Rekrutacja dla estońskiej firmy: jak zatrudniać globalnie?
Zasoby ludzkie są najbardziej fundamentalnym i centralnym zasobem konkurencyjnym firmy, dlatego należy wziąć odpowiedzialność za rodzaj zatrudniania. Wybór odpowiednich ram relacji z pracownikiem pomoże ci zbudować efektywną siłę roboczą, która posunie Twój biznes do przodu.
Po założeniu firmy w Estonii istnieje kilka warunków, które należy wziąć pod uwagę podczas rekrutacji, takich jak to, czy kandydat jest estońskim rezydentem podatkowym, czy nie, czy pochodzi z EOG, czy z kraju trzeciego itp. Przyjrzyjmy się rodzajom zatrudnienia, ich pułapkom i korzyściom.
Zatrudnianie pracowników z Estonii
Estoński rezydent podatkowy
zatrudnienie: pełny etat
plusy: brak zezwoleń, składka na ubezpieczenie społeczne, fizyczna obecność w Estonii
minusy: zobowiązania podatkowe w Estonii, bezwzględna legalizacja
Najprostsza sytuacja: Estońska firma zatrudnia mieszkańca Estonii, który naturalnie ma prawo tam mieszkać i pracować. Stosunki pracy w Estonii pośredniczą w ustaleniu warunków zatrudnienia. Po uzgodnieniu warunków firma musi zarejestrować pracownika w rejestrze zatrudnienia. Wtedy powstaje obowiązek płacenia podatków od wynagrodzeń.
Zarówno pracodawca, jak i pracownik są opodatkowani, ale w rzeczywistości pracodawca płaci wszystkie podatki. Na przykład od wynagrodzenia w wysokości 1000 EUR odprowadza się 128,8 EUR jako składki pracownika i dodatkowe 338 EUR jako składki pracodawcy. Tym samym całkowity koszt pracownika wynosi 1,338 EUR miesięcznie.
Składki pracodawcy:
Podatek społeczny: 33%
Ubezpieczenie od bezrobocia (część pracodawcy): 0.8%
Składki pracownika:
Emerytura kapitałowa: 2%
Ubezpieczenie na wypadek bezrobocia (część pracownika): 1.6%
Podatek dochodowy: 19,28%
Płacąc podatki, wnosisz wkład w system ubezpieczeń społecznych i emerytalnych Estonii. Jest to zdecydowanie korzystne dla reputacji Twojej firmy. W ten sposób masz również fizyczną obecność w Estonii ze względów księgowych, bankowych itp. w przypadku prowadzenia działalności online z innego kraju.
Wśród wad tego rodzaju zatrudnienia jest wymóg spełnienia kilku przepisów dotyczących pracownika pełnoetatowego. Minimalna stawka wynagrodzenia, godziny pracy, dni wolne od pracy w Estonii, urlopy i okresy wypowie dzenia wydają się dość liberalne i pomagają utrzymać pracownika w miarę zadowolonego. Jednak niektóre startupy lub firmy internetowe mogą potrzebować bardziej elastycznych ram.
Zatrudnianie pracowników spoza Estonii
Rezydent podatkowy EOG lub Szwajcarii
zatrudnienie: pełny etat
plusy: brak zezwoleń, brak zobowiązań podatkowych w Estonii
minusy: potencjalne zobowiązania podatkowe w kraju zamieszkania, uregulowanie sytuacji prawnej w tym kraju
Kandydaci posiadający obywatelstwo dowolnego państwa członkowskiego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG, który obejmuje UE, Islandię, Norwegię i Liechtenstein) lub Szwajcarii mogą z łatwością zostać zatrudnieni przez estońską firmę. Nie jest wymagane pozwolenie na pobyt ani pozwolenie na pracę. Przed wejściem w życie umowy o pracę należy zarejestrować pracownika w rejestrze zatrudnienia.
