Cómo redactar un buen correo electrónico de facturación: buenas prácticas y plantillas
Suena el redoble de tambores: ¡enhorabuena! Has terminado el proyecto. El cliente expresa su alegría. El último acto es proceder a enviar la factura por correo electrónico. ¿La respuesta será entusiasta o un botón de silencio? Este último paso puede ser decisivo para la tesorería. Un correo electrónico de factura descuidado puede provocar retrasos y frustración. Hay una razón por la que la gente odia escribir facturas por correo electrónico, pero no tiene por qué ser así. Piense en su correo electrónico de factura como el apretón de manos final después de un acuerdo exitoso: debe ser profesional, bien estructurado y establecer el tono para un proceso de pago sin problemas. En esta guía te explicaremos cómo redactar un correo electrónico de factura que sea a la vez cortés y eficaz, acelerando los pagos y manteniendo una relación positiva con el cliente.
Por qué es esencial redactar bien las facturas por correo electrónico
El correo electrónico de facturación tiene un impacto muy interesante en el flujo de caja. La mayoría de las veces, cuando se redacta y envía una factura bien estructurada y de aspecto profesional, las posibilidades de cobrar aumentan considerablemente. Esto significa que dispondrá de los recursos necesarios para mantener el buen funcionamiento de su empresa. ¿No está de acuerdo? El correo electrónico de las facturas también puede llegar al otro extremo y, si está mal redactado, puede provocar retrasos en los pagos, lo que afectará negativamente a los flujos de caja. Con herramientas como Enty, puedes configurar facturas recurrentes y personalizarlas para que se ajusten a tus necesidades, garantizando que tu flujo de caja sea saludable y regular.
Imagínese esto: sólo alrededor del 35% de todas las facturas se pagan en un plazo no superior a 30 días, lo que significa que alrededor del 65% de esas mismas facturas se liquidan después de 30 días o incluso algunos meses más tarde. Eso es mucho dinero apostado en una factura impagada. Si mejora su proceso de envío de facturas por correo electrónico, podrá reducir aún más esta cifra y mejorar el plazo en el que recibe su dinero. Si en el correo electrónico de la factura se explican por escrito los métodos de pago, las direcciones y los números de teléfono, explicando lo que tiene que hacer el cliente en términos sencillos, éste querrá pagar antes que evitar los pagos.
Imagen profesional
Su correo electrónico de factura no es sólo un mensaje en el que solicita el pago: es la marca de su empresa. Se nota que un correo electrónico de factura profesional está escrito pensando en que hará que los clientes se sientan organizados, cuidadosos y que la empresa significa algo serio para ellos. Esto es útil para ganar y consolidar la confianza de los clientes.
¿Alguna vez ha pensado por qué es más probable que alguien pague rápidamente una factura si se le envía en un correo electrónico bien estructurado y versado, en lugar de una carta mal redactada en la que faltan fechas y direcciones? El correo electrónico de factura para el cliente es una forma potencial de promover la imagen de profesionalidad a la vez que se subraya el cuidado por el negocio del cliente.
Documentación jurídica
Una factura por correo electrónico es una comunicación informal, que no tiene valor jurídico en sí misma. Pero tiene un peso jurídico importante. Tiene la ventaja de poder proporcionar un marco temporal en el caso de que se produzcan varios compromisos en el mismo periodo. Si después surgen disputas, esto puede ser especialmente importante.
Permitir que su factura por correo electrónico sea eficaz, abusar de ella como medio de prueba legal:
Incluya todos los datos necesarios: información y datos de contacto de la empresa, los datos del cliente, el detalle de la factura y el servicio o producto facturado.
Indicar claramente las condiciones de pago: especificar el importe adeudado, así como la fecha en la que debe efectuarse.
Lleve un registro: asegúrese de archivar y conservar las facturas y, precisamente, la correspondencia electrónica relacionada con ellas.
