Poprawa efektywności negocjacji umów dzięki podpisom elektronicznym
Podpisywanie umów trwa dłużej niż poranna kawa? Podpisywanie umów nie powinno przypominać oglądania schnącej farby. Dzięki podpisom elektronicznym cały proces przyspiesza jak nigdy dotąd. Koniec z wysyłaniem dokumentów tam i z powrotem, czekaniem dniami (lub tygodniami!) na podpisy lub opóźnieniami w zamykaniu transakcji. Nie tylko oszczędzają czas, ale także przyspieszają negocjacje, zwiększają ich bezpieczeństwo i niezawodność. Możesz sfinalizować umowy z dowolnego miejsca na świecie za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Podpisy elektroniczne to nowoczesne rozwiązanie odwiecznych problemów - przyjrzyjmy się, w jaki sposób mogą one usprawnić działalność Twojej firmy.
Tradycyjne i cyfrowe procesy zawierania umów
Prowadząc codzienne życie jako właściciel firmy, zdajesz sobie sprawę, że żaden dokument nie jest bardziej dominujący niż umowy. Kontrolują one osoby i rzeczy, działania, które należy wykonać i od których należy się powstrzymać, uprawnienia i obowiązki. Umowy są tak stare jak ludzkość, ale ich wygląd ewoluował w różnych okresach.
Tradycyjne umowy, jako główny sposób zawierania umów, zawsze były przydatne w ułatwianiu prowadzenia działalności gospodarczej przez wieki. Są to umowy w formie papierowej, których podpisanie wymaga spotkań w cztery oczy. Mogą one gwarantować zarówno autentyczność, jak i indywidualne zapewnienia, ale wiążą się też z pewnymi komplikacjami. Jest to żmudna sprawa, ponieważ wymaga udania się do miejsca, w którym znajduje się druga strona, aby uzgodnić warunki. Kolejnym ograniczeniem charakterystycznym dla konwencjonalnych umów jest to, że zawsze można je zgubić lub zepsuć, co prowadzi do zaginięcia dokumentów.
Z drugiej strony, cyfrowe procesy zawierania umów zmieniły oblicze zawierania umów. Ze względu na rozwój technologii i powszechne korzystanie z Internetu, jedną z tych innowacji było pojawienie się umów elektronicznych. Umowy te są sporządzane, zatwierdzane i archiwizowane za pomocą urządzeń elektronicznych; w związku z tym nie ma potrzeby stosowania papierowych kopii i podpisów mokrym atramentem. Zapewniają one praktyczność i skuteczność, ponieważ dają możliwość zawierania umów w ruchu bez fizycznej interakcji.
Korzyści z umów z podpisem elektronicznym w negocjacjach
Podpisy elektroniczne stały się integralną częścią ewolucji umów, co pomogło w szybszym ich zamykaniu i skróceniu czasu uzyskania przychodów. Pomaga to w sprawnym funkcjonowaniu przepływu umów; podpisy elektroniczne umożliwiają podpisywanie i wysyłanie umów z dowolnego zakątka świata za pomocą kliknięcia przycisku na prawie każdym urządzeniu. Rozważmy kilka korzyści, jakie przynoszą.
Większa szybkość i wydajność
Dzięki możliwości podpisywania elektronicznego można przyspieszyć otrzymywanie umów opatrzonych podpisem elektronicznym. Łatwiej jest szybciej realizować umowy, a tym samym szybciej łapać okazje.
Weźmyto poduwagę: otrzymanie podpisanego dokumentu z podpisem elektronicznym zajmuje średnio tylko 37 minut, w porównaniu do tradycyjnej metody, która może trwać do 5 dni lub dłużej. Jest to znaczna ilość czasu, która z dużym prawdopodobieństwem będzie odpowiednia dla Twojej firmy, umożliwiając w ten sposób zamknięcie sprzedaży i odnotowanie kwot sprzedaży w krótkim czasie od nawiązania kontaktu z klientami. W rzeczywistości do 80% umów jest zawieranych w czasie krótszym niż jeden dzień, a 44% w czasie krótszym niż 15 minut.
Platformy takie jak Enty łączą funkcje podpisu elektronicznego z solidnymi funkcjami zarządzania umowami, usprawniając cały proces zarządzania umowami, od ich tworzenia po realizację. Integracja ta pozwala na bardziej efektywne zarządzanie umowami, zmniejszając obciążenia administracyjne i poprawiając ogólną produktywność.
Oszczędność kosztów
Wdrożenie rozwiązań podpisu elektronicznego może prowadzić do znacznych oszczędności kosztów dla firmy. Firmy zwykle oszczędzają około 36 USD podczas zarabiania na dokumencie z kosztami papieru, druku, opłat pocztowych, a nawet przechowywania. Warto zauważyć, że redukcja tych kosztów i zmniejszenie produktywności kumulują się z pewnością w odniesieniu do kordytów.
