Das Control Panel - eine Lösung zur Orchestrierung von Back-Office-Prozessen
Das Hauptziel von Enty ist es, alle Back-Office-Prozesse Ihres Unternehmens zu automatisieren. Heute möchte ich Ihnen das Herzstück unserer Lösung vorstellen - das Control Panel, das Unternehmen hilft, ihre Prozesse mit Leichtigkeit zu verwalten.
Was ist Back-Office?
Wir sprechen also viel über Back-Office-Management. Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf das Konzept des Back-Office-Managements werfen, wie es sich vom Middle- und Front-Office-Management unterscheidet und welche Bedeutung diese Prozesse haben.
Laut Investopedia
Das Back-Office ist der Teil eines Unternehmens, der aus Verwaltungs- und Unterstützungspersonal besteht, das keinen Kundenkontakt hat. Zu den Back-Office-Funktionen gehören Abrechnungen, Freigaben, die Pflege von Unterlagen, die Einhaltung von Vorschriften, Buchhaltung und IT-Dienste. Ein Finanzdienstleistungsunternehmen wird beispielsweise in drei Bereiche unterteilt: das Front-Office (z. B. Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung), das Middle-Office (Risikomanagement) und das Back-Office (Verwaltungs- und Unterstützungsdienste).
Auf dieser Grundlage umfasst das Back-Office über 10 verschiedene Tätigkeitsbereiche von Unternehmen. Wir unterteilen die Back-Office-Aktivitäten in allgemeine (die für alle Unternehmen obligatorisch sind) und optionale (die nur dann obligatorisch sind, wenn Unternehmen bestimmte Aktivitäten aufnehmen, z. B. die Ausgabe von Aktien).
Allgemeine Back-Office-Bereiche:
Buchhaltung;
Steuerberichterstattung und Compliance;
HR;
Recht;
Finanzverwaltung.
Optionale Back-Office-Bereiche:
Risikomanagement;
IT;
Eigenkapitalmanagement;
AML;
Dateneinhaltung.
Bedeutung einer korrekten Wartung und Verwaltung des Back-Office
Der ordnungsgemäße Betrieb und die Wartung des Back-Office sind aus mehreren Gründen unerlässlich. Jedes Teil dieses Puzzles deckt einen wichtigen Teil der Unternehmenstätigkeiten ab, ohne die kein Unternehmen existieren kann. Gleichzeitig sind alle diese Prozesse eng miteinander verknüpft, und wenn einer von ihnen versagt, kann dies zum Zusammenbruch der meisten oder sogar aller Prozesse führen.
Werfen wir einen kurzen Blick auf einen der offensichtlichsten Zusammenhänge:
HR. Kein Unternehmen kann ohne Menschen funktionieren. Stellen Sie sich vor, Sie haben hervorragende Personalspezialisten, die die Crème de la Crème für Ihr Unternehmen eingestellt haben. Die Personalabteilung könnte eng mit der Finanzverwaltung zusammenarbeiten, um das verfügbare Lohnbudget zu verstehen; sie muss eng mit der Buchhaltung zusammenarbeiten, um die Kosten abzurechnen; sie muss mit der Rechtsabteilung zusammenarbeiten, um eine klare und geregelte Beziehung zu den Mitarbeitern zu haben; sie muss sicherstellen, dass das vom Unternehmen geschaffene geistige Eigentum korrekt übertragen wird, und sie muss die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften gewährleisten. Allein dieses Beispiel verdeutlicht, wie wichtig korrekte Back-Office-Abläufe sind und wie einer von ihnen mit den anderen zusammenarbeitet.
Derzeitige Back-Office-Management-Prozesse und Probleme
Nur eine kurze Frage. Haben Sie Albträume? Nun, wir haben einen für Sie - wir kommen zur Erklärung, wie Back-Office jetzt verwaltet wird. Es gibt mehrere Gründe, warum Back-Office-Abläufe so kompliziert sind.
