Cómo automatizar los contratos para agilizar los procesos de gestión
El viaje de todo héroe comienza con una lucha, y en el mundo de los negocios, la némesis suele ser el proceso manual de los contratos. Plazos incumplidos, revisiones interminables y firmas que nunca llegan... ¿te suena? Cada nueva revisión y retraso parece un obstáculo en una saga épica, pero a diferencia de los héroes de ficción, no tiene por qué enfrentarse a estos retos solo. La automatización de contratos es la solución que cambia las tornas. Al agilizar cada paso -desde la redacción hasta la firma-, la automatización elimina la fricción del proceso, haciéndolo más fluido, rápido y predecible. Se acabaron las horas perdidas buscando la versión correcta o buscando firmas. Con las herramientas adecuadas, como Enty, puedes asegurarte de que tu historia empresarial termine con una nota alta, con la satisfactoria conclusión de un "¡trato hecho!".
Ventajas de la automatización de contratos
La automatización de contratos es algo más que una comodidad: es una inversión estratégica. Mediante la utilización de software de automatización de contratos, las empresas pueden abordar los principales puntos débiles al tiempo que desbloquean importantes ventajas, entre las que se incluyen:
Ahorro de tiempo: los procesos manuales de creación de contratos suelen implicar horas de introducción de datos, control de versiones y revisiones de ida y vuelta. Las herramientas de automatización de contratos gestionan estas tareas repetitivas sin esfuerzo, reduciendo el tiempo necesario para la generación de contratos.
Mayor precisión: los errores en los documentos legales pueden acarrear graves consecuencias. Los sistemas automatizados minimizan los riesgos al garantizar la coherencia del formato, los datos y los términos en todos los contratos.
Mayor eficacia: el almacenamiento centralizado y las bases de datos con función de búsqueda simplifican la gestión y recuperación de los contratos. La automatización transforma la forma en que los contratos pasan por el equipo de operaciones jurídicas, permitiendo aprobaciones más rápidas y mejores flujos de trabajo.
Reducción de costes: al automatizar los procesos manuales, las empresas reducen significativamente los gastos administrativos, lo que permite a los equipos jurídicos centrarse en asuntos estratégicos en lugar de en ineficiencias operativas.
Garantía de cumplimiento: los equipos jurídicos pueden integrar protocolos de cumplimiento directamente en la plataforma de automatización de contratos, lo que garantiza que los contratos cumplen las normas legales y reglamentarias sin necesidad de supervisión manual.
Si está luchando constantemente con procesos manuales interminables, ahora es el momento de explorar cómo el software de automatización de contratos puede transformar sus operaciones.
Pasos para implantar la automatización de contratos
Pasarse a un sistema automatizado puede parecer desalentador, pero dividirlo en pasos prácticos puede simplificar el proceso. He aquí cómo empezar:
Paso 1: Evalúe su flujo de trabajo actual
Empiece por identificar las ineficiencias de su actual ciclo de vida contractual. ¿Las aprobaciones manuales ralentizan los procesos? ¿Las imprecisiones en la introducción de datos provocan retrasos? Para ello, audite cada fase de su proceso contractual, desde la redacción hasta la ejecución y renovación. Preste especial atención a las tareas recurrentes, como las modificaciones de cláusulas o los retrasos en la aprobación. Utilice esta auditoría para crear una lista de tareas y flujos de trabajo específicos que más se beneficiarían de la automatización. Además, involucre a las partes interesadas en esta evaluación para recopilar información sobre las frustraciones comunes o los puntos débiles que experimentan en el proceso. Una comprensión clara de los mismos ayudará a establecer objetivos cuantificables para la automatización.
Paso 2: Elegir la plataforma de automatización de contratos adecuada
Seleccione una solución que se ajuste a sus necesidades empresariales. Busque funciones como plantillas personalizables, opciones de integración, análisis y escalabilidad. Busque plataformas que ofrezcan medidas de seguridad sólidas, como cifrado de datos y registros de auditoría, para proteger la información confidencial de los contratos. Elija una solución que crezca con su empresa, que admita mayores volúmenes de contratos y funciones adicionales según sea necesario.
