Jenseits von Tinte: Gewährleistung der Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen
Verabschieden Sie sich von den Tagen der tintenbefleckten Dokumente und der Papierspuren. In einer Welt voller Technologie haben elektronische Signaturen die Oberhand - sie bieten eine Brücke zwischen der physischen und der digitalen Welt. Die digitale Überprüfung rationalisiert die Prozesse, aber die Frage nach ihrer rechtlichen Wirksamkeit bleibt bestehen. Deshalb machen wir uns heute auf den Weg, um zu beweisen, dass eSignaturen rechtssicher und gerichtsfest sind, und um über Lösungen und Techniken zu sprechen, die ihre Rechtmäßigkeit gewährleisten.
Touchbase zu elektronischen Signaturen
Bevor wir uns mit den Einzelheiten der Auswahl und Überprüfung elektronischer Signaturen befassen, sollten wir zunächst verstehen, was elektronische Signaturen sind und wie sie funktionieren. Einfach ausgedrückt ist eine elektronische Signatur eine Möglichkeit, ein Dokument oder einen Datensatz elektronisch zu unterzeichnen. Sie dient als digitale Darstellung der Absicht einer Person, dem Inhalt eines Dokuments zuzustimmen.
Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, die sich grob in zwei Kategorien einteilen lassen: einfache elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). Einfache elektronische Signaturen sind im Wesentlichen alle Formen elektronischer Signaturen, die an andere elektronische Daten angehängt oder mit ihnen verbunden sind und vom Unterzeichner zum Unterschreiben verwendet werden.
Qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signaturen (QES) hingegen sind elektronische Signaturen, die der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung) für elektronische Transaktionen im europäischen Binnenmarkt entsprechen. QES sind ideal für komplexe Geschäfte wie Medizin, geistiges Eigentum usw., bei denen die Rechtmäßigkeit der Signatur möglicherweise vor Gericht nachgewiesen werden muss.
Daher wird die qualifizierte elektronische Signatur häufig in risikoreicheren oder stark regulierten Geschäftsbereichen eingesetzt, da sie ein hohes Maß an Sicherheit und rechtlichem Rückhalt bietet. Zu diesen Branchen gehören:
Immobilien: Im Immobiliensektor wird viel Papierkram erledigt, darunter Verträge und Bestandsunterlagen. Durch den Einsatz von QES wird die Rechtmäßigkeit dieser Dokumente sichergestellt und der Prozess rationalisiert.
Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen werden sensible Informationen verarbeitet, die ein hohes Maß an Sicherheit erfordern. QES wird eingesetzt, um die Integrität und Vertraulichkeit von Gesundheitsakten und anderen damit verbundenen Dokumenten zu gewährleisten.
Rechtswesen: Juristische Dokumente erfordern ein hohes Maß an Sicherheit und Unleugbarkeit. QES wird in der Rechtsbranche eingesetzt, um die Rechtmäßigkeit dieser Dokumente zu gewährleisten.
Finanzbranche: Finanztransaktionen und -vereinbarungen erfordern oft ein hohes Maß an Sicherheit und rechtlicher Absicherung. QES wird in der Finanzbranche eingesetzt, um die Rechtmäßigkeit und Sicherheit dieser Transaktionen zu gewährleisten.
Öffentliche Verwaltung: QES wird für die Durchführung von Aufgaben der öffentlichen Verwaltung verwendet, z. B. für Änderungen im elektronischen Unternehmensregister, Steuererklärungen und Informationsanfragen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Verwendung von QES von der Region oder dem Land abhängt, da an verschiedenen Orten unterschiedliche Vorschriften für elektronische Signaturen gelten. Informieren Sie sich immer über die örtlichen Gesetze und Vorschriften, bevor Sie QES verwenden - eine Möglichkeit, sich mit den Gesetzen eines bestimmten Landes vertraut zu machen, sind die Artikel von Enty über die eSigntuare-Gesetze in aller Welt.
