Cuando celebre un contrato mercantil: 7 consejos
Celebrar un contrato comercial es algo más que preparar un papel formal para aparentar. En este proceso, también hay algunos puntos previos a la firma, como las negociaciones; además, hay que ocuparse del seguimiento y la renovación.
Las empresas que realizan más de 40.000 contratos a la vez contratan a gestores de contratos para que se encarguen de las relaciones contractuales con sus socios y proveedores.
Los propietarios de las PYME son los responsables de la sostenibilidad del acuerdo empresarial. Si diriges una pequeña empresa, sigue los consejos sobre cómo gestionar eficazmente los contratos de nuestro nuevo artículo.
Por qué es importante la gestión de contratos
Un contrato escrito realiza tareas básicas. Registra los derechos y responsabilidades de ambas partes, es decir, aclara el acuerdo y mitiga los riesgos empresariales.
Los riesgos se mitigan, en particular, mediante el cumplimiento legal del contrato. Si algo sale mal y otra parte incumple los términos acordados, normalmente emprenderás acciones legales. Si te causa alguna pérdida o no te pagan, obtendrás una indemnización a través de un tribunal como último recurso.
Entre los dos extremos de redactar un doc "mínimo necesario" para confiar en las otras partes y acudir a los tribunales, sin embargo, hay otros aspectos de hacer negocios. ¿Cómo afectará la celebración del contrato a sus relaciones con esta contraparte/ futuros clientes? ¿Cómo se cumplirá el contrato?
A estas preguntas responde la gestión de contratos. De hecho, usted invierte en la relación comercial en torno a la firma del documento -fases previa y posterior a la adjudicación- y obtiene un mejor rendimiento del contrato y de su empresa.
Qué hacer en la fase previa a la adjudicación
La fase previa a la adjudicación parte de la decisión inicial de cooperar con otra empresa o persona y culmina con la firma del documento. Esta fase previa a la versión final se basa en la redacción y las negociaciones. Estos son los consejos:
Primer paso Iniciar un contrato
Cuando comienza una nueva relación comercial, una de las partes inicia un contrato para establecer las líneas maestras de la misma. Crear un contrato desde cero parece una tarea larga y tediosa. Mientras tanto, puedes utilizar un servicio de gestión de contratos online para ahorrar tiempo.
Existen sistemas automatizados en los que basta con elegir una plantilla y responder a las preguntas del formulario. Normalmente, este borrador se editará varias veces, pero usted tendrá más control sobre él.
Segundo paso. Conozca a su contraparte
Si se ha quedado atascado en algún momento de la redacción de un contrato o le han propuesto firmar el borrador hecho por la otra parte, compruebe sus antecedentes. Puede utilizar servicios en línea para comprobar el registro legal de la empresa en la UE o sitios de calificación.
Existen bolsas y bases de datos específicas para cada zona. Después, puedes pedir directamente a tu interlocutor información sobre los compromisos existentes y los documentos relacionados para evaluar su capacidad de cumplir un nuevo acuerdo.
Tercer paso. Prepárese para las negociaciones
Aunque un acuerdo comercial parezca inequívoco, pueden producirse algunos cuellos de botella. Averigüe quién es la persona que tiene autoridad para tomar decisiones sobre el contrato y quién puede responder a preguntas concretas, por ejemplo si concluye SLA, en su contraparte.
Define tus posiciones y no dudes en negociar los términos del contrato para aumentar el valor de tu servicio o hacer upsell.
Edita el borrador del contrato tras las rondas de negociación e intenta que los cambios sean visibles y fáciles de comparar. Un servicio de gestión de contratos sería útil en este caso para mantener la estructura del documento mediante la edición.
Paso 4. Iniciar el ciclo de vida del contrato
El concepto de ciclo de vida de un contrato permite a las empresas evolucionar a partir de la conclusión de cualquier nuevo contrato. Básicamente, se registra lo aprendido en esta fase de la gestión de contactos para la próxima vez.
Como, por ejemplo, qué información debe solicitar a una contraparte para ponerse en contacto o cómo modificar el primer borrador que envía. Describes la práctica y guardas los registros en tu biblioteca de archivos para clientes. Te ayudará a organizar mejor y más rápido el proceso la próxima vez.
Gestión de contactos en la fase posterior a la adjudicación
Una vez superados los trámites y firmada la versión final, el proceso entra en la fase posterior a la adjudicación. La fase posterior a la adjudicación es una fase continua a lo largo de toda la duración del contrato. Esta fase consiste en el seguimiento y mantenimiento del contrato, mientras que el mantenimiento consiste en las normas de renovación y modificación.
Paso 5. Seguimiento y auditoría del contrato
Aunque no es tan habitual en las pequeñas empresas, hacer un seguimiento de la ejecución del contrato aumenta tu eficacia. Esboza algunos puntos para volver al documento y haz una auditoría periódica.
El listón más alto es comprobar si estás obteniendo el máximo beneficio y te interesa continuar la colaboración. Si es así, puedes plantearte los siguientes pasos como, de nuevo, aumentar tu valor o hacer upsell.
El listón bajo es comprobar si el contrato sufre retrasos o pequeños incumplimientos y alertar a tu contraparte de las consecuencias antes de que suponga costes adicionales para tu negocio.
Paso 6. Acordar las revisiones
Ni que decir tiene que el contrato debe contener cláusulas sobre revisiones. No puedes prever todos los cambios posibles, ni interna ni externamente, pero puedes presupuestar tiempo para revisarlo, discutirlo y hacer modificaciones.
Ten en cuenta que las revisiones pueden afectar a los calendarios y plazos posteriores. Además, debe haber un sistema para modificar el contrato al margen de los tiempos de revisión, porque en cualquier momento pueden detectarse algunas "cláusulas abiertas" o elementos omitidos.
Paso 7. Considere la posibilidad de renovar por adelantado
Volviendo al consejo nº 4, cierre el ciclo de vida de un contrato dejando constancia del rendimiento de este contacto en general y un breve resumen. Entonces, podrá elegir considerablemente: renovar o rescindir el documento.
Sucede a menudo cuando te asocias con empresas más grandes en particular. Tienen un flujo de trabajo automatizado y no prestan atención al vencimiento de uno de los miles de contratos. Así que las pequeñas empresas pierden oportunidades de renovación y pierden ingresos potenciales.
Solución de gestión de contactos para PYME
Una pequeña empresa se enfrenta a menudo a la necesidad de optimizar la gestión de contratos cuando coopera con empresas grandes o estatales o gestiona múltiples contratos con autónomos. Como un software completo de gestión de contratos (CM) está fuera de su alcance, mezclan el servicio automatizado de CM con la supervisión manual.
En Enty, puedes utilizar la gestión automatizada de contratos junto con más de 7 servicios esenciales de back office. No pierda tiempo creando una plantilla adecuada desde cero. Con el formulario listo para usar, podrá generar el primer borrador en cuestión de minutos.
Libere varias horas de trabajo en papeleo e inviértalas en lo que aporta nuevo valor a su negocio.