Plataformas como Enty destacan en este ámbito, ya que ofrecen una solución todo en uno que se ocupa de todos los aspectos de la gestión de contratos (y back-office). Desde plantillas concisas y el proceso de creación de contratos, pasando por la edición, la firma electrónica y las facturas periódicas, Enty garantiza que la automatización de sus contratos sea fluida y sin complicaciones. Enty Finances también puede integrarse sin problemas con sus sistemas existentes para mostrar transacciones, gastos e ingresos y mucho más; en conjunto, todo esto permite una transición más rápida con una interrupción mínima. Además, los gestores de clientes y los procesos de incorporación de Enty facilitan el inicio de la automatización sin quebraderos de cabeza.
Paso 3: Normalizar las plantillas
Antes de automatizar, asegúrese de que dispone de plantillas estandarizadas para los contratos más frecuentes, como acuerdos de confidencialidad, acuerdos de servicio y órdenes de compra. Esto elimina incoherencias y acelera la generación de contratos. Para ello, cree un repositorio de sus contratos más utilizados y revíselos en busca de variaciones. Estandarice las cláusulas clave, los términos legales y el formato en todas las plantillas. Recurra a un asesor jurídico para asegurarse de que estas plantillas cumplen las normas del sector. Además, diseñe plantillas con secciones modulares para que puedan personalizarse fácilmente sin desviarse de la estructura original. Por ejemplo, utilice marcadores de posición para los nombres de las partes, las fechas y los términos para que los contratos sean más flexibles y, al mismo tiempo, conserven la uniformidad.
Paso 4: Integración con las herramientas existentes
Los mejores procesos contractuales funcionan sin esfuerzo con sus sistemas existentes. Asegúrese de que su plataforma de automatización se integra con herramientas CRM, plataformas de almacenamiento de documentos y software de firma electrónica para crear un flujo de trabajo unificado. Evalúe su ecosistema de software actual y elabore una lista de comprobación de las integraciones necesarias, como la vinculación con su software de contabilidad para el seguimiento de pagos o los sistemas de RR.HH. para los acuerdos con los empleados. Las API (interfaces de programación de aplicaciones) pueden ser fundamentales para crear una conexión perfecta entre herramientas, así que dé prioridad a las plataformas que ofrezcan una sólida compatibilidad con API. Asegúrese de que su equipo informático participa en este proceso de integración para evitar problemas de compatibilidad y minimizar el tiempo de inactividad.
Paso 5: Formar e incorporar a su equipo
La adopción de nuevas tecnologías siempre implica una curva de aprendizaje. Asegúrese de que su equipo de operaciones jurídicas está bien formado para utilizar la plataforma con eficacia. Comience con un despliegue gradual en departamentos específicos antes de la implantación en toda la empresa. Ofrezca sesiones de formación práctica, que incluyan demostraciones en directo y tutoriales interactivos. Cree guías de referencia rápida o preguntas frecuentes para abordar los problemas más comunes. Fomente los comentarios de los miembros del equipo durante el periodo de formación para abordar los posibles obstáculos desde el principio. Destaque cómo la automatización reducirá su carga de trabajo y mejorará la eficiencia, asegurando la aceptación en toda la organización. Designe "superusuarios" o campeones que puedan proporcionar apoyo y estímulo adicionales a sus colegas.
Paso 6: Supervisar y perfeccionar
La automatización es un proceso continuo. Utilice los comentarios de su equipo para identificar áreas de mejora y perfeccionar sus flujos de trabajo para una eficiencia óptima. Implemente indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo medio hasta la finalización del contrato, las tasas de error y el volumen de contratos procesados. Revise periódicamente estas métricas para identificar tendencias y cuellos de botella. Organice reuniones periódicas del equipo para recabar información sobre la facilidad de uso de la plataforma y debatir las mejoras propuestas. Manténgase al día de las actualizaciones de software o de las nuevas funciones introducidas por su plataforma de automatización, ya que podrían mejorar aún más sus flujos de trabajo. Documente cualquier ajuste de los flujos de trabajo o procesos para futuras referencias y con fines de formación.
La automatización de contratos no tiene por qué ser complicada, sobre todo si se cuenta con las herramientas y estrategias adecuadas. Por suerte, Enty está aquí para ayudarle.
Características principales de las herramientas eficaces de automatización de contratos
A la hora de seleccionar una herramienta de automatización de contratos, es esencial comprender qué características marcan realmente la diferencia. La plataforma adecuada no sólo automatiza, sino que transforma su proceso de gestión de contratos, garantizando la eficacia, la precisión y la escalabilidad. Estas son las funciones imprescindibles que debe buscar en una solución sólida.