Auswahl von qualifizierten elektronischen Signaturen
Wenn Sie den Einsatz von QES in Erwägung ziehen, sollten Sie unbedingt prüfen, welche Methode am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt. Wenn Sie beispielsweise eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) verfassen, die eine solide Rechtsgültigkeit erfordert, ist es wichtig, die unterstützten Methoden zu prüfen. Was bedeutet das alles?
Einfacher ausgedrückt: Verschiedene E-Signatur-Methoden unterstützen unterschiedliche Arten von digitalen Dateiformaten. Einige Methoden unterstützen beispielsweise PDF-Dateien, andere XML- oder Xades-Dateien usw. Welche Dateiformate im Einzelnen unterstützt werden, kann von verschiedenen Faktoren abhängen: von den technischen Spezifikationen der E-Signatur-Methode, von den Anforderungen des rechtlichen Rahmens, in dem sie eingesetzt wird, oder von den Bedürfnissen der Nutzer.
Einige der beliebtesten Methoden für QES sind:
Itsme
Itsme ist eine Methode, die visuelle Signaturen unterstützt und in Belgien, Luxemburg und den Niederlanden anwendbar ist. Die unterstützten Dateiformate sind PDF, ASiCE, CAdES, XAdES.
ZealID-Anwendung
Die ZealID-App ist eine weitere Methode, die visuelle Signaturen unterstützt. Sie deckt eine Vielzahl von Ländern ab, darunter Österreich, Belgien, Bulgarien, Tschechische Republik, Deutschland, Dänemark, Estland, Spanien, Finnland, Frankreich, Vereinigtes Königreich, Griechenland, Kroatien, Ungarn, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Niederlande, Norwegen, Polen, Portugal, Rumänien, Serbien, Schweden, Slowenien, Slowakei. In diesem Fall sind die zulässigen Dateiformate ähnlich - PDF, ASiCE, CAdES, XAdES.
Estnische ID-Karte
Die Estonian ID Card bietet eine robuste Lösung für elektronische Signaturen, insbesondere in Estland. Mit der Unterstützung für visuelle Signaturen und der Kompatibilität mit verschiedenen Containertypen wie PDF, ASiCE, CAdES und XAdES gewährleistet sie Flexibilität und Legalität bei der Unterzeichnung von Dokumenten.
Dies sind nur einige Beispiele für elektronische Signaturmethoden, die qualifizierte elektronische Signaturen anbieten. Je nach Ihren spezifischen Anforderungen und den Ländern, in denen Sie tätig sind, können Sie eine Methode wählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
Wie prüft man die Rechtmäßigkeit einer Unterschrift?
Wenn Sie eine Lösung für elektronische Signaturen ausgewählt haben, die qualifizierte elektronische Signaturen anbietet, besteht der nächste Schritt darin, die Signaturen zu prüfen, um ihre Rechtsgültigkeit sicherzustellen. Bei der Prüfung elektronischer Signaturen geht es darum, die Integrität des signierten Dokuments zu überprüfen und zu bestätigen, dass die Signatur gültig ist und vor Gericht akzeptiert wird. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, aber die einfachste ist der Adobe Reader. Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung, wie Sie dies tun können:
1) Öffnen Sie das Dokument in einem PDF-Reader, der die Signaturprüfung unterstützt - in diesem Fall Adobe Reader.
2) Navigieren Sie im PDF-Reader zum Unterschriftenfeld. In Adobe Acrobat Reader finden Sie es in der Regel, indem Sie auf die Registerkarte "Signaturen" klicken.
3) Suchen Sie nach einer Liste der elektronischen Signaturen, die mit dem Dokument verbunden sind. Diese Liste gibt Auskunft darüber, wer das Dokument unterzeichnet hat und ob die Unterschrift qualifiziert ist oder nicht - sie sieht in der Regel so aus. Sie können hier navigieren, indem Sie auf die Signatur klicken, woraufhin das folgende Fenster erscheint.