Un registro de su factura de correo electrónico como documento legal esencial le da ventaja para hacer frente a los riesgos asociados a su negocio y deja una red que captura todas sus transacciones y todos los tratos.
Todos sabemos que los correos electrónicos de factura bien formateados no sólo garantizan los pagos, sino que nutren las relaciones, gestionan los flujos de caja y protegen legalmente a la empresa. Centrarse en la creación de correos electrónicos bien ejecutados es crucial no sólo para facilitar el pago a su empresa, sino también para prepararla para el crecimiento.
Elementos clave de un correo electrónico de facturación eficaz
Ahora que el trabajo está hecho, es hora de facturar. Pero, ¿cómo se hace un correo electrónico de factura que funcione? Para ello, vamos a identificar los ingredientes clave de un correo electrónico de factura eficaz y profesional.
Asunto claro
Recuerde siempre que el asunto es la parte más importante del correo electrónico. No la desperdicie. Debe explicar claramente lo que el cliente puede esperar al abrir el mensaje. Una buena fórmula a seguir es "Factura [número] por [suscripción/reclamación] Fecha de vencimiento de Humble".
Con este estilo, el cliente habría leído todos los puntos vitales de un vistazo sin necesidad de abrir el correo electrónico. Por ejemplo, "Factura nº 12345 de la empresa ABC - Fecha de vencimiento 15/05/2023" es bastante comprensible. Recuerde que la diferencia entre un correo electrónico abierto y otro olvidado en un buzón atestado puede ser una línea de asunto clara.
Saludo profesional
Esfuérzate por empezar tu correo electrónico con un saludo personalizado. Utilice el nombre de su cliente para demostrar que no se trata de un correo masivo y que se dirige a él. El tono de su presentación debe ser profesional pero cálido. Un simple "Hola [nombre del cliente]" funciona perfectamente. A continuación, añada una nota sencilla agradeciendo a los clientes su confianza. Esto ayuda a crear el ambiente adecuado para el resto de la correspondencia.
Detalles de la factura
En el cuerpo de su correo electrónico, proporcione una descripción concisa de la factura. Asegúrate de incluir información clave como datos de contacto y:
Una breve descripción del trabajo realizado
El importe total adeudado
El plazo de pago
Condiciones de pago específicas
Por ejemplo: "Le escribo para facturarle el proyecto de diseño web realizado el [Fecha]. El importe total adeudado asciende a $X,XXX, pagaderos antes de [Fecha de vencimiento]".
Sé claro y específico para evitar confusiones. Si cobras por proyecto o por hora, asegúrate de mencionarlo. Incluye también cualquier gasto adicional que pueda no estar cubierto en el pago principal.
Instrucciones de pago
Facilite el pago a sus clientes dándoles instrucciones claras sobre cómo hacerlo. Asegúrese de especificar si el pago debe hacerse por transferencia bancaria o tarjeta de crédito o incluso por otros medios aceptables. Si existe un sistema en línea que su cliente pueda utilizar para realizar el pago, coloque un botón que le ayude a realizar ese pago instantáneo. Por ejemplo, puede indicar: "Esta factura puede pagarse a través de cualquiera de los siguientes medios: [Enumere las opciones de pago]. Y para su comodidad, si lo desea, también puede utilizar el botón "Pagar ahora" situado en la parte inferior de esta página para realizar el pago en línea."
Teniendo en cuenta que, siempre que se prevea, cuanto menos esfuerzo tengan que hacer los clientes para efectuar los pagos, menos tiempo se tardará en recibir el pago del cliente. Intentar añadir algo en la línea de "El pago anterior debe realizarse en o antes de la fecha de vencimiento indicada en el interior" también puede ser útil para solicitar el pago.
Y no olvides que con Enty puedes integrar múltiples opciones de pago, incluidas transferencias bancarias y pagos con tarjeta, lo que acelera considerablemente el proceso de pago.