Co więcej, e-podpisy dodatkowo pomagają w eliminacji "ukrytych kosztów" takich ludzkich błędów, np. bezużytecznych dokumentów NIGO. Takie błędy mogą w rzeczywistości wydłużyć czas przetwarzania umów, ponieważ dokumenty zostały złożone bez wymaganej kolejności średnio czterokrotnie. Można zmniejszyć zarówno prawdopodobieństwo konieczności poprawiania błędów, jak i koszty z tym związane, przechodząc na cyfrowy tryb uzyskiwania podpisów.
Zwiększone bezpieczeństwo i zgodność
Umowy z podpisem elektronicznym zapewniają również ochronę na wyższym poziomie niż metody papierowe. Zamiast tego wykorzystują takie elementy, jak szyfrowanie i inne techniki zabezpieczania wrażliwych informacji, dzięki czemu informacje pozostają bezpieczniejsze. Ponieważ informacje są stopniowo przesyłane online, jest to korzystne.
Na przykład, jeśli Twój podpis elektroniczny został wydany za pomocą Enty, możesz poprosić o ścieżkę audytu. Zasadniczo oznacza to zapis każdej czynności wykonanej na dokumencie, w tym kiedy został on otwarty, wyświetlony i podpisany. Jest to świetne rozwiązanie do celów zgodności, ułatwiające spełnienie wymogów regulacyjnych.
Wdrażanie rozwiązań podpisu elektronicznego
Wybór odpowiedniej platformy jest często priorytetem biznesowym przy wdrażaniu rozwiązań do podpisu elektronicznego. Decyzja ta wiąże się z godnymi uwagi zagrożeniami, a zatem należy podjąć wszelkie odpowiednie działania. Jeśli oczekuje się, że partner w zakresie podpisu elektronicznego sprawi, że będzie to działać bez nagłego zakłócania działalności, należy oczekiwać, że partner w zakresie podpisu elektronicznego będzie dobrze współpracował z obecnymi systemami oprogramowania. Jest to ważne dla działów prawnych, sprzedaży, zakupów i innych działów korzystających na co dzień z różnego rodzaju oprogramowania.
Strategie szkoleniowe i adopcyjne
Dobre strategie adopcyjne i szkoleniowe są jednymi z najbardziej krytycznych czynników sukcesu wdrożenia. Oto kilka dodatkowych podstawowych punktów, które mogą być przydatne:
Stwórzpolitykę podpisu elektronicznego i upewnij się, że jest ona przestrzegana przez zespół i klientów: wszyscy członkowie zespołu i wszyscy klienci muszą być poinformowani o tej polityce i wszyscy muszą jej przestrzegać, w przeciwnym razie jest ona bezużyteczna.
Wdrożenie wysokiej jakości szkoleń dla wszystkich pracowników; pomaga to zwiększyć poziom pewności siebie i jakość wykonania nowej aplikacji, czyniąc ją bardziej wydajną.
Upewnij się, że Twoi pracownicy i klienci są świadomi zmian w przepisach dotyczących podpisu elektronicznego i ich wpływu na procesy zarządzania.
Zapewnij alternatywne metody podpisywania; szanuj sprawiedliwość cyfrową, umożliwiając uczestnictwo użytkownikom o różnym stopniu dostępu do technologii.
Sprawdź szczegółowo, w jaki sposób zamierzasz wdrożyć platformę podpisu elektronicznego, a także jakie kryteria wykorzystasz do pomiaru sukcesu podpisu elektronicznego.
Dzięki zastosowaniu tych sugestii, kwestie związane z akceptacją podpisu elektronicznego mogą zostać rozwiązane, a korzyści płynące z wybranej opcji mogą zostać w pełni zrealizowane. Należy zauważyć, że programy takie jak Enty nie tylko zapewniają użytkownikom usługi e-podpisu; zawierają one również i zapewniają użytkownikom zarządzanie umowami, w tym najlepsze praktyki CRM, gdzie takie narzędzia są wykorzystywane do poprawy produktywności i wydajności procesów biznesowych.
Wykorzystanie podpisów elektronicznych do sukcesu w negocjacjach
Obecne otoczenie konkurencyjne nie pozwala na czekanie, aż niektóre potencjalne możliwości biznesowe zostaną leniwie zatrzymane w czyjejś skrzynce odbiorczej. Podpisy elektroniczne pomagają powstrzymać wymianę zdań nawet w przypadku najbardziej skomplikowanych aspektów umowy, co skutkuje znacznie krótszymi ramami czasowymi na podjęcie decyzji. Włączenie funkcji podpisu elektronicznego do zaawansowanego zarządzania dokumentami i pracy biurowej pozwala szybko skrócić czas realizacji. Wszystkie strony mogą podpisywać umowy elektronicznie w ciągu kilku sekund, zamiast przechodzić przez stary proces ich drukowania, podpisywania i skanowania.