Gestión de plantillas: genere contratos rápidamente utilizando plantillas preaprobadas. Estas plantillas deben admitir campos dinámicos que se rellenen automáticamente con datos relevantes, reduciendo las tareas repetitivas y minimizando los errores humanos. Las plantillas estandarizadas también garantizan el cumplimiento de las políticas legales y organizativas.
Integración de datos: reduzca los errores de introducción de datos extrayendo información directamente de su CRM u otras bases de datos. La perfecta integración con herramientas existentes, como sistemas ERP o software financiero, no sólo agiliza el manejo de datos, sino que también mejora la precisión y la colaboración entre equipos. Esto garantiza que los contratos reflejen la información más actualizada, ahorrando tiempo y reduciendo el riesgo de errores costosos.
Integración de firma electrónica: permite a los clientes y partes interesadas firmar contratos digitalmente, garantizando aprobaciones más rápidas. Esta función debe permitir la firma por varias partes, adaptarse a los distintos requisitos legales para las firmas y proporcionar una pista de auditoría para garantizar la autenticidad. Un sistema de firma electrónica sólido mejora la eficiencia y elimina el cuello de botella de las firmas físicas, especialmente para colaboraciones remotas.
Control de versiones: haga un seguimiento eficaz de los cambios con un historial organizado de las versiones de cada documento. Un control de versiones exhaustivo debe permitir a los usuarios comparar versiones, identificar cambios concretos y volver a borradores anteriores en caso necesario. Esto garantiza la transparencia y minimiza las disputas sobre el contenido del contrato.
Notificaciones y alertas: manténgase informado con recordatorios de próximas renovaciones, plazos o acciones requeridas. Los sistemas avanzados también pueden incluir alertas predictivas, que sugieren oportunidades de renegociación o señalan posibles riesgos de cumplimiento con mucha antelación. Estas funciones ayudan a las empresas a ser más proactivas que reactivas.
Registros de auditoría: para mayor seguridad y responsabilidad, permite saber quién ha accedido a un contrato o lo ha modificado. Los registros detallados que muestran las marcas de tiempo, las acciones de los usuarios y el historial de acceso son esenciales para el cumplimiento y para generar confianza entre las partes interesadas. Estos registros permiten rastrear los problemas hasta su origen en caso necesario.
Estas funciones no sólo mejoran la eficiencia, sino que también garantizan que los procesos contractuales sigan siendo fluidos y escalables a medida que crece la empresa. Enty ya ofrece la mayoría de estas funciones esenciales, incluidas plantillas personalizables, opciones de integración sin fisuras, firmas electrónicas e incluso la posibilidad de añadir contrapartes en caso de que su contrato requiera varias firmas, lo que lo convierte en una opción destacada para las empresas que buscan soluciones racionalizadas. Al elegir Enty, no sólo está invirtiendo en la automatización de contratos, sino que está preparando a su empresa para el éxito integral de su back-office. Ya se trate de contratos, cumplimiento normativo o flujos de trabajo financieros, Enty ofrece una solución unificada que se adapta a las necesidades de su empresa. Agilice, automatice y gestione con Enty para asegurarse de mantenerse a la cabeza en un entorno competitivo.
Casos prácticos y ejemplos de automatización de contratos
La automatización de contratos no es sólo para un tipo de empresa: puede agilizar los flujos de trabajo en una amplia gama de sectores. Tanto si se trata de una nueva empresa como de un profesional del derecho o una pequeña empresa, la automatización puede transformar la forma de gestionar los contratos, haciendo que todo el proceso sea más rápido, más eficiente y menos propenso a errores.
Startups: cuando se está escalando rápidamente, lo último que se desea es estar empantanado por la tediosa tarea de redactar y gestionar contratos. Las herramientas de automatización de contratos pueden simplificar el proceso, garantizando que pueda generar fácilmente acuerdos de confidencialidad, acuerdos de asociación y contratos de trabajo sin las molestias habituales. Esto significa menos tiempo dedicado al papeleo y más tiempo para centrarse en el crecimiento.
Por ejemplo, una startup tecnológica puede tener docenas de acuerdos de confidencialidad con socios potenciales. Al automatizar el proceso, pueden asegurarse de que todos los acuerdos son coherentes, jurídicamente sólidos y se envían para su firma con una mínima intervención manual.
Profesionales del derecho: para los profesionales del derecho, especialmente los que gestionan acuerdos rutinarios como contratos de arrendamiento, retenciones de clientes o acuerdos de servicios, las herramientas de automatización pueden aumentar drásticamente la productividad. Imagine reducir a la mitad el tiempo necesario para redactar y revisar estos contratos, manteniendo un alto nivel de precisión. La automatización también garantiza la coherencia de las plantillas, lo que reduce los errores humanos y agiliza los plazos de entrega a los clientes.
