Por qué la factura es tan importante para una contabilidad correcta
Toda empresa emite una factura al menos una vez, mientras que para la mayoría la facturación es un proceso rutinario. Sí, al principio puede que se emocione. Está a punto de recibir dinero. Pero cuando llega el momento de crear manualmente su primera factura, de repente tiene que frenar su entusiasmo.
¿Qué impuestos hay que aplicar? ¿Cómo debo estructurar la factura? Y cuando la empresa crece y se acerca el periodo contable, hay que decidir cómo almacenar las facturas y contabilizarlas. Al final, vuelves a tener las piernas atascadas en el pantano de las tareas rutinarias. Y no ignores el hecho de que las facturas incorrectas darán lugar a errores en los informes contables que podrían acarrear multas.
En este artículo, veremos por qué una factura es un elemento clave para una contabilidad correcta, sus propósitos y alternativas. También veremos cómo puedes facilitar la facturación para gestionar tu negocio de forma más cómoda... ¡Vamos a descubrirlo!
¿Para qué sirve la contabilidad?
En primer lugar, hablemos un poco de contabilidad. La contabilidad es el campo en el que una empresa y un gobierno establecen relaciones entre sí. De eso se trata: las empresas pagan impuestos y un gobierno vela por que las empresas estén seguras y sigan trabajando para mejorar el entorno empresarial.
Un gobierno crea normas contables que cada persona jurídica o empresario individual tiene que obedecer. Los informes contables y los impuestos son un medio de comunicación entre el gobierno y la empresa.
En palabras sencillas, un gobierno pregunta: cuánto dinero recibió y envió la empresa y a qué se destinó ese dinero. Se supone que sus facturas son documentos que contienen toda esta información.
Sobre esa base, el gobierno comprueba la exactitud de los informes, los impuestos aplicados y, si es necesario, audita a la empresa para comprobar si cumple las normas contables y legales.
Por qué son tan importantes las facturas
Una factura es básicamente un mensaje escrito que transforma el hecho de enviar o recibir dinero en libros contables. Es un documento primario que describe los bienes o servicios por los que se ha recibido o gastado el dinero.
A pesar de un error común, una factura por sí sola no es un contrato en sentido jurídico. No prueba un acuerdo entre dos partes. En cambio, una factura solicita el pago de servicios y, por lo tanto, es un documento unilateral.
Las facturas también muestran al gobierno el aspecto para aplicar los impuestos exactos y también confirman tu tipo de actividad. Βy normas mundiales las facturas deben contener:
número de factura;
fecha de emisión y fecha de vencimiento;
nombre y contacto de las contrapartes
una línea en la que se detallen todos los productos o servicios
el coste por unidad, el importe total adeudado, los impuestos aplicados y los tipos impositivos;
el lugar de servicio (es decir, una jurisdicción).
Eltipo y el lugar del servicio, así como los datos del cliente, en algunos casos pueden afectar a los tipos impositivos, por lo que es muy importante cumplimentar estos campos en el documento.
Los otros campos ayudan a registrar con precisión sus ventas e ingresos. De nuevo, para los impuestos y la contabilidad. Sin embargo, todo el proceso de facturación se realiza no sólo para llevar la contabilidad, sino también para estructurar correctamente los procesos de su empresa.
Un número de factura, por ejemplo, no es un código secuencial aleatorio. No hay que numerar las facturas como "1", "2", "3", etc., ya que esto puede confundir aún más cuando los números alcanzan cifras dobles o triples. Es mejor que tenga un sistema de facturación. Normalmente, un número puede hacer referencia al año, al nombre del acuerdo y luego viene un número secuencial más largo.
Un número de factura es importante porque te ayuda a hacer un seguimiento de los pagos y a gestionar las facturas vencidas, una vez más, para documentar correctamente tus ingresos a efectos fiscales y contables, pero también para estar al tanto de la tesorería.
Según un estudio de Sharespace, el 61% de los retrasos en los pagos se deben a facturas incorrectas.
Del mismo modo, acciones como actualizar o eliminar una factura van más allá de un poco de trabajo manual. Modifica sus ingresos, por lo que debe integrarse en el sistema de facturación y modificarse en consecuencia.
Las facturas deben enviarse al cliente. Según la legislación estonia, hay que conservarlas durante al menos 7 años tras el cierre del ejercicio.
Propósitos adicionales de la factura
Emitidas cada día, las facturas dan una medida básica de lo que una empresa está haciendo bien. Los contables examinan las facturas para asegurarse de que no hay nada ilegal o para informar al director. Las instituciones financieras piden la factura a las empresas para ver para qué se envía el dinero y por qué. Aparte de las auditorías internas y externas, siempre se pueden aportar facturas para asegurar a los acreedores y socios comerciales la situación financiera de la empresa.
Otra finalidad de las facturas es la venta. Las facturas pueden enviarse como una oferta para realizar un servicio por el precio exacto. Por eso es mejor indicar la fecha de vencimiento. Si envías una factura con vencimiento en los próximos 2 meses, ofreces al cliente mantener para él el precio de este servicio durante este periodo de tiempo.
Alternativas a la facturación
Las facturas no siempre son necesarias. Existen varias alternativas que dividimos en dos grupos. El primer grupo surge cuando los gobiernos pueden suavizar las normas. Holanda, por ejemplo, permite no emitir facturas si se realiza una de las actividades de la lista.
Algunos países introducen casos en los que puedes emitir facturas simplificadas, con menos datos en ellas. En los Países Bajos, se le permite utilizar un formulario simplificado si el importe total no supera los 100 euros con IVA, o si se trata de una factura para rectificar la enviada anteriormente.
El segundo grupo de alternativas a la factura está formado por cheques, facturas, recibos, etc. Este tipo de documentos difiere de la factura en algunos puntos. Se suele considerar que los recibos reconocen el pago, a diferencia de las facturas, y las órdenes de compra notifican la intención de comprar servicios o bienes.
Cheque se utiliza para describir un documento inicial en papel que tiene todo lo de una factura, excepto los datos del cliente. Se utiliza para emitir una factura a la persona física en su propio país.
Además, los cheques, recibos y facturas no siempre están presentes en las normativas de algunos países. Por lo tanto, para ahorrar fuentes de sincronización, sigue siendo mejor pedir una factura.
Cómo organizar la gestión de facturas
Cuando acordamos que las facturas son vitales para los negocios, vamos a hablar de cómo tο organizar adecuadamente el proceso de facturación en su empresa. Las principales soluciones ya han sido tratadas en nuestro blog:
Para aprender los requisitos y cuidadosamente hacer facturas manualmente - aquí está la guía
Para utilizar el servicio de facturación y configurar su propio sistema de facturación - guía sobre la configuración del sistema de facturación utilizando Typeform y Zapier
O simplemente únete al Panel de Control de Enty y olvídate de hacer las cosas manualmente. Emite facturas, envíalas a tus clientes y sincroniza tus facturas con la contabilidad y otros procesos de negocio.
Todas las plantillas en Enty son creadas por contables profesionales y verificadas por abogados. El IVA se aplica automáticamente cuando es necesario.
Pero lo más importante es que, si adquieres la suscripción contable de Enty, los informes contables y fiscales se crean automáticamente a partir de tus facturas. Basta con marcar una factura como pagada y los datos se reflejarán automáticamente en los informes. Y sí, tardarás unos 1-2 minutos en emitir y enviar una factura :)
Automatice su contabilidad y facturación con Enty y relájese, mientras nosotros nos ocupamos de las rutinas.
