Jaarverslag in Estland: 10 vragen van e-Residents en MKB-eigenaars
Zoals overal ter wereld verplicht Estland bedrijven om een jaarverslag in te dienen. Door dit te doen, vraagt de overheid 'Hoe gaat het met je bedrijf?
Het jaarverslag is je antwoord, op een vastomlijnde en gestructureerde manier, een overzicht van de bedrijfsprestaties in het afgelopen jaar. 'Het gaat goed met ons, hier zijn de cijfers' meldt het bedrijf.
Het indienen van het jaarverslag voor rechtspersonen is wettelijk verplicht. Elk jaar helpen we e-ingezetenen met het opstellen en indienen van honderden van dergelijke verslagen. Dit artikel verzamelt informatie over de meest voorkomende vragen over dit verslag voor kleine bedrijven in Estland.
Wie stelt jaarverslag op
Voor alle duidelijkheid: het is onwaarschijnlijk dat je het jaarverslag eigenhandig opstelt. In de meeste gevallen wordt dit gedaan door een professionele accountant. Omdat kleine bedrijven of zelfstandige ondernemers geen boekhouders in dienst hebben, doen ze meestal een beroep op freelance boekhouders of back-office dienstverleners.
Er zijn zwaarwegende redenen om een beroep te doen op de diensten van een professional:
Taalvaardigheden. Volgens het Estse Wetboek van Koophandel moet het jaarverslag in het Ests worden opgesteld. En ja, samen met de kerncijfers zijn er in het verslag enkele geschreven delen waarin Estse accountants het routinematig beter doen dan Google translate.
Tijdbesparend. Een goede boekhouding, zelfs met het gemak van het Estse systeem, vereist een grondige kennis van het onderwerp.
Wat jou dagen kost om de vereisten te leren invullen, documenten te sorteren, verschillen te overbruggen, etc., dat kost de gekwalificeerde accountant uren.
Verzekering tegen fouten. De fouten die je, per ongeluk of niet, maakt in het jaarverslag worden beschouwd als een overtreding. Professionele accountants en zakelijke dienstverleners die namens jou mogen optreden, delen jouw verantwoordelijkheid en verlichten de last.
Is er nog iets dat ik moet weten over jaarverslagen?
Ook al moet je het opstellen van het jaarverslag delegeren aan een boekhouder, toch moet je de basisdingen leren. Het is goed om de deadline voor het indienen van het jaarverslag te kennen om van tevoren een accountant in te schakelen.
Je moet weten wat er van jouw kant moet gebeuren als je primaire documenten aan een accountant geeft. Je moet begrijpen wat je ondertekent, dat wil zeggen dat je onderdelen van het verslag moet 'lezen'. Dan kun je het verslag gebruiken voor je eigen due diligence, presentaties voor investeerders, etc.
Wanneer het jaarverslag moet worden ingevuld
De deadline voor het indienen van het jaarverslag in Estland is 6 maanden na het einde van het boekjaar. Het boekjaar in Estland komt overeen met het kalenderjaar, dus het document moet op 30 juni worden ingeleverd.
Zolang je tijdens het voorbereidingsproces met problemen kunt worden geconfronteerd, zoals ontbrekende documenten of discrepanties tussen de werkelijke cashflow en facturen, raden we je ten zeerste aan om het niet uit te stellen tot de allerlaatste dagen van juni.
Als je je bedrijf in Estland hebt opgericht in de tweede helft van het jaar, d.w.z. na 30 juni, dan mag je het jaarverslag van het volgende jaar indienen, dat die periode omvat.
Een voorbeeld: Je Estse bedrijf is opgericht op 01/09/2022. Je mag dan niet het jaarverslag indienen dat op 30 juni 2023 moet worden ingediend. In plaats daarvan kun je het verslag in 2024 indienen en daarin je activiteiten in heel 2023 plus 4 maanden van 2022 vermelden.
Of je kunt het eerste jaarverslag indienen voor de korte periode van september-december van 2022 tot eind juni 2023, en vanaf het volgende jaar 'normale' jaarverslagen indienen. Dit hangt meestal af van de mate van bedrijfsactiviteit.
NB! Het verzamelen van de benodigde documentatie en gegevens 1 jaar en 4 maanden terug zal zeker lastiger zijn dan 4 maanden terug.
