Käive kasvab, arveid tuleb rohkem ja ühel hetkel jõuab kalendriaasta käive 40 000 euroni. Sellest hetkest on ettevõttel kolm tööpäeva aega käibemaksukohustuslaseks registreerimise avalduse esitamiseks. Vaatame, kuidas piirmäära arvestatakse, mis juhtub pärast registreerimist ja millal tasub end registreerida vabatahtlikult.
Lühidalt
Registreerimiskohustus tekib, kui jooksva kalendriaasta käive ületab 40 000 € – mitte eelmise aasta käive ega prognoos.
Avaldus tuleb esitada 3 tööpäeva jooksul piirmäära ületamisest, MTA otsustab tavaliselt 3–5 tööpäeva jooksul.
Avaldust ei esita – MTA registreerib tagasiulatuvalt piirmäära ületamise kuupäevast ja käibemaks tuleb tasuda ka juba väljastatud arvetelt.
Vabatahtlik registreerimine on lubatud ka alla piirmäära, kui ostjad on ise käibemaksukohustuslased ja sisendkäibemaksu on palju.
Pärast registreerimist tuleb esitada KMD iga kuu 20. kuupäevaks, arvetele lisandub 24% käibemaks ja tekib õigus sisendkäibemaksu maha arvata.
Õige termin on käibemaksukohustuslane ja KMKR-i kantud – mitte „KM-registreeritud“ ega „KMKR registreeritud“.
Mis on käibemaksukohustuslane?
Käibemaksukohustuslane on ettevõte, kes on kantud MTA käibemaksukohustuslaste registrisse (KMKR) ja kellel on kohustus lisada oma müügiarvetele käibemaks, esitada igakuine käibedeklaratsioon ning tasuda kogutud käibemaks riigile. Vastutasuks tekib õigus arvata maha sisendkäibemaks – see, mille ettevõte on ise oma ostudelt tasunud. Käibemaksukohustuslasel on KMKR-number, mis lisandub tavalisele registrikoodile ja mida tuleb kanda igale väljastatud arvele.
Registreerimine ei ole valik, mille teeb ettevõte ise vabalt igal hetkel – kui piirmäär on ületatud, on registreerimine kohustus ja tähtajaline. Enne piirmäära ületamist on registreerimine vabatahtlik ja tasub kaaluda eraldi, lähtudes sellest, kellele ettevõte müüb ja kui palju sisendkäibemaksu tekib. Kaks olukorda nõuavad seega täiesti erinevat lähenemist ja neid tasub vaadata eraldi.
Kuidas 40 000 € piirmäära arvestatakse?
Piirmäär on 40 000 € kalendriaasta käivet, mitte 12 kuu jooksul jooksvalt arvestatud käivet ega prognoositavat aastakäivet. See tähendab, et arvestus algab iga aasta 1. jaanuarist nullist ja kestab 31. detsembrini. Käibe hulka lähevad kõik maksustatavad tehingud – kaupade müük, teenuste osutamine, ka 0%-määraga maksustatav käive nagu eksport. Käibe hulka ei arvata näiteks kapitali sissemakseid, laenu saamist ega põhivara müüki, mis ei ole tavapärane majandustegevus.
Näide: ettevõte müüb jaanuarist juunini kaupa 25 000 € eest ja juulis laekub üks suurem tellimus 18 000 € eest. Kogusumma jõuab juulis 43 000 euroni ehk piirmäär ületati just selle juulikuu tehinguga. Arvestus käib tehingute, mitte laekumiste kaupa – oluline on, millal kaup väljastati või teenus osutati, mitte millal arve tasuti. See erinevus jääb tihti märkamata ja on üks levinumaid vigu piirmäära jälgimisel.
Teine levinud näide puudutab hooajalist äri. Ettevõte, kelle käive on suurema osa aastast tagasihoidlik, kuid kes teenib suvel korraga 35 000 €, ületab piirmäära ikkagi samamoodi, kui aasta jooksul on lisandunud varasemaid müüke. Piirmäära ei vaadata mitte ühe kuu, vaid aasta algusest kogunenud summa peale, seega ei aita hooajalisusele viitamine kohustust edasi lükata.
Millal täpselt tuleb avaldus esitada?
