Rutinas de salud contable para PYME: necesita 5 minutos al mes para esto
Al poner en marcha su empresa, tendrá que ocuparse de las tareas y responsabilidades contables que conlleva ser propietario de una empresa. Y aunque la contabilidad no es una actividad realmente apasionante, es crucial crear aquí un sistema que respalde "la parte de atrás" de su negocio.
Al poner en marcha una pequeña empresa no se suele contratar a un contable para delegar estas tareas de una vez. Lo más habitual es que tu pequeña empresa sólo tenga que presentar un informe anual, que básicamente es una vez al año.
Esta guía le ayudará a llevar los libros correctamente y a llegar a esta fecha sin problemas de papeles y sin quemar plazos. 5 minutos al mes, ¡eso es todo!
Lista de comprobación de la rutina contable
Paso 1. Registrar todas las actividades financieras
Debe registrar cada uno de sus ingresos y gastos. Cuando recibes o envías dinero, debe haber algún documento que contenga información financiera sobre la transacción.
El tipo común de documento para registrar una transacción entre una empresa y un cliente es una factura. Frente a alternativas como cheques, recibos y facturas, una factura se presenta en la ley en todas partes, por lo que resulta óptima.
La gestión de facturas puede organizarse fácilmente con un generador de facturas. Sólo tienes que asegurarte de que el formulario contiene toda la información necesaria. Preste especial atención a los números (tienen que ser consecutivos) y las fechas de una factura. Es crucial para el seguimiento de los pagos y la gestión de las facturas vencidas.
Segundo paso. Conserve todos los registros
Evidentemente, debe conservarse hasta el siguiente periodo de declaración. Pero además, en la mayoría de los países, una empresa debe conservar todos los registros durante 7 años.
Cuando se utiliza un servicio de gestión de facturas, la tarea de almacenamiento se hace más fácil, porque los documentos generados suelen almacenarse en su perfil (si no utiliza la versión de prueba gratuita). Y si tienes un generador de prueba gratuito o haces las facturas manualmente, entonces tienes que crear una carpeta para guardarlas.
Lo mismo ocurre con las facturas entrantes. Como suelen enviarse por correo electrónico, puedes crear un buzón especial para recibir las facturas de tus proveedores y contratistas en un solo lugar. También es útil guardar copias de los documentos en alguna carpeta de almacenamiento en la nube. Puedes configurar los archivos para que se desplieguen desde el buzón a Google Drive automáticamente a través de esta aplicación.
Paso 3. Analizar las transacciones financieras
El proceso contable comienza con el análisis de las transacciones financieras. Simplemente, introduzca el perfil de su cuenta bancaria y compruebe si sus facturas coinciden con sus cobros y pagos.
Cada transacción debe encontrar un documento fuente como base para su registro. Si faltan algunos documentos, póngase en contacto con su contraparte si es necesario para rellenar el hueco sin romper el orden cronológico.
Paso 4. Planteamiento del informe anual
A continuación, las transacciones comerciales van a los diarios, como los diarios de ventas, etc., y luego a un libro mayor. Se obtiene el balance, se comprueba si el total de débitos es igual al total de créditos y se prepara un estado financiero de la empresa, lo que se denomina un trabajo de contabilidad.
Puedes utilizar un programa informático de contabilidad o solicitar los servicios puntuales de un contable profesional para ello. De todos modos, será pan comido preparar un informe anual a partir de facturas organizadas que reúnan todas las transacciones.
La salud contable es similar a cualquier otra rutina de salud que hagas. Imagínese que va al dentista y que se trata de una revisión periódica. No hay que pagar más por los tratamientos, ni pasar horas buscando y arreglando problemas antiguos.
Cómo reducir el tiempo dedicado a la higiene contable
La higiene en general consiste en crear rutinas necesarias en tu vida.
¿Has prestado un servicio? - Emita una factura
¿Tienes una factura? - Guárdala en una carpeta determinada
¿Recibió el dinero? - Comprueba los números
No es difícil de gestionar, al menos hasta que no se tiene un flujo de trabajo de facturación ajetreado (más de 10 facturas al mes). Pero aún así, muchos empresarios descuidan la higiene contable, porque se necesita tiempo para iniciar sesión en su generador de facturas, luego - a su cuenta bancaria móvil, para cargar los documentos entrantes, y así sucesivamente.
Enty Control Panel es una solución para ahorrar su tiempo y energía. Utilice un servicio de facturación integrado, conecte su cuenta bancaria con el Panel de Control y cargue aquí todos los documentos externos y se enviarán automáticamente a un contable certificado que presentará un informe anual en su nombre.
¡0 facturas vencidas, 0 documentos perdidos, 0 multas, 5 minutos de su tiempo al mes, y +500 a su tasa de capacidad de gestión con una sola suscripción!