Si incluyes en tu correo electrónico de facturación estos puntos esenciales, estarás allanando el camino para una respuesta satisfactoria. No sólo está solicitando el pago, sino que, de hecho, está ofreciendo una interacción razonable, eficaz y profesional que valora el tiempo del cliente y le paga de la forma más eficiente posible. ¿Aún no sabes por dónde empezar? No hay problema, Enty lo tiene cubierto - benefíciese de plantillas de facturas pre-hechas que también pueden ser cutomizadas y programadas de acuerdo a las necesidades de su negocio. De este modo, se mantendrán las relaciones positivas con los clientes y los pagos se realizarán a tiempo.
Buenas prácticas para estructurar un correo electrónico de facturación
Hay varias prácticas importantes a las que debe adherirse al crear un correo electrónico de factura para conseguir un pago rápido y seguir siendo profesional con los clientes. En esta ocasión, vamos a echar un vistazo más de cerca a estas mejores prácticas de cómo escribir correos electrónicos de factura.
Tono y lenguaje
En un correo electrónico de factura, debes tener en cuenta el tono, el lenguaje y el asunto, ya que estos factores determinarán cómo se entenderá el mensaje: lo que quieres conseguir es una combinación de profesionalidad y calidez. Sea cortés, pero sucinto, evitando el uso de lenguaje y frases difíciles o términos técnicos que su cliente probablemente no entienda. Tenga en cuenta que su propósito es explicar la naturaleza de la transacción comercial y por qué se requiere el pago en el momento oportuno.
Comience con un saludo cordial, refiriéndose a su cliente por su nombre. Este pequeño detalle realzará la personalidad y hará más atractivo el contacto. Después, muy brevemente, agradezca a los clientes que hayan tratado con usted. Por ejemplo, puede decir: "Gracias por darnos la oportunidad de ocuparnos de sus necesidades de diseño web. Le agradecemos su confianza en nuestro servicio".
Discutir las opciones de transacción financiera es siempre una solución de problemas. Mencione claramente el importe total a pagar junto con el plazo. Por ejemplo, algo como "La cantidad total a cobrar de usted por el trabajo de diseño web completado es de $X,XXX y esta cantidad vence el [Fecha de vencimiento]" será suficiente.
Concisión
En el vertiginoso mundo empresarial actual, la concisión es clave. Sus clientes están muy ocupados, así que es importante que su plantilla de factura por correo electrónico sea breve y directa. Incluye en el cuerpo del correo electrónico sólo la información más esencial. Esto suele incluir
Un breve mensaje de agradecimiento
Una declaración de que has adjuntado la factura
El importe total adeudado
La fecha límite de pago
Métodos de pago disponibles
Llamada a la acción
Si la plantilla de factura es concisa, respetará el tiempo del cliente y le facilitará el procesamiento rápido de la información.
Personalización
Personalizar el correo electrónico de facturación puede influir significativamente en la respuesta del cliente. Además de utilizar su nombre en el saludo, considera la posibilidad de incluir un breve mensaje basado en vuestras interacciones anteriores o en la naturaleza de vuestra relación laboral. Esto demuestra que valoras su negocio más allá del mero pago.
Por ejemplo, puedes mencionar un aspecto concreto del proyecto en el que hayas disfrutado trabajando o expresar tu entusiasmo por futuras colaboraciones. Este toque personal puede ayudar a fortalecer tu relación profesional y hacer que el proceso de facturación parezca menos transaccional.
Recuerda utilizar un tono adecuado para cada cliente. Algunos preferirán un enfoque más formal, mientras que otros apreciarán un tono más amistoso. Adapte su lenguaje a las preferencias de cada cliente y a la relación que haya establecido con él.
Cuando emplee las mejores prácticas descritas en relación con la estructura del correo electrónico de facturación, ya estará destinado a tener éxito en ese proceso. Este proceso no consiste simplemente en hacer demandas indiscriminadas a los compradores; consiste en dar la vuelta a la profesionalidad, agradecer al cliente que haya hecho negocios con usted y facilitar toda la nerviosa interfaz de pago. De este modo, es posible mantener relaciones amistosas con los clientes, al tiempo que se evitan los retrasos en los pagos.