Pracownik pracujący zdalnie nie staje się estońskim rezydentem podatkowym, w związku z czym Twoja firma jest wolna od sprawozdawczości podatkowej i płatności w Estonii. Twoja firma może być jednak zobowiązana do zadeklarowania podatków w kraju zamieszkania pracownika i zarejestrowania się jako podatnik socjalny. Tak jest na przykład we Francji, Włoszech, Hiszpanii i Niemczech. W kilku krajach może być konieczne otwarcie lokalnego oddziału firmy. Tak czy inaczej, będziesz płacić podatki od wynagrodzeń zgodnie z lokalnymi stawkami podatkowymi.
Rezydenci podatkowi EOG i Szwajcarii również mają możliwość przyjazdu do Estonii i rozpoczęcia tam fizycznej pracy. W przypadku okresów do 3 miesięcy nie powstają żadne nowe obowiązki dla firmy. W przypadku dłuższego pobytu pracownik musi zarejestrować swoje miejsce zamieszkania w rejestrze ludności Estonii. Następnie staje się on estońskim rezydentem podatkowym i jest traktowany jak wspomniano powyżej.
Powtarzający się niezależny wykonawca
Dowolny kraj Rezydent podatkowy
zatrudnienie: stały kontakt
zalety: brak zezwoleń, mniejsze koszty ogólne, elastyczność prawna
wady: ryzyko błędnej klasyfikacji, zwiększona kontrola
Pracownicy pochodzący spoza wyżej wymienionych jurysdykcji powinni ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy na terytorium Estonii. Istnieje lista przesłanek uzasadniających zatrudnienie zagranicznego pracownika, np. rekrutacja najlepszego specjalisty lub praca w start-upie. Jednak cały proces zatrudnienia w tym przypadku wiąże się z dużą ilością formalności i bólu, takich jak potwierdzenie kwalifikacji zagranicznych talentów.
Poza tym, istnieją warunki poza zakresem Twojej odpowiedzialności, takie jak roczny limit imigracyjny dla kandydatów z krajów trzecich, którzy otrzymają pozwolenie na pobyt w Estonii. Po wypełnieniu kontyngentu nie można składać wniosków do następnego roku. W 2022 r. kwota została ustalona na 1 311 osób.
Dlatego lepszym rozwiązaniem w zakresie zatrudnienia dla wszystkich rezydentów spoza Estonii, w tym rezydentów EOG i Szwajcarii, może być powtarzalna umowa o świadczenie usług. Umowa daje większą elastyczność w zakresie wynagrodzenia, czasu pracy, rozwiązania umowy. Jeśli pracownik nie pasuje do firmy, nie kontynuuje się umowy. Jeśli firma musi szybko obniżyć koszty, nie należy walczyć o zachowanie miejsca pracy.
Wreszcie - firma płaci 0% podatków za niezależnego wykonawcę. Deklarujesz powtarzające się faktury od kontrahenta jako wydatki, co oznacza, że pieniądze są reinwestowane w firmę. Jest to w zasadzie wolne od podatku.
W międzyczasie powtarzający się kontrahenci przyciągają zwiększoną kontrolę służb podatkowych i audytowych. Ryzyko błędnej klasyfikacji może skutkować wysokimi karami i szkodami dla firmy. Musisz być ostrożny przy tworzeniu umów, faktur i innych dokumentów, aby uniknąć kar i niezapłaconych podatków.
W Enty stworzyliśmy szablony umów z kontrahentami we współpracy z profesjonalnymi prawnikami. Już teraz możesz zawierać umowy w Enty HR. Wypełnij dane kontrahenta i ogólne warunki, pobierz umowę o świadczenie usług, podpisz ją i prześlij z powrotem. Możesz także zatrudniać pracowników, zarządzać funduszami płac, synchronizować dane z raportami księgowymi i wszystkimi podstawowymi sprawami kadrowymi w ciągu kilku minut!
