Die Bedeutung eines korrekten Vertragsmanagements für Ihr Unternehmen
Das Vertragsmanagement ist ein entscheidender Aspekt moderner Geschäftsabläufe. Es spielt eine zentrale Rolle für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens und seiner Beziehungen zu Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und anderen Dritten. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles über das Vertragsmanagement, seine Vorteile, die wichtigsten Schritte und wie es durch Automatisierung und spezielle Software optimiert werden kann.
Was ist Vertragsmanagement?
Unter Vertragsmanagement versteht man die Verwaltung der Vertragserstellung, -ausführung und -analyse, um die operative und finanzielle Leistung eines Unternehmens zu maximieren und gleichzeitig das finanzielle Risiko zu verringern. Es umfasst die Überwachung der gesamten Vertragsabwicklung mit Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und anderen Dritten während des gesamten Vertragslebenszyklus.
Das Hauptziel des Vertragsmanagements besteht darin, Verträge effektiv umzusetzen und sie von der Anbahnung bis zur Ausführung zu überwachen, um sicherzustellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen erfüllt werden und beide Parteien die beabsichtigten Vorteile erzielen.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Ein effektives Vertragsmanagement ist für den Erfolg eines Unternehmens unerlässlich. Es hilft Organisationen:
die Kosten zu senken und die Unternehmensleistung zu verbessern
das Risiko zu minimieren und die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu gewährleisten
Rationalisierung von Verwaltungsaufgaben und Verbesserung der Effizienz
Verbesserte Sichtbarkeit von Verträgen und deren Leistung
Überwachung und Nachverfolgung von wichtigen Verpflichtungen und Meilensteinen
Wenn Verträge nicht effektiv verwaltet werden, kann dies zu Wertverlusten, finanziellen Verlusten und angespannten Geschäftsbeziehungen führen. Nach Angaben der International Association for Contract & Commercial Management (IACCM) führen schlechte Vertragspraktiken zu einem durchschnittlichen Wertverlust von rund 9,2 % des Unternehmensumsatzes.
Die wichtigsten Schritte des Vertragsmanagements für das Beschaffungswesen
Auf einer hohen Ebene gibt es sieben Hauptschritte im Vertragsmanagementprozess. Jeder dieser Schritte wird im Folgenden kurz beschrieben:
Schritt 1: Antrag oder Initiierung
Der Prozess der Vertragsverwaltung beginnt mit einem Antrag auf einen neuen Vertrag oder die Überprüfung eines bestehenden Vertrags. Dieser Antrag wird an die Beschaffungs- und/oder Rechtsabteilungen weitergeleitet, die eine zentrale Stelle für die Prüfung und Bearbeitung der Anträge bilden.
Schritt 2: Vertragserstellung und -autorisierung
Bei der Vertragserstellung und -erstellung wird ein Vertrag anhand vorhandener und genehmigter Vorlagen und Klauseln in Kombination mit einer Reihe von Geschäftsregeln erstellt. Diese Selbstbedienungsfunktion ermöglicht es den Nutzern, innerhalb der von der Rechtsabteilung vorgegebenen Grenzen selbstständig Verträge zu erstellen und so die Geschwindigkeit und Effizienz des Vertragszyklus zu verbessern.
Schritt 3: Vertragsverhandlung und -prüfung
In dieser Phase wird der Vertrag mit der anderen Partei geteilt, und der Prozess des Redlining und der Verhandlung beginnt. Der Schlüssel zu dieser Phase ist die Fähigkeit, sowohl mit internen Benutzern als auch mit der dritten Partei (z. B. dem Lieferanten) zusammenzuarbeiten. Ein guter Dokumentenabgleich, Änderungsverfolgung, Versionskontrolle und Prüfpfade sind für einen reibungslosen Ablauf dieses Prozesses unerlässlich.
Schritt 4: Vertragsgenehmigung und -durchführung
Workflows zur Vertragsgenehmigung sorgen für einen effizienten und effektiven Prozess, indem sie sicherstellen, dass alle Personen, die den Vertrag prüfen und genehmigen müssen, dies auch tun. Workflows können in der Regel auf der Grundlage von Vertragsart, Region, Betrag, Unternehmen, Risiko usw. konfiguriert werden. Die Ausführung des Vertrags per elektronischer Unterschrift sorgt für einen reibungslosen Abschluss des Prozesses.
Schritt 5: Vertragserfüllung und Analytik
Die Überwachung der Vertragserfüllung nach der Unterzeichnung ist von entscheidender Bedeutung, da der Vertrag zu diesem Zeitpunkt in Kraft tritt. Der Lebenszyklus eines Vertrags kann sich über mehrere Jahre erstrecken und beinhaltet oft zahlreiche Meilensteine, Verpflichtungen, Zahlungen, Rabatte, Nachlässe usw. Diese Verpflichtungen zu verstehen, zu verfolgen, zuzuweisen und zu erfüllen ist entscheidend, um den Wert eines Vertrags zu erreichen. Eine Risikobewertung während des gesamten Lebenszyklus eines Vertrags ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Wenn sich Vorschriften ändern oder sich das Geschäft weiterentwickelt, müssen bestimmte Verträge möglicherweise geändert werden, um dem neuen Umfeld Rechnung zu tragen.
Schritt 6: Vertragsergänzung
Änderungen sind ein Teil des Lebenszyklus eines Vertrags. Die Dinge ändern sich im Vergleich zum ursprünglichen Vertrag, und Änderungen müssen effizient abgewickelt werden, ohne den Prozess oder die geltenden Richtlinien zu gefährden. Tools für das Vertragsmanagement erleichtern diesen Prozess und halten alle Änderungen fest.
Schritt 7: Vertragsablauf oder -verlängerung
Ein Überblick über die auslaufenden oder zu erneuernden Verträge durch automatische Warnungen und Benachrichtigungen kann den Rechtsteams bei der Priorisierung ihrer Zeit erheblich helfen.
Vorteile der Automatisierung des Vertragsmanagements
Die Automatisierung des Vertragsmanagements bietet mehrere Vorteile, darunter:
Kürzere Zykluszeiten für die Vertragserstellung
Bessere Vertragstransparenz
Bessere Einhaltung von Verträgen
Proaktive Bewertung und Minderung von Risiken
Software für die Vertragsverwaltung: Wer setzt sie ein und warum?
Vertragsverwaltungssoftware ist eine elektronische Lösung, die zur Rationalisierung und Automatisierung des Vertragsverwaltungsprozesses beiträgt. Personal-, Rechts- und Beschaffungsabteilungen nutzen sie am häufigsten, da sie direkt mit der Erstellung, Verfolgung und Unterzeichnung von Verträgen zu tun haben. Unternehmen aller Größen und Branchen können vom Einsatz einer Vertragsmanagement-Software profitieren.
Zu den Vorteilen von Vertragsmanagement-Software gehören
Verbesserte Effizienz bei der Vertragsgestaltung
Bessere Transparenz der Lieferkette und Verwaltung von Verpflichtungen
Verbesserte Einhaltung von Verträgen
Geringere Risikoanfälligkeit
Die Quintessenz
Vertragsmanagement ist ein wesentlicher Aspekt moderner Geschäftsabläufe. Wenn Unternehmen die wichtigsten Schritte, Vorteile und das Automatisierungspotenzial kennen, können sie ihre Verträge besser verwalten und reibungslose Geschäftsbeziehungen sicherstellen. Die Investition in eine Vertragsmanagement-Software kann dazu beitragen, die Effizienz, Transparenz und Compliance zu verbessern und gleichzeitig Risiken und Kosten zu reduzieren.
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