Avaldus käibemaksukohustuslaseks registreerimiseks tuleb esitada 3 tööpäeva jooksul sellest päevast, mil kalendriaasta käive ületas 40 000 eurot. Avaldus esitatakse e-MTA kaudu ja MTA teeb otsuse tavaliselt 3–5 tööpäeva jooksul avalduse saamisest. Registreerimise kuupäevaks loetakse päev, mil MTA teeb registrisse kande – sellest päevast tuleb hakata arvetele käibemaksu lisama, mitte piirmäära ületamise päevast.
Praktikas tasub piirmäära jälgida jooksvalt, mitte oodata aasta lõppu ega raamatupidaja kvartaalset ülevaadet. Kui müügitulu kasvab kiiresti, on mõistlik vaadata käibe kumulatiivset summat vähemalt korra kuus. Nii jõuab avalduse alati õigeaegselt esitada ja ei teki olukorda, kus kolm tööpäeva on juba möödas enne, kui piirmäära ületamist üldse märgati.
Avalduse enda täitmine ei ole keeruline – e-MTA-s tuleb valida vastav vorm, kinnitada tegevusala andmed ja märkida hinnanguline käive. Keerulisem osa on tähtaja jälgimine ise, sest kolmepäevane arvestus algab konkreetsest tehingust, mitte kuu või nädala vahetusest. Kui ettevõttel on mitu müügikanalit – näiteks e-pood ja otsemüük –, tasub käibe kokkuvõte koostada kõikidest kanalitest korraga, mitte igast eraldi.
Kolm tööpäeva ei ole soovituslik tähtaeg – see on seadusest tulenev kohustus, mille eiramine maksab hiljem rohkem kui käibemaksu enda arvestamine.
Mis juhtub, kui unustad end registreerida?
Kui ettevõte ei esita avaldust õigeaegselt, registreerib MTA ettevõtte tagasiulatuvalt – piirmäära ületamise kuupäevast alates. See tähendab, et käibemaks tuleb tasuda ka nendelt arvetelt, mis on juba väljastatud ilma käibemaksuta. Ettevõte peab need summad ise kinni maksma, sest ostjalt tagantjärele käibemaksu küsida on enamasti keeruline või võimatu, eriti kui tegemist on eraisikust kliendiga.
Lisaks tuleb arvestada maksuvõla intressiga, kui käibemaks jääb õigeaegselt tasumata – 0,06% päevas, mis teeb aastas ligikaudu 21,9%. Tagasiulatuv registreerimine on seega üks kulukamaid vigu, mida käibemaksuga seoses teha saab, ja see on täielikult ennetatav pelgalt käibe jooksva jälgimisega. Kui piirmäära ületamine tuleb üllatusena, tasub kohe pöörduda raamatupidaja poole, mitte oodata, kuni olukord ise laheneb.
Vabatahtlik registreerimine – millal see kasulik on?
Ettevõte võib end käibemaksukohustuslaseks registreerida ka enne piirmäära ületamist. See on mõistlik siis, kui suurem osa klientidest on ise käibemaksukohustuslased – näiteks teised ettevõtted –, sest neile ei ole vahet, kas arvel on käibemaks juures või mitte, kuna nad arvavad selle omalt poolt maha. Samal ajal saab ettevõte ise hakata maha arvama sisendkäibemaksu oma ostudelt, mis on eriti kasulik siis, kui alguses tehakse suuri investeeringuid seadmetesse, tarkvarasse või sisseostetud teenustesse.
Vabatahtlik registreerimine ei ole mõistlik, kui enamik kliente on eraisikud, kes käibemaksu maha arvata ei saa – neile tähendab käibemaksu lisandumine lihtsalt kallimat hinda või väiksemat marginaali. Samuti tasub arvestada, et registreerimine toob kaasa igakuise KMD esitamise kohustuse ka siis, kui käive on väike. Otsus tasub teha koos raamatupidajaga, kes teab ettevõtte kliendibaasi ja kulustruktuuri.
Olukord | Kas registreerida | Peamine põhjus |
|---|---|---|
Kliendid enamasti ettevõtted (B2B) | Sageli tasub, ka enne piirmäära | Kliendid arvavad käibemaksu ise maha, sinul tekib sisendkäibemaksu mahaarvamise õigus |
Kliendid enamasti eraisikud (B2C) | Tavaliselt mõistlik oodata piirmäärani | Käibemaks tõstab lõpphinda ilma vastukaaluta |
Suured algusinvesteeringud (seadmed, tarkvara) | Kaaluda vabatahtlikku registreerimist | Sisendkäibemaksu saab kohe maha arvata |
Käive lähedal 40 000 eurole | Registreeri kohe piirmäära ületamisel, ära oota | Tagasiulatuv registreerimine toob lisakulu ja intressi |
Mis muutub arvetel pärast KMKR-i kandmist?