4) Überprüfen Sie, ob die Signatur qualifiziert ist, indem Sie überprüfen, ob das Vertrauen aus der entsprechenden Quelle stammt. In einigen Fällen kann auch eine Langzeitvalidierung (LTV) angezeigt werden, um die langfristige Integrität der Signatur sicherzustellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Eigenschaften der Signatur.
5) Achten Sie auf zusätzliche Informationen, wie z. B. das Vorhandensein eines Zeitstempels oder einer Signaturbestätigung.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur leicht überprüfen und sicherstellen, dass sie bei Bedarf vor Gericht akzeptiert wird.
Einfache Unterschriften - Prüfpfad
In Situationen, in denen ein Dokument mit einer einfachen elektronischen Signatur, z. B. per E-Mail oder SMS, unterzeichnet wurde, kann es erforderlich sein, einen Prüfpfad zu erstellen, um die Authentizität und Integrität der Signatur nachzuweisen. Ein Prüfpfad ist ein Dokument, das die Chronologie der Ereignisse im Zusammenhang mit der Erstellung, Änderung und Speicherung eines elektronischen Dokuments aufzeichnet. Es bietet eine umfassende Aufzeichnung der durchgeführten Aktionen und der Beweise, die die Gültigkeit der Signatur belegen.
Wenn Sie einen Prüfpfad für ein Dokument benötigen, das mit einer einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet wurde, kann Enty Ihnen diesen leicht zur Verfügung stellen. Mit diesem Dokument können Sie alle notwendigen Informationen einsehen, um die Rechtmäßigkeit der Unterschrift und ihre Integrität zu belegen.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie der Prüfpfad aussehen wird:
Legale Herkunft und Zertifizierung
Bei der Auswahl einer Lösung für elektronische Signaturen ist es wichtig, die rechtliche Herkunft und die Zertifizierung des Dienstanbieters zu berücksichtigen. Eine Möglichkeit, die Vertrauenswürdigkeit einer elektronischen Signaturlösung zu gewährleisten, ist die Suche nach Zertifizierungen, die die Sicherheit und Zuverlässigkeit des Dienstes bestätigen. Enty arbeitet zum Beispiel mit Partnern zusammen, die nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert sind - einem international anerkannten Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Diese Zertifizierung stellt sicher, dass der Dienstanbieter die besten Praktiken bei der Benutzeridentifikation und der Erstellung elektronischer Signaturen anwendet.
Wenn Sie sich für Enty entscheiden, gewinnen Sie Vertrauen in die Gültigkeit und rechtliche Akzeptanz der elektronischen Signaturen vor Gericht. Wir erleichtern die Unterzeichnung von Dokumenten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Egal, ob es sich um Dokumente handelt, die innerhalb der Enty-Plattform erstellt wurden, oder um Ihre eigenen Uploads, Sie können sie einfach und sicher signieren.
Nachdem das Dokument ausgestellt oder unterzeichnet wurde, können Sie es mühelos mit Ihren Geschäftspartnern austauschen und so eine reibungslose Zusammenarbeit und ein effizientes Dokumentenmanagement gewährleisten.
Letzte Gedanken
Die Auswahl und Überprüfung elektronischer Signaturen ist ein entscheidender Schritt, um die rechtliche Gültigkeit und Integrität Ihrer digitalen Dokumente zu gewährleisten. Wenn Sie das Wesen qualifizierter elektronischer Signaturen verstehen, können Sie getrost eine Lösung wählen, die Ihren Anforderungen entspricht. Entscheiden Sie sich immer für einen vertrauenswürdigen Anbieter mit den erforderlichen Zertifizierungen - Enty ist ein gutes Beispiel dafür. Vergessen Sie außerdem nicht, elektronische Signaturen mit vertrauenswürdigen Tools wie Adobe Acrobat Reader zu überprüfen und bei Bedarf Prüfprotokolle für einfache elektronische Signaturen anzufordern. Mit diesen Richtlinien im Hinterkopf können Sie die Effizienz und den Komfort rechtlich anerkannter elektronischer Signaturen nutzen, während Enty Ihnen immer zur Seite stehen wird.