Erstens ist die Back-Office-Verwaltung mit extremen Kosten verbunden. Werfen wir einen kurzen Blick auf einige Zahlen. 25 Millionen Kleinst- und Kleinunternehmen in der EU geben jährlich etwa 10 000 000 000 € für Back-Office-Aktivitäten aus. Im Durchschnitt geben europäische KMU etwa 2,5 % ihrer Einnahmen allein für die Einhaltung von Steuervorschriften aus (ohne dass sie besteuert werden). Laut einer Studie von Zenefits halten etwa 40 % der Unternehmer die Buchhaltung für den schlimmsten Teil des Geschäfts. Eine weitere erschreckende Zahl stammt aus dem Vereinigten Königreich, wo die Kosten für ungelöste rechtliche Probleme von KMU auf 13,6 Milliarden Pfund geschätzt werden, während britische Startups im ersten Jahr ihrer Geschäftstätigkeit durchschnittlich etwa 22 000 Pfund für Back-Office-Verfahren ausgeben.
Warum ist das Back-Office in einem so schlechten Zustand?
Keine genauen Maßnahmen zur Verfolgung der Leistung
Während die Leistung der Mitarbeiter im Front-Office ständig gemessen wird und folglich die individuelle Leistung kontinuierlich gewürdigt wird, verhält es sich im Back-Office ein wenig anders. Der Grund dafür ist die Tatsache, dass die meisten Arbeiten der Back-Office-Mitarbeiter schwieriger zu charakterisieren sind, weil ihre Aufgaben so vielschichtig sind und mehrere Berührungspunkte beinhalten. Diese Abteilungen sind die Eckpfeiler eines Unternehmens, aber man kann das Ausbleiben von Prozessen nicht messen, während das Marketingteam die generierten Leads ausweist. Letztendlich ist es ziemlich schwierig, die Leistung des Back-Office zu messen und sich ein klares Bild von dessen Zustand zu machen.
Alle Abteilungen und Prozesse existieren getrennt voneinander
Während wir also über die enge Verbindung aller Back-Office-Prozesse gesprochen haben, existieren alle Abteilungen immer noch getrennt voneinander und sprechen in den meisten Fällen auf verschiedenen Ebenen. Selbst wenn alle Abteilungen ihre Arbeit korrekt erledigen, gibt es einige Eckfälle, in denen sie miteinander kollidieren, und einige Prozesse bleiben im Dunkeln. Das Problem verschärft sich, wenn ein Unternehmen Outsourcer einstellt, die nicht daran interessiert sind, tief in die Prozesse einzugreifen, um mehr Kunden zu haben (was nicht heißt, dass sie ihre Arbeit schlecht machen, und man kann ihnen auch keinen Vorwurf machen).
Fehlende Automatisierung
Auch im digitalen Zeitalter mangelt es an Instrumenten zur Automatisierung des Back-Office. Sicher, es gibt Instrumente für die Automatisierung der Buchhaltung oder der Steuerverwaltung. Allerdings ist jedes Tool nur für eine Aufgabe zuständig und existiert daher isoliert, ohne andere Back-Office-Funktionen zu berücksichtigen.
Daten werden getrennt
Alle Daten zu den Back-Office-Prozessen werden von den einzelnen Abteilungen getrennt erfasst, kontrolliert und verwaltet. Sie müssen jedoch vereinheitlicht werden, da sie andere Prozesse beeinflussen.
Letztendlich hat die Unternehmensleitung kein klares Bild vom aktuellen Zustand des Back-Office und es gibt keine Lösung, die alle Prozesse zusammenführt.
So muss Back-Office aussehen: ein einziges Control Panel zur Verwaltung aller Back-Office-Prozesse
Nachdem wir nun einen Blick auf die Probleme geworfen haben, möchten wir Ihnen von dem Produkt erzählen, das wir entwickeln, was wir damit erreichen möchten und warum es uns persönlich wichtig ist.