Kui ettevõte on kantud käibemaksukohustuslaste registrisse, peab iga väljastatud arve sisaldama KMKR-numbrit, käibemaksumäära ja käibemaksusummat eraldi reana. Standardmäär on 24%, kuid teatud kaupadele ja teenustele kehtivad soodusmäärad – neid tasub kontrollida konkreetse tegevusala kohta eraldi. Arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele ka siis, kui tegemist on lihtsustatud arvega, mis on lubatud kuni 160 eurot (käibemaksuta) suurustele tehingutele.
Kliendid, kes on ise käibemaksukohustuslased, ootavad arvel nõuetekohast käibemaksu näitamist, sest vastasel juhul ei saa nemad sisendkäibemaksu maha arvata. See on üks põhjustest, miks arvetel esinevad vead – näiteks vale KMKR-number või puuduv käibemaksurida – tekitavad kiiresti kliendipoolseid küsimusi. Arveldustarkvara, mis lisab käibemaksurea automaatselt, hoiab selle vea eemal ilma, et pead iga arve puhul ise määra ja arvutust kontrollima.
Sisendkäibemaksu mahaarvamine – mis see praktikas tähendab?
Sisendkäibemaks on käibemaks, mille ettevõte on ise tasunud oma äritegevusega seotud ostudelt – kontoritarvetelt, tarkvaralitsentsidelt, transpordilt, teenustelt. Käibemaksukohustuslane saab selle summa maha arvata riigile tasumisele kuuluvast käibemaksust, mistõttu makstakse riigile ainult vahe müügi- ja ostuarvete käibemaksu vahel. See on üks peamisi põhjuseid, miks vabatahtlik registreerimine investeeringute perioodil kasulik võib olla.
Mahaarvamise eelduseks on, et ost on tehtud äritegevuse tarbeks ja arvel on kõik nõutud andmed olemas. Isiklikud kulud ega äritegevusega mitteseotud ostud käibemaksu mahaarvamise õigust ei anna. Segakasutuses vara puhul – näiteks sõiduauto, mida kasutatakse nii äri- kui isiklikuks otstarbeks – kehtivad omaette piirangud, mille kohta tasub küsida konkreetset nõu, sest reeglid erinevad sõltuvalt kasutusest ja registreerimisest.
KMD ja tähtajad, millega tuleb arvestada
Käibemaksukohustuslane esitab käibedeklaratsiooni (KMD) iga kuu 20. kuupäevaks eelmise kuu käibe kohta, sõltumata sellest, kas käivet üldse oli. Kui üksikarvete summa ületab 1 000 eurot, tuleb need kajastada eraldi ka KMD INF-lisal. Tähtaja eiramine toob kaasa sunniraha ja intressi maksuvõlalt samadel alustel nagu iga teine maksukohustus – õigeaegne esitamine ei sõltu käibemaksu suurusest.
Kuna KMD tähtaeg (20. kuupäev) erineb TSD tähtajast (10. kuupäev), tekib igal kuul praktikas kaks eraldi tähtaega, mida jälgida. Paljud ettevõtjad koondavad mõlema deklaratsiooni ettevalmistuse ühte nädalasse kuu alguses, et vältida viimase hetke kiirustamist. Kui raamatupidamine on korras jooksvalt, on KMD koostamine lihtsalt olemasolevate arvete kokkuvõte, mitte eraldi suurtöö.
Käibemaks piiriüleses kaubanduses
ELi-sisene B2B müük ja VD-aruanne
Kui ettevõte müüb kaupu või teenuseid teistele Euroopa Liidu ettevõtjatele, tuleb sellised tehingud kajastada lisaks KMD-le ka VD-aruandes ehk ühendusesisese käibe aruandes. See puudutab eelkõige B2B-teenuste müüki, kus rakendub pöördmaksustamine – arvele märgitakse ostja KMKR-number ja viide „pöördmaksustamine“, käibemaksu ise arvele ei lisata, kuna maksukohustus läheb üle ostjale tema enda riigis. Sama loogika kehtib ka mitme muu teenusetüübi puhul, kuid alati tasub kontrollida, kas konkreetne tehing käib üldreegli või erandi alla.