Consejos para pagar con rapidez y profesionalidad
Así que has escrito tu mejor factura por correo electrónico. Espléndido. Pero, ¿cómo va a asegurarse de que el dinero rara vez se encuentra en el fondo de la bandeja de salida del cliente? En esta sección encontrarás algunas formas de cobrar un pago puntual sin tener que ladrar a los clientes.
Condiciones de pago
Es muy importante especificar las condiciones de pago en la factura. Asegúrate de que se entiende cuándo y cómo esperas que se realice el pago. Por ejemplo, "Neto 30" o "Atención al pago". Explica explícitamente las fechas de vencimiento para evitar confusiones. Al parecer, el 60 por ciento de las facturas que contienen instrucciones para el pago a los clientes se pagan dentro de esas estipulaciones. Este paso tan sencillo puede hacer maravillas en sus ingresos.
Múltiples opciones de pago
A algunos clientes les resultará más cómodo realizar sus pagos en línea, mientras que otros pueden preferir varios métodos de pago. Estos métodos pueden incluir cualquier tarjeta de crédito, transferencia bancaria, Paypal o incluso cheques. Cuanto más amigable sea con el cliente, más rápido llegará el dinero a sus bolsillos. Asegúrese de incluir todos los métodos de pago alternativos en la factura por correo electrónico. Esto responde al interés de los clientes, lo cual es positivo, ya que puede dar lugar a pagos más rápidos.
Incentivos por pronto pago
Promover la puntualidad en los pagos puede cambiar el paradigma de la gestión de la tesorería. Cuando proceda a enviar una factura, puede pensar en conceder un pequeño descuento a los clientes que paguen antes de tiempo. Por ejemplo, se puede ofrecer un descuento del 2% a todos aquellos cuyos pagos se hayan efectuado en un plazo de 10 días a partir de la fecha de la factura. Esto puede ayudar a que su factura no acabe siendo un impagado, así como a que sus clientes den prioridad a su factura, especialmente en circunstancias en las que tienen que hacer varios pagos. Pero, de nuevo, asegúrese de comprobar si este descuento puede funcionar con sus márgenes de beneficio antes de ponerlo en práctica.
Personalización de los correos electrónicos de facturación para distintos tipos de clientes
No todos los clientes son iguales, y tus correos electrónicos de facturación tampoco deberían serlo. Adapte su enfoque en función de su relación con el cliente y su historial de pagos. Para los clientes antiguos con un buen historial de pagos, el tono puede ser más familiar y agradecido. En el caso de clientes nuevos o con un historial de retrasos en los pagos, puede que tengas que ser más formal y hacer hincapié en las condiciones de pago.
Considere la posibilidad de crear una plantilla de correo electrónico de factura para las distintas categorías de clientes. Esto le permitirá mantener la coherencia a la vez que personaliza su comunicación. Puedes tener una plantilla de factura para los nuevos clientes en la que se explique detalladamente el proceso de pago y otra más concisa para los clientes habituales.
Recuerda que el objetivo es mantener la profesionalidad al tiempo que se fomenta el pago puntual. Una buena forma de empezar es probar Enty, una solución todo en uno para agilizar tu proceso de facturación y cobrar más rápido. Tenemos todo esto cubierto: automatiza todo, desde la creación hasta el envío de facturas para su firma electrónica, acelerando todo el ciclo de pago. Enty no sólo te ayuda a generar facturas profesionales, sino que también ofrece funciones como facturación recurrente, descuentos, IVA aplicado automáticamente, recordatorios de facturas y plantillas personalizables. Además, con las opciones de firma electrónica integradas, puede hacer que sus facturas sean firmadas y aprobadas por los clientes en un abrir y cerrar de ojos, lo que garantiza que los pagos se procesen con mayor rapidez. Es una forma sencilla de mejorar el proceso de cobro, lo que le permite centrarse en el crecimiento de su negocio.