Enty zal de rapporten namens je bedrijf indienen. Het enige wat je hoeft te doen is de documenten uploaden.
Heeft mijn bedrijf een externe audit nodig?
Nee, hoogstwaarschijnlijk heb je geen externe controle nodig voor een jaarverslag. Bij Enty richten we ons op boekhouding voor kleine bedrijven en 100% van onze klanten heeft nog nooit een controle nodig gehad.
Er zijn drempels voor een audit vastgelegd in de wet, maar kleine bedrijven overschrijden meestal bij lange na niet de omzet van € 1.600.000 of het aantal van 24+ werknemers.
Wat wordt er van mij verlangd?
Je moet de accountant voorzien van de primaire documenten en informatie in bepaalde formaten die hiervoor vereist zijn. Hieronder volgt een lijst met documenten:
Bankafschriften
Hier moet je de afzonderlijke afschriften downloaden van alle rekeningen, valutarekeningen en rekeningen van fintech-aanbieders (Wise, Revolut, enz.) die verbonden zijn met het bedrijf. Stel de periode in van 01.01.2022 tot 31.12.2023 voordat je gaat downloaden.
Bewijsstukken van de ontvangsten en uitgaven
Je moet controleren of alle inkomende en uitgaande betalingen worden gerechtvaardigd door documenten. Meestal gaat het om facturen, omdat dit het meest voorkomende en handigste type document is.
Rapport van het management
Je geeft wat uitleg over je bedrijf en een accountant zet het op papier. Voor kleine bedrijven is het een standaard en standaard tekst. Je beantwoordt alleen vragen als 'wanneer is je bedrijf opgericht', 'waar houdt het zich mee bezig', 'voldoe je aan de Estse wetten', etc.
Mijn boekhouding stroomlijnen
Met Enty is boekhouden zo eenvoudig als het maar kan. Eerst krijg je een gesprek met een professionele boekhouder die je vragen zal beantwoorden en zal helpen bij het kiezen van de boekhoudoplossing die bij jouw bedrijf past.
Daarna moet je de documenten uploaden (we zullen je eraan herinneren om dat te doen) en onze boekhouder maakt en archiveert het rapport namens jouw bedrijf.
Daarnaast helpt Enty bedrijven om meer routinematige taken op te lossen door diensten te automatiseren. We bieden één enkel abonnement en één enkel controlepaneel om 7+ essentiële back-officetaken te orkestreren.
Geef facturen uit, maak contracten op, voltooi andere bedrijfstaken en houd al je bedrijfsgegevens op één plek met Enty.
Wat is het werk van de boekhouder
Nogmaals, een professionele accountant in Estland is de schakel die je niet mag weggooien bij de jaarlijkse rapportage. Hij/zij stelt een lijst van primaire documenten voor je op, signaleert de discrepanties en helpt je deze te herstellen.
Hoe vervang je op de juiste manier een ontbrekend document? Hoeveel kost dat? Wat als ik op dat moment mijn privérekening gebruik? Kan ik dividend uitkeren? Dit is het moment waarop je wilt rekenen op professioneel advies.
Dan verzamelt een boekhouder de cijfers en feiten in de vereiste vorm van het jaarverslag en vraagt hij je om het te ondertekenen.
Hoe dien ik het jaarverslag in?
Welnu, je kunt een opgesteld jaarverslag ondertekenen en indienen met je Digitale ID-kaart als je een bedrijf hebt geopend in Estland via e-Residency. Log in bij het e-Business Register en ga naar 'Indienen van een verslag'.
Als je een bedrijf hebt opgericht via een notaris (waarschijnlijk bij een van de dienstverleners), dan zal je dienstverlener of gelicentieerde Estse accountant het rapport namens jou indienen.
Ik heb mijn jaarverslag ingediend, wat nu?
Gefeliciteerd! Nu kun je dividenden uitkeren. Of je kunt de winst in het bedrijf houden. Dankzij de Estse wetgeving hoef je geen belasting te betalen over de winst die je opnieuw in je bedrijf investeert. Maar het belangrijkste is dat het jaarverslag voor de periode achter de rug is en dat je nu kunt kiezen wat je verder gaat doen!