Pensemos en un bufete de abogados que gestiona cientos de contratos de arrendamiento al año. Con la automatización de contratos, pueden rellenar y enviar estos acuerdos de forma mucho más eficiente, liberando un tiempo valioso para centrarse en casos más complejos.
Pequeñas empresas: las pequeñas empresas a menudo hacen malabarismos con múltiples acuerdos con proveedores, contratos de servicios y acuerdos de ventas a la vez. Gestionarlos manualmente puede dar lugar a confusiones, incumplimiento de plazos o errores en los términos y condiciones. La automatización de contratos permite generar fácilmente estos documentos, garantizando que todos los contratos se ajusten a las necesidades de la empresa y puedan ejecutarse rápidamente.
Un buen ejemplo es el de una pequeña agencia de branding que utilizaba procesos manuales para redactar los contratos con los clientes. Esto solía provocar retrasos en los plazos y la pérdida de oportunidades de negocio. Tras implantar el sistema de automatización de Enty, la agencia redujo su tiempo medio de creación de contratos en un 50%, mejoró la precisión de los documentos y liberó un tiempo considerable para actividades más orientadas al cliente. Como resultado, cerraron más contratos y mejoró la satisfacción del cliente.
Empresas: para las grandes corporaciones, gestionar miles de contratos en varios departamentos puede ser una tarea abrumadora. Las herramientas de automatización garantizan que el proceso de contratación se agilice en todos los equipos, con documentos fáciles de rastrear, actualizar y gestionar. Ya se trate de acuerdos con empleados, contratos de adquisición o acuerdos de licencia, la automatización ayuda a garantizar el cumplimiento y una ejecución más rápida, al tiempo que reduce los gastos generales asociados a los procesos manuales.
Por ejemplo, una corporación global que se ocupe de contratos internacionales podría utilizar la automatización para adaptarse al siempre cambiante panorama normativo, garantizando el cumplimiento en diferentes jurisdicciones y un procesamiento más rápido de los acuerdos transfronterizos.
Al adoptar la automatización de contratos, empresas de todos los tamaños pueden experimentar beneficios tangibles. Se libera tiempo para tareas más críticas, se minimizan los errores y las incoherencias, y los contratos se ejecutan en una fracción del tiempo en comparación con los métodos tradicionales. Las empresas que adoptan la automatización, como el ejemplo de la agencia de branding, a menudo ven un retorno de la inversión inmediato a través de operaciones más eficientes, cierres de acuerdos más rápidos y una reducción de los riesgos legales. En resumen, su empresa podría experimentar beneficios similares al cambiar a la automatización de contratos, mejorando en última instancia tanto la eficiencia operativa como los resultados finales.
Buenas prácticas para automatizar contratos con éxito
La automatización de los contratos puede revolucionar el modo en que las empresas gestionan los acuerdos, pero alcanzar el éxito requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Para sacar el máximo partido de la automatización, tenga en cuenta las siguientes buenas prácticas:
1. Empezar poco a poco
No intente automatizar todos los procesos contractuales a la vez. Céntrese en los documentos repetitivos y de gran volumen, como los acuerdos de confidencialidad, los acuerdos laborales o los contratos con proveedores. Estos tipos de documentos suelen implicar términos sencillos y una negociación mínima, lo que los convierte en candidatos ideales para una automatización temprana. A medida que su equipo adquiera confianza y experiencia con la plataforma, amplíe gradualmente la automatización para incluir tipos de contratos más complejos, como contratos marco de servicios o acuerdos de asociación.
2. Colaboración entre departamentos
Involucre a las partes interesadas, incluidos el equipo de operaciones legales, el departamento de ventas, el equipo de compras y el de RRHH, para garantizar que todos estén de acuerdo con la implantación de la plataforma. Una colaboración temprana ayuda a identificar las necesidades específicas y los retos a los que se enfrenta cada departamento, lo que le permite personalizar las soluciones de automatización en consecuencia. Por ejemplo, los equipos de ventas pueden dar prioridad a la velocidad, mientras que los equipos jurídicos pueden centrarse en el cumplimiento y la precisión. Las sesiones periódicas de feedback pueden mejorar aún más la adopción.