VD-aruande esitamata jätmine või valesti täitmine paistab MTA-le silma kiiremini kui tavaline siseriiklik viga, sest andmed vahetatakse liikmesriikide vahel automaatselt. Kui ettevõte hakkab müüma teistesse ELi riikidesse, tasub VD-aruande loogika selgeks teha juba enne esimest sellist tehingut, mitte tagantjärele esimese küsimuse peale MTA-lt. Ka üksik unustatud tehing paistab aruannete võrdluses silma, sest ostja riigi maksuamet näeb sama tehingut oma poolelt.
Kaugmüük eraisikutele ja OSS
Kaupade kaugmüügil eraisikutele teistes ELi riikides kehtib eraldi piirmäär – 10 000 € aastas kõigi ELi riikide peale kokku. Selle piirini võib rakendada Eesti käibemaksumäära, ületamisel tuleb aga arvestada ostja riigi määraga, mille saab deklareerida ühtse OSS-deklaratsiooniga kord kvartalis, ilma et peaks registreerima end käibemaksukohustuslaseks igas sihtriigis eraldi. OSS ei kata Eesti-sisest müüki ega B2B-tehinguid – see on eraldi süsteem täpselt piiritletud olukorra jaoks. Kaugmüügi piirmäär arvestatakse lisaks siseriiklikule 40 000 euro piirmäärale, mitte selle asemel.
E-kaubandusega tegelevatel ettevõtetel tasub OSS-i loogikat vaadata pikemalt eraldi, sest see mõjutab hinnastust, raamatupidamise ülesehitust ja arvete koostamist tervikuna. Teema on põhjalikumalt lahti kirjutatud artiklis OSS-skeem e-kaubanduses: kuidas lihtsustada ELi käibemaksu.
Eksport, import ja kaup väljaspool ELi
Kauba müük väljapoole Euroopa Liitu on käibemaksuga maksustatud 0% määraga, kui ettevõttel on olemas tõend kauba tegelikust väljaveost – tolli ekspordideklaratsioon. Ekspordiga tegelemiseks on vaja ka EORI-numbrit. Impordi puhul tasub käibemaksu importija ise ning käibemaksukohustuslane saab selle hiljem sisendkäibemaksuna maha arvata, samamoodi nagu iga teise ostu puhul. Nende reeglite ja ELi-sisese kaubavahetuse (Intrastat) erinevused on kirjas artiklis Ekspordi ja impordi käibemaksu reeglid Eesti ettevõttele. Kolmandate riikidega kauplemine tähendab reeglina rohkem tollivormistust, kuid vähem käibemaksu esiotsas tasumist, sest ekspordiarved on nullmääraga.
Millal tasub registreerimisest loobuda või seda edasi lükata?
Kui käive püsib kindlalt allpool 40 000 eurot ja kliendid on peamiselt eraisikud, ei ole registreerimisega kiiret. Käibemaksukohustuslaseks saamine toob kaasa igakuise KMD esitamise kohustuse ja arvete keerukama vormistamise, mis on väikese käibe juures ebaproportsionaalne halduskoormus. Kui aga käive on selgelt kasvutrendis ja piirmäärani jääb vaid mõni kuu, on sageli lihtsam registreerida veidi varem, kui riskida piirmäära ületamise märkamata jätmisega.
Otsus, kas loobuda vabatahtlikust registreerimisest, sõltub peaaegu alati kliendistruktuurist ja kulude mahust – üldist õiget vastust siin ei ole. Kui pole kindel, kumb suund on ettevõtte jaoks õige, tasub arvutus koos raamatupidajaga korra läbi käia, mitte otsustada tunde järgi.
FIE ja käibemaksukohustuslane
FIE saab olla käibemaksukohustuslane täpselt samadel alustel nagu OÜ – piirmäär, tähtajad ja KMD kohustus on samad. Ettevõtluskonto kaudu tegutsedes käibemaksukohustuslaseks registreeruda ei saa – kui ettevõtluskontole laekumised ületavad kalendriaastas 40 000 eurot, tuleb end registreerida kas FIE-na või OÜ-na äriregistris ja seejärel ka käibemaksukohustuslasena. Ettevõtluskonto ja käibemaksukohustuslase staatus ei käi kunagi koos.
See on üks põhjustest, miks kasvava käibega ettevõtja peab ettevõtluskontolt varem või hiljem edasi liikuma – süsteem on mõeldud väikese ja stabiilse käibe jaoks, mitte kasvava äri jaoks. Kui plaanis on käivet kasvatada üle piirmäära, tasub üleminekut FIE-le või OÜ-le planeerida enne, kui piirmäär reaalselt ületatakse, mitte pärast.