Plantilla de factura por correo electrónico
Ya conoces los elementos clave y las mejores prácticas para elaborar un correo electrónico de factura eficaz. Ahora, vamos a ponerlo todo junto con las plantillas de correo electrónico que puede utilizar como punto de partida para sus propios correos electrónicos de factura. Incorpora los componentes esenciales de los que hemos hablado, facilitándote la personalización y el envío de correos electrónicos de factura profesionales.
Aquí tienes una plantilla de correo electrónico de factura sencilla y eficaz:
Asunto: Factura [Número] por [Producto/Servicio] con vencimiento el [Fecha].
Estimado [Nombre del cliente],
Esperamos que este correo electrónico le encuentre bien. Gracias por elegir nuestro [producto/servicio]. Apreciamos su confianza en nuestro trabajo.
Adjuntamos la factura [Número] por [breve descripción del trabajo realizado]. La factura contiene todos los detalles de pago necesarios.
He aquí un resumen rápido:
Importe total a pagar: [Importe]
Fecha de vencimiento: [Fecha]
Formas de pago: [Lista de formas de pago aceptadas]
Para que el proceso de pago sea lo más fluido posible, puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
[Forma de pago 1]
[Forma de pago 2]
[Método de pago 3]
Para su comodidad, también puede hacer clic en el botón"Pagar ahora" para procesar su pago en línea.
Llamada a la acción: Pague ahora
Por favor, confirme que ha recibido este correo electrónico y avíseme cuando haya realizado el pago. Si tiene alguna pregunta sobre esta factura o necesita información adicional, no dude en ponerse en contacto con nosotros.
Esperamos recibir su pago y continuar nuestro trabajo juntos.
Reciba un cordial saludo,
[Su nombre]
[Información de contacto]
Y, por supuesto, ¡no olvide insertar la factura adjunta! Esta plantilla de correo electrónico de factura sirve como base sólida para tus correos electrónicos de factura. Recuerde personalizarla en función de su relación con el cliente y de los detalles específicos de su transacción. Al utilizar plantillas de correo electrónico, puede garantizar la coherencia en sus comunicaciones y ahorrar tiempo en el proceso de envío de facturas por correo electrónico.
Cuando utilice esta plantilla de factura por correo electrónico, asegúrese de:
Rellenar todos los marcadores de posición con información precisa
Adaptar el tono a la voz de tu marca y a la relación con el cliente.
Incluir las condiciones de pago específicas de tu empresa.
Adjuntar el documento de la factura al correo electrónico
Contar con plantillas de correo electrónico de facturas bien estructuradas que contengan la factura adjunta lista para su envío le permitirá agilizar el proceso de facturación y mantener una imagen profesional. Este enfoque puede dar lugar a pagos más puntuales y relaciones más sólidas con los clientes, contribuyendo en última instancia al éxito de su negocio.
Gestión de seguimientos y retrasos en los pagos
Incluso con las mejores prácticas de envío de facturas por correo electrónico, es posible que te encuentres con situaciones en las que los pagos se retrasen. Además de saber cómo enviar una factura, es fundamental disponer de un sistema para gestionar estas situaciones con profesionalidad y eficacia. Veamos algunas estrategias para gestionar el seguimiento y los retrasos en los pagos.
Correos electrónicos recordatorios
El envío de correos electrónicos recordatorios es un paso crucial en el proceso de facturación por correo electrónico. Hay que encontrar el equilibrio entre ser persistente y mantener una relación positiva con el cliente. A continuación se sugiere un calendario para el envío de correos electrónicos recordatorios:
Enviar una factura y un recordatorio amistoso 1-2 semanas antes de la fecha de vencimiento.