Ten pośpiech w procesie sprawia, że można się zrelaksować w sytuacjach ograniczonych czasowo. Pieniądze z transakcji są realizowane w znacznie szybszym tempie, ponieważ można wygodnie zniwelować różnice między podjęciem decyzji a jej wykonaniem.
Ułatwianie zdalnych negocjacji
Wprowadzenie podpisów elektronicznych zmieniło sposób prowadzenia negocjacji, zwłaszcza gdy negocjacje te wykraczają poza granice kraju. Wprowadzenie zdalnego uwierzytelniania oznacza, że całe zarządzanie umowami może odbywać się w jednym środowisku, niezależnie od tego, gdzie znajdują się interesariusze lub partnerzy handlowi. Pozwala to na transakcję bez konieczności podróżowania z dokumentami, ponieważ miejsce operacji nie jest ograniczeniem.
Holistyczne podejście Enty do zarządzania umowami i zapleczem biurowym potwierdza, że wszystkie usługi są jeszcze bardziej wartościowe, gdy są połączone z innymi systemami używanymi przez organizację. To wzajemne połączenie zwiększa ogólną efektywność biznesową, umożliwiając bardziej efektywną współpracę z wieloma interesariuszami.
Zwiększenie przejrzystości i zaufania
Przejrzystość i wiarygodność to potężne czynniki w udanych negocjacjach. Rozwiązania do podpisu elektronicznego znacząco przyczyniają się do budowania zaufania i lojalności w relacjach biznesowych. Zapewniając kompleksową ścieżkę audytu, rozwiązania te oferują przejrzysty zapis każdego działania podjętego na dokumencie, w tym kiedy został on otwarty, przeglądany i podpisany. Ten poziom przejrzystości zmniejsza potrzebę podwójnego sprawdzania informacji i usprawnia podejmowanie decyzji przez wszystkie zaangażowane strony.
Co więcej, korzystanie z podpisów elektronicznych świadczy o zaangażowaniu w efektywność i innowacyjność, co może poprawić reputację firmy wśród klientów i partnerów. W miarę jak staje się to wzorcem w relacjach, przejrzystość służy jako zapewnienie, że strony nie będą się źle zachowywać ani próbować uciec się do podstępnych sztuczek.
Pokonywanie wyzwań związanych z wdrażaniem podpisu elektronicznego
Rozwiązywanie problemów związanych z bezpieczeństwem: przy zawieraniu umów z podpisem elektronicznym kluczowe znaczenie ma zajęcie się potencjalnymi zagrożeniami dla bezpieczeństwa. Kluczową kwestią jest uwierzytelnienie - upewnienie się, że osoba składająca podpis jest tym, za kogo się podaje. Należy uważać na ataki phishingowe i oszustwa socjotechniczne, które mogą wykorzystywać prośby o podpis elektroniczny jako przynętę.
Zapewnienie zgodności z prawem: poruszanie się w złożonej sieci przepisów dotyczących podpisów elektronicznych ma zasadnicze znaczenie dla ich ważności prawnej. Zapoznaj się z konkretnymi przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych w swoim regionie i pamiętaj, że niektóre dokumenty, takie jak testamenty lub transakcje dotyczące nieruchomości, mogą mieć dodatkowe wymagania.
Zarządzanie oporem wobec zmian: wprowadzanie nowych technologii często spotyka się z oporem ze strony pracowników. Aby go przezwyciężyć, należy przyjąć proaktywne podejście. Jasno informuj o korzyściach płynących z podpisów elektronicznych, podkreślając, w jaki sposób usprawniają one procesy i zwiększają wydajność. Zapewnij kompleksowe szkolenia i wsparcie, aby pomóc zespołowi dostosować się do nowego systemu. Rozważ zidentyfikowanie "mistrzów" w swojej organizacji, którzy mogą pomóc w promowaniu przyjęcia technologii podpisu elektronicznego.
Stawiając czoła tym wyzwaniom, możesz z powodzeniem wdrożyć umowy z podpisem elektronicznym w swojej firmie.
Końcowe przemyślenia
Wygląda na to, że cyfrowy uścisk dłoni jest tutaj na stałe. Decydując się na e-podpisanie dokumentu, nie tylko skracasz czas potrzebny na sfinalizowanie umowy. Przyspieszasz proces zawierania transakcji, eliminujesz zagrożenia bezpieczeństwa, ograniczasz wydatki - wszystkie korzyści płynące z podpisów elektronicznych stawiają Twoją firmę na czele obecnego świata. Niezależnie od tego, czy chodzi o zamykanie transakcji w ciągu kilku godzin, czy o zabezpieczenie niezbędnej dokumentacji do archiwizacji, jedno jest pewne: przyszłość nie jest idealna bez dokumentów papierowych; jest okablowana cyfrowo. Czy jesteś gotowy, aby zwiększyć swoją wydajność i wyprzedzić konkurencję dzięki Enty?