Käibemaksukohustuslase igapäevased kohustused
Lisaks igakuisele KMD-le tähendab käibemaksukohustuslase staatus, et iga väljastatud ja saadud arve peab olema nõuetekohaselt vormistatud ja säilitatud – algdokumente tuleb hoida 7 aastat. Käibemaksu tuleb arvestada ka olukordades, mida sageli unustatakse: näiteks ettevõtte vara isiklikuks otstarbeks kasutamine või tasuta üleandmine võib samuti käibemaksuga maksustatav olla. Selliste erandite jälgimine on üks põhjustest, miks jooksev raamatupidamine tasub hoida korras kuupõhiselt, mitte koguda dokumente aasta lõppu.
Igale arvele KMKR-number ja käibemaksurida
KMD esitamine 20. kuupäevaks, ka nullkäibe korral
Sisendkäibemaksu mahaarvamine ainult äritegevusega seotud ostudelt
VD-aruanne ELi-siseste B2B-teenuste müügi korral
Algdokumentide säilitamine 7 aastat
Kuidas Enty käibemaksukohustuslasel abiks on
Piirmäära jälgimine, KMD tähtaegade meelespidamine ja arvete nõuetekohane vormistamine on täpselt see töö, mille juures raamatupidaja ja tarkvara koos rohkem annavad kui kumbki eraldi. Enty juures jälgib süsteem käivet jooksvalt ja isiklik haldur ütleb aegsasti, kui piirmäärale lähenetakse – nii ei jää kolm tööpäeva kunagi märkamata.
Korduma kippuvad küsimused
Kas 40 000 € piirmäär arvestatakse käibemaksuga või ilma?
Piirmäära arvestatakse käibemaksuta müügikäibest. See tähendab, et vaadatakse toodete ja teenuste müügihinda ilma käibemaksuta, mitte klientide poolt tegelikult makstud kogusummat.
Kas piirmäär arvestatakse eelmise 12 kuu või kalendriaasta kohta?
Arvestus käib kalendriaasta, mitte jooksva 12 kuu kohta. 1. jaanuaril algab uus arvestus nullist, sõltumata sellest, milline oli eelmise aasta käive.
Mis saab, kui ületan piirmäära vahetult aasta lõpus?
Kohustus kehtib täpselt samamoodi – 3 tööpäeva jooksul piirmäära ületamisest tuleb avaldus esitada, sõltumata sellest, kas see juhtub jaanuaris või detsembris.
Kas käibemaksukohustuslasena tuleb esitada KMD ka siis, kui käivet ühel kuul ei olnud?
Jah. KMD tuleb esitada iga kuu 20. kuupäevaks, ka nullnäitajaga, kuni registreering on kehtiv.
Kas ma saan käibemaksukohustuslase staatusest hiljem loobuda?
Registreeringu saab lõpetada, kui käive on püsivalt langenud allapoole piirmäära ja sellest on möödas mõistlik aeg. Taotlus esitatakse MTA-le ja otsus sõltub konkreetsest olukorrast.
Kas väikeettevõte saab ise otsustada, millal registreerida, kui käive on alla 40 000 euro?
Jah, see on vabatahtlik registreerimine ja seda saab teha igal ajal enne piirmäära ületamist, kui see on ettevõtte kliendistruktuuri arvestades mõistlik.
Kuidas erineb käibemaksukohustuslane ettevõtluskonto omanikust?
Ettevõtluskontol käibemaksu ei arvestata eraldi – pank peab kinni ühtse maksu kogu laekunud summalt. Käibemaksukohustuslasena tuleb käibemaksu arvestada, deklareerida ja tasuda eraldi, kuid tekib ka õigus sisendkäibemaks maha arvata.
Kas KMD INF-lisa tuleb täita iga arve kohta?
Ei, ainult nende arvete kohta, mille käibemaksuta summa ületab 1 000 eurot ühe tehingupartneri kohta kuus.
Kas müük teise ELi riigi ettevõttele nõuab alati käibemaksu lisamist?
B2B-teenuste puhul rakendub tavaliselt pöördmaksustamine, kus käibemaksu arvele ei lisata ja kohustus läheb üle ostjale. Kaupade müügil kehtivad eraldi reeglid, sõltuvalt kaugmüügi piirmäärast ja OSS-süsteemist.