Envíe facturas con otro recordatorio en la fecha de vencimiento
Haga un seguimiento un día después de la fecha de vencimiento
A partir de entonces, envíe facturas y recordatorios semanales.
Al redactar estos correos electrónicos, mantén un tono profesional pero amable. Incluye el número de factura, la fecha de vencimiento y el importe total en el asunto para llamar la atención. Por ejemplo: "Factura nº 1234 por 5000 $ - vencida hoy". En el cuerpo del correo electrónico, adjunta la factura e indica claramente las instrucciones de pago.
Consejo profesional: ¿te cuesta organizar tus facturas? Un sistema inteligente de numeración de facturas puede agilizar el proceso y evitar confusiones. Consulta nuestra guía para aprender a hacerlo.
Política de morosidad
Contar con una política de morosidad bien definida (a veces indicada en sus plantillas de correo electrónico) puede fomentar los pagos puntuales y proteger su flujo de caja. He aquí algunos elementos clave que conviene incluir:
Periodo de gracia: Considere la posibilidad de ofrecer un breve período de gracia (por ejemplo, de 3 a 5 días) antes de aplicar recargos por demora.
Comisiones de demora: Indique claramente el importe o el porcentaje que cobrará por los retrasos en los pagos. Puede ser una comisión fija o un porcentaje del importe de la factura.
Cargos por intereses: Puede optar por aplicar intereses a los saldos vencidos. Asegúrese de comunicarlo claramente en el acuerdo inicial.
Asegúrese de incluir estas condiciones en la factura original y en cualquier comunicación posterior. Por ejemplo, puedes decir: "Según nuestro acuerdo, se aplicará una comisión de demora del 2% si el pago no se recibe en los 5 días siguientes a la fecha de vencimiento".
Procedimientos de escalada
Si sus correos electrónicos recordatorios y sus políticas de morosidad no dan resultado, puede que tenga que escalar la situación. A continuación se sugiere un proceso de escalada:
Llamada telefónica: Después de varios correos electrónicos sin respuesta, intente llamar por teléfono. Este toque personal puede resolver malentendidos y hacer que se tomen medidas.
Último aviso: Si aún no has recibido el pago después de unas 6 semanas, envía una factura y un aviso final. Este correo electrónico debe indicar claramente que es el último recordatorio antes de que se tomen otras medidas.
Agencia de cobros: Como último recurso, puedes recurrir a una agencia de cobros. Pueden asumir la responsabilidad de perseguir los retrasos en los pagos, permitiéndote centrarte en tu actividad principal.
Acciones legales: En casos extremos, puede que tenga que considerar la posibilidad de emprender acciones legales. Sin embargo, esto sólo debe hacerse después de una cuidadosa consideración de los costes y los posibles resultados.
A lo largo de este proceso, es importante mantener la profesionalidad y documentar todas las comunicaciones. Esto puede ser crucial si necesita emprender acciones legales más adelante.
Recuerde que el objetivo no es solo cobrar, sino también mantener buenas relaciones con sus clientes. Si cuenta con un proceso claro, justo y coherente para gestionar los retrasos en los pagos, podrá minimizar los retrasos en los pagos y mantener el buen funcionamiento de su negocio.
Reflexiones finales
Puede que el arte del correo electrónico de facturación no sea ciencia espacial, pero es una habilidad crucial que todo empresario debe dominar. Un correo electrónico de factura meditado y bien estructurado hace algo más que pedir dinero: refuerza tu profesionalidad, transmite respeto por el tiempo de tu cliente y crea un proceso de pago más fluido para todos los implicados. Si pones en práctica estos consejos, ya sea perfeccionando el asunto, ofreciendo opciones de pago flexibles, haciendo un seguimiento en el momento adecuado o simplemente utilizando una plantilla de factura por correo electrónico de Enty, te estarás preparando para el éxito. Así que empieza a utilizar una herramienta de facturación online como Enty, redacta las facturas con cuidado y observa cómo tu flujo de caja se fortalece con cada factura que envías.