Das Control Panel von Enty ist ein einfaches Tool, das es Unternehmern ermöglicht, alle Back-Office-Prozesse eines Unternehmens von einem Ort aus zu steuern. Mit uns können Sie ein Unternehmen in der EU gründen und es dann online über den gesamten Lebenszyklus eines Unternehmens verwalten. Angefangen von der Steuerberichterstattung bis hin zu komplizierteren Aufgaben wie Kapitalmaßnahmen und Cap Table Management. Im Grunde möchten wir sowohl allgemeine als auch optionale Back-Office-Funktionen abdecken.
Unser Hauptziel ist es, den Unternehmen ein klares Bild vom aktuellen Stand der Back-Office-Abläufe zu vermitteln. Dies erreichen wir durch eine Mischung aus unseren automatisierten Lösungen und der Integration mit anderen Diensten. Wenn es also ein geeignetes Tool für die Automatisierung einiger Prozesse gibt, verbringen wir keine Zeit damit, es auf Enty nachzubauen, sondern integrieren es in unser Control Panel. Auf diese Weise werden alle notwendigen Daten an einem Ort gesammelt.
Wir glauben, dass eine Lösung für echte Back-Office-Automatisierung kein KI- oder Raketenwissenschaftstool ist. Unserer Ansicht nach kann eine echte Automatisierung nur erreicht werden, wenn alle Back-Office-Prozesse und die Daten zu diesen Prozessen an einem Ort bearbeitet und analysiert werden. Wir sind das einzige Team auf dem Markt, das eine juristische Person als eine Reihe von Verpflichtungen behandelt: Wir glauben fest daran, dass wir durch die Kontrolle der Geburt und des Lebens der Verpflichtungen die meisten Back-Office-Prozesse leicht automatisieren und damit Tausenden von Unternehmern weltweit Zeit, Energie und Geld sparen können.
Unser Ziel ist es, funktionsübergreifende End-to-End-Prozesse abzudecken und einen Industriestandard für Back-Office-Abläufe zu schaffen. Auf diese Weise möchten wir Licht in die Bereiche bringen, die derzeit noch im Dunkeln liegen
Back-Office-Automatisierung wird nicht bedeuten, dass ein Unternehmen dies völlig vergessen kann, aber sie wird die derzeitigen Prozesse erheblich verbessern und den Unternehmern Zeit und Geld sparen. Und natürlich lassen sich manche Probleme nicht ohne die Hilfe von Fachleuten lösen, deshalb bieten wir ständige Hilfe und Beratung durch Fachleute an.
Eine weitere Sache, an der wir arbeiten, ist der Aufbau eines wirklich menschlichen Ansatzes für Back-Office-Abläufe. Der derzeitige Markt ist unbarmherzig und es gibt keinen wirklich menschlichen Ansatz - deshalb haben wir ein neues Paradigma geschaffen - einen persönlichen Online-Therapeuten, der Ihnen bei rechtlichen, buchhalterischen und sogar allgemeinen geschäftlichen Problemen zur Seite steht.
An diesem Punkt werden Sie sich vielleicht fragen, warum wir uns darum kümmern? Die Antwort ist einfach: Unser Team hat bereits auf beiden Seiten des Tisches gestanden: Unser Team hat in der Beratung gearbeitet und wir haben bereits gemeinsam ein Startup-Unternehmen aufgebaut. Mit unserem Fachwissen wollen wir Produkte entwickeln, die diese Schwachstellen beheben, mit einem Ziel: den neuen Industriestandard für Back-Office Operations Management zu setzen. Dieser Markt hat ein riesiges Potenzial für Veränderungen und es ist an der Zeit, diese Veränderungen herbeizuführen (eigentlich war es schon vor 10 Jahren so). Lassen Sie uns diesen Wandel gemeinsam herbeiführen. Wir laden Sie ein, mit uns zusammenzuarbeiten oder uns einfach Ihre Meinung zu diesem Thema mitzuteilen.