3. Priorizar la seguridad
Los contratos suelen contener datos sensibles, por lo que la seguridad es una prioridad absoluta. Asegúrese de que la herramienta de automatización cumple las normas más estrictas de protección de datos, como el cifrado, la autenticación segura de usuarios y el cumplimiento de normativas como GDPR o SOC 2. Evalúe la capacidad de la plataforma para proporcionar controles de acceso, permitiendo que solo el personal autorizado pueda ver o editar determinados documentos. Revise periódicamente la configuración de seguridad para adaptarla a la evolución de las amenazas a la ciberseguridad.
4. Personalice sus flujos de trabajo
Cada empresa es única, y sus flujos de trabajo contractuales deben reflejarlo. Utilice los creadores de flujos de trabajo de arrastrar y soltar de la plataforma de automatización o las plantillas predefinidas para diseñar procesos que se ajusten a las necesidades específicas de su organización. Por ejemplo, incorpore cadenas de aprobación automatizadas para contratos que superen determinados valores en dólares o designe aprobadores alternativos para evitar cuellos de botella. Al adaptar los flujos de trabajo, se asegura una alineación óptima con su estructura organizativa.
5. Aprovechar las herramientas de automatización
El seguimiento de las métricas clave le ayuda a medir la eficacia de sus esfuerzos de automatización. Métricas como el tiempo medio de aprobación de contratos, las tasas de reducción de errores y el ahorro de costes proporcionan información sobre la eficacia de los procesos. Además, controle qué departamentos generan más contratos o experimentan retrasos para identificar áreas de mejora. Los informes periódicos también garantizan el cumplimiento y demuestran el retorno de la inversión a las partes interesadas.
6. Garantizar la escalabilidad
Elija una plataforma de automatización de contratos que pueda crecer con su empresa. Evalúe características como la flexibilidad de las licencias de usuario, la compatibilidad con varios idiomas y la capacidad de gestionar volúmenes de contratos cada vez mayores. A medida que su empresa se expande por todo el mundo, asegúrese de que la plataforma cumple la legislación internacional y se integra perfectamente con los sistemas ERP globales.
7. Actualizar periódicamente las plantillas
Las plantillas de contratos deben evolucionar a la par que sus necesidades empresariales. Examine y revise periódicamente las plantillas para reflejar los cambios normativos, las nuevas prácticas empresariales o las normas del sector. Por ejemplo, si su sector adopta nuevas cláusulas de sostenibilidad, integre estas actualizaciones en todas las plantillas pertinentes. Mantener las plantillas actualizadas garantiza el cumplimiento y reduce los ajustes manuales.
8. Invertir en formación y apoyo
Incluso la herramienta de automatización más intuitiva requiere cierto nivel de formación. Organice sesiones de formación exhaustivas para asegurarse de que todos los miembros del equipo comprenden las capacidades del sistema. Ofrezca cursos de actualización, sobre todo cuando la plataforma se actualice con nuevas funciones. Designe a una persona o un equipo de asistencia para resolver los problemas con rapidez y mantener el ritmo.
9. Gestionar las relaciones con los proveedores
Si sus contratos implican a proveedores o clientes externos, es esencial comunicar los cambios con claridad. Presente los nuevos procesos a sus socios externos y explíqueles las ventajas, como aprobaciones más rápidas y mayor transparencia. Proporcionar guías sencillas puede fomentar la adopción de flujos de trabajo automatizados por parte de los socios.
10. Auditoría y optimización periódicas
La automatización no es un proceso de "configúrelo y olvídese". Programe auditorías periódicas de sus flujos de trabajo para identificar ineficiencias o prácticas obsoletas. Recopile los comentarios de los usuarios y utilice los análisis para perfeccionar los procesos, haciéndolos aún más ágiles con el tiempo. La optimización garantiza que su estrategia de automatización siga siendo eficaz y pertinente.
Reflexiones finales
No es magia, es automatización. Para muchas empresas, la gestión de contratos parece un malabarismo interminable, siempre intentando mantener cada cláusula, firma y plazo en perfecta armonía. Pero no tiene por qué ser así. Las herramientas de automatización de contratos aportan precisión y sencillez incluso a los acuerdos más complejos. Se encargan del trabajo pesado, dejándole libre para centrarse en la estrategia, las relaciones y el crecimiento. No se trata de magia, sino de tecnología inteligente y eficaz diseñada para que su empresa sea más ágil y tenga más éxito. ¿Está preparado para abrazar el futuro con Enty?
