
Förderung von Transparenz und Vertrauen
Transparenz und Vertrauenswürdigkeit sind wichtige Faktoren für erfolgreiche Verhandlungen. Lösungen für elektronische Signaturen tragen wesentlich zum Aufbau von Vertrauen und Loyalität in Ihren Geschäftsbeziehungen bei. Durch die Bereitstellung eines umfassenden Prüfpfads bieten diese Lösungen eine transparente Aufzeichnung jeder Aktion, die an einem Dokument vorgenommen wurde, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem es geöffnet, angesehen und unterzeichnet wurde. Dieses Maß an Transparenz verringert die Notwendigkeit, Informationen doppelt zu prüfen, und verbessert die Entscheidungsfindung für alle Beteiligten.
Außerdem zeigt die Verwendung elektronischer Signaturen Ihr Engagement für Effizienz und Innovation, was Ihren Ruf bei Kunden und Partnern verbessern kann. Wenn sich diese Transparenz zu einem Muster in Ihren Beziehungen entwickelt, können Sie sicher sein, dass die Beteiligten sich nicht falsch verhalten oder versuchen, mit hinterhältigen Tricks davonzukommen.
Bewältigung der Herausforderungen bei der Einführung elektronischer Signaturen
Berücksichtigung von Sicherheitsbedenken: Bei der Einführung von Verträgen mit elektronischer Unterschrift ist es wichtig, sich mit potenziellen Sicherheitsrisiken auseinanderzusetzen. Die Authentifizierung ist ein zentrales Anliegen - es muss sichergestellt werden, dass die Person, die unterschreibt, diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Seien Sie vorsichtig mit Phishing-Angriffen und Social-Engineering-Betrügereien, die elektronische Unterschriftsanfragen als Köder verwenden können.
Sicherstellung der Rechtskonformität: Die Beherrschung des komplexen Geflechts von Vorschriften im Zusammenhang mit elektronischen Signaturen ist für deren Rechtsgültigkeit unerlässlich. Machen Sie sich mit den spezifischen Gesetzen für elektronische Signaturen in Ihrer Region vertraut, und beachten Sie, dass für bestimmte Dokumente wie Testamente oder Immobilientransaktionen zusätzliche Anforderungen gelten können.
Umgang mit Veränderungswiderständen: Die Einführung neuer Technologien stößt bei den Mitarbeitern häufig auf Widerstand. Um diesen zu überwinden, sollten Sie einen proaktiven Ansatz verfolgen. Kommunizieren Sie die Vorteile elektronischer Signaturen klar und verdeutlichen Sie, wie sie Prozesse rationalisieren und die Effizienz steigern. Bieten Sie umfassende Schulungen und Unterstützung an, um Ihr Team bei der Anpassung an das neue System zu unterstützen. Ziehen Sie in Erwägung, in Ihrem Unternehmen "Champions" zu bestimmen, die die Einführung der E-Signatur-Technologie fördern können.
Wenn Sie sich diesen Herausforderungen stellen, können Sie Verträge mit elektronischer Unterschrift in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen.
Abschließende Überlegungen
Es scheint, dass der digitale Handschlag nicht mehr wegzudenken ist. Wenn Sie sich für die elektronische Unterzeichnung eines Dokuments entscheiden, verkürzen Sie nicht nur die Zeit, die für den Abschluss eines Vertrags benötigt wird. Sie beschleunigen die Abwicklung von Geschäften, beseitigen Sicherheitsrisiken und senken die Ausgaben - all diese Vorteile der elektronischen Unterschrift verschaffen Ihrem Unternehmen einen Vorsprung in der heutigen Welt. Ob es darum geht, Geschäfte innerhalb weniger Stunden abzuschließen oder notwendige Unterlagen für die Archivierung zu sichern, eines ist sicher: Die Zukunft ist nicht perfekt ohne Papierdokumente; sie ist digital verkabelt. Sind Sie bereit, Ihre Effizienz zu steigern und mit Enty der Zeit voraus zu sein